導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案一體化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現(xiàn)狀 文檔管理一體化的意義

一、文件管理與檔案管理一體化

（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實(shí)現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實(shí)現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

（二）文件管理與檔案管理的關(guān)系。目前國內(nèi)外對(duì)文件、檔案管理一體化還沒有一個(gè)明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關(guān)系卻顯而易見，這種關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國外一些重要的機(jī)關(guān)部門，已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國內(nèi)多數(shù)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位則都沒有設(shè)置機(jī)關(guān)檔案室等專職文件管理機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機(jī)構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機(jī)關(guān)的半現(xiàn)行的文件。檔案部門應(yīng)設(shè)置專門的文件管理機(jī)構(gòu)，配備專職的文件管理人員，為機(jī)關(guān)檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會(huì)參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務(wù)。

二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀

80年代之前，我國一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學(xué)的管理體制在一定的時(shí)期內(nèi)并未真正實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)前，在我國企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實(shí)行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關(guān)文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負(fù)責(zé)整理和編目保存。另一種則是實(shí)行文件、檔案的一體化管理模式，具體實(shí)施則是由各部門的檔案負(fù)責(zé)人通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文的管理，使用這種方式對(duì)檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應(yīng)的目錄，同時(shí)，還可以在服務(wù)器上為原文留有單獨(dú)的空間，提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的幾率。

三、實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義

目前，我國各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)普遍推行辦公自動(dòng)化，并逐步實(shí)現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學(xué)合理，有利于樹立更合理科學(xué)的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學(xué)利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項(xiàng)工作達(dá)到精細(xì)化，完成案卷達(dá)到系統(tǒng)化和查找利用的標(biāo)準(zhǔn)化。

四、加快文件管理與檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)的措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)，文檔管理一體化的建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認(rèn)真對(duì)待，具體要求我們從以下幾個(gè)方面做起：

（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實(shí)現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）結(jié)合我國現(xiàn)有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要?jiǎng)?chuàng)建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級(jí)檔案館，并形成了嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實(shí)踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當(dāng)我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對(duì)我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應(yīng)當(dāng)積極保護(hù)并發(fā)展，它實(shí)際上已經(jīng)承擔(dān)了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務(wù)，這是中國特色的基本國情所決定的。

五、結(jié)語

文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的主要發(fā)展趨勢(shì)，只有不斷增強(qiáng)對(duì)文檔一體化管理的認(rèn)識(shí)，才能使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學(xué)理念實(shí)踐于當(dāng)前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展和需求，服務(wù)于現(xiàn)代化的信息建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙雪群：“微機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)”開發(fā)中幾個(gè)問題的認(rèn)識(shí)[J]檔案學(xué)通訊；1994年01期

[4] 張莉萍，陳潔：基于C/S結(jié)構(gòu)的文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]上海工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào)；1997年01期

篇2

關(guān)鍵詞：圖書，情報(bào)，檔案，一體化管理

 

自20世紀(jì)70年代國外檔案學(xué)家提出圖書、情報(bào)、檔案一體化管理設(shè)想以來，國內(nèi)許多理論和實(shí)際工作者也從不同方面對(duì)這一問題進(jìn)行了建設(shè)性探討。時(shí)至今日，隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，一體化構(gòu)想也不斷獲得專家的親睞和論證。本文在回顧圖書、情報(bào)、檔案一體化管理觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從對(duì)象、目的、功能、屬性、管理成本和協(xié)調(diào)發(fā)展等六個(gè)方面提出了質(zhì)疑和看法，以助于人們對(duì)這一問題具有更加科學(xué)、理性的認(rèn)識(shí)。

1.一體化主張的簡要回顧

圖書、情報(bào)、檔案一體化管理支持者的理論依據(jù)主要有以下幾個(gè)方面。

1.1屬性同源。認(rèn)為圖書、情報(bào)、檔案同出一源，都屬于文獻(xiàn)信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實(shí)現(xiàn)一體化管理提供了良好的基礎(chǔ)[1]。一般而言，屬性同源說者并不否認(rèn)圖書、情報(bào)、檔案三者之間也存在一定的差別，不過他們普遍認(rèn)為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

1.2 資源互補(bǔ)。認(rèn)為在文獻(xiàn)資源建設(shè)方面，圖書館、檔案館還存在著一個(gè)明顯的和相當(dāng)重要的互補(bǔ)作用。就是，檔案作為事件發(fā)生的原始記錄，是唯一的文獻(xiàn)，一旦丟失或發(fā)生意外（火災(zāi)、水災(zāi)）等情況，就無法彌補(bǔ)，就會(huì)出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。在這種情況下，圖書資料就尤為重要，可靠性和復(fù)本量大，收藏地域?qū)?，各大圖書館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補(bǔ)起來，體現(xiàn)了圖書和檔案的相互依存、遺漏補(bǔ)缺的互補(bǔ)作用。

1.3 資源共享。資源共享可以帶來超值利益，其理論根據(jù)是奧地利生物學(xué)家貝塔郎菲提出的著名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實(shí)現(xiàn)資源共享的觀點(diǎn)認(rèn)為，當(dāng)前我國圖書、情報(bào)、檔案存在嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象，圖書、情報(bào)、檔案一體化系統(tǒng)有利于文獻(xiàn)信息由分立到整合，從而產(chǎn)生1＋1＋1>3的效果。

