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為了切實加強人事檔案工作的規(guī)范化管理，全面了解和掌握我縣人事檔案管理現(xiàn)狀，研究改革時期人事檔案管理的新情況、新問題，探索人事檔案工作適應新形勢要求的有效途徑，不斷提高人事檔案工作質量和管理水平，本人對我縣人事檔案管理進行了調查走訪，積累了第一手資料。目前，我縣的人事檔案管理比較規(guī)范，整體情況是好的，但也存在一些不容忽視的問題和隱患，需要在今后的工作中加以改進。

一、檔案管理比較規(guī)范，整體情況較好

本人調查走訪了全縣五十余家有管理人事檔案職能的單位，共管理各類人事檔案63736冊，其中干部檔案16271冊，工人檔案19644冊，退伍軍人檔案27821冊，共有檔案庫房1487平方米，保存檔案專用柜978個，其中金屬柜687個，用于人事檔案保管及管理的電腦10臺，空調13臺，電風扇19臺，滅火器33只，部分單位建立了人事檔案安全保密制度及檔案管理制度，人事檔案管理比較規(guī)范，工作比較有成效，他們的主要經(jīng)驗是：

（一）領導重視，硬件設施齊全。人事檔案工作既是政治性很強的工作，又是事關每個干部職工切身利益的工作，是組織人事工作的重要組成部分，大部分單位領導重視，檔案經(jīng)費有安排，檔案基礎設施建設列為本單位重要項目。人事檔案保管做到了“四有”即有專人負責，有專用庫房，有專用檔案柜，有“六防”設施，即配置了滅火器，庫房安裝了防盜門、窗，有厚窗簾，有防蟲藥，有電風扇，有空調。縣人事局在辦公經(jīng)費十分緊張情況下一次投入2萬多元購置檔案密集架和檔案用品。縣教育局領導重視檔案基礎設施建設，檔案庫房標準高、保管設施質量好。今年在原來的基礎上又添置了空調和電腦，各項硬件設施逐步向中組部一級檔案室標準靠攏?？h民政局的檔案柜由木質檔案柜全部更換為金屬柜。縣衛(wèi)生局領導對檔案保管條件高度重視，舍得花錢，庫房安排合理，安全保密、保護措施到位。縣勞動局顧全大局，積極為全縣的企業(yè)改革排憂解難。企業(yè)改革后大批的員工人事檔案進入縣勞動局?？h勞動局領導想方設法，安排檔案庫房，購置檔案柜，聘請專人，及時接收了來自全縣幾十家改制企業(yè)的1萬多份人事檔案。

（二）管檔人員責任心強，檔案基礎工作扎實。干部人事檔案工作要上臺階、上水平，必須抓好干部人事檔案工作的基礎，確保案卷質量。只有檔案質量有保證，才能為干部人事工作提供準確信息和優(yōu)質服務，從調查、走訪看到的檔案案卷質量證明，大多數(shù)檔案員業(yè)務熟悉，能積極主動工作。主要表現(xiàn)在如下幾個方面：一是收集了大批檔案材料，充實檔案內容?？h教育局目前管理干部職工檔案共9390冊，教職工每年形成的年度考核、工資變動、學歷變動、職稱評審等檔案材料多達兩萬余份，這些材料一經(jīng)形成，就及時分裝進入個人檔案袋內，使檔案內容能及時全面地反映檔案人的現(xiàn)狀，實現(xiàn)動態(tài)管理。二是及時清理裝訂檔案材料，保證檔案內容的完整性?？h民政局保管了建國以來的攸縣籍退伍軍人檔案共27821冊，為了有效地保護這批檔案資源，尤其有一批解放戰(zhàn)爭時期入伍、建國后退伍；抗美援朝時期入伍的退伍軍人的檔案更是珍貴的歷史資料，為了更好地保管、保護和利用這些檔案資料，他們集中時間，聘請了幾位有經(jīng)驗，靠得住的離退休老干部對這些檔案進行重新整理，分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、按入伍時間順序編號建立花名冊。這樣既有利于保管,又方便查找利用?？h衛(wèi)生局管理的干部職工檔案數(shù)量比較多，有2100冊，檔案員盡管是崗位交流過來的新手，但她虛心好學，很快就熟悉了業(yè)務，檔案材料分類準確，整理及時。還有縣水利局、糧食局等單位的檔案材料歸檔整理也很及時。

