高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設(shè)周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設(shè)單位，多個施工和監(jiān)理單位進場，檔案管理主體因建設(shè)主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設(shè)項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設(shè)，2006年正式開工，2011年進入聯(lián)合試運轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設(shè)同步管理，建設(shè)單位建設(shè)期間各項批復文件和各專業(yè)技術(shù)資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設(shè)單位、監(jiān)理單位把關(guān)。(2)礦井工程項目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標準《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個標準，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項目審計、質(zhì)量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎(chǔ)上，同時依據(jù)高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設(shè)工程質(zhì)量技術(shù)資料管理規(guī)定與評級辦法》(煤規(guī)字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設(shè)備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設(shè)備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標準規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應現(xiàn)在的煤礦項目建設(shè)實際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關(guān)工程責任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關(guān)人員沒有經(jīng)驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設(shè)周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業(yè)務相對熟悉之后都被調(diào)離高河項目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中，檔案人員自始至終參加工程建設(shè)全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關(guān)部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關(guān)規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關(guān)部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補充調(diào)整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項目竣工圖的編制責任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設(shè)單位、工程監(jiān)理、設(shè)計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項目驗收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進行質(zhì)量認證。通過各方人員的嚴格把關(guān)和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經(jīng)濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設(shè)不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設(shè)過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監(jiān)督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執(zhí)行竣工驗收管理規(guī)定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設(shè)計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關(guān)，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關(guān)。本項目工程在嚴格執(zhí)行竣工驗收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關(guān)。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設(shè)計、圖紙會審、技術(shù)交底等工程技術(shù)資料;檢查設(shè)備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗收質(zhì)量評定等竣工驗收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細則、制度、報驗、造價控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關(guān)，保證了項目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團

