檔案的法律定義是“過(guò)去、現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家與社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的記錄”，而學(xué)校是集中保存大量檔案與文獻(xiàn)的一個(gè)場(chǎng)所。隨著教育建設(shè)投入的加大，有條件的中高等學(xué)校都興建了較大規(guī)模的圖書館，并在其中保存檔案與文獻(xiàn)。圖書館中文獻(xiàn)資料的借閱與使用十分頻繁，對(duì)于一些珍貴卻很有價(jià)值的文獻(xiàn)，又不能完全封閉保存。這些都促使著學(xué)校檔案與文獻(xiàn)的管理迅速地向著數(shù)字化與信息化方向發(fā)展。

1學(xué)校檔案與文獻(xiàn)管理的特點(diǎn)

1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大

學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動(dòng)輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對(duì)教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻(xiàn)的重要程度高

規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補(bǔ)辦時(shí)，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項(xiàng)目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化步伐也越來(lái)越快，如何更好地適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展新形勢(shì)的要求是廣大檔案工作者必須認(rèn)真對(duì)待的課題，本文對(duì)此加以研究與思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題研究與思考

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，滿足不了為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，適應(yīng)不了時(shí)展的要求。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。電子文獻(xiàn)信息將構(gòu)成檔案信息的主體，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案信息的利用要求量與日俱增，要將信息工作納入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，利用科技手段快速獲取檔案信息，檔案部門要把大量有價(jià)值的檔案信息開發(fā)出來(lái)。實(shí)現(xiàn)檔案的電子文件化管理，是檔案現(xiàn)代化管理的重要環(huán)節(jié)。

檔案工作要順應(yīng)潮流發(fā)展，造就出一批一專多能復(fù)合型人才，堅(jiān)持不斷更新，勇于探索，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能，是適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

首先，要正確認(rèn)識(shí)檔案的地位和價(jià)值。

1.檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。信息化檔案，一方面擔(dān)負(fù)信息資源的建設(shè)重任，另一方面要為網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化，是檔案管理進(jìn)入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動(dòng)化經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)化改造，打通信息與外界進(jìn)出口通道，增加計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與處理的力度。

摘要：本文主要針對(duì)當(dāng)下成人院校檔案室在學(xué)生檔案建設(shè)與管理工作中，存在著忽視原始資料的收集和積累、整理不規(guī)范，無(wú)專人管理檔案等問(wèn)題，闡明了成人院校在學(xué)生檔案工作中歷史資料存留、文獻(xiàn)資料參考的作用，以及在學(xué)生檔案的收集、整理和開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：成人院校檔案室；在學(xué)生檔案；管理

《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章總則第二條將檔案表述為：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就成人院校檔案室檔案而言，可分為：文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、在學(xué)生檔案等。它是成人院校檔案室工作活動(dòng)的歷史記錄，特別是在學(xué)生檔案，如：讀者檔案、藏書檔案、參考咨詢檔案、地方文獻(xiàn)檔案、在學(xué)生輔導(dǎo)檔案等，真實(shí)地記錄了在學(xué)生的活動(dòng)過(guò)程和成果，對(duì)今后與工作具有重要的指導(dǎo)和查考作用。伴隨成人高等教育的不斷發(fā)展，進(jìn)一步貫徹落實(shí)“辦好繼續(xù)教育事業(yè)”，成人院校檔案室在各項(xiàng)日常教育教學(xué)活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生一系列具有參考、利用價(jià)值的文獻(xiàn)資料，通過(guò)收集、整理、保存，最終形成了辦公文件處理中所說(shuō)的檔案。成人院校檔案室工作系統(tǒng)化完整化，是檔案工作規(guī)范化的重要組成部分，同時(shí)必將促進(jìn)成人院校檔案室各項(xiàng)在學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。

1在學(xué)生檔案在成人院校檔案室工作中的作用

成人院校檔案室在學(xué)生檔案的作用主要有兩個(gè)方面：1.1歷史資料存留。檔案是具有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)文件的集合體，是國(guó)家和成人院校在學(xué)生檔案建設(shè)的歷史記憶，是傳承成人高等教育的重要裁體，是成人院校檔案室在學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷全面的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的反映。成人院校在學(xué)生檔案是在學(xué)生成人院校全部活動(dòng)中的文獻(xiàn)文件記載，它為成人院校檔案室存史編志提供了原始依據(jù)。1.2文獻(xiàn)資料參考。檔案是第一手的原始資料，記錄了歷史活動(dòng)的真實(shí)實(shí)踐經(jīng)過(guò)，記錄了社會(huì)各個(gè)方面各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中思想政治的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)踐活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)研究以及藝術(shù)文化創(chuàng)新成果。所以，成人院校檔案室在學(xué)生檔案是成人院校檔案工作實(shí)踐中，成人院校檔案室制定貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)、政策計(jì)劃擬定、文獻(xiàn)文件啟始、教訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及進(jìn)行成人院校檔案室在學(xué)生檔案工作的依據(jù)，是表明成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理工作具有文獻(xiàn)資料參考利用價(jià)值，是在學(xué)生檔案存儲(chǔ)活動(dòng)工作原始數(shù)據(jù)記錄載體。

2加強(qiáng)成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理

本文作者：孫秀麗工作單位：開封文化藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

從1997年歐陽(yáng)鋒在《檔案行政處罰工作要點(diǎn)概述》（《貴州檔案》）一文中，首次提出“檔案行政管理對(duì)象”概念后，到2012年6月的近16年間，只有半數(shù)年份有相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)表。年均只有1篇，與同期包含“檔案行政管理”文獻(xiàn)年均1016篇的數(shù)量相比，幾乎可以忽略不計(jì)。具體情況是：1997年1篇，1999年1篇，2001年2篇，2002年2篇，2003年2篇，2005年1篇，2011年4篇，2012年3篇。雖然，文獻(xiàn)的發(fā)表時(shí)斷時(shí)續(xù)，但總體呈現(xiàn)出緩慢上升的趨勢(shì)。從期刊分布看，16篇文獻(xiàn)分布在9種期刊上，其中，檔案學(xué)期刊8種，大學(xué)學(xué)報(bào)1種。《檔案管理》以8篇占全部文獻(xiàn)50%的數(shù)量成為相關(guān)研究的核心與中堅(jiān)，《北京檔案》、《檔案與建設(shè)》等各1篇。