1.4 網(wǎng)絡(luò)條件。認(rèn)為目前我國各級(jí)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已逐步完善，為圖書、情報(bào)、檔案一體化管理提供了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)平臺(tái)，只要建立強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，制定相關(guān)的法律、法規(guī)，解決數(shù)據(jù)庫格式、用戶接口以及聯(lián)機(jī)采訪、聯(lián)合編目等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化問題，就一定能夠完成一體化的構(gòu)想。

2.實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的六大質(zhì)疑

在對(duì)肯定性觀點(diǎn)做簡要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對(duì)這一問題會(huì)有更理性的認(rèn)識(shí)。筆者認(rèn)為影響圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質(zhì)的區(qū)別。那么圖書、情報(bào)、檔案它們本質(zhì)的東西是什么？是文獻(xiàn)的內(nèi)容和范圍。因?yàn)?，它們都是利用文獻(xiàn)為人類社會(huì)提供服務(wù)，離開了文獻(xiàn)它們就失去了存在的基礎(chǔ)，下面以圖書和檔案為例，就它們所收集文獻(xiàn)的內(nèi)容、范圍、使用目的以及一體化對(duì)三學(xué)科的管理和服務(wù)方面加以分析，以說明實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案一體化管理是不可行的。

2.1 圖書館、檔案館雖然都是以文獻(xiàn)為自己的工作對(duì)象，但所收集文獻(xiàn)的內(nèi)容和范圍卻截然不同。圖書館所收集的文獻(xiàn)是以人類知識(shí)整體為對(duì)象，文獻(xiàn)的知識(shí)信息數(shù)量大，學(xué)科門類齊全，內(nèi)容學(xué)術(shù)性、理論性強(qiáng)。論文格式，情報(bào)。而檔案館所收集的文獻(xiàn)是以立檔單位為對(duì)象，是立檔單位各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是對(duì)客觀事務(wù)的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

2.2 從文獻(xiàn)利用的目的和對(duì)象看，圖書館文獻(xiàn)主要是為社會(huì)廣大讀者的不同需求服務(wù)，使用者利用圖書館文獻(xiàn)是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識(shí)。而檔案機(jī)構(gòu)公共服務(wù)性不如圖書館、情報(bào)部門強(qiáng)，它以特定對(duì)象確定自己的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門、機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理需要服務(wù)，使用者利用文獻(xiàn)主要為了解決管理中遇到的問題。

2.3 從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強(qiáng)調(diào)的是其服務(wù)性，而檔案館則是保存性。圖書館所收集的文獻(xiàn)主要是為了讀者使用，所有文獻(xiàn)都向讀者開放，文獻(xiàn)在館內(nèi)允許有一個(gè)自然損耗。論文格式，情報(bào)。而檔案館所收集的文獻(xiàn)主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權(quán)限限制，許多文獻(xiàn)的保存期都是永久，在保存期內(nèi)任何文獻(xiàn)都不能遺失。

2.4 圖書館的文獻(xiàn)具有互補(bǔ)性和可代替性，檔案館文獻(xiàn)具有唯一性和不可代替性。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，作為記錄人類知識(shí)的文獻(xiàn)不斷增加。圖書館為了滿足不同用戶的需求，要收集齊所有文獻(xiàn)是不可能的（也沒有必要），所以必須實(shí)行多館聯(lián)合采購，共同建立一個(gè)文獻(xiàn)資源保障體系，以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享。此外，一個(gè)圖書館的文獻(xiàn)如果一旦全部毀壞，還可以通過其它圖書館的文獻(xiàn)來代替，這是由圖書出版的多復(fù)本量決定的。而檔案館的文獻(xiàn)資源建設(shè)只能依靠本館自身力量來完成，文獻(xiàn)具有唯一性，一旦損失無法彌補(bǔ)。

2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來管理和服務(wù)成本的。大家知道，美國是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的國家之一，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的一個(gè)顯著特征就是注重資源利用效率。為了使文獻(xiàn)信息資源利用達(dá)到或接近帕累托最優(yōu)，美國曾于1948年開始實(shí)施旨在實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息資源共享的法明頓計(jì)劃。論文格式，情報(bào)。為此，聯(lián)邦政府與圖書館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國人發(fā)現(xiàn)這一計(jì)劃的實(shí)施，并沒有在降低成本上顯現(xiàn)出他們所期望的優(yōu)越性，相反，它給美國政府和各成員館帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，無論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報(bào)。本著對(duì)文獻(xiàn)信息資源共享的堅(jiān)定信念，1966年美國以“全國采購和編目計(jì)劃”（NPAC）全面替代了法明頓計(jì)劃，但隨后的事實(shí)表明，它同樣沒有給美國人帶來預(yù)期的利益，該計(jì)劃于八十年代初由于預(yù)算、資金枯竭而宣告結(jié)束。論文格式，情報(bào)。我國圖書館文獻(xiàn)信息資源共享始于1957年，其標(biāo)志是1957年國務(wù)院頒布的《全國圖書協(xié)調(diào)方案》。論文格式，情報(bào)。30年后即1987年，由文化部、國家科委、國家教委、中國科學(xué)院等15個(gè)部委聯(lián)合成立了全國部際圖書情報(bào)工作協(xié)調(diào)委員會(huì)，成功地組織了全國文獻(xiàn)資源調(diào)查與布局的研究工作，但是在文獻(xiàn)信息資源共享方面，始終未取得令人滿意的進(jìn)展。上述事例表明，在圖書館或圖書情報(bào)界自身資源共享問題尚未有效解決之前，圖書、情報(bào)、檔案一體化必將面臨很大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，另外一體化所需要的管理平臺(tái)、技術(shù)平臺(tái)和法規(guī)平臺(tái)的搭建也需要付出巨大的社會(huì)成本，盲目實(shí)施一體化極有可能與它所追求的目標(biāo)產(chǎn)生背離。