第一章總則第一條為加強城市建設(shè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、和《河北省城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合我市實際情況，制定本辦法。第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像等不同形式和載體的材料。第三條城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的重要組成部分，并為城市各方面工作服務。各有關(guān)部門和單位要從城市建設(shè)的整體出發(fā)，加強領(lǐng)導，把城市建設(shè)有關(guān)資料的形成、積累、整理、歸檔列入有關(guān)規(guī)章制度和有關(guān)人員的職責范圍。第二章城建檔案工作的管理第四條城建檔案工作按照國家集中統(tǒng)一管理的基本原則和重要城建檔案多套分存的要求，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、分級管理。全市的城建檔案工作由市規(guī)劃建設(shè)委員會管理，業(yè)務上受市檔案局的指導和監(jiān)督。具體工作由市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱城建檔案館）負責。第五條市城建檔案館是市政府所屬的科學技術(shù)事業(yè)單位，是保管城市重要城建檔案的基地，并兼有政府職能部門的性質(zhì)。市城建檔案館的主要任務是：（一）接收和保管本市具有永久和長期保存價值的城建檔案及有關(guān)資料。（二）對接收進館的城建檔案進行科學管理并積極開展利用工作。（三）根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的需要，利用館藏檔案整理、匯編有關(guān)資料，主動為城市建設(shè)和領(lǐng)導決策服務。（四）對有關(guān)單位的城建檔案工作進行檢查和業(yè)務指導，并參加城建重點工程的竣工驗收。（五）為城市建設(shè)提供城建檔案信息，開展咨詢、交流、服務工作。（六）各縣（市）、區(qū)的城建檔案工作，由當?shù)亟ㄔO(shè)主管部門管理，業(yè)務上受同級檔案部門的指導和監(jiān)督。各縣（市）、區(qū)和有關(guān)單位都應配備與城建檔案工作相適應的管理人員，保證城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第三章城建檔案的范圍第七條凡在本市行政區(qū)劃范圍內(nèi)形成的下列材料，均屬城建檔案的歸檔范圍：（一）城市規(guī)劃、建設(shè)基礎(chǔ)資料，包括歷史沿革、科學技術(shù)、經(jīng)濟、人口、文教、衛(wèi)生、各種資源、地名、地震、水文、氣象等方面的檔案材料。（二）城市勘察測繪資料，包括測繪的各種控制成果、歷年測繪的各種比例尺地形地貌，以及表述勘測綜合成果的圖紙、圖表和文字說明；所轄區(qū)范圍內(nèi)有關(guān)礦藏儲量、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)的勘察成果圖紙和文字材料。（三）城市規(guī)劃資料，包括經(jīng)批準的各種規(guī)劃文件、圖紙及與之相關(guān)的基礎(chǔ)資料；實施管理過程中修改、補充、變更后的文件、圖紙及相關(guān)的基礎(chǔ)資料；規(guī)劃管理部門核發(fā)的“建設(shè)項目選址意見書”、“建設(shè)用地規(guī)劃許可證”和“建設(shè)工程規(guī)劃許可證”的存根及圖紙；舊城改造項目的原狀文件、圖紙、照片等資料。（四）城市建設(shè)管理資料，包括城市建設(shè)的方針、政策、法規(guī)、及各方面的管理檔案、資料；土地管理部門辦理的征地、核撥土地的審批手續(xù)、圖紙及證照，建筑用地現(xiàn)狀圖和房、地產(chǎn)管理的證書存根、圖紙及文字材料。（五）市政工程資料，包括城市道路、橋梁、涵洞、雨污水排放管道，污水處理廠，生物塘及各種泵站等工程設(shè)施的現(xiàn)狀圖、設(shè)計施工圖、竣工圖和文字材料。（六）公用設(shè)施資料，包括給水、消防、防汛、供氣、供熱、供電、電信、煤氣、路燈、環(huán)衛(wèi)等工程的現(xiàn)狀圖、設(shè)計施工圖、竣工圖和文字材料。（七）交通運輸設(shè)施資料，包括鐵路、公路、公共交通等方面的工程總平面布置圖及所屬主要建筑物、構(gòu)筑物工程的設(shè)計依據(jù)、施工、竣工圖紙和文字材料。（八）工業(yè)建筑資料，包括所轄區(qū)域范圍內(nèi)新建、擴建、改建項目的工廠總平面布置圖、主要生產(chǎn)廠房、地上地下重要工程設(shè)施、重要倉庫工程的文字、圖表等檔案材料。（九）民用及公共建筑資料，包括新建、擴建、改建的黨政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的辦公樓、綜合營業(yè)樓、學校、圖書館、博物館、檔案館、展覽館、體育館（場）、賓館、醫(yī)院、影劇院、廣播電視臺、商場、住宅以及有特殊意義和一定建筑水平、藝術(shù)價值較高的建筑工程等檔案材料。