從文獻(xiàn)作者情況看，16篇文獻(xiàn)出自13位作者（單位）。其中3篇1人（吳雁平），2篇2人（劉東斌、黃志勇），1篇9人（胡春林、沈國(guó)建、徐瑩、曉章、宋慧蓉、歐陽(yáng)鋒、黃志文、、諶漢業(yè)），1個(gè)單位（《檔案管理》評(píng)論員）。吳雁平、劉東斌、黃志勇3位同志以7篇文獻(xiàn)，占文獻(xiàn)總數(shù)近一半（43.75%）的比例成為這一研究的核心作者。從文獻(xiàn)的作者單位分布看，16篇文獻(xiàn)中的14篇署明來(lái)自9個(gè)單位。在9個(gè)單位中，檔案行政管理部門6個(gè)（河南省檔案局、河南省開封市檔案局、福建省大田縣檔案局、河南省濮陽(yáng)市檔案局、湖南省溆浦縣檔案局、江蘇省東臺(tái)市檔案局），發(fā)表文獻(xiàn)11篇；高等院校3個(gè)（上海空軍政治學(xué)院、中山大學(xué)、開封大學(xué)），發(fā)表文獻(xiàn)3篇。其中，河南省開封市檔案局3篇，河南省檔案局2篇，河南省濮陽(yáng)市檔案局2篇，福建省大田縣檔案局2篇成為這一研究的核心單位。

從題目中使用的主要關(guān)鍵詞分析。從16篇文獻(xiàn)的題目中提取的主要關(guān)鍵詞來(lái)看，涉及“檔案行政管理”的9篇，占全部文獻(xiàn)的56.25%；涉及“檔案行政處罰”的3篇，占全部文獻(xiàn)的18.75%；涉及“檔案行政獎(jiǎng)勵(lì)”、“檔案法律法規(guī)建設(shè)”、“檔案管理體制”、“檔案執(zhí)法”各1篇，各占全部文獻(xiàn)的6.25%。在9篇題目中，“檔案行政管理”的文獻(xiàn)分別涉及檔案行政管理職能、范圍、對(duì)象、WTO的影響及有關(guān)思考。而以“檔案行政管理對(duì)象”為題目主要關(guān)鍵詞的文獻(xiàn)只有1篇，僅占全部文獻(xiàn)的6.25%。從文獻(xiàn)使用的中文關(guān)鍵詞分析。16篇文獻(xiàn)共使用21個(gè)中文關(guān)鍵詞，使用頻率在2篇以上的，只有檔案行政管理(3篇)和檔案(2篇)兩個(gè)，集中度并不高。在19個(gè)使用頻率只有1次的中文關(guān)鍵詞中，與檔案行政管理直接相關(guān)的有8個(gè)（管理對(duì)象、檔案事務(wù)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政管理、管理邊界、管理范圍、目標(biāo)、特征）；與檔案管理體制相關(guān)的有4個(gè)（體制、體制改革、局館合一、檔案管理體制）；與檔案法制建設(shè)相關(guān)的有4個(gè)（行政執(zhí)法、信息立法、檔案法律法規(guī)、檔案立法），其他的3個(gè)（檔案局、檔案館、社會(huì)轉(zhuǎn)型）。

從上述分析看，“檔案行政管理對(duì)象”研究文獻(xiàn)僅涉及2個(gè)學(xué)科，學(xué)科集中度高；文獻(xiàn)均屬社科類，偏重于實(shí)踐性，理論性稍顯薄弱；文獻(xiàn)數(shù)量少，研究時(shí)斷時(shí)續(xù)；檔案學(xué)期刊是研究的主要陣地；已有幾位高產(chǎn)作者成為研究的核心，其所在單位也成為該研究的核心研究單位?！稒n案管理》與河南省對(duì)這問(wèn)題關(guān)注度最高，是發(fā)表相關(guān)文獻(xiàn)最多的雜志與省份。從文獻(xiàn)題目的主題詞與文獻(xiàn)的中文關(guān)鍵詞來(lái)看，文獻(xiàn)主要關(guān)注點(diǎn)在與“檔案行政管理”相關(guān)的多個(gè)問(wèn)題上，對(duì)“檔案行政管理對(duì)象”的研究還非常少。因此，在積極推進(jìn)“依法行政”的大環(huán)境下，開展有關(guān)“檔案行政管理對(duì)象”問(wèn)題的研究，不僅是檔案行政管理部門“依法行政”實(shí)踐的需要，也是檔案學(xué)理論發(fā)展的需要。

摘要:通過(guò)對(duì)中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫(kù)2000年～2009年有關(guān)檔案知識(shí)管理研究文獻(xiàn)的作者、來(lái)源期刊、研究機(jī)構(gòu)、主題及被引情況等進(jìn)行定量分析,可以看出檔案知識(shí)管理是近些年來(lái)國(guó)內(nèi)檔案學(xué)界關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題之一,中國(guó)檔案知識(shí)管理研究文獻(xiàn)的數(shù)量逐年上升,國(guó)內(nèi)開展檔案知識(shí)管理研究的機(jī)構(gòu)主要集中在高等學(xué)校,大多數(shù)學(xué)者的研究重點(diǎn)是宏觀層面的理論研究。

關(guān)鍵詞:檔案知識(shí)管理;文獻(xiàn)計(jì)量;引用統(tǒng)計(jì);著者分析;學(xué)科主題;期刊分布

為了全面了解中國(guó)檔案知識(shí)管理研究狀況,本文基于中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫(kù)進(jìn)行了檢索。由于檔案知識(shí)管理研究涉及知識(shí)經(jīng)濟(jì)、檔案管理范式、數(shù)字檔案館、知識(shí)挖掘等相關(guān)方面的內(nèi)容,如果只以題名中出現(xiàn)“檔案知識(shí)管理”的文章作為檢索對(duì)象,將遺漏部分相關(guān)文章,為了提高查全率和查準(zhǔn)率,作者選取主題和題名兩個(gè)字段進(jìn)行檢索,制定檢索式“SU=知識(shí)管理andTI=檔案”,共檢索出2000年至2009年出版的文獻(xiàn)257篇。本文即以這一檢索結(jié)果作為研究對(duì)象,從多個(gè)角度對(duì)十年來(lái)中國(guó)檔案知識(shí)管理研究狀況進(jìn)行全面整理與分析論文。