2.6 一體化難以促進(jìn)圖、情、檔三學(xué)科管理和服務(wù)的協(xié)調(diào)發(fā)展。從根本上講，一體化所追求的目標(biāo)在于最大限度滿足用戶需求、提高資源利用率，它對(duì)三學(xué)科在科學(xué)管理和服務(wù)方面的固有特性以及自身發(fā)展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書為例：很多檔案其內(nèi)容要么涉及到國家或企事業(yè)單位的機(jī)密，要么涉及到個(gè)人隱私或不公開信息，根據(jù)國家檔案法規(guī)定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷毀都有嚴(yán)格的法定程序。相比而言，一般的圖書資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業(yè)務(wù)規(guī)程，并沒有系統(tǒng)的法律規(guī)定或什么特殊要求，即使將來出臺(tái)圖書館專門法，也與檔案法在立法目的、調(diào)整范圍及法律內(nèi)容上有很大不同，對(duì)檔案和圖書實(shí)施“一體化”管理顯然是相當(dāng)困難的。再以知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)為例：大多數(shù)涉及到專利法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是通過檔案的形式予以保護(hù)的；涉及到著作權(quán)法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)通常又與圖書密切相關(guān)；而情報(bào)――特別是商業(yè)情報(bào)，又受到了反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法的保護(hù)，按照該法第三款的規(guī)定，這樣的情報(bào)是指“不為公眾所知悉，能為權(quán)力人帶來經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)力人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息”。顯然，將受反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法保護(hù)的情報(bào)、受專利法保護(hù)的檔案與一般的圖書資料實(shí)行“一體化”管理會(huì)帶來利用和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)上的混亂。

3.結(jié)語

對(duì)一體化管理的否定性看法并不是對(duì)一體化構(gòu)想的全面否定。無論如何，一體化構(gòu)想都是對(duì)圖書、情報(bào)、檔案未來發(fā)展趨勢(shì)的一種具有積極意義的預(yù)測(cè)或探索，只不過這種預(yù)測(cè)需要有更為全面的眼光和更加科學(xué)的方法。正如一個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是可行性分析的有機(jī)組成部分一樣，否定性意見具有防止決策失誤、減少風(fēng)險(xiǎn)、避免資源浪費(fèi)的積極作用。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理

中圖分類號(hào)：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們?cè)谖镔|(zhì)形態(tài)、社會(huì)本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動(dòng)階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對(duì)其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時(shí)期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對(duì)電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計(jì)算機(jī)工作模式可以分為兩種類型：一種是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過電子信號(hào)的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計(jì)有自動(dòng)記錄的功能；另一種是對(duì)于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲(chǔ)載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后再計(jì)算機(jī)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個(gè)整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對(duì)全部檔案形成一個(gè)“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對(duì)檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，由于分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

2.1 統(tǒng)計(jì)工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動(dòng)化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，進(jìn)而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲(chǔ)在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對(duì)不同的利用者提供不同級(jí)別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點(diǎn)的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點(diǎn)必須將保密檔案和公開檔案分級(jí)保存。因特網(wǎng)是一個(gè)完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級(jí)的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點(diǎn)都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點(diǎn)發(fā)送和接收的信息。這些站點(diǎn)通常稱為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李爽．信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策[J].蘭臺(tái)縱橫，2011，（5）：45-46.

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關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理；文檔；一體化；建設(shè)；質(zhì)量管理

引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯(lián)系。應(yīng)時(shí)展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設(shè)，不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性，同時(shí)也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實(shí)意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā)，和互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng)，這樣將實(shí)現(xiàn)對(duì)公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體轉(zhuǎn)向文件形成過程；從注重分散的個(gè)別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動(dòng)、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價(jià)值或研究價(jià)值進(jìn)行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計(jì)劃和活動(dòng)，挑選出反映其主要工作活動(dòng)的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量，這對(duì)信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時(shí)的問題

首先，缺乏原稿文件，編號(hào)不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時(shí)卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領(lǐng)導(dǎo)的重要批示無從顯現(xiàn)；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復(fù)印存檔的情況下進(jìn)行存檔，這就導(dǎo)致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實(shí)施檔案管理的過程中，多數(shù)實(shí)施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門、抄送單位、發(fā)放時(shí)間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進(jìn)行案卷標(biāo)題確定的難度。

最后，應(yīng)用了錯(cuò)誤文種，辦理程序缺乏規(guī)范性。在應(yīng)用文種時(shí)經(jīng)常發(fā)生“意見”和“決定”不區(qū)分情況，同時(shí)“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴(yán)重，這就降低了文種應(yīng)用的規(guī)范性，給公文受理單位的辦公帶來了阻礙，降低了工作的實(shí)際作用。另外，在公文辦理中，也將長出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象，很多單位都存在越級(jí)行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象，這位后續(xù)的檔案管理帶來了負(fù)面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對(duì)策