（十）風景名勝、園林綠化資料，包括風景名勝區(qū)的規(guī)劃、范圍界限和沿革、園林綠地總面積、公園、動物園、苗圃、名木古樹、古跡、古建筑、紀念性建筑、城市雕塑、名人故居以及革命遺址等方面的現(xiàn)狀圖、竣工圖、照片、記載、修繕記錄和文字材料。（十一）環(huán)境保護資料，包括城市污染普查、環(huán)境質(zhì)量評價、大氣水質(zhì)污染監(jiān)測、環(huán)境科研、三廢治理、污染源治理等方面的圖紙、數(shù)據(jù)、文字說明、總結(jié)報告、成果匯編等檔案資料。（十二）城市建設(shè)科研資料，包括各項專題科研項目的研究成果報告、論文、新技術(shù)、新工藝等科研成果的圖紙和文字材料。（十三）城市防洪資料，包括市轄區(qū)域內(nèi)的河道溝渠防洪堤壩、與城市有關(guān)的水庫、湖泊、堤、閘工程圖紙、文字材料、主要河渠歷年行洪、洪水水位記錄、歷年排洪渠道清障記錄、水災報告等文字資料。（十四）人防設(shè)施和搞震資料，包括人防總體規(guī)劃、重要的地下干道、出入口位置、指揮系統(tǒng)、地下工程設(shè)施等現(xiàn)狀圖、竣工圖和文字材料；與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理有關(guān)的軍事建筑工程的總平面圖、地下管網(wǎng)和其他隱蔽工程竣工圖、文字材料；城市抗震的歷史記載、觀測數(shù)據(jù)及分析等方面的圖紙資料、文字材料。（十五）以上各方面的地下隱蔽管道、線路及其它地下設(shè)施的設(shè)計文件、施工圖及竣工圖。第四章城建檔案的編制與報送第八條建設(shè)工程竣工檔案是城建檔案的主要內(nèi)容，建設(shè)單位和施工單位在簽訂建設(shè)承包合同時，要明確規(guī)定編制竣工檔案的責任、套數(shù)、經(jīng)費和交接時間?？⒐n案的編制按照市建委[1986]78號《關(guān)于做好編報竣工檔案的暫行規(guī)定》辦理。第九條建設(shè)工程竣工檔案，建設(shè)單位要在工程竣工驗收后六個月內(nèi)報送城建檔案館。建設(shè)工程以外的其他城建檔案，由形成單位在第二年六月底前無償向市城建檔案館報送一套。對過去沒有報送的城建檔案要進行補報，由城建檔案館保存并對形成檔案的單位無償提供利用。第十條凡在本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行工程建設(shè)的單位，均應在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，向城建檔案館預交竣工檔案保證金。否則，規(guī)劃管理部門不予辦理建筑工程規(guī)劃許可證。具體辦法按照市建委、計委、建行、檔案處市建[1985]32號《關(guān)于對城市建設(shè)工程實行交付竣工檔案資料保證金的通知》執(zhí)行。工程竣工并按規(guī)定期限報送竣工檔案后，保證金如數(shù)退還。逾期不報送竣工檔案的，保證金移作補測、補繪檔案資料費用，不再予以退還。第十一條建設(shè)工程竣工驗收時，必須把竣工檔案作為驗收的主要條件之一。沒有竣工檔案，不得組織驗收。竣工檔案不合格的要限期補作，否則不能交付使用。重點工程竣工驗收時應有城建檔案館參加。第十二條工程改建、擴建或維修后有變更的，應及時修改、補充有關(guān)檔案并按規(guī)定主動向市城建檔案館報送。第十三條停建、緩建工程的檔案，建設(shè)單位應妥善保管。單位撤銷時，應將其工程檔案上交主管部門。第十四條不按規(guī)定編制、報送竣工檔案或因竣工檔案編制不準確，而造成損失的，由責任單位承擔；情節(jié)嚴重的，對主要負責人和直接責任者給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。第五章城建檔案的保管與利用第十五條城建檔案的保管期限，分為以下三種：（一）永久保存的檔案，即全市性的或重要的永久性工程，以及具有利用研究價值或歷史價值的城建檔案；（二）長期保存的檔案，即在較長的時期內(nèi)（一般為二十年至六十年），作為工程管理、維護、改建、擴建查考依據(jù)的城建檔案；（三）定期保存的檔案，即在一定時間內(nèi)（二十年以下），供查考應用的城建檔案。第十六條根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定劃分城建檔案的保密等級。凡涉及國家機密的城建檔案設(shè)專柜妥善保管。第十七條城建檔案管理部門應對接收歸檔的城建檔案及時進行登記、整理、鑒定、編目和統(tǒng)計工作，積極利用。第十八條對城建檔案的保管情況，應定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應及時采取措施，進行復制或修補。第十九條借閱城建檔案必須履行借閱手續(xù)，城建檔案管理部門可收取檔案利用費和檔案復制費。收費標準按國家檔案局、國家物價局《關(guān)于利用檔案收費有關(guān)規(guī)定的通知》執(zhí)行。第二十條查閱城建檔案不得勾劃、圈點、涂改、裁剪或轉(zhuǎn)借，如有損壞，應予賠償，故意損毀、篡改、偽造城建檔案的，要追究當事人的法律責任。第二十一條保管城建檔案必須有專用庫房和相應的設(shè)備。庫房內(nèi)應保持適當?shù)臏貪穸?，并有防盜、防火、防曬、防潮、防蟲、防塵等措施。第二十二條不得擅自銷毀檔案。對無保存價值需要銷毀的檔案，必須編造清冊，報經(jīng)主管機關(guān)批準后方得執(zhí)行。銷毀檔案時應有二人以上監(jiān)銷。