（三）檔案工作制度健全，管理有序。按照《干部檔案工作條例》，大部分單位將干部檔案工作有關制度打印張貼，有的進行了裝裱上墻，逐步形成了人事檔案保管保密、材料收集整理，檔案查閱、借閱、檔案轉遞等各項工作按程序和規(guī)定辦理的良好風氣，杜絕了失泄密事件發(fā)生。縣教育局、縣衛(wèi)生局管理干部職工檔案數(shù)量多，日常管理工作量大，他們各項制度健全，管理措施到位，檔案查閱、借閱手續(xù)齊全，記錄清楚，歷年資料都做到了歸檔備查，檔案轉遞嚴格履行手續(xù)，接轉檔案都有詳細記錄，并由經(jīng)辦人簽名。

二、部分單位對檔案工作重視不夠、管理不夠嚴格，存在一些問題和隱患

主要反映在如下幾個方面：

一是認識不到位，領導沒有引起足夠的重視。有的單位領導對人事檔案管理工作不重視，檔案保管的基本條件沒有保證，具體表現(xiàn)在：無專用庫房、無專用檔案柜、沒有明確具體的管檔責任人；有的單位管檔數(shù)量多，又相對集中，按規(guī)定檔案庫房要保證的“六防”設施，實際上沒有到位（如工業(yè)行辦）；還有的單位對改革時期出現(xiàn)的新情況、新問題，沒有及時研究，調整思路，人事檔案堆積，保管條件跟不上，單位沒有安排正式員工負責；部分改制企業(yè)流動人員人事檔案管理錯位，單位之間溝通協(xié)調不夠，該管的未管，不該管的又管理，存在較大隱患。

二是檔案材料不齊，檔案質量不高。部分轉體單位的工人檔案近十年的材料未裝訂，近幾年的材料無從查找，有的職工辦理了停薪留職手續(xù)，但檔案內無記載，有的職工賣斷了身份，但檔案里既沒有解除勞動關系的證明，也沒有賣斷身份的證明材料，有的單位無頭檔案數(shù)量較多（工業(yè)行辦八十年代的寄招人員）。

三是管理不嚴，違規(guī)操作。在調查中發(fā)現(xiàn)個別單位管理不嚴，本人保管本人的檔案，檔案不存入專用庫房，隨便放在辦公室的文件柜內，檔案查閱、借閱沒有登記，更沒有領導審批，自己拿自己的檔案去辦理有關手續(xù)的現(xiàn)象時有發(fā)生，檔案接收轉遞沒有登記，更沒有審批，管理環(huán)節(jié)上漏洞多。

四是部分檔案員業(yè)務不熟，責任心不強。有的檔案員從事檔案工作時間短，業(yè)務不熟，讓一些人鉆了空子；有的檔案員思想認識不高，認為改革轉型時期，檔案沒什么神秘，已經(jīng)不那么重要了，缺乏保密意識；有的同志責任心不夠強，不熱心檔案工作，得過且過，做一天和尚撞一天鐘，沒有積極主動向領導反映情況，提出建議和意見，爭取搞好檔案工作的主動權。

三、加強人事檔案管理，適應新時期人事工作的要求

干部人事檔案工作是一項長期的、繁雜又細致的工作，檔案質量的好壞，直接影響黨的干部工作質量。特別是改革轉型時期，原有的管理體制與現(xiàn)實需要之間的矛盾，各種利益和沖突交織在一起，理順和協(xié)調各方關系，加強人事檔案管理，適應新時期人事工作的需要，是擺在我們面前的重要課題，圍繞這一課題，過去我們作了一些有益的探索，取得了一定的成效，2002年10月在對部分單位進行調研座談的基礎上，形成了攸組發(fā)27號文件，則重于理順人事檔案管理體制，加強和規(guī)范檔案管理工作，去年，組織部充分履行對全縣干部人事檔案工作的宏觀指導職能，組織了重點單位的人事檔案專項檢查，今年3月份在全縣組織工作會議上專門強調了檔案工作并下發(fā)了兩個規(guī)范性文件，7月份組織了全縣檔案工作大檢查。通過抓制度建設，抓檢查落實，促進了檔案工作的規(guī)范化。

為了進一步提高檔案工作管理水平，適應改革時期人事工作的需要，筆者認為要強化以下六個方面的工作。

一、要進一步端正思想，提高認識，糾正和克服兩種傾向

1、檔案工作“無用論”。有的單位領導認為，人事檔案可有可無，現(xiàn)在已進入信息化社會，沒有存在的必要，尤其是一些單位正處于改革轉型時期，單位自身都是過渡性機構，所以抓檔案工作也是說起來重要，排起來次要，忙起來忘了。這些既不符合人事檔案工作的有關規(guī)定，也是對干部人事檔案工作缺乏正確的認識和理解。