首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。①實(shí)施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒有精力對(duì)綜合檔案室進(jìn)行定點(diǎn)檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內(nèi)會(huì)遺留大量沒有利用價(jià)值的文件；所以，可以運(yùn)用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質(zhì)量對(duì)之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響，進(jìn)而也會(huì)對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量，要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側(cè)裝訂的排版形式；認(rèn)真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況，是否與審批權(quán)限相符，公文標(biāo)題、主送單位及抄送單位的準(zhǔn)確性，落款、日期等；在書寫公文時(shí)要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長期保存的效果。另外，要科學(xué)選擇文種，做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢(shì)，但是電子文件收到文件形式、儲(chǔ)存條件等影響，一定要做好文件儲(chǔ)存介質(zhì)的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識(shí)，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質(zhì)量管理意識(shí)，通過推行個(gè)人責(zé)任制的方式，提高全過程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè)，所以要調(diào)整基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，建立健全規(guī)章制度。因此要建立專業(yè)部門同意處理文書、檔案管理問題，對(duì)文書及檔案整理、收集工作的銜接進(jìn)行監(jiān)督，為文檔管理部門提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓(xùn)工作，為其提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高員工的綜合專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善文檔提提化管理隊(duì)伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度，嚴(yán)格落實(shí)公文新聞規(guī)定，嚴(yán)格審核公文減法制度，確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強(qiáng)文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作，積極的選購性能、品質(zhì)過關(guān)的設(shè)備與工具，通過培訓(xùn)提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時(shí)不可或缺的環(huán)節(jié)，同時(shí)文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時(shí)為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應(yīng)交由文秘人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，并基于立卷原則和方法實(shí)施文書立卷，讓文件立卷常態(tài)化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然選擇。因此，企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設(shè)工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張思盈.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（05）

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關(guān)鍵詞： 高等院校 圖書 情報(bào) 檔案 一體化管理模式

近幾年，高等院校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理初露端倪，探討這種管理模式的文章也經(jīng)常見諸雜志，但真正實(shí)行這種管理模式的院校還不多。下面筆者就這種管理模式提出自己的想法，與同仁共同探討。

一、圖書、情報(bào)、檔案一體化的意義

1.現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高度信息化、網(wǎng)絡(luò)化、資源共享的社會(huì)，各高等院校在管理上尤其是在信息管理、資源共享方面要走在社會(huì)其他行業(yè)的前面，圖書、情報(bào)、檔案三者之間既有著內(nèi)在的聯(lián)系，又存在著互補(bǔ)關(guān)系，在科學(xué)研究、理論創(chuàng)新方面有著共同的參考、咨詢、管理作用，如果能夠在一個(gè)部門或者一個(gè)平臺(tái)上共享三者資源，就會(huì)為學(xué)者、研究人員、教師、學(xué)生提供極大的便利，院?？蒲泄芾聿块T、各院系、各研究部門也可以利用此平臺(tái)對(duì)科研項(xiàng)目、研究課題、進(jìn)行更好更有效的管理。

2.實(shí)現(xiàn)圖書管理、情報(bào)管理、檔案管理的技術(shù)手段現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段就是指以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，形成信息采集、信息管理、信息傳輸、信息讀取的自動(dòng)化，提高圖書管理、情報(bào)管理、檔案管理的管理水平，由人工管理變?yōu)樽詣?dòng)化、信息化管理，將可以公開的局部信息變?yōu)楣残畔①Y源，滿足不同用戶的特殊需求，使信息資源可以得到充分傳播和共享，而且可以實(shí)現(xiàn)24小時(shí)的不間斷服務(wù)，滿足不同受眾的各種要求。

二、圖書、情報(bào)、檔案一體化的可行性

1.各高等院校都具有圖書、情報(bào)、檔案的資源，只是被分散在各個(gè)部門管理：圖書由圖書館管理，情報(bào)由院校情報(bào)所或雜志編輯部管理，檔案則由各部門、各院系管理，只要能夠把這些散在的資源有效的組合起來建成一個(gè)集成信息網(wǎng)，建立信息資源庫和客戶端，就可以做到技術(shù)上的一體化管理。

2.高等院校的圖書館已經(jīng)具備了較為完善的人才體系和管理體系，但情報(bào)和檔案管理卻被分散在各個(gè)部門，管理人員專業(yè)水平良莠不一，參差不齊，部門檔案管理人員大部分是兼職，各院校完全可以圖書館人才體系為基礎(chǔ)，再遴選一些有情報(bào)管理能力和檔案管理能力的人員，將管理體制做適當(dāng)調(diào)整，即可組成完備的高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理體系，并可建立一支精明強(qiáng)干的有管理能力、有專業(yè)技術(shù)能力的管理人才隊(duì)伍。

3.高等院校的圖書館已基本具備計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)條件，要實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案一體化，在圖書館基礎(chǔ)信息管理技術(shù)手段上只要增加兩個(gè)子系統(tǒng)，改善信息平臺(tái)即可。

4.高等院校的圖書、情報(bào)、檔案是相關(guān)的信息，均為知識(shí)的載體，具有同源性，他們的受眾大體相同，主要針對(duì)的是學(xué)者、教師、學(xué)生，他們的目的就是查閱文獻(xiàn)，資料，檢索最新科技信息。這些工作如果能在一個(gè)平臺(tái)上得以實(shí)現(xiàn)，就會(huì)省去很多不必要的繁雜手續(xù)。每個(gè)圖書館的圖書、情報(bào)都有局限性，如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)互通，就可以打破區(qū)域限制、部門制約，使受眾享受到豐富的資源，節(jié)省寶貴的時(shí)間，提高情報(bào)利用率。