摘要：隨著時代的發(fā)展，中國經(jīng)濟也在迅速崛起和發(fā)展，科學技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新，可以說，中國已經(jīng)進入了信息時代，各個行業(yè)與領(lǐng)域都在朝著信息化建設(shè)方向發(fā)展，以謀求更好更快的發(fā)展，檔案管理工作也不例外，只有保持自身的先進性，做到與時俱進，才能不斷的發(fā)展，在信息時代背景下，檔案管理工作與時俱進主要體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)，這是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。筆者立足工作實踐，對檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)與技術(shù)展開探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：中國經(jīng)濟；信息時代；信息化建設(shè)；檔案管理

中國已經(jīng)進入信息時代，在信息化時代背景中，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必要路徑，新時代背景下，檔案管理工作也應該進行自我改革與自我創(chuàng)新，如此才能緊跟時展趨勢，滿足時代的要求，從而提高自身的工作質(zhì)量與效率，提升檔案管理工作的服務水平，進而提高檔案信息資源的利用效率，充分體現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價值。鑒于此，本文圍繞這一題目展開探究，以期能夠促進我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，促進檔案管理工作的進步。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施中，最為關(guān)鍵的是軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，兩者是檔案信息化建設(shè)前提，為檔案信息化檢核提供技術(shù)支持。其中，檔案信息網(wǎng)絡，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網(wǎng)絡實現(xiàn)。因此，要從兩方面入手：一是提高計算機的使用率，二是要加快檔案管理網(wǎng)絡建設(shè)。

在當代，計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革，是當今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關(guān)資料進行保存與管理，通過計算機的強大運行能力，能夠?qū)n案相關(guān)資料的作用最大程度上發(fā)揮出來。通過令檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)結(jié)合，來促進檔案管理進一步發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢與特點

通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關(guān)計算機網(wǎng)絡技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關(guān)工作時難免會出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡平臺的相關(guān)行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

摘要：在經(jīng)濟迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術(shù)，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發(fā)展，是檔案管理行業(yè)面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；檔案管理

1引言

伴隨信息化技術(shù)和其管理理念方式的應用愈加廣泛和普遍，檔案管理工作在融入新型管理模式和技術(shù)方法的同時，管理理念發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，管理人員也開始認識到現(xiàn)階段乃至未來很長時期內(nèi)，檔案管理工作的發(fā)展和進步是離不開信息化技術(shù)和其應用體系的。因此要積極面對和解決現(xiàn)行檔案管理制度和具體工作中存在的缺陷和問題，不斷強化信息化技術(shù)的應用能力，加大各方面投入，逐步完善信息化條件下的檔案管理體系和機制。

2檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

（1）硬件設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)，首要應從硬件設(shè)備等方面進行改革。硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設(shè)施不到位，將會嚴重影響檔案管理的質(zhì)量。所謂檔案管理的硬件設(shè)施，主要包含計算機、存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。（2）服務意識。檔案管理人員的服務意識也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是推動社會進步、文化發(fā)展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務意識，才能夠真正做到服務于社會、大眾。檔案信息化建設(shè)中，需要改變傳統(tǒng)檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發(fā)展的需求，加強檔案管理人員的專業(yè)學習，提升理論水平與專業(yè)技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來激發(fā)檔案管理工作的活力。（3）管理水平。檔案管理水平的提升是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，在科學技術(shù)發(fā)展迅速的今天，各種高新技術(shù)逐漸出現(xiàn)在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應經(jīng)濟社會飛速進步的必經(jīng)之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發(fā)展、經(jīng)濟進步等貢獻檔案管理的價值。

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案管理也開始慢慢朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化的方向發(fā)展。現(xiàn)代信息技術(shù)的應用有效促進了城建檔案管理效率的提高，也讓檔案管理工作更加便捷。檔案管理人員應當意識到推進城建檔案管理工作信息化建設(shè)是一項長期性系統(tǒng)性的工程，必須要予以充分重視?；诖耍疚慕Y(jié)合筆者實際工作研究，對此展開了探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化；建設(shè)路徑

