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現(xiàn)今檔案使用過(guò)程中，檔案壽命越來(lái)越受到重視。通過(guò)新檔案法的頒布，提出了現(xiàn)代各類(lèi)檔案管理保護(hù)辦法。在實(shí)際工作中，只有堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)臺(tái)”的原則來(lái)管理檔案才能更好延長(zhǎng)檔案壽命。凡是檔案保管條件好的，檔案的變化就慢,檔案的“壽命”就會(huì)延長(zhǎng)。所以說(shuō)尋求科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，是安全保管檔案的關(guān)鍵所在。目前比較通行的檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)定義是：“檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)是研究檔案制成材料損壞規(guī)律及科學(xué)保護(hù)檔案技術(shù)方法的一門(mén)學(xué)科。它的任務(wù)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命?！痹跈n案管理過(guò)程中影響檔案壽命因素種類(lèi)繁多，那么如何針對(duì)影響檔案壽命因素，采取何種措施解決問(wèn)題。在此，本文就科學(xué)管理紙質(zhì)檔案、電子檔案、磁盤(pán)檔案延長(zhǎng)使用壽命作課題探討。

關(guān)鍵詞：種類(lèi)繁多；影響因素；壽命延長(zhǎng)

在21世紀(jì)到來(lái)之際，我國(guó)檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機(jī)遇。然而在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，說(shuō)明檔案管理已朝信息化發(fā)展。如今眾多檔案管理辦法比比皆是，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、磁盤(pán)檔案等，然而影響它們使用壽命的因素也很多。

1電子檔案文件及保護(hù)

電子檔案文件是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)閱讀和處理的信息，從其載體的形式來(lái)看，它不再是傳統(tǒng)的紙張和字跡，而是新型的載體材料即磁性載體和光盤(pán)載體。

1.1電子檔案文件損毀的主要原因

電子檔案文件與紙張和縮微膠片相比，耐久性要差得多，除其自身質(zhì)量的影響外，外界條件對(duì)電子檔案文件的影響也是十分重要的。

1.1.1不適宜的溫度和濕度的影響

一般來(lái)說(shuō)，16℃～20℃的溫度，40％-50％的相對(duì)濕度是保管電子檔案文件的理想條件。不適宜的溫度和濕度會(huì)使磁性載體和光盤(pán)載體的壽命減少，導(dǎo)致制品發(fā)脆。光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料在高溫下很易變形，而光盤(pán)的表面只要有稍微的彎曲，都會(huì)影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫(xiě)。濕度大，磁性載體涂層中的粘合劑易吸水、粘連、脫落，使涂層移位和變形，造成記錄的信息丟失；還會(huì)使磁性載體材料中的粘合劑長(zhǎng)霉、水解，導(dǎo)致磁性氧化物分離變成許多碎片并產(chǎn)生斑點(diǎn)，使磁性載體材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價(jià)值。濕度過(guò)低，則輸片時(shí)盤(pán)基(帶基)容易產(chǎn)生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞載體。

1.1.2有害氣體的影響

大氣中的有害氣體(如二氧化硫、二氧化氮、硫化氫、氯氣等)在一定條件下，沉積和吸附在磁性載體和光盤(pán)表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物質(zhì)，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)載體，致使盤(pán)基(帶基)老化、變質(zhì)，造成電子檔案文件信息丟失，盤(pán)體(帶體)損壞，壽命縮短。

1.1.3灰塵的影響

灰塵對(duì)電子檔案文件載體有物理、化學(xué)和生物損壞。如表面灰塵與電子檔案文件載體摩擦，使磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面產(chǎn)生劃痕，引起磁性記錄信號(hào)的衰減，造成記錄信息的損毀?；覊m中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞。同時(shí)灰塵還可作為有害生物(主要是霉菌)的培養(yǎng)基不斷地繁殖，落在電子檔案文件上，軟盤(pán)(磁帶)發(fā)霉后，不僅會(huì)使數(shù)據(jù)丟失，而且會(huì)污染驅(qū)動(dòng)器讀寫(xiě)磁頭，甚至?xí)粩鄠魅窘o其它軟盤(pán)(磁帶)。