三、圖書、情報(bào)、檔案管理一體化的必要性

1.圖書、情報(bào)、檔案管理一體化是信息時(shí)代的必然要求，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的大容量、數(shù)字化、資源共享、多學(xué)科滲透、傳輸?shù)目焖?、尖端科技的推廣，越來越被廣大學(xué)者、教師、學(xué)生所重視，他們要求在一個(gè)平臺(tái)上能夠快速找到他們所需要的各方面材料而絕不僅僅是一兩個(gè)局部的材料。他們要對(duì)某一個(gè)研究課題進(jìn)行篩選、對(duì)比、分析、而后確定研究方向；他們要對(duì)歷史資料做對(duì)比、分析，而后得出自己的結(jié)論；他們要對(duì)自己所學(xué)課程進(jìn)行整理、分析而加深記憶，因此，僅憑一本教科書、幾本參考資料已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了他們的要求。他們要和國際對(duì)接，就要涉獵多方面的知識(shí)豐富自己的頭腦，這是時(shí)代的要求，也是創(chuàng)新的要求，是學(xué)生走向社會(huì)的要求。

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關(guān)鍵詞：檔案,圖書,情報(bào),一體化建設(shè),一體化管理

圖書、情報(bào)、檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的成功的例子有美國。早在1984年，美國總統(tǒng)負(fù)責(zé)的委員會(huì)得到一份關(guān)于信息差距的調(diào)查報(bào)告，并針對(duì)政府信息管理中出現(xiàn)的問題，該委員會(huì)提出在每個(gè)機(jī)構(gòu)中設(shè)立一名主管信息的高級(jí)官員，全面負(fù)責(zé)本部門的信息資源的管理、開發(fā)和利用，直接參與最高層的決策管理。美國國會(huì)在1996年2 月通過了，《信息技術(shù)管理改革條例》，該條例要示政府進(jìn)行信息工作改革，并在各政府機(jī)構(gòu)設(shè)立信息主管職位，信息主管的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)本部門信息資源的管理、開發(fā)、評(píng)價(jià)、指導(dǎo)、設(shè)計(jì)、利用等工作。為了配合信息主管的工作，每個(gè)部門還成立了專門的辦事機(jī)構(gòu)。自此以后，政府各部門紛紛設(shè)立信息主管。(9)我國可借鑒美國成功的經(jīng)驗(yàn)，檔案館、圖書館、情報(bào)機(jī)構(gòu)的信息資源都屬于國家財(cái)產(chǎn)，從政府信息資源管理出發(fā)，借政府上網(wǎng)工程的鍥機(jī)，設(shè)立信息主管，以政府信息資源建設(shè)為主線，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。促進(jìn)圖書館、檔案館、情報(bào)機(jī)構(gòu)和政府網(wǎng)站的共享共建。

2．3建立政府信息資源導(dǎo)航系統(tǒng)

將網(wǎng)上的政府網(wǎng)站的信息、圖書館、檔案館、情報(bào)網(wǎng)站的信息資源進(jìn)行整合，建立政府信息資源導(dǎo)航系統(tǒng)(GILS)。在政府網(wǎng)站中有許多不受著作權(quán)保護(hù)的信息資源，如政策法規(guī)信息、專利信息等。在檔案資源中有許多過了保密期可以進(jìn)入公有領(lǐng)域的信息。充分整合這些免費(fèi)的信息資源，以發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而GILS則可實(shí)現(xiàn)這些功能。GILS利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和國際標(biāo)準(zhǔn)來搜集與標(biāo)引信息，以便用戶能以各種途徑檢索到網(wǎng)上公共信息。它有點(diǎn)類似于圖書館的卡片目錄，可識(shí)別整個(gè)政府機(jī)構(gòu)的信息資源。科技論文?？萍颊撐?。描述這些信息資源中的可用信息，以及提供獲取這些信息的幫助。(10)鑒于目前中文信息網(wǎng)站的現(xiàn)狀，有必要建立政府網(wǎng)站、圖書館網(wǎng)站、檔案館、情報(bào)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站的導(dǎo)航系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一檢索，一站式檢索。

總之，從我國目前的現(xiàn)狀和長期形成的歷史看，圖書、情報(bào)、檔案一體化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程?？萍颊撐?。即要從思想觀念上改變傳統(tǒng)、封閉的理念，又要從理論研究上進(jìn)一步探索，而更重要的是在實(shí)踐上改變傳統(tǒng)的管理體制的弊端。切實(shí)落實(shí)圖書、情報(bào)、檔案的一體化工作。需要政府、圖書館、情報(bào)機(jī)構(gòu)、檔案的共同努力和密切合作才能夠?qū)崿F(xiàn)。

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[關(guān)鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有較強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性和實(shí)踐性。檔案管理是文秘工作的重要內(nèi)容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時(shí)也是行政管理工作當(dāng)中的主要組成部分。與此同時(shí)，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)將來和現(xiàn)在都十分重要。

1.文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨(dú)立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對(duì)公文的嚴(yán)格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會(huì)影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個(gè)相關(guān)部門對(duì)檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行。這樣就方便了管理，減少了許多重復(fù)工作，節(jié)約了時(shí)間、財(cái)力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