近年來城市現(xiàn)代化建設(shè)進程逐漸推進，也在很大程度上增加了城建檔案管理的工作量，對城市建設(shè)信息資料的整理、分析和開發(fā)利用難度進一步提升，在新時期下必須要努力推動城建檔案管理信息化建設(shè)工作，從而對城建檔案進行科學高效地管理。信息技術(shù)的應用能夠讓檔案管理活動更加便捷、規(guī)范，也推動了城建檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

一、城建檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）符合時展需求。推進城建檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)創(chuàng)新改革和現(xiàn)代社會不斷向前發(fā)展的客觀要求。城市建設(shè)檔案材料數(shù)量龐大，類型繁多，如果實施過去那種人工收集管理的工作模式，必然會降低檔案管理工作效率，而紙質(zhì)檔案材料也不利于長期保存，在查詢利用時存在一定的難度。信息化建設(shè)的不斷推進，城建檔案管理工作依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，結(jié)合了數(shù)字化技術(shù)，也讓傳統(tǒng)檔案管理工作模式有所創(chuàng)新，真正做到了從紙質(zhì)檔案管理朝著數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，城建檔案信息化管理步伐日益加快，能夠利用的現(xiàn)代技術(shù)更為豐富，如通過建設(shè)數(shù)字檔案信息管理平臺、城建檔案動態(tài)化管理系統(tǒng)、在線實時查詢下載平臺、城建檔案信息數(shù)據(jù)庫等，在很大程度上可促進城建檔案信息化管理水平的提升，為城市建設(shè)發(fā)展作出有力的貢獻。（二）推進檔案管理規(guī)范化。推進城建檔案信息化建設(shè)，能夠有效保證城建檔案管理工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，也彰顯出信息技術(shù)的價值與功能。比如，可借助信息化管理模式，從城市建設(shè)項目報建到驗收整個流程實現(xiàn)動態(tài)化、可視化管理，確保城建檔案資料收集管理的所有環(huán)節(jié)都能夠做到規(guī)范準確。而城建檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建實現(xiàn)了城建檔案的信息化統(tǒng)一管理，其和城市空間管理系統(tǒng)相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案的集成化、可視化管理。又如，借助信息技術(shù)打造城建信息數(shù)字服務基站，其能夠與城建檔案信息服務平臺進行對接，從而非常方便查詢和調(diào)取相應的城建檔案材料，有效發(fā)揮數(shù)字檔案材料的開發(fā)利用價值。

二、城建檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展與進步，科技影響力日趨擴大，信息資源的價值備受關(guān)注，成為各行各業(yè)重點應用的資源。在城市化發(fā)展過程中，城市建設(shè)加速，城建檔案發(fā)揮城市資源集中點的作用，在城市發(fā)展管理中價值突出。立足信息化環(huán)境，城建檔案面臨新的發(fā)展契機，信息化建設(shè)成為大勢所趨，城建檔案管理效率與質(zhì)量得到全面提升，為檔案服務價值的發(fā)揮奠定了堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新時期；城建檔案管理；信息化建設(shè)

在城市建設(shè)發(fā)展中，城建檔案的作用日益突出。立足信息化背景，傳統(tǒng)的城建檔案管理方式突顯落后性，城建檔案信息化建設(shè)勢在必行，而且更加追求管理的高效性與科學性。為此，要結(jié)合行業(yè)發(fā)展，深入剖析城建檔案信息化發(fā)展中存在的缺陷，不斷進行優(yōu)化與健全，將信息化管理方式的優(yōu)勢應用于城建檔案管理實踐中，從根本上為城建檔案資源的高效利用創(chuàng)造有利條件。