1.1.4光線(xiàn)的影響

光線(xiàn)特別是太陽(yáng)中的紫外線(xiàn)，能與電子檔案文件制成材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的盤(pán)基、帶基老化，脆性增大，強(qiáng)度下降，耐久性降低，發(fā)生明顯的不可逆變化。

1.1.5機(jī)械磨損和震動(dòng)的影響

磁性載體檔案文件使用時(shí)，磁盤(pán)、磁帶都是在驅(qū)動(dòng)器內(nèi)高速運(yùn)行，長(zhǎng)期使用會(huì)使它們磨擦損傷，電子檔案文件在保存和傳遞過(guò)程中也會(huì)產(chǎn)生磨擦、磨損、劃傷、彎折等現(xiàn)象，這些都會(huì)引起磁記錄信息和光盤(pán)記錄信息損壞。強(qiáng)烈的震動(dòng)，也會(huì)影響磁性載體材料中磁物質(zhì)內(nèi)部磁分子的排列次序，對(duì)剩磁也是一種潛在危害，能破壞已記錄的信號(hào)。

1.1.6磁場(chǎng)的影響

磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度在記錄和讀出信息時(shí)起著決定性作用，隨著磁性涂層剩磁的消失，磁性載體所記錄的信息將會(huì)蕩然無(wú)存。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層剩磁退磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，影響讀出效果。事實(shí)上，在我們周?chē)沫h(huán)境里，存在著多方面的電磁干擾，如電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、放大器等。經(jīng)調(diào)查，30奧斯特的外磁強(qiáng)度就會(huì)對(duì)磁性載體產(chǎn)生磁化效應(yīng)；外磁場(chǎng)強(qiáng)度超過(guò)50奧斯特能產(chǎn)生明顯的退磁，就有可能將磁性載體上的信息抹掉，使磁性載體材料失去應(yīng)有的功效。

1.2如何電子檔案文件的保護(hù)

[2]電子檔案文件一方面以更準(zhǔn)確、形象、生動(dòng)以及最簡(jiǎn)便的信息記錄方式和便于檢索、海量存貯等無(wú)可比擬的優(yōu)越性得到人們的青睞；一方面又以不易保存，一旦出錯(cuò)，滿(mǎn)盤(pán)皆無(wú)的品性警告人們對(duì)其加強(qiáng)保護(hù)。電子檔案文件載體沒(méi)有紙張和縮微膠片保存時(shí)間長(zhǎng)，普遍認(rèn)為磁性載體保存時(shí)間為10年左右，光盤(pán)保存時(shí)間為10～20年，且保管不善，容易引起故障，這與檔案要求的保管期限相差甚遠(yuǎn)；因此，應(yīng)采取有效的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件的保護(hù)。電子檔案文件在保存時(shí)，要求一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。

1.2.1軟盤(pán)(磁帶)的保護(hù)

軟盤(pán)(磁帶)作為微機(jī)系統(tǒng)的重要外存貯器，在數(shù)據(jù)備份，信息交換等方面起到了重要作用。正確使用和保存軟盤(pán)(磁帶)，能有效地延長(zhǎng)其壽命。

控制好溫濕度，防止高溫、高濕以及低溫、低濕對(duì)軟盤(pán)(磁帶)的影響。防止溫濕度急劇變化，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò)±3℃，相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5％。在使用過(guò)程中溫度、濕度相差較大時(shí)，要在環(huán)境中平衡后才能使用。

嚴(yán)禁折彎盤(pán)片和觸摸盤(pán)片裸露表面。折彎盤(pán)片會(huì)損壞盤(pán)基和磁性涂層；觸摸盤(pán)片會(huì)擦傷介質(zhì)表面，如留下了指紋，會(huì)因粘上灰塵使其發(fā)霉，導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲(chǔ)出錯(cuò)。一旦磁盤(pán)(磁帶)發(fā)霉，絕對(duì)禁止使用，以防損傷磁頭；要用干凈藥棉蘸高純度酒精洗干凈、干燥后才可使用。