1文獻(xiàn)量統(tǒng)計(jì)與分析

在檢索到的257篇文獻(xiàn)中,223篇為中國(guó)學(xué)術(shù)期刊論文,21篇為中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文,6篇為中國(guó)重要會(huì)議論文,6篇為中國(guó)重要報(bào)紙文章,1篇為中國(guó)博士學(xué)位論文。把這257篇文獻(xiàn)按照文獻(xiàn)出版年進(jìn)行統(tǒng)計(jì),見圖1。

從圖1可以看出,十年來(lái)的總文獻(xiàn)量、核心期刊發(fā)文量及獲中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文的數(shù)量都在不斷上升,說(shuō)明學(xué)界持續(xù)關(guān)注檔案知識(shí)管理研究,尤其是2002年和2007年,2002年總文獻(xiàn)量較2001年增長(zhǎng)108%,2007年較2006年增長(zhǎng)50%,這兩年的總文獻(xiàn)量都較其前一年有較大幅度增長(zhǎng),學(xué)界對(duì)檔案知識(shí)管理的研究呈現(xiàn)階梯式遞增趨勢(shì)。另外,核心期刊發(fā)文量和獲中國(guó)優(yōu)秀碩士論文的數(shù)量不斷攀升,說(shuō)明學(xué)界檔案知識(shí)管理研究的理論水平不斷提高,對(duì)檔案知識(shí)管理的研究日益深入和系統(tǒng)。圖1中擬合曲線表明:總文獻(xiàn)量在近十年中呈指數(shù)增長(zhǎng)趨勢(shì),增長(zhǎng)速度較快;而核心期刊發(fā)文量和中國(guó)優(yōu)秀碩士論文數(shù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)稍緩,大致呈對(duì)數(shù)函數(shù)增長(zhǎng),不難發(fā)現(xiàn),論文質(zhì)量和研究水平較高的文獻(xiàn)的發(fā)展還存在較大空間。說(shuō)明:本文是在2009年12月底收集的文獻(xiàn),由于數(shù)據(jù)庫(kù)收錄文獻(xiàn)具有一定的滯后性,因此,2009年的文獻(xiàn)數(shù)量是不全的。

民政部檔案資料館(以下簡(jiǎn)稱檔案館)進(jìn)行改革創(chuàng)新，是落實(shí)《民政事業(yè)十一五規(guī)劃》的需要，是民政檔案事業(yè)快速發(fā)展的需要，是檔案館全體員工的要求。為了更好地履行職能、改革創(chuàng)新、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、和諧發(fā)展，特制定今后5年檔案館改革發(fā)展規(guī)劃。

一、指導(dǎo)思想和目標(biāo)任務(wù)

（1）改革發(fā)展的指導(dǎo)思想。堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的戰(zhàn)略要求，認(rèn)真履行有效保護(hù)和利用檔案的職責(zé)，創(chuàng)造性地為民政工作服務(wù)；堅(jiān)持科技興館、人才興業(yè)、機(jī)制優(yōu)化、體制創(chuàng)新的改革思路，堅(jiān)持穩(wěn)步推進(jìn)、固本強(qiáng)基的改革步驟，加快推進(jìn)民政檔案工作由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代型、由保管型向服務(wù)型、由經(jīng)驗(yàn)型向?qū)I(yè)型的歷史性跨越；堅(jiān)持按照電子政務(wù)和數(shù)字檔案發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律辦事，同民政部信息中心緊密合作，整體規(guī)劃、聯(lián)合立項(xiàng)、合理分工，不搞小而全和重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)民政檔案工作又快又好地發(fā)展。

（2）建成民政數(shù)字檔案文獻(xiàn)館。會(huì)同民政部信息中心、民政系統(tǒng)檔案部門，全面加強(qiáng)民政檔案數(shù)字化、法制化、科學(xué)化建設(shè)，以檔案數(shù)字化；文、印、檔、電一體化；民政專業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化；檔案文獻(xiàn)編研服務(wù)；國(guó)家圖書館民政部分館；民政部部史室；現(xiàn)代檔案管理體系；檔案工作者隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)等8項(xiàng)工程為主要內(nèi)容，共同打造民政數(shù)字檔案文獻(xiàn)館。

（3）更好地履行“三定方案”確定的職能。檔案館是民政部直屬全額撥款事業(yè)單位(相當(dāng)于副局級(jí))，由民政部辦公廳代管，受部委托承擔(dān)部分行政職能。通過(guò)改革發(fā)展，更好地履行以下主要職責(zé)：(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，擬定民政專業(yè)檔案管理規(guī)章有關(guān)制度并組織實(shí)施。(二)監(jiān)督、指導(dǎo)部機(jī)關(guān)、部直屬單位和部管社團(tuán)的檔案工作(人事檔案工作除外)。(三)指導(dǎo)民政系統(tǒng)的檔案工作并培訓(xùn)檔案工作人員。(四)統(tǒng)一管理并開發(fā)利用民政部檔案資料，為民政工作服務(wù)，按期向中央檔案館移交檔案資料。(五)負(fù)責(zé)館屬圖書報(bào)刊資料的管理和利用。(六)承擔(dān)部本級(jí)民間組織登記檔案的歸檔、保管和利用工作，指導(dǎo)民間組織檔案工作的開展；（七）承擔(dān)部、廳領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