人事檔案具有這樣幾個作用：一是依據(jù)作用。在幾十年的工作實踐中，我們黨一直把干部人事檔案作為正確選拔使用人才的一個重要依據(jù)，并把查閱干部人事檔案列為干部調動、任免工作中一個不可省略的重要程序，使干部人事檔案在黨的人才隊伍建設中發(fā)揮了積極的作用。二是憑證作用。干部人事檔案是澄清干部職工個人有關問題的重要憑證，是解決待遇落實政策的重要依據(jù)。如某老干部是1935年7月入黨，1937年8月脫產(chǎn)參加革命。過去一直填寫1937年8月參加革命工作。根據(jù)中組發(fā)（1982）11號文件精神，1937年7月6日前入黨的老同志，其參加工作時間可從入黨之日算起。這位老同志向組織上提出了更改參加革命工作時間的申請，那么該同志檔案中保存的關于其入黨證明材料，便成為黨組織確定其參加革命工作時間的重要憑證了，他也就從一個老八路變成了一個老紅軍。又如在辦理干部退休時，干部檔案中保存的關于某干部被評為全國勞模的材料，便可成為確定該同志退休待遇的一個重要憑證。三是參考作用。干部人事檔案記載了干部職工的概括經(jīng)歷，反映了干部職工各個時期的思想發(fā)展以及所從事具體工作的經(jīng)驗和教訓，特別是老一輩無產(chǎn)階級革命家和老干部的檔案，記載著老一輩的光輝業(yè)跡，從側面反映了革命斗爭的風風雨雨。因而，干部人事檔案對于總結歷史經(jīng)驗教訓具有重要的參考作用。同時，干部檔案還可以為進行革命傳統(tǒng)教育、共產(chǎn)主義遠大理想教育提供生動的教材，并且能為撰寫人物傳記、革命回憶錄、工運史、學運史、軍史、黨史、根據(jù)地斗爭史、地區(qū)志以及歷史科學研究和人才研究提供一些珍貴的線索和資料。

2、檔案管理隨意化。這次調查中發(fā)現(xiàn)有些單位管理松散，自己保存自己的檔案現(xiàn)象普遍，檔案不存入專用庫房，隨意放在辦公室文件柜內。有的當事人自己取走自己的檔案辦錄干、調資等手續(xù)。有的材料收集沒有登記，檔案的查閱、借閱不履行任何手續(xù)，檔案接轉手續(xù)不清。這些“無用論”“隨意化”的實質是對檔案工作認識不高、責任心不強。這不但違反了《干部檔案工作條例》，也給工作帶來了負面影響，這兩種傾向在今后的工作中必須加以糾正。我們的領導同志務必以對黨的事業(yè)負責，對干部職工個人負責的態(tài)度，重視檔案工作，支持檔案事業(yè)。

二、要進一步理順人事檔案管理體制，提高效率

進一步理順關系，建立一個規(guī)范統(tǒng)一，運轉協(xié)調的人事檔案管理體制，不僅有利于提高檔案利用效率，同時也是適應黨政機關改革和干部人事制度改革，企業(yè)產(chǎn)權制度改革、事業(yè)單位人事制度改革的需要。為此，繼續(xù)加強對攸組發(fā)[2002]27號文件執(zhí)行情況的檢查，督促各有關部門抓好落實，對各類人事檔案的分類管理一定按文件嚴格執(zhí)行到位，對管理錯位的及時糾正。

三、要進一步加強領導，明確責任

1、實行檔案工作主要領導負責制?？h委組織部負責對全縣的人事檔案進行宏觀業(yè)務指導，定期對檔案的管理情況進行督促檢查和考核。各單位一把手是檔案工作的總責任人，在人力、物力、財力三個方面要優(yōu)先考慮，做到三個到位。人員方面：要配備專職檔案員并保持相對穩(wěn)定。目前，縣教育局管理9000多份檔案，只有一名檔案員，按要求要配備3名，遠不符合上面的要求，影響了檔案工作的正常開展。物力方面：要優(yōu)先安排檔案工作所需的物質條件。經(jīng)費方面：要統(tǒng)籌安排一定的檔案專項經(jīng)費。檔案工作的好壞，管理水平的高低，反映了單位一把手對這項工作的重視程度，檔案工作出了問題，作為一把手最終要負領導責任。