保持清潔，不要吸煙，防止灰塵和有害氣體對(duì)軟盤(pán)(磁帶)的污染和危害；防止強(qiáng)光的影響，不允許紫外光線(xiàn)直接照射在軟盤(pán)(磁帶)上。不可在軟盤(pán)(磁帶)上堆放、壓放重物，以免引起變形和永久性損壞。軟盤(pán)(磁帶)存放時(shí)，應(yīng)使其豎直地放在盒內(nèi)，確保不被擠壓、彎曲和折疊。

防止外磁場(chǎng)的影響。軟盤(pán)(磁帶)在保存和使用過(guò)程中要確保不受外磁場(chǎng)的破壞，一定要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)；庫(kù)房建筑最好是由抗磁性材料制成的圍護(hù)結(jié)構(gòu)，磁性載體應(yīng)存放于抗磁性的框架內(nèi)，使保存軟盤(pán)(磁帶)周?chē)h(huán)境的雜散磁場(chǎng)強(qiáng)度低于l奧斯特；珍貴的檔案文件可放在金屬盒內(nèi)保存。另外，還要防止靜電作用而引起磁性載體的數(shù)據(jù)信息丟失。

不能用圓珠筆或鉛筆在軟盤(pán)上直接書(shū)寫(xiě)，如需加標(biāo)記，應(yīng)先將標(biāo)簽內(nèi)容填好，然后貼到封套上去。嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、夾子來(lái)捆夾軟盤(pán)，以免造成封套或軟盤(pán)介質(zhì)損壞、變形。軟盤(pán)(磁帶)在使用和傳遞時(shí)，要輕拿輕放，嚴(yán)禁劇烈震動(dòng)和翻滾。

磁帶在理想的溫濕度環(huán)境條件下(溫度為18±12℃，濕度為40±5％)，可每隔3-5年倒帶一次；若不能保持上述溫濕度范圍，倒帶間隙應(yīng)視保存環(huán)境不同而相應(yīng)縮短。倒帶速度要慢，倒帶卷繞張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓)，磁帶倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫(xiě)狀態(tài)。

定期檢查及清洗磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程使用磁性載體材料。磁性載體保存信息的時(shí)間是有限的，在保存過(guò)程中，應(yīng)定期復(fù)制，在正常保存條件下，軟盤(pán)(磁帶)可每10年復(fù)制一次。

1.2.2硬盤(pán)的保護(hù)

硬盤(pán)采用溫氏技術(shù)之后，可靠性大為提高。但如果不注意使用方法，也會(huì)引起故障；硬盤(pán)的損壞大約70％是人為操作不當(dāng)造成的。因此，對(duì)硬盤(pán)進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)是十分必要的。

注意環(huán)境的溫濕度和清潔條件。由于主軸電機(jī)是高速運(yùn)轉(zhuǎn)的部件，再加上硬盤(pán)是密封的，所以周?chē)鷾囟忍?，熱量散不出去，?huì)導(dǎo)致硬盤(pán)變形，產(chǎn)生故障；但如果溫度太低，又會(huì)使硬盤(pán)受熱脹冷縮的影響，影響硬盤(pán)讀寫(xiě)效果。因此，要加強(qiáng)對(duì)溫度控制，采取防潮措施。硬盤(pán)雖然工作在一個(gè)密閉式結(jié)構(gòu)的密封體中，以帶有超精過(guò)濾紙的呼吸孔與外界相通，它可以在普通無(wú)凈化裝置的室內(nèi)環(huán)境中使用。但是若使用環(huán)境灰塵過(guò)多或太潮濕，也會(huì)使呼吸過(guò)濾器堵塞，影響空氣過(guò)濾系統(tǒng)的正常工作，導(dǎo)致硬盤(pán)損壞。所以，要保持環(huán)境衛(wèi)生，減少空氣中含塵量，并適時(shí)清除印制電路板上及主軸電機(jī)轉(zhuǎn)子部分的積塵。