公文是非常規(guī)范的一種文體，我國也出臺(tái)了相應(yīng)的法律規(guī)范對(duì)其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請(qǐng)示”和“報(bào)告”這兩種不同文種。在許多時(shí)候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過程中，沒有在正文中對(duì)附件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，出現(xiàn)多個(gè)附件時(shí)沒有對(duì)附件進(jìn)行編號(hào)。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規(guī)范

版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的一個(gè)重要標(biāo)識(shí)。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門和時(shí)間等，文件主題詞選用不準(zhǔn)確，把公文標(biāo)題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無復(fù)核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書檔案管理工作。

2.3 歸檔資料不完整、編號(hào)不規(guī)范

在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進(jìn)行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進(jìn)行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因?yàn)闆]有及時(shí)登記出現(xiàn)漏編、錯(cuò)編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號(hào)不規(guī)范。

2.4 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質(zhì)量差和耐折度低，保存時(shí)間不長便開始發(fā)黃。紙型大小不規(guī)范，即使是同一型號(hào)的紙，有時(shí)大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴(yán)肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時(shí)間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時(shí)方便，將自己唯一的資料交給上級(jí)，導(dǎo)致部門內(nèi)部資料減少。

2.6 移交資料不及時(shí)

因?yàn)槿粘５墓募捌渌ぷ魅蝿?wù)比較繁忙，導(dǎo)致移交資料不及時(shí)，給檔案管理工作造成了不利影響。

3.實(shí)現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強(qiáng)化文檔相關(guān)人員的管理意識(shí)

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個(gè)部門相關(guān)工作人員的管理意識(shí)。在完成本部門工作任務(wù)后多了解另一個(gè)部門的工作，提高自身工作意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

3.2 強(qiáng)化全過程管理工作

1）樹立質(zhì)量管理意識(shí)。

2）要嚴(yán)格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。

3）要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu) ，建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。

4）要建立細(xì)化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。

5）要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。要與單位的現(xiàn)代化發(fā)展同步，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具適應(yīng)檔案法律法規(guī)的要求，并強(qiáng)化其操作的熟練性和規(guī)范化。

3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能形成。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，“文檔一體化”的綜合管理網(wǎng)絡(luò)就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，并且以一定的手段促使各級(jí)文書檔案部門實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，這是我們今后一段時(shí)期工作中應(yīng)特別加強(qiáng)的一項(xiàng)工作。不僅如此，“文檔一體化”建設(shè)不應(yīng)只限制在傳統(tǒng)的文書檔案部門，還應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)。

3.4 強(qiáng)化文秘部門文書立卷工作

文書立卷是文書處理工作的一個(gè)重要組成部分，是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施，也是文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理的終點(diǎn)與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度，《辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后， 由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T及時(shí)整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是二者真正意義上的銜接點(diǎn)。各職能部門辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員或?qū)Ｂ毴藛T集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日?；Ｎ臅⒕淼年P(guān)鍵是要有計(jì)劃地做好平時(shí)積累，并進(jìn)行分門別類的管理，這樣既方便平時(shí)查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.5 加強(qiáng)公文的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化。這會(huì)使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標(biāo)準(zhǔn)不一樣的麻煩。

4.結(jié)束語

綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個(gè)有效手段；在實(shí)踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準(zhǔn)備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進(jìn)行的；有效地將文書、檔案實(shí)施一體化管理是推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑。

參考文獻(xiàn)

[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

篇8

一、提升檔案服務(wù)意識(shí)的重要性

（一）是社會(huì)公眾對(duì)檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀(jì)錄歷史的資料，在當(dāng)前社會(huì)不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下越來越受到人們的重視，人們對(duì)檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對(duì)此，檔案部門應(yīng)積極突破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務(wù)的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會(huì)發(fā)展的最佳結(jié)合點(diǎn)。

（二）是檔案工作自身發(fā)展的需要。檔案工作本身是為社會(huì)提供檔案保管與服務(wù)的工作，其基本屬性就是服務(wù)性，而服務(wù)性本身也是檔案工作能夠生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要讓檔案工作充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值，檔案部門就必須要將服務(wù)放在當(dāng)前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會(huì)中心工作服務(wù)，在檔案工作的全過程都貫穿服務(wù)，為此必須要切實(shí)做好檔案需求服務(wù)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行改善，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)形式，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，并對(duì)管理理念、管理模式、管理手段以及方法進(jìn)行充分創(chuàng)新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發(fā)揮。

二、提升檔案服務(wù)意識(shí)，改善檔案管理質(zhì)量

（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務(wù)”的理念。當(dāng)前，現(xiàn)代檔案管理工作受到市場(chǎng)的嚴(yán)峻考驗(yàn)，為此，必須要從市場(chǎng)的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案服務(wù)的目標(biāo)與內(nèi)容進(jìn)行明確，從利用者的實(shí)際需求出發(fā)，制定出具有針對(duì)性的計(jì)劃，更好地為廣大的群體服務(wù)。伴隨著各種先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計(jì)算機(jī)來對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準(zhǔn)備，盡可能地為利用者提供一個(gè)舒適、高科技的環(huán)境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時(shí)，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務(wù)理念，從市場(chǎng)角度、高科技角度出發(fā)，為利用者提供更高水平的服務(wù)。