2、主管領導是第一責任人。主管政工人事的領導要經(jīng)常過問檔案工作，聽取匯報，解決問題，每年要牽頭召開一到兩次會議，研究干部人事檔案工作，在人員和經(jīng)費上保證檔案工作的正常開展。要在政治上關心檔案員的成長和進步，促使檔案員不斷走向成熟，在生活上也給予關心和關注，幫助檔案員解決一些個人問題和實際困難。

3、政工股長和檔案管理員是直接責任人。政工股長和檔案管理員是各項檔案工作的執(zhí)行者和落實者。政工股長、檔案員在工作中要嚴格按制度辦事，不能怕麻煩，怕得罪人。

四、要進一步加大投入，完善設施

1、要做到有專用庫房。按照要求，檔案庫房有條件的要座北朝南，要安排在二層以上，不能安排在頂層，庫房必須堅固安全適用，有條件的單位庫房面積要求是每1000份檔案20-25平方米。

2、要有“六防”基本設施?！傲馈笔侵阜阑?、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫。防火的要求就是用鐵質檔案柜，配備滅火器。防盜的要求是安裝鐵門、鐵窗欄。防潮的要求是安裝去濕機，配置溫濕度計。防蛀的要求是密封檔案庫房和檔案柜，并在檔案柜里放置樟腦丸。防光的要求是安裝厚窗簾。防高溫的要求是安裝空調。

3、力爭檔案管理上等級。目前，縣教育局和縣衛(wèi)生局達到了中組部干部人事檔案工作目標管理二級標準。管理檔案數(shù)量在500卷以上的單位要對照中組部干部人事檔案工作目標管理的標準和要求，配備檔案管理設施，爭取達標升級。中組部二級標準的必備條件就是要做到三室分離，即辦公室、庫房、閱檔室分離，還要配備電腦，將干部信息錄入電腦。

五、要進一步加強管理，健全制度

1、建立并健全好制度?？h委組織部以攸組發(fā)[2004]8號文件印發(fā)了《干部人事檔案工作制度》，要求各單位認真組織學習，并將八項制度上墻。同時，各單位可以針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，結合本單位的實際情況，制定一些相關制度。如：針對下崗及再就業(yè)人員，建立下崗和再就業(yè)人員檔案管理制度、分流人員檔案管理制度等；針對轉業(yè)軍官、退伍軍人和大中專畢業(yè)生，建立待業(yè)人員檔案管理制度等；針對流動人員檔案，建立流動人員檔案管理制度，通過完善制度來規(guī)范檔案工作，不斷提高檔案管理水平。

2、貫徹和執(zhí)行好制度。制度好，關鍵要靠貫徹和執(zhí)行。單位領導要帶頭遵守制度，檔案員要嚴格按制度辦事，按程序辦事，杜絕失泄密事件發(fā)生，形成人事檔案保管保密、材料收集整理、檔案查閱借閱、檔案轉遞等環(huán)節(jié)嚴密有序的良好風氣。在查閱、借用或索取檔案材料時，應辦理審批手續(xù)，在利用過程中嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露和擅自向外公布檔案內容。任何人都不得以任何理由查閱本人及其親屬的檔案。人事檔案轉遞必須按照有關規(guī)定，嚴格登記、注銷，并認真辦好轉入轉出手續(xù)。

六、要進一步加強學習，提高素質

1、加強政治理論學習，提高自身修養(yǎng)。檔案員要德才兼?zhèn)?，在政治上必須可靠，作風正派、嚴謹，責任心強，敢于堅持原則。為人品行要端正，要有吃苦耐勞的奉獻精神，甘于清苦，耐住寂寞。

2、加強檔案知識學習，提高業(yè)務水平。檔案員要刻苦鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平和工作能力，積極為干部工作提供服務。平時要加強學習中組部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和湖南省委組織部頒發(fā)的《干部檔案工作條例實施細則》以及相關的檔案法規(guī)和文件，組織部作為全縣人事檔案管理牽頭抓總部門，要在適當?shù)臅r候組織檔案員進行業(yè)務培訓。既培訓檔案員整理檔案，保管檔案，利用檔案的相關業(yè)務知識，又培訓新知識新技術，要讓檔案員熟悉現(xiàn)代化的管理手段（干部人事檔案信息化、網(wǎng)絡化），使人事檔案管理跟上時代的步伐。