二、檔案數(shù)字化

摘要：隨著信息技術(shù)與辦公、科研活動(dòng)的深入融合，檔案信息化的地位與作用日益凸顯。針對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化過(guò)程中面臨的重視程度不夠、歸檔不及時(shí)、缺乏專業(yè)檔案人才、硬件設(shè)施不完善以及存儲(chǔ)技術(shù)落后等問(wèn)題，文章提出引入相關(guān)人才、完善檔案信息化管理規(guī)定、建立責(zé)任合作體系、拓寬資金來(lái)源渠道以及加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)并利用云存儲(chǔ)等策略。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所;檔案信息化;電子文件;策略研究

一、引言

黨的十八大報(bào)告中提出信息化也要實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，在此背景下的信息化更加強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持走中國(guó)特色自主創(chuàng)新之路。2016年5月①，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)了《國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，強(qiáng)調(diào)科技創(chuàng)新是提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國(guó)力的戰(zhàn)略支撐，在促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)、刺激信息社會(huì)、知識(shí)社會(huì)形態(tài)蛻變的同時(shí)，也給檔案信息化帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研院所作為科技創(chuàng)新的引領(lǐng)支撐力量，在日?？蒲谢顒?dòng)中直接形成的科研數(shù)據(jù)、科研圖譜等原始記錄具有重要的保存價(jià)值。本文以“農(nóng)業(yè)科研院所”和“檔案”、“檔案信息化”為主題詞在中國(guó)知網(wǎng)、維普、萬(wàn)方中進(jìn)行高級(jí)檢索，剔除重復(fù)文獻(xiàn)、會(huì)議文獻(xiàn)，共檢索到32篇相關(guān)期刊文獻(xiàn)，檢索結(jié)果如下：通過(guò)檢索結(jié)果，（1）從數(shù)量上來(lái)看，檢索到的文獻(xiàn)總量只有32篇，說(shuō)明我國(guó)對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化的關(guān)注度較低，處于起步價(jià)段。（2）從期刊來(lái)源上看，2/32的文獻(xiàn)發(fā)表在核心期刊上，大部分文獻(xiàn)發(fā)表在非核心期刊上，期刊來(lái)源一定程度上代表了研究水平，所以農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化研究有待進(jìn)一步發(fā)展。（3）從研究?jī)?nèi)容上看，現(xiàn)有文獻(xiàn)以文書檔案、科技檔案、科研檔案管理研究為主，檔案信息化研究涉及較少。（4）文獻(xiàn)最早發(fā)表于2003年，這與陳忠海②的調(diào)研結(jié)果基本一致。下面本文結(jié)合文獻(xiàn)調(diào)研與具體工作實(shí)踐分析農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化面臨的問(wèn)題，并探討應(yīng)對(duì)策略。