（二）不斷拓寬服務(wù)方式，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會(huì)大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實(shí)際意義就是能夠?yàn)槠渌鱾€(gè)領(lǐng)域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當(dāng)深刻的時(shí)代性，能夠?qū)Ξ?dāng)時(shí)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)水平進(jìn)行充分的體現(xiàn)，通過對(duì)各個(gè)時(shí)期相同類別檔案的比較，能夠從其中發(fā)現(xiàn)各種規(guī)律，進(jìn)而為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的不斷進(jìn)步提供重要借鑒。例如生產(chǎn)、科研這方面的檔案，可能對(duì)當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有促進(jìn)的作用，也具有十分強(qiáng)的操作性，但是檔案的經(jīng)濟(jì)效益與此有所不同，檔案所獨(dú)具的參考作用使得更多領(lǐng)域能夠從中獲益，從而為其發(fā)展起到巨大的推動(dòng)作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對(duì)服務(wù)的方式進(jìn)行不斷改進(jìn)，通過多元化、精深的服務(wù)改善檔案部門的服務(wù)水平，為廣大利用者提供良好的服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)，為利用者主動(dòng)提供服務(wù)創(chuàng)造條件。對(duì)于檔案部門來講，最大的優(yōu)勢(shì)就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護(hù)者，同時(shí)還必須要成為檔案信息資源的開發(fā)者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務(wù)，這也是檔案工作人員做好檔案服務(wù)的重要前提。檔案信息資源開發(fā)的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據(jù)利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻(xiàn)服務(wù)，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對(duì)快速發(fā)展的信息技術(shù)，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、信息意識(shí)以及市場(chǎng)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案本身不僅可以用來對(duì)過去的問題進(jìn)行分析，同時(shí)還能夠?yàn)楝F(xiàn)實(shí)工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經(jīng)濟(jì)方面存在潛在的價(jià)值，能夠?qū)n案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的生產(chǎn)力，對(duì)此，就需要檔案工作人員合理開發(fā)信息資源，以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。同時(shí)還應(yīng)該充分利用自身館藏優(yōu)勢(shì)，定期舉辦專題展覽以達(dá)到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來。

與此同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)在提升服務(wù)水平、層次上做足準(zhǔn)備，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)去創(chuàng)新、研究相關(guān)檔案的收集范圍、整合方式、利用模式等等，尤其是要主動(dòng)利用所掌握的檔案信息資源來為領(lǐng)導(dǎo)、部門決策提供準(zhǔn)確度高的檔案資料、文件匯編作為參考，進(jìn)一步提高服務(wù)的價(jià)值。

篇9

一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)綜合檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

人們對(duì)事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)勢(shì)必會(huì)成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對(duì)綜合檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財(cái)，是盲目追新的項(xiàng)目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會(huì)出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識(shí)到自己在綜合檔案管理中的社會(huì)職責(zé)，尚未意識(shí)到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對(duì)綜合檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏主動(dòng)管理意識(shí)，再加之缺乏具體經(jīng)驗(yàn)，從而導(dǎo)致多種管理行為問題的出現(xiàn)。

（二）檔案管理制度不完善

目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對(duì)自身的檔案管理職能認(rèn)識(shí)不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識(shí)與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。

（三）電子檔案不完善

現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會(huì)出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索，沒有按照要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，兩者之間無法做到一一對(duì)應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)影響到對(duì)醫(yī)院檔案的利用。

二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略

（一）提高檔案管理意識(shí)

提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會(huì)接軌。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)通過會(huì)議、宣傳、活動(dòng)等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動(dòng)性與積極性。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計(jì)劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項(xiàng)檔案管理工作的開展有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊(cè)的編制，針對(duì)性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實(shí)性的基礎(chǔ)上，方便對(duì)檔案的查閱、使用。

其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實(shí)事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實(shí)際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅(jiān)持利益平衡原則，對(duì)不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點(diǎn)，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會(huì)各界意見，增強(qiáng)信息立法的公開性與透明度。

（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度

對(duì)于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺(tái)是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級(jí)檔案部門必須積極參與到管理平臺(tái)建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強(qiáng)與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺(tái)功能的合理性與效率。

在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，強(qiáng)化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國家相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)禁越權(quán)操作，進(jìn)一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，及時(shí)查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計(jì)算機(jī)庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護(hù)套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場(chǎng)等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務(wù)，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價(jià)值。在日常檔案管理工作中，必須嚴(yán)抓這一工作并形成長效運(yùn)行機(jī)制。

篇10

民政工作的工作效果與我國民眾的生活有著緊密的聯(lián)系，也在一定程度上關(guān)系著百姓的切身利益，甚至對(duì)我國社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)構(gòu)成一定的影響。最近幾點(diǎn)，我國各級(jí)政府部門對(duì)于改善民生工作一直非常重視，想通過一系列的辦法推進(jìn)我國民生工程的建設(shè)，盡可能的為廣大的人民群眾獲取更大的利益。在我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的大環(huán)境下，我國各級(jí)民政部門也開展了很多的公共服務(wù)項(xiàng)目，這就使得我國民政部門的各項(xiàng)檔案資料也日益增加，這些檔案真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄著我國民政部分開展活動(dòng)的情況，同時(shí)也是我國各級(jí)民政部門開展下一階段工作的重要參考與依據(jù)，也是我國民政工作的重點(diǎn)。