減少震動(dòng)沖擊，防止磁場(chǎng)影響。硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器應(yīng)平穩(wěn)固定好，否則當(dāng)執(zhí)行讀寫(xiě)操作時(shí)，一旦發(fā)生振動(dòng)，磁頭易劃傷盤(pán)片的數(shù)據(jù)區(qū)。因此，硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器執(zhí)行讀寫(xiě)操作時(shí)，不要移動(dòng)或碰撞工作臺(tái)，否則，易使磁頭劃傷盤(pán)片，造成盤(pán)片上的信息讀寫(xiě)錯(cuò)誤。另外，盡可能使硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，如音箱、電臺(tái)、電機(jī)等，以避免磁盤(pán)里所記錄的數(shù)據(jù)遭到破壞。

注意防靜電。硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器的外殼一般都有接地插片，在加電之前就應(yīng)使其接入微機(jī)系統(tǒng)的地線(xiàn)，切不可加電啟動(dòng)后隨意插拔。另外，硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器中采用了許多微電子器件，對(duì)靜電均很敏感，同微機(jī)系統(tǒng)一樣，應(yīng)注意防止靜電的危害。

做好微機(jī)硬盤(pán)分區(qū)表、主引導(dǎo)扇區(qū)以及CMOS參數(shù)的備份工作，以便系統(tǒng)崩潰時(shí)能有效地找回已存儲(chǔ)的檔案文件。定期對(duì)微機(jī)進(jìn)行病毒檢查和系統(tǒng)維護(hù)工作，使存儲(chǔ)在微機(jī)硬盤(pán)中的檔案文件處于一個(gè)相對(duì)安全易于整理的環(huán)境中。

1.2.3光盤(pán)的保護(hù)

控制好溫濕度，防止不適宜的溫濕度對(duì)光盤(pán)載體的危害。保持清潔，防有害氣體與灰塵對(duì)光盤(pán)的破壞。光盤(pán)在使用時(shí)不能用手直接接觸盤(pán)片的信息部；光盤(pán)使用后應(yīng)放在盤(pán)盒中儲(chǔ)存，避免長(zhǎng)時(shí)間暴露在空氣中遭受灰塵、有害物質(zhì)的侵蝕。光盤(pán)在保存時(shí)，還應(yīng)注意防止強(qiáng)光(特別是紫外光)和靜電對(duì)光盤(pán)的危害。

禁止用橡皮筋、夾子等來(lái)捆夾光盤(pán)，以防造成光盤(pán)介質(zhì)的損壞和變形。嚴(yán)禁折彎盤(pán)片，折彎盤(pán)片會(huì)損壞盤(pán)基及記錄介質(zhì)。光盤(pán)存放時(shí)，應(yīng)以豎直方式放在盒內(nèi)，確保不被擠壓。采用具有防潮、防磁、防靜電等功能的儲(chǔ)存柜有利于光盤(pán)的保存。光盤(pán)在正常的保存環(huán)境中，每隔10年～15年復(fù)制一次。

1.2.4優(yōu)盤(pán)（閃存）的保護(hù)

這是最近兩年才出現(xiàn)的新的存儲(chǔ)載體。

優(yōu)盤(pán)的優(yōu)點(diǎn)：與軟磁盤(pán)相比，存儲(chǔ)容量大，讀取速度快，穩(wěn)定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驅(qū)動(dòng)器，Windows2000以上的操作系統(tǒng)都自帶驅(qū)動(dòng)程序。

優(yōu)盤(pán)的缺點(diǎn)：目前價(jià)格相對(duì)較貴，保存壽命還不能完全確定，缺少通用標(biāo)準(zhǔn)。

優(yōu)盤(pán)的維護(hù)：閃存介質(zhì)理論上可反復(fù)使用10年，但這只是理論值，實(shí)際使用過(guò)程中受環(huán)境、操作規(guī)范、產(chǎn)品質(zhì)量等因素的影響，往往達(dá)不到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，故在平時(shí)使用中要注意閃存的維護(hù)。