一、城建檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）城建檔案管理信息化建設(shè)尚未引起足夠的重視。對于城建檔案管理工作而言，之所以應用信息化手段，主要目的是為管理提供便捷，高質(zhì)量、高效率地實現(xiàn)管理目標。但目前對城建檔案管理信息化建設(shè)的認識缺乏統(tǒng)一性，管理層對其重視不足，尤其是對信息化建設(shè)的理解存在局限，忽視信息化管理方式帶給檔案管理工作的價值，信息化管理突顯缺陷與漏洞，從而影響了城建檔案管理的效果。在一些城市的發(fā)展過程中，重點集中于城市規(guī)模以及硬件設(shè)施改善方面，尚未將城建檔案信息化建設(shè)納入城市整體規(guī)劃范疇，在整個行業(yè)內(nèi)部尚未形成統(tǒng)一的理念，從而在很大程度上延緩了城建檔案信息化的進程，不利于管理水平的提高，也阻礙了檔案價值的發(fā)揮。（二）城建檔案管理信息化應用突顯局限性，廣度與深度亟待延伸。立足傳統(tǒng)的檔案管理模式，借助手工方式進行城建資料的收集與歸檔，需要較大規(guī)模的資源投入，管理效率不高，管理效果不佳。在計算機應用不斷普及的過程中，城建檔案管理也參與其中，積極引入先進的現(xiàn)代信息技術(shù)，但在應用方面尚未全面展開，尤其是深度與廣度受到局限，只是進行檔案初級的分類與管理，忽視了信息技術(shù)在檔案管理各個環(huán)節(jié)的應用，尤其是開發(fā)與利用方面更顯薄弱，使得城建檔案管理信息化程度受限，大大拉低了信息化管理效率，不利于整個管理工作的有序開展。（三）資源投入嚴重不足，制約信息化的速度與連續(xù)性。城建檔案信息化建設(shè)，資金投入是關(guān)鍵，一旦資金不足，很難保證建設(shè)的連續(xù)性與有效性。但是鑒于對信息化發(fā)展認識的局限，很多城市尚未將城建檔案信息化納入財政計劃范疇，從而制約了信息化設(shè)施的優(yōu)化與完善。另外，城建檔案信息化建設(shè)還需要局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)系統(tǒng)與平臺等的構(gòu)建，投入更顯捉襟見肘。從本質(zhì)上講，資金投入的不足是制約檔案管理信息化的主要因素。（四）檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)更新不及時，專業(yè)技能與信息素養(yǎng)匱乏。任何行業(yè)的進步都離不開高素質(zhì)的人才，城建檔案管理信息化的順利開展也需要更多專業(yè)人才參與其中。但是當前很多檔案管理人員尚未積極轉(zhuǎn)變觀念，思想滯后，對信息化價值認識不足，知識結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整，知識儲備更新不及時，忽視信息素養(yǎng)的提升，未實現(xiàn)與時俱進，無法全面發(fā)揮信息技術(shù)與城建檔案管理的支持作用，不利于檔案資料自身價值的充分發(fā)揮。

二、新時期如何加強城建檔案管理信息化建設(shè)

摘要：隨著社會不斷進步，信息化逐漸滲透到各行各業(yè)中。醫(yī)院作為高技術(shù)行業(yè)，也在不斷發(fā)展中。為響應現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，檔案管理作為醫(yī)院管理重要環(huán)節(jié)，逐步趨向信息化發(fā)展，但當前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)才剛起步，還存在許多問題，本文通過分析醫(yī)院檔案管理存在的問題，提出針對性對策及措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；存在問題；信息化建設(shè)；應對措施

隨著信息化廣泛應用于各個領(lǐng)域，檔案管理實行信息化建設(shè)成為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需求，也是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。當前醫(yī)院信息化檔案管理仍存在部分問題，阻礙醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展與管理步伐，需及時解決。

1醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)意義

1.1實行檔案管理信息化建設(shè)可從根本上提高檔案管理工作效率。檔案管理作為一項復雜且工作量龐大的工作，涉及到醫(yī)院職工酬勞計算、編制、崗位變動、工作經(jīng)歷、病人資料等多個方面，若僅使用人工統(tǒng)計，需投入大量人力、物力資源，增加成本，還會加大差錯率。通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)醫(yī)院資料共享，提高檔案整理、存檔速度，有效提高檔案管理效率[1-2]。1.2提高醫(yī)院自身實力。醫(yī)院建立信息化檔案管理系統(tǒng)，可有效實現(xiàn)醫(yī)院檔案共享，為醫(yī)院相關(guān)管理部門提供準確、真實的信息，為相關(guān)科室研發(fā)新技術(shù)或臨床治療病人提供科學、有效的數(shù)據(jù)資料[3]。1.3提高人力資源管理水平。信息化建設(shè)可使檔案管理規(guī)范化，對醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)進行科學處理及有效維護，防止人力資源信息遺失。同時還能規(guī)范人力資源管理流程，使其有序開展。