1我國民政檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國的民政檔案管理主要是以部門為單位進(jìn)行的，通常情況下都是由民政部門的不同科室的工作人員將民政檔案進(jìn)行分類、收集、保管與整理，從而可以為我國社會(huì)工作開展提供可靠的檔案資料，以便于更好的服務(wù)人民。為進(jìn)一步改變我國民政檔案保管現(xiàn)狀，切實(shí)提升我國民政檔案管理能力，我國各級(jí)民政管理部門依據(jù)不同的類別對(duì)檔案進(jìn)行劃分，主要分為以下幾部分，（1）照片；（2）文書；（3）聲音檔案、圖像檔案；（4）財(cái)務(wù)檔案等；同時(shí)可以按照不同的類別進(jìn)行劃分，例如， 可以根據(jù)地名、管理以及收養(yǎng)等情況進(jìn)行劃分。就現(xiàn)階段我國行政檔案工作來講，實(shí)行的是統(tǒng)一的管理，根據(jù)統(tǒng)一的管理制度對(duì)行政檔案進(jìn)行管理，這樣可以為今后其他各部門的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，將民政檔案進(jìn)行分開存放以及專職存放是各級(jí)民政部分對(duì)民政檔案進(jìn)行管理的主要手段。

2現(xiàn)階段我國民政檔案管理過程中存在的問題

2.1 我國民政部門的民政檔案管理制度還需要進(jìn)一步加強(qiáng)

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展步入經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的時(shí)期，作為我國民生的主管部門，民政部門積極開展了諸多的公共事業(yè)服務(wù)項(xiàng)目，這樣就造成了民政檔案資料也逐漸的增加，所以在建立起科學(xué)合理的民政檔案管理制度的同時(shí)，也需要將相關(guān)的民政檔案進(jìn)行專業(yè)的分類。現(xiàn)階段的各級(jí)民政部門只是按照傳統(tǒng)的要求將民政檔案進(jìn)行機(jī)械化的分類歸檔，而并對(duì)于今后相當(dāng)長一段時(shí)間內(nèi)可能出現(xiàn)的資料查閱工作缺乏必要的管理制度。并且對(duì)于一些具有較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理制度來講，更是缺乏必要的規(guī)章，這就造成了民政部門不能對(duì)民政檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。

2.2 我國民政檔案管理人員缺乏必要的管理意識(shí)

最近幾年，我國已經(jīng)出臺(tái)了一系列的民政檔案管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際操作的過程中，大多數(shù)的規(guī)章制度都僅僅是一種形式，并沒有發(fā)揮出其真正的作用。并且大多數(shù)的民政檔案管理人員并沒有經(jīng)過系通過的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際的工作中，往往會(huì)出現(xiàn)清檔案重業(yè)務(wù)的情況出現(xiàn)，在工作中他們大多只是將檔案進(jìn)行簡單的收集裝訂，并沒有對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的分類管理。并且我國的大多基層民政部門，并沒有設(shè)立專業(yè)的民政檔案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。這種情況的出現(xiàn)也會(huì)直接的影響到檔案管理的能力。

2.3 我國檔案管理利用率較低

由于民政部門本來就是一個(gè)集婚姻登記、收養(yǎng)、復(fù)退役軍人安置等多種服務(wù)群眾的地方，所以這就決定了它的檔案數(shù)量大和種類繁多的特點(diǎn)。但是有些檔案存在漏缺現(xiàn)象，在全國聯(lián)網(wǎng)查找相關(guān)檔案資料的大趨勢(shì)下，沒有將檔案資料信息化管理，使得全國民政檔案資料的查詢?cè)庥鲆淮罂简?yàn)，無法更好的共享資源，造成資源的浪費(fèi)。

3檔案管理優(yōu)化途徑

由于我國的民政檔案管理管理制度欠缺，各級(jí)檔案主管部門應(yīng)該進(jìn)行徹底的排查，同時(shí)對(duì)現(xiàn)行的民政檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的監(jiān)察力度，恪盡職守。同時(shí)對(duì)于各級(jí)的檔案部門，應(yīng)該主動(dòng)和積極配合相關(guān)民政部門的監(jiān)督工作，認(rèn)真履行和落實(shí)有關(guān)法律準(zhǔn)則，建立相對(duì)應(yīng)的檔案管理崗位責(zé)任制度，將檔案工作做到有條不紊。有關(guān)民政管理部門應(yīng)該對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行更深入的貫徹，使得檔案工作能夠更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，將檔案事業(yè)和其他民政工作同步發(fā)展。

由于我國民政檔案管理人員的管理意識(shí)欠缺，所以需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)情況，我國各級(jí)檔案主管部門也需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，切實(shí)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代化檔案信息管理的應(yīng)用能力。打造出可是適應(yīng)時(shí)展的高素質(zhì)管理隊(duì)伍。可以不定時(shí)組織召開檔案管理經(jīng)驗(yàn)座談進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，提出在檔案管理過程中所遇到的困難，有效的提升工作效率。對(duì)于在民政檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，需要及時(shí)的像當(dāng)?shù)氐拿裾块T進(jìn)行反饋，同時(shí)申請(qǐng)足夠的設(shè)備以及辦公必要的費(fèi)用，根據(jù)要求對(duì)民政檔案管理設(shè)備等進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，確保今后可以對(duì)民政檔案進(jìn)行查詢、管理。