注意使用環(huán)境。普通儲(chǔ)存設(shè)備在-20℃—55℃，濕度在65%時(shí)仍然可以正常使用。1GB以上的產(chǎn)品性能條件更加寬松，最高規(guī)格的產(chǎn)品的工作溫度普遍是在-20℃—65℃。如果超過(guò)這些指標(biāo)的環(huán)境，建議避免使用，以免損壞移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備。

正確插撥。雖然移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備支持熱插撥，但在卸載設(shè)備前，一定要等到計(jì)算機(jī)對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備的讀寫(xiě)完畢時(shí)再進(jìn)行，否則很可能損壞硬件設(shè)備或者破壞數(shù)據(jù)。

減少低格次數(shù)。使用時(shí)如果發(fā)現(xiàn)閃存盤(pán)的盤(pán)符丟失，容量驟減或傳輸數(shù)據(jù)經(jīng)常出錯(cuò)時(shí)，可嘗試通過(guò)低格來(lái)修復(fù)。可是經(jīng)常性低級(jí)格式化會(huì)損傷硬盤(pán)的介質(zhì)，影響FlashRam的壽命?；贔lash存儲(chǔ)技術(shù)的內(nèi)存設(shè)備在工作時(shí)是通過(guò)二氧化硅形狀的變化來(lái)記憶數(shù)據(jù)的，隨著時(shí)間的推移而變小，頻繁地初始化操作會(huì)加劇Flash芯片的老化。

從發(fā)展趨勢(shì)看，優(yōu)盤(pán)可以完全取代軟磁盤(pán)作為小型移動(dòng)存儲(chǔ)的介質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案文件會(huì)越來(lái)越多，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件載體的研究，并研究保護(hù)它們的技術(shù)方法，以便延長(zhǎng)電子檔案文件的壽命。

1.3電子文檔幾方面保護(hù)

1.3.1電子文件設(shè)計(jì)制作時(shí)的保護(hù)要求。主要[5][1]包括文件制作系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和制作時(shí)要系統(tǒng)設(shè)計(jì)出確保文件在形成中和公務(wù)流通中,以及歸檔長(zhǎng)期保存過(guò)程中保障其原始記錄的真實(shí)、可靠、長(zhǎng)久可讀的相關(guān)保護(hù)技術(shù)。

1.3.2利用傳輸中的保護(hù)技術(shù)。主要指電子文件在執(zhí)行公務(wù)活動(dòng)的流通過(guò)程中所遇到的保護(hù)問(wèn)題。重要的是網(wǎng)絡(luò)傳輸中的信息安全問(wèn)題。

1.3.3脫機(jī)歸檔材料的保管技術(shù)。主要針對(duì)載體的保護(hù)和內(nèi)容的不斷遷移技術(shù)。

1.3.4記錄信息恢復(fù)技術(shù)。對(duì)因各種被污染、被破壞的檔案信息進(jìn)行恢復(fù)的技術(shù)。

2電子與紙制檔案兩者差異及保護(hù)

2.1電子文件形成中的保護(hù)技術(shù)

電子文件形成保護(hù)技術(shù)是指文件在形成時(shí)通過(guò)軟件工程和相應(yīng)的文件管理制度確保文件的真實(shí)、可靠、長(zhǎng)久的技術(shù)。這方面主要涉及到標(biāo)準(zhǔn)(兼容性好)而安全的軟件開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，電子文件形成過(guò)程中確保文件可靠性的各種監(jiān)控、保障技術(shù)，如備份措施、加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、審計(jì)跟蹤技術(shù)等，以及相關(guān)的登錄認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制、法律憑證依據(jù)等技術(shù)。有學(xué)者認(rèn)為：“如果文件的生成者不從電子文件產(chǎn)生之時(shí)就采取措施來(lái)保證它們的可靠性的話(huà)，未來(lái)將沒(méi)有多少文件值得保留”。④這種文件形成時(shí)的保護(hù)技術(shù)如同紙質(zhì)檔案形成時(shí)，對(duì)載體和字跡重視一樣，以確保文件從形成那一刻起就貫徹保護(hù)的原則。