2當前信息化檔案管理存在問題

［摘要］現(xiàn)代化信息技術(shù)是時代的產(chǎn)物，也是當前生產(chǎn)生活實踐中不可或缺的工具與支持手段，而且信息技術(shù)的應用能夠極大程度上解放人力，為創(chuàng)新國有企業(yè)檔案管理工作帶來了有利契機。推動檔案管理信息化建設(shè)，既能夠解放人力，減輕檔案管理者的工作負擔，同時還可以提升資源調(diào)取與共享的效率，有效服務于國有企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。國企在深度改革和創(chuàng)新檔案管理的過程中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務于國有企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展?；诖?，本文首先分析了國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，進而分析了國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用，最后分析了加強國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠為相關(guān)研究提供借鑒。

［關(guān)鍵詞］國有企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)

檔案管理是國有企業(yè)管理體系建設(shè)中不可忽略的一個部分，為企業(yè)的長遠運營與戰(zhàn)略性發(fā)展提供了重要的保障，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法會耗費大量的人力物力與財力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發(fā)揮檔案管理的價值。信息化檔案管理的實現(xiàn)則能改變過去的不良檔案管理局面，提高企業(yè)的檔案管理效率，既能夠節(jié)省大量的資源，又可以加快資源共享的步伐，為國有企業(yè)的現(xiàn)代化進步注入動力。下面將重點就國有企業(yè)如何有效加強檔案管理信息化建設(shè)進行探討。

1國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

目前，全國范圍內(nèi)都在不斷強化云計算以及大數(shù)據(jù)，從而為國有企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求。檔案管理部門在國有企業(yè)改革進程中扮演著重要角色，尤其是要配合國企對追蹤企業(yè)運營管理活動和長期戰(zhàn)略規(guī)劃的相關(guān)工作給予信息數(shù)據(jù)資料的支持。所以，國有企業(yè)要積極推動檔案管理信息化建設(shè)的力度，以適應國企的長遠發(fā)展需要，為國企的戰(zhàn)略性建設(shè)提供科學全面的信息支持，幫助國有企業(yè)做大做強。國企檔案管理信息化建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，目前我國正在積極促進大數(shù)據(jù)時代建設(shè)，推動數(shù)字化發(fā)展以及網(wǎng)絡與數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)成為當今社會的主流方向。受這一趨勢的影響，市場經(jīng)濟朝著開放性、互通有無的方向發(fā)展，而國有企業(yè)是國民經(jīng)濟體系中不可或缺的一個組成部分，需要做好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域進行信息化建設(shè)以及嘗試，拓寬企業(yè)的廣闊發(fā)展渠道。第二，在檔案管理中落實信息化管理，運用先進的信息技術(shù)是助推國有企業(yè)改革的關(guān)鍵舉措。國有企業(yè)目前正處在創(chuàng)新的關(guān)鍵期，必須繼往開來，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，在這一過程中加強檔案信息化建設(shè)是提升國企改革成效的關(guān)鍵措施。第三，檔案信息化管理是促進國企文化建設(shè)的必備力量。國企檔案除了記錄了企業(yè)的經(jīng)濟運營活動，還記載了文化活動的相關(guān)信息，只有堅持創(chuàng)新檔案管理，走信息化發(fā)展道路，才能推動整個架構(gòu)的文化建設(shè)以及文化繁榮。