二、農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化發(fā)展存在問(wèn)題及原因分析

筆者通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)查以及實(shí)際檔案工作中遇到的問(wèn)題，農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化發(fā)展存在問(wèn)題及原因總結(jié)如下：1.重視程度不夠。該領(lǐng)域相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量、期刊來(lái)源在一定程度上可直接反映公眾對(duì)其重視程度及發(fā)展水平。一方面，從檢索到的相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量“32”以及每年相關(guān)文獻(xiàn)的發(fā)表數(shù)量不足“10”這兩個(gè)數(shù)字來(lái)看，農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)檔案信息化的重視程度不高。根據(jù)楊靜③的調(diào)查結(jié)果，自2007年以來(lái)，我國(guó)每年檔案信息化相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量基本維持在200篇左右，我國(guó)檔案信息化理論已趨于平穩(wěn)發(fā)展和完善時(shí)期，對(duì)比之下，我國(guó)農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化研究處于起步階段。另一方面，我們可以從文獻(xiàn)發(fā)表的期刊來(lái)源窺探目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化理論研究的質(zhì)量水平，現(xiàn)有大部分相關(guān)文獻(xiàn)刊發(fā)在非核心期刊上，核心期刊上的相關(guān)文獻(xiàn)僅占6.25%，這些數(shù)字表明農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化研究尚未成熟，農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化作為我國(guó)檔案信息化的一部分，顯然，農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化的發(fā)展落后于整體檔案信息化發(fā)展水平。農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)以及檔案應(yīng)用管理，涉及層面廣、內(nèi)容繁雜，因此，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是檔案信息化過(guò)程的主要推動(dòng)力。目前我國(guó)農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)檔案信息化重視程度不夠，基本都有“大力推進(jìn)檔案信息化”的規(guī)劃，但實(shí)際上由于缺乏執(zhí)行力而導(dǎo)致發(fā)展動(dòng)力不足，發(fā)展水平有待提高。2.檔案材料分散，歸檔不及時(shí)。目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理中普遍存在的問(wèn)題是規(guī)章制度不健全，各類檔案例如文書檔案、基建檔案、科技檔案等多散落在各個(gè)歸口部門中，存在同一文件不能集中存放的現(xiàn)象，而且常年檔案材料積壓，未能得到及時(shí)有效歸檔，也導(dǎo)致了查找利用不便。管理比較規(guī)范的農(nóng)業(yè)科研院所制定了檔案管理規(guī)定以及歸檔材料保管期限表，但在歸檔范圍劃分上歸檔說(shuō)明上還存在模糊，不能準(zhǔn)確歸檔。例如一份文件材料若被認(rèn)為是重要的則被劃為30年的保管期限，若被認(rèn)為是一般的文件材料則被劃為10年的保管期限，由于缺乏對(duì)“重要的”和“一般的”的確切說(shuō)明以及檔案管理員歸檔時(shí)對(duì)檔案材料持有的主觀性，在一定程度上造成檔案的誤存甚至是檔案的丟失。尤其近些年來(lái)科研項(xiàng)目形成的檔案較少，檔案基本上放在科研人員手中，收集過(guò)程較困難。歸檔缺乏規(guī)范性指導(dǎo)文件，且檔案材料種類較多，經(jīng)常面臨變化，歸檔材料未規(guī)范統(tǒng)一編號(hào)，造成檔案分散、不完整且查找利用困難等現(xiàn)象。3.缺乏專業(yè)性檔案人才。人員配備方面，農(nóng)業(yè)科研院所多沒有專職檔案管理人員，現(xiàn)有各類檔案管理人員多為非檔案專業(yè)人員，既兼職日?？蒲泄ぷ骰蚬芾砉ぷ鳎殖袚?dān)各業(yè)務(wù)科室檔案管理工作，人員配備無(wú)法滿足日益增加的工作任務(wù)。同時(shí)，職工的檔案意識(shí)有待加強(qiáng)，有些干部職工對(duì)檔案工作不夠重視，一方面歸檔意識(shí)不夠強(qiáng)，另一方面存在歸檔材料前后信息不一致的情況，沒有充分考慮到檔案材料的真實(shí)可靠性。其次，農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化過(guò)程中缺少系統(tǒng)的檔案管理體系，檔案工作人員其知識(shí)機(jī)構(gòu)、專業(yè)技能以及文化背景大多不能適應(yīng)、滿足新形勢(shì)下檔案信息化的需要，要實(shí)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展，需要相應(yīng)專門人才的輸入檔案意識(shí)薄弱、專業(yè)檔案人才隊(duì)伍的缺乏，一方面導(dǎo)致我國(guó)科研院所檔案信息化建設(shè)起步較晚，另一方面導(dǎo)致檔案信息化過(guò)程的非專業(yè)化。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入融合，掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是掌握檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)復(fù)合型人才的價(jià)值得以凸顯。責(zé)任主體不明確、職責(zé)分工不清晰使得農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化呈現(xiàn)一種相對(duì)分散、無(wú)人領(lǐng)導(dǎo)的局面，許多有價(jià)值的電子文件因責(zé)任的相互推諉而得不到及時(shí)采集和保存，造成重要社會(huì)文化遺產(chǎn)的流失。因此，確定主體職責(zé)，引入專業(yè)化檔案管理人才是農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化過(guò)程中必須重視和解決的問(wèn)題。4.檔案信息化硬件設(shè)施不完善。農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化的實(shí)現(xiàn)需要現(xiàn)代化檔案庫(kù)房、檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)設(shè)備的支撐和保障，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研院所檔案硬件設(shè)施配備不齊全，例如庫(kù)房面積、管理設(shè)備、溫濕度、消防等硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，需要安裝空調(diào)設(shè)備、防盜門窗、遮光窗簾、除濕機(jī)等，檔案數(shù)字化設(shè)備有待完善。大部分農(nóng)業(yè)科研院所仍通過(guò)excel著錄檔案材料，提供檢索字段，這種方式已不能滿足海量檔案信息資源存儲(chǔ)和管理的需要，也不能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。我國(guó)政府的財(cái)政撥款是農(nóng)業(yè)科研院所實(shí)施檔案信息化建設(shè)的主要資金來(lái)源，但是目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)并未全面鋪展開來(lái)，只有少數(shù)農(nóng)業(yè)科研院所開發(fā)了本單位的檔案管理系統(tǒng)，部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，大部分有價(jià)值的電子文件仍在以不可見的速度消失，未得到充分重視和保管。因此，對(duì)于大部分尚未進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的農(nóng)業(yè)科研院所來(lái)說(shuō)，巨大的資金投入仍然是阻礙檔案信息化建設(shè)的羈石。5.存儲(chǔ)技術(shù)亟待更新。當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研院所檔案采用單機(jī)存儲(chǔ)方式，這種方式不僅存儲(chǔ)容量小、查找利用復(fù)雜，而且安全系數(shù)低，對(duì)長(zhǎng)期存儲(chǔ)檔案信息資源來(lái)說(shuō)沒有安全保障，沒有采用異質(zhì)異地備份的方式備份檔案信息資源，一旦發(fā)生突發(fā)損壞性狀況，存儲(chǔ)的檔案信息將永久的丟失。社會(huì)上超過(guò)80%的有用的信息資源是通過(guò)政務(wù)網(wǎng)站或辦公平臺(tái)的④，而且這些信息資源正呈指數(shù)型增長(zhǎng)⑤。目前農(nóng)業(yè)科研院所一般是幾TB的存儲(chǔ)容量，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這些存儲(chǔ)容量已完全不能滿足檔案長(zhǎng)期保存的需求。其次，部分網(wǎng)站存在由于技術(shù)滯后而造成的文件鏈接失效問(wèn)題，如系統(tǒng)運(yùn)行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有題目沒有內(nèi)容等，由于文件在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的位置發(fā)生變動(dòng)、Web服務(wù)擴(kuò)展鎖定策略阻止訪問(wèn)請(qǐng)求或者M(jìn)IME映射策略阻止訪問(wèn)請(qǐng)求致使網(wǎng)頁(yè)URL生成規(guī)則發(fā)生變動(dòng)、網(wǎng)頁(yè)鏈接導(dǎo)入時(shí)出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤等，使得原來(lái)的統(tǒng)一資源定位符的地址無(wú)法訪問(wèn)，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器接到類似請(qǐng)求時(shí)，則會(huì)向用戶的服務(wù)器返回一個(gè)404error狀態(tài)碼，通過(guò)瀏覽器告訴用戶請(qǐng)求的資源并不存在⑥。因此，引入新興存儲(chǔ)技術(shù)并及時(shí)安全備份是防患于未然、解決因技術(shù)落后而導(dǎo)致資源丟失的有效途徑。