2.1.1利用傳輸保護(hù)技術(shù)

利用傳輸保護(hù)技術(shù)主要指檔案在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)傳輸中的保護(hù)問(wèn)題。如安全網(wǎng)絡(luò)的建立和運(yùn)行、信息污染環(huán)境的控制技術(shù)(包括防計(jì)算機(jī)病毒技術(shù))、防黑客攻擊技術(shù)、網(wǎng)上知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法規(guī)等。

2.1.2保管技術(shù)

保管技術(shù)包括兩方面：一方面可借鑒紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)，因?yàn)殡娮訖n案也需要保存一定量的信息載體，這些物質(zhì)實(shí)體同樣需要良好的環(huán)境條件，所以有關(guān)保存環(huán)境的溫濕度調(diào)控、防光、防塵等技術(shù)也是必須的；另一方面針對(duì)電子檔案材料結(jié)構(gòu)的多樣性、復(fù)雜化，庫(kù)房中的管理措施更應(yīng)注意強(qiáng)調(diào)個(gè)性化、多樣化，以適應(yīng)不同形式材料的理化性能和保存環(huán)境的特殊要求。

2.1.3信息修復(fù)技術(shù)

信息修復(fù)技術(shù)是指信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長(zhǎng)期可讀性技術(shù)、磁盤(pán)、光盤(pán)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

2.2電子檔案與紙制檔案差異及紙制檔案的保護(hù)

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域[2][5]。

2.2.1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.2.2環(huán)境條件影響的差異

1）溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2）灰塵影響的差異

灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3）外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異

磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4）光線(xiàn)和有害氣體影響的差異

光線(xiàn)和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線(xiàn)特別是紫外線(xiàn)對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線(xiàn)能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線(xiàn)的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

2.2.3技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。

技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠(chǎng)家生產(chǎn)或銷(xiāo)售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠(chǎng)家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。

因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：（1）將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；（2）在紙與縮微膠片上制作拷貝；（3）將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專(zhuān)家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)DA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。

2.2.4信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時(shí)間印章法用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間是無(wú)法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷地發(fā)展。

2.3紙制檔案的保護(hù)

紙張檔案之所以采取保護(hù)原始制成材料的方法,來(lái)達(dá)到保護(hù)檔案原始記錄的目的,是因?yàn)闄n案的原始記錄被封閉在原始的制成材料上,二者不可分離。[5]紙張檔案中的原始材料和原始記錄共同構(gòu)成了我們熟知的“原件”。在這個(gè)“原件”上,檔案的原始記錄性所包含的內(nèi)容,諸如“特定的內(nèi)容、載體、字跡材料、體例、格式以及有法定效力的簽署、印章等,其中任何一項(xiàng)發(fā)生變化,人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。原件還必須是由特定的作者,在特定的時(shí)空條件下制作完成,時(shí)間和空間的差異也可以作為否認(rèn)其原始性的依據(jù)。所以“原件”對(duì)紙張檔案所涉及的原始記錄性的特征表現(xiàn)的一覽無(wú)余,它的存在和長(zhǎng)久保存可以把紙張檔案的原始記錄性的真實(shí)性、完整性、可讀性完全保存下來(lái)。

3膠片檔案及其庫(kù)房保護(hù)管理

3.1膠片檔案的結(jié)構(gòu)組成

3.1.1黑白膠片的結(jié)構(gòu)組成

各種銀鹽型黑白膠片雖然其用途各有不同，但其結(jié)構(gòu)卻基本相似，一般都是由保護(hù)層、乳劑層、防光暈層、底層、片基、背涂層等幾個(gè)部分組成。