2國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用

高速公路建設(shè)項目工程檔案管理工作存在的問題

1.建設(shè)項目工程檔案管理制度不健全高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理，需要建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等多個單位全面進行，由于對工程檔案管理工作的不重視，相關(guān)的管理制度建設(shè)也就不完善，無法指導和約束工程檔案管理工作的進行。尤其在一些高速公路建設(shè)項目的招投標和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責任制；施工單位或者監(jiān)理單位甚至只是用兼職人員來進行工程檔案的管理，沒有完善的制度進行指導和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實際的工作中出現(xiàn)無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。2.檔案管理人員專業(yè)水平低、隊伍不穩(wěn)定高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關(guān)知識，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設(shè)的相關(guān)技術(shù)，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設(shè)項目的檔案管理，需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，但當前高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理人員的素質(zhì)較差，缺乏專業(yè)的知識且責任心不強，對于高速公路建設(shè)中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，大多由兼職人員組成，且常會出現(xiàn)輪崗現(xiàn)象，導致工程檔案管理工作的混亂。3.工程檔案的填寫不規(guī)范工程檔案對于表格填寫時應遵守的規(guī)范，并沒有嚴格的要求，這就導致在實際的工作中常會出現(xiàn)建設(shè)項目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現(xiàn)工程檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。工程檔案表格填寫不統(tǒng)一，一方面不利于工程質(zhì)量的評價，沒有同一的評價標準；一方面不利于對檔案進行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。4.工程檔案管理信息化建設(shè)落后利用計算機技術(shù)進行檔案的管理，是現(xiàn)代工程檔案的發(fā)展趨勢，當前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質(zhì)的檔案為主，信息化建設(shè)水平低，限制了工程檔案管理工作的發(fā)展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會出現(xiàn)因為人為錯誤等造成的填寫不規(guī)范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠沒有信息化檔案管理的優(yōu)勢。

加強高速公路建設(shè)項目工程檔案管理工作的建議

1.建立健全工程檔案管理制度實行工程檔案管理責任制，明確各部門和各領(lǐng)導工程檔案管理的職責分工，在檔案管理工作的檔案形成、收集、管理和保存等各個環(huán)節(jié)落實崗位責任制。建設(shè)以設(shè)計、施工和監(jiān)理等單位檔案管理人員為主的管理隊伍，保證高速公路建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)工程檔案管理工作的順利進行。在項目建設(shè)的過程中，應根據(jù)實際的施工情況，和各個單位之間的相互統(tǒng)籌，規(guī)范檔案管理的文件格式、歸檔和保存制度等，以保證工程檔案的完整、準確和可靠性。2.加強培訓，提高檔案管理人員專業(yè)水平檔案管理專業(yè)人員時進行高速公路建設(shè)項目工程檔案管理的基礎(chǔ)，針對當前專業(yè)隊伍建設(shè)不足的問題，要加強培訓和專業(yè)人才的引進。一方面加強對現(xiàn)有人員的培訓，通過在職學習等多種途徑提高他們檔案管理的專業(yè)知識；另一方面加強對專業(yè)人才的引進，為高速工程檔案管理工作引進社會上的專業(yè)人才提供政策和經(jīng)濟支持。對于現(xiàn)有人員的培訓，首先要提高其思想覺悟和職業(yè)道德，然后是提高其檔案管理，工程技術(shù)等方面的專業(yè)知識，提高其工作的效率和效果。3.加強工程檔案管理信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國在檔案管理方面的教育，培養(yǎng)了一批專業(yè)的信息化檔案管理人才和技術(shù)，可以有效的提高高速公路工程檔案管理的效率。高速公路企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面普遍落后，難以滿足日益發(fā)展的高速公路建設(shè)工程檔案管理的需要，需要逐步的引入信息化的技術(shù)和人才，利用信息化技術(shù)解決工程檔案管理中存在的填寫不規(guī)范、效率低、保存編目困難等實際問題，有效的提高高速公路建設(shè)工程檔案管理的水平。

高速公路建設(shè)項目由于規(guī)模大、內(nèi)容多和周期長等特點，在建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量的工程檔案。工程檔案記錄了高速公路建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，對日后的公路建設(shè)、使用和維護起到重要的指導作用。目前工程檔案的管理存在一些問題，需要從思想觀念、管理制度、人才培養(yǎng)和現(xiàn)代化建設(shè)等方面去改進，促進高速公路建設(shè)項目工程檔案管理工作的進步。

本文作者：麥宏汜工作單位：廣東二廣高速公路有限公司