1.民間散存民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)損毀流失問(wèn)題。如云南省散存民間的紙質(zhì)民族文獻(xiàn)有數(shù)十萬(wàn)冊(cè)（卷），由于檔案意識(shí)薄弱、生存環(huán)境惡劣，加之受經(jīng)濟(jì)利益影響，近年來(lái)，正以每年上千冊(cè)（卷）的速度在流失。云南楚雄彝族自治州有一位精通彝文的畢摩，保存著60余部彝文古籍。多年來(lái)，這位畢摩一直在尋訪傳承人。然而，由于主持祭祀活動(dòng)的畢摩已難維持生計(jì)，沒人愿意承襲其衣缽。畢摩去世后，因?yàn)椴恢偶恼滟F，家人將這些古籍當(dāng)作畢摩的隨葬品焚燒。其他尚存民間的紙質(zhì)民族文獻(xiàn)大多存放在破舊的箱子或麻袋中，有的藏于樓板夾層，有的藏在燒火煮飯的灶房里，保管條件惡劣，破碎、發(fā)霉、受潮、蟲蛀和毀壞現(xiàn)象普遍存在。國(guó)外或沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的一些不法分子看到民族文獻(xiàn)的商業(yè)價(jià)值，深入云南民間購(gòu)買并販賣到沿海地區(qū)或國(guó)外，被收購(gòu)的有瑤族古籍、東巴經(jīng)書、藏族唐卡繪畫及彝文古籍等。如麗江古城里有人偷賣東巴經(jīng)書，有的東巴經(jīng)書則被人偷到廣州市場(chǎng)出賣，其價(jià)格已由收購(gòu)時(shí)的數(shù)百元、上千元升至萬(wàn)元。而輾轉(zhuǎn)流失到國(guó)外的有2000多冊(cè)。值得關(guān)注的民族金石檔案大多裸存野外，生存環(huán)境更為惡劣。如廣西武鳴縣羅波鎮(zhèn)一寺廟之中原存有30多塊反映當(dāng)?shù)孛褡遄诮糖闆r的碑刻，石碑不斷被遷移作為它用，或?yàn)橄匆屡_(tái)的洗衣石，或被鋪徹在村口的涵洞底下，迄今都已流失殆盡。再如據(jù)云南省民委古籍辦統(tǒng)計(jì)，2000年，全省精通本民族語(yǔ)言文字并初通漢語(yǔ)的民族老人尚有數(shù)百位，近年來(lái)，由于年高體衰，每年有數(shù)十位相繼離世。又如從1986年開始，廣西衛(wèi)生廳就著手搜集整理民族醫(yī)藥古籍，如今已經(jīng)搜集到手抄本170多本。據(jù)調(diào)查，民間許多珍貴的醫(yī)藥手抄本被當(dāng)成廢紙燒掉，一些諸如師公戲等靠口傳心授的口碑古籍也因?yàn)槿狈鞒腥硕鴿u漸失傳。2.眾多管理機(jī)構(gòu)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)損毀流失問(wèn)題。受體制設(shè)置等因素影響，檔案館、圖書館、博物館、文化館、群藝館、政協(xié)、方志辦、民委古籍辦或民族研究所等單位都征集到大量的民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)，受自然因素影響，加之保管條件簡(jiǎn)陋，二次損毀流失問(wèn)題仍然存在。據(jù)統(tǒng)計(jì)，蒙古文文獻(xiàn)總量達(dá)13000多種，這些蒙古文原件多為各單位保存，損壞亦很嚴(yán)重。內(nèi)蒙古社科院圖書館館藏蒙古文古籍6280種，由于年代久遠(yuǎn)，其中的許多珍品均有殘損。如蒙古著名的民族英雄史詩(shī)《格斯?fàn)枴芬延衅茡p，其中的第11章殘缺更為嚴(yán)重，許多重要內(nèi)容不能釋讀。云南楚雄州圖書館所珍藏的14卷彝文手稿古籍均有不同程度的損壞，其中2本古籍已經(jīng)破損通洞，前后殘損的有8卷。值得注意的是西部各地民委古籍辦都征集保存有大量的民族古籍，由于管理?xiàng)l件簡(jiǎn)陋、管理松懈，損毀流失問(wèn)題更為嚴(yán)重。如云南省民委古籍辦收集到的5000余冊(cè)(卷)民族古籍大多用自制的土紙、墨和竹筆寫成，紙質(zhì)堅(jiān)韌，自然老化問(wèn)題嚴(yán)重，90%的都已破損。這些古籍中損毀最為嚴(yán)重的有2000余冊(cè)(卷)，有的被煙熏得漆黑，有的被蟲鼠撕咬成粉末，亟待修復(fù)搶救。又如新疆古籍辦收藏有民族古籍4447冊(cè)（件），各地州市民宗委古籍辦收藏4752冊(cè)（件）。其中，伊犁州民宗委有700冊(cè)，巴州民宗委74冊(cè)，博州民宗委140冊(cè)，昌吉州民宗委400冊(cè)，克州民宗委380冊(cè)，阿勒泰地區(qū)民宗委451冊(cè)，塔城地區(qū)民宗委326冊(cè)，哈密地區(qū)民宗委398冊(cè)，吐魯番地區(qū)民宗委200冊(cè)，阿克蘇地區(qū)民宗委256冊(cè)，喀什地區(qū)民宗委古籍辦800冊(cè)，和田地區(qū)民宗委古籍辦474冊(cè)，烏魯木齊市民宗委144冊(cè)，克拉瑪依市民宗委9冊(cè)。[1]許多單位都沒有專門的收藏室和保護(hù)設(shè)備，部分檔案用蛇皮袋裝在陰冷的房間里，有的甚至遭受雨淋而損毀。