3.1.2彩色膠片的結(jié)構(gòu)組成

彩色膠片由保護(hù)層、感藍(lán)層、感綠層、感紅層、底層、片基和防光暈層組成。

3.2膠片檔案的保管

膠片檔案的保管就是要采取各種有效的措施、科學(xué)的方法，克服與限制可能損膠片檔案的各種不利因素，從而達(dá)到安全保管膠片的目的[4]。

3.2.1裝具

1）裝具材料。用于制作裝具的材料主要有紙張、塑料和金屬三類(lèi)。

用紙張制作而成的膠片裝具有紙卡、紙袋、簿冊(cè)和紙盒等。制作膠片裝具用的紙張應(yīng)為表面光滑的中性紙張,含酸量較高的紙張或含有硫或二硫化碳的玻璃紙不宜用于制作膠片裝具。用塑料制成的膠片裝具有片軸、片盤(pán)、片盒和封套等。膠片裝具應(yīng)使用化學(xué)性能穩(wěn)定、不易老化、耐腐蝕、不釋放有害氣體的塑料。金屬可用于制作片盤(pán)、片盒及柜架等。所用金屬材料一般為經(jīng)過(guò)氧化處理的鋁或不銹鋼，也可使用經(jīng)過(guò)噴漆、鍍錫或其他防腐蝕處理的金屬材料。

2）裝具類(lèi)型。根據(jù)密封程度，膠片裝具有開(kāi)放式、密閉式和密封式三類(lèi)。

(1)開(kāi)放式裝具。這是一種能防止膠片遭受機(jī)械性損傷，但不防光，并可以接觸到周?chē)諝獾难b具。這類(lèi)裝具有開(kāi)窗卡片、片盤(pán)、片夾等，短期保存的膠片檔案可使用這類(lèi)裝具保管。

(2)密閉式裝具。這是一種能限制膠片與周?chē)諝獾慕佑|，并可以防光、防塵、防機(jī)械損傷的裝具。這類(lèi)裝具有封套、片盒、平片箱等，短期保存或長(zhǎng)期保存的膠片檔案均以使用這類(lèi)裝具保管。

(3)密封式裝具。這是一種能完全切斷膠片與周?chē)諝饨佑|，并可以防光、防空氣污染防潮的裝具。這類(lèi)裝具有密封式平片盒、密封式卷片盒、密封袋等。主要用于膠片的長(zhǎng)期保管或耐久保管。

3.3膠片檔案的保護(hù)

保管膠片檔案的環(huán)境和條件直接影響著膠片檔案的使用壽命,而做好庫(kù)房管理工作則能為膠片檔案提供良好的保護(hù)環(huán)境和條件。膠片檔案由于制成材料的特殊性,因而在庫(kù)房管理方面有如下具體要求[5]:

3.3.1控制溫濕度

膠片檔案對(duì)環(huán)境溫濕度要求較為嚴(yán)格，控制好庫(kù)房的溫濕度在膠片檔案的保護(hù)工作中占有重要的地位。根據(jù)國(guó)家檔案局1987年正式頒發(fā)的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，保存一般膠片的適宜溫度是14℃~24℃，相對(duì)濕度為45%~60%;保存母片的適宜溫度是13℃~15℃，相對(duì)濕度為35%~45%。在保管膠片檔案的過(guò)程中,有條件時(shí)應(yīng)在庫(kù)房?jī)?nèi)安裝空氣調(diào)節(jié)機(jī)和除濕設(shè)備，以控制庫(kù)內(nèi)的溫濕度，最大限度地延長(zhǎng)膠片檔案的壽命。

3.3.2防止陽(yáng)光照射

陽(yáng)光直接照射在膠片上，會(huì)使膠片變色、脆裂。保存膠片檔案的庫(kù)房最好選用無(wú)窗庫(kù)房。庫(kù)房有窗時(shí)，可加設(shè)外遮陽(yáng)和內(nèi)遮陽(yáng)設(shè)施，也可以把窗戶(hù)密封起來(lái)，以防止陽(yáng)光直接照進(jìn)庫(kù)內(nèi)。

3.3.3保持庫(kù)內(nèi)清潔

搞好庫(kù)房清潔衛(wèi)生工作，是防塵的措施之一。因?yàn)榛覊m能隨風(fēng)飄揚(yáng)而散布到庫(kù)房，而要杜絕灰塵的來(lái)源，除庫(kù)房圍護(hù)結(jié)構(gòu)內(nèi)表面采取必要的防塵措施外，在庫(kù)房日常管理中，定期進(jìn)行庫(kù)房清潔衛(wèi)生工作是必不可少的。