西部民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)分散保存因素分析

1.歷史遺存因素。在各民族歷史發(fā)展過(guò)程中，掌握民族文化的大多是民族土司、土官、頭人、喇嘛、畢摩、和尚、巫師、寨老、民間歌手等，建國(guó)后，這些民族知識(shí)分子所保存的民族文獻(xiàn)一般都傳給子女或徒弟。以彝族畢摩為例，云南楚雄州祿勸縣著名的彝族畢摩張興生于1930年，為畢摩世家，6歲開始從父學(xué)習(xí)畢摩知識(shí)。張興畢摩家傳彝文古籍眾多，曾將上百部捐獻(xiàn)給國(guó)家。該縣另一彝族畢摩李天貴生于1915年，為六代祖?zhèn)魑讕煟?歲開始從父學(xué)習(xí)彝文。他原有祖?zhèn)?、師傳彝文古?20余部，中有近百部被抄掠損毀，其后將18部捐獻(xiàn)給楚雄彝族文化研究所。再以云南省勐?？h佛寺傣文經(jīng)書的遺存情況為例，勐遮鄉(xiāng)的曼壘寺遺存有傣文經(jīng)書76種451冊(cè)，曼剛寺有44種172冊(cè)，曼短寺有31種201冊(cè)，曼納麻寺有27種101冊(cè)，曼柔寺有19種125冊(cè)；打洛鎮(zhèn)的曼廠寺遺存有56種248冊(cè)，曼掌寺有34種201冊(cè)，曼蚌寺有82種554冊(cè)，曼景寺有27種64冊(cè)；勐混鄉(xiāng)的曼蚌寺遺存有49種422冊(cè)，曼養(yǎng)寺有46種315冊(cè)，城子寺有35種213冊(cè)。[2]歷史遺存因素是西部民間散存有大量民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的重要原因。2.文化傳承因素。民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)是承載民族文化的重要載體和媒介，其傳承尤其是非物質(zhì)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的傳承，除文字記錄傳承外，大多是以民族性的集體傳承為主。如盤王節(jié)是瑤族祭祀始祖的重大宗教節(jié)日，每年農(nóng)歷十月十六舉行。節(jié)日短則三天兩夜，長(zhǎng)達(dá)七天七夜，除舉行大型的祭祖儀式外，更以跳鼓舞和唱盤王歌以及反映歷史、生產(chǎn)、愛情的民歌為主要內(nèi)容。《盤王歌》又稱《盤王大歌》、《盤古書》、《大路歌》等，主要敘述人類、民族、天地萬(wàn)物的形成和發(fā)展，以及瑤族祖先遷徙發(fā)展和生產(chǎn)生活情況，是研究古代瑤族社會(huì)歷史、文化科技、宗教祭祀、經(jīng)濟(jì)生活等狀況的重要口述檔案遺產(chǎn)。盤王節(jié)不僅保留了瑤族口述檔案遺產(chǎn)，對(duì)傳承瑤族宗教文化、舞蹈文化、音樂(lè)文化等其他非物質(zhì)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)亦發(fā)揮了重要?dú)v史作用。[3]此外，許多民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)則通過(guò)父子、師徒等以口耳相傳的方式進(jìn)行傳承，如貴州畢節(jié)著名彝族畢摩陳作真1895年生于世傳巫師家庭，七歲跟父親學(xué)習(xí)彝文，14歲學(xué)習(xí)彝文經(jīng)書和宗教禮儀，19歲開始作法師，29歲承襲父職，任當(dāng)?shù)赝了炯易鍖Ｂ毼讕?。陳作真精通彝族宗教禮儀、彝文經(jīng)書以及本民族歷史，在傳承民族歷史文化方面發(fā)揮了重要作用。[4]西部少數(shù)民族歷史文化的傳承還有火塘傳承、學(xué)校傳承、寺院傳承等方式。3.體制設(shè)置因素。為保護(hù)與傳承中華民族悠久的歷史文化，我國(guó)分別設(shè)置了檔案館、圖書館、博物館和文化館等系統(tǒng)，負(fù)責(zé)歷史文化及其載體文獻(xiàn)的征集與保護(hù)工作。1984年，根據(jù)《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家民委關(guān)于搶救、整理少數(shù)民族古籍的請(qǐng)示的通知》，各民族地區(qū)民委都設(shè)立了“少數(shù)民族古籍整理出版規(guī)劃辦公室”，負(fù)責(zé)民族古籍的整理工作。由于學(xué)科視角不同，民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)多具有古籍、文物等多重屬性。一般而言，“民族古籍是指曾經(jīng)在中華人民共和國(guó)疆域范圍內(nèi)生活過(guò)的各少數(shù)民族和正在生活著的各少數(shù)民族在歷史上遺留下來(lái)的一切用文字，具有某種文化涵義的符號(hào)即口頭語(yǔ)言記錄下來(lái)的文化載體。這種文化載體可以分為四大類型，原生載體古籍、金石載體古籍、口碑載體古籍和書面載體古籍。”文物則是有文化價(jià)值的歷史遺留物，其形態(tài)主要是過(guò)去人們直接使用形成的實(shí)用性物品，如器具、工藝制品、建筑物和墓葬、遺址等，也包括金文、古籍、文檔、印章、貝葉和石刻等文獻(xiàn)。從民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的內(nèi)涵來(lái)看，其本質(zhì)特征是具有原始性，而許多民族古籍、文物都具有這一本質(zhì)特征。就外延而言，民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)中金石檔案、口述檔案和紙質(zhì)檔案等都與民族古籍和文物有較大的交叉性。基于此，圖書館、博物館、民族古籍辦等都把許多民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)納入征集范圍，這就導(dǎo)致了諸多文化機(jī)構(gòu)和政府部門參與其保護(hù)工作，形成大量檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)為眾多收藏單位分散保存的現(xiàn)實(shí)狀況。