3.3.4注意預(yù)防火災(zāi)

膠片制成材料多為易燃性物質(zhì)，一旦發(fā)生火災(zāi)，將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。在膠片保管過(guò)程中，膠片庫(kù)房要遠(yuǎn)離火源；要禁止將火種，如火柴、打火機(jī)等攜帶進(jìn)庫(kù)；嚴(yán)禁在庫(kù)內(nèi)吸煙；庫(kù)內(nèi)禁止使用明火；定期檢查電氣設(shè)備和線(xiàn)路，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)置氣體滅火設(shè)備和自動(dòng)報(bào)警裝置。

3.3.5加強(qiáng)檢查

膠片入庫(kù)時(shí)，均應(yīng)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收。要認(rèn)真檢查膠片有無(wú)影響閱讀的劃傷、手印、污跡,有元受潮、脆裂、生霉現(xiàn)象，對(duì)于不符合要求的膠片應(yīng)采取適當(dāng)措施及時(shí)進(jìn)行處理。在庫(kù)房管理工作中，應(yīng)建立并嚴(yán)格執(zhí)行檢查制度。可采用定期和不定期相結(jié)合的方法，隨時(shí)觀(guān)察和發(fā)現(xiàn)膠片的異常變化，以免造成膠片嚴(yán)重受損。

此外，當(dāng)庫(kù)內(nèi)外溫濕度相差較大時(shí)，膠片進(jìn)出庫(kù)房前應(yīng)在調(diào)節(jié)室或調(diào)節(jié)柜中進(jìn)行溫度和含水量調(diào)節(jié)后方能進(jìn)出庫(kù)房。

4聲像檔案及其保護(hù)措施

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。據(jù)調(diào)查（湖北馬房山區(qū)）發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

4.1聲像檔案管理存在的問(wèn)題

4.1.1聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒(méi)有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒(méi)有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒(méi)人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒(méi)有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

4.1.2攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專(zhuān)職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專(zhuān)以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專(zhuān)業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專(zhuān)業(yè)）的66人，專(zhuān)科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專(zhuān)業(yè)工齡短、專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能普遍較低這是"弱"的一面。

事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說(shuō)，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。

5.1.3聲像檔案管理混亂，問(wèn)題復(fù)雜

1）管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

2）檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒(méi)歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更令人擔(dān)憂(yōu)，相當(dāng)一部分單位都是"一盤(pán)帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門(mén)去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

3）保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專(zhuān)柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣！4）收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會(huì)提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來(lái)沿襲下來(lái)的聲像檔案分散保存，難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒(méi)了來(lái)源。源頭沒(méi)控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今局面。

5）區(qū)域性重大活動(dòng)檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動(dòng)，召開(kāi)重要會(huì)議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書(shū)、畫(huà)冊(cè)對(duì)外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動(dòng)結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書(shū)、實(shí)物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

4.2[5]加強(qiáng)聲像檔案管理的保護(hù)

4.2.1加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí)

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭(zhēng)取宣傳主管部門(mén)、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門(mén)、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過(guò)館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

4.2.2加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門(mén)配合出臺(tái)《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時(shí)，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

4.2.3加強(qiáng)監(jiān)督，分類(lèi)指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開(kāi)發(fā)利用上下功夫；對(duì)有設(shè)備、有專(zhuān)業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒(méi)跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2.4結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專(zhuān)柜或設(shè)專(zhuān)室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線(xiàn)、磁場(chǎng)等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

4.2.5全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過(guò)正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門(mén)收集和征集。④廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門(mén)實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

4.2.6建議檔案主管部門(mén)參與全區(qū)各類(lèi)重大活動(dòng)

針對(duì)地區(qū)重大活動(dòng)（重要會(huì)議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專(zhuān)人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類(lèi)檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。[來(lái)源

參考文獻(xiàn)

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