文化遺產(chǎn)框架下西部散存民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)問(wèn)題

1.將民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)納入文化遺產(chǎn)保護(hù)框架。民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)是我國(guó)珍貴文化遺產(chǎn)的重要組成部分。2005年，《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)文化遺產(chǎn)保護(hù)的通知》第5條指出：“地方各級(jí)人民政府和有關(guān)部門要將文化遺產(chǎn)保護(hù)列入重要議事日程,并納入經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃以及城鄉(xiāng)規(guī)劃。要建立健全文化遺產(chǎn)保護(hù)責(zé)任制度和責(zé)任追究制度。地方各級(jí)人民政府也要建立相應(yīng)的文化遺產(chǎn)保護(hù)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)?！蔽幕z產(chǎn)保護(hù)是我國(guó)一項(xiàng)重大的文化保護(hù)工程，將民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)明確納入文化遺產(chǎn)保護(hù)框架進(jìn)行管理對(duì)構(gòu)建其長(zhǎng)效保護(hù)機(jī)制有重要意義：一是可將其納入國(guó)家文化遺產(chǎn)保護(hù)政策法規(guī)體系之內(nèi)，在國(guó)家文化遺產(chǎn)保護(hù)政策和相關(guān)保護(hù)法規(guī)體系之下，對(duì)西部民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行資源建設(shè)與綜合保護(hù)。二是將民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)列入政府文化遺產(chǎn)保護(hù)的重要議事日程與長(zhǎng)期規(guī)劃之中，作為政府工作的重要內(nèi)容得以長(zhǎng)期開展。三是在文化遺產(chǎn)保護(hù)框架下可以得到國(guó)家在資金投入、人員培訓(xùn)與機(jī)構(gòu)設(shè)置等方面的大力支持。四是可以整合資源，動(dòng)員相關(guān)政府機(jī)構(gòu)與社會(huì)力量參與民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的資源建設(shè)與保護(hù)發(fā)掘工作。2.文化遺產(chǎn)框架下民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)多元保護(hù)。由于民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)具有古籍、文物和文化遺產(chǎn)等多元屬性，并為眾多機(jī)構(gòu)所保存，而將其全部集中到檔案館保護(hù)既不現(xiàn)實(shí)也不具有可操作性。為此，就要構(gòu)建包括檔案館在內(nèi)的民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)多元保護(hù)主體，具體而言要解決兩個(gè)重要問(wèn)題：其一，保護(hù)主體的確立問(wèn)題。就現(xiàn)有文化遺產(chǎn)管理體制而言，從文化遺產(chǎn)的保護(hù)力量、珍藏?cái)?shù)量等方面評(píng)介，從事文化遺產(chǎn)保護(hù)的主要是民委古籍辦、圖書館、檔案館和博物館四大系統(tǒng)，也是保存民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的主要單位和部門。鑒于此，可將四大系統(tǒng)確立為民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)主要保護(hù)主體。其二，集中保護(hù)問(wèn)題。鑒于四大系統(tǒng)管理體制已經(jīng)成熟，其他部門所管理的民族歷史文獻(xiàn)可以通過(guò)相關(guān)政策法規(guī)向相應(yīng)的管理部門移交。如民委宗教部門的可向古籍辦移交，文化館的可向圖書館移交等。同時(shí)，四大系統(tǒng)內(nèi)部也要對(duì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)實(shí)行分級(jí)集中管理，也就是按其珍稀程度、價(jià)值高低、現(xiàn)存數(shù)量、版本情況等劃分等級(jí)，采取移交、代存等方式，保留復(fù)印件，將原件集中到保管條件較好的省級(jí)檔案館、圖書館、博物館或民委古籍辦珍藏。其集中方式可在本系統(tǒng)集中，也可視實(shí)際情況實(shí)行跨系統(tǒng)集中。3.檔案館民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的合作與交流。對(duì)具有圖書、文物等多重屬性的檔案管理按《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“對(duì)于既是文物、圖書資料又是檔案的，各級(jí)各類檔案館可以與博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究?！睓n案館作為民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的主要管理機(jī)構(gòu)在其保護(hù)工作中要發(fā)揮積極的合作與交流作用。首先，編制聯(lián)合檢索目錄。西部各民族地區(qū)可先建立省級(jí)聯(lián)合檢索目錄，項(xiàng)目包括四大系統(tǒng)所存民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的分類題名、數(shù)量、內(nèi)容簡(jiǎn)介、征集地、民族和檔案狀況等，以此為基礎(chǔ)，建立西部和全國(guó)聯(lián)合檢索目錄。同時(shí)，積極參與如少數(shù)民族古籍目錄等的其他系統(tǒng)聯(lián)合目錄的建設(shè)工作，以詳細(xì)掌握西部和全國(guó)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的總體情況。其次，建立文獻(xiàn)材料交換機(jī)制。在四大系統(tǒng)保存的民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)中，既有重復(fù)件也有相關(guān)文獻(xiàn)的缺失。為此，四大系統(tǒng)既可互通有無(wú)，通過(guò)托管的方式將民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)分類保存，也可相互交換重復(fù)件、復(fù)制件，以彌補(bǔ)各單位所藏民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的缺失與不足。第三，資源共建與開發(fā)。在信息化背景下，四大系統(tǒng)都形成了豐富的數(shù)字化民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)，將其進(jìn)行數(shù)字化資源集中建設(shè)，不僅技術(shù)可行，更易形成資源優(yōu)勢(shì)。在資源發(fā)掘方面，既可聯(lián)合舉辦展覽，共同研究或編輯出版有關(guān)史料，也可以進(jìn)行網(wǎng)上查詢利用，或出版電子編研文獻(xiàn)，發(fā)行民族傳統(tǒng)歌舞、工藝制作、說(shuō)唱藝術(shù)等光盤，為社會(huì)提供利用這一珍貴的民族歷史文化遺產(chǎn)。4.西部民間散存非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)聯(lián)合保護(hù)。在文化遺產(chǎn)保護(hù)框架下，非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保護(hù)與搶救受到政府和社會(huì)的重視與關(guān)注，并投入大量人力、物力和財(cái)力對(duì)民間非物質(zhì)民族文化遺產(chǎn)進(jìn)行征集保護(hù)。在此背景下，西部檔案館、圖書館、民委古籍辦、博物館和民族研究所等都征集到豐富的非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)。為做好搶救工作，西部各省區(qū)在文化廳的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)下，四大系統(tǒng)首先要摸清家底，通報(bào)非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)采集信息，以確定工作計(jì)劃，避免重復(fù)征集問(wèn)題。其次，合理規(guī)劃，分工合作，或按地區(qū)、或按民族、或按文獻(xiàn)遺產(chǎn)的類型，有針對(duì)性地對(duì)當(dāng)?shù)胤俏镔|(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)進(jìn)行征集搶救。再次、分清重點(diǎn)，著重?fù)尵葹l危非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)。西部現(xiàn)存非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的生存狀況各不相同，就整個(gè)西部地區(qū)而言，亟待搶救的是民族口述歷史文化，以及部分瀕危民族醫(yī)藥、傳統(tǒng)工藝等，這些民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)的傳承人大多年歲已高，后續(xù)乏人，生存環(huán)境惡劣。為此，四大系統(tǒng)應(yīng)投入更多的人力物力，重點(diǎn)搶救這些瀕危非物質(zhì)民族檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)。

本文作者：華林姬興江王晉譚文君工作單位：云南大學(xué)公共管理學(xué)院情報(bào)與檔案學(xué)系

摘要：企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。