導(dǎo)語(yǔ)：德國(guó)的秘書(shū)與秘書(shū)工作一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

當(dāng)今之世，西方發(fā)達(dá)國(guó)家有關(guān)專(zhuān)家都正在從各方面探討和研究秘書(shū)科學(xué)。筆者十分稱(chēng)贊德國(guó)的研究專(zhuān)家克里薩爾，他從秘書(shū)的合理組織、心理觀點(diǎn)等方面去著手研究提高工作效率的實(shí)用方法。該專(zhuān)家認(rèn)為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問(wèn)題，而在通過(guò)管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺(jué)直觀的意志解決問(wèn)題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關(guān)系中的心理因素方面，對(duì)管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話(huà)，再先進(jìn)的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關(guān)系學(xué)》在秘書(shū)工作領(lǐng)域的重要性。該專(zhuān)家的這種論點(diǎn)，可貴之處符合實(shí)情。

德國(guó)于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國(guó)，國(guó)家枯萎凋零，百?gòu)U待興，但世人皆知，德國(guó)人能干肯干，其經(jīng)濟(jì)由復(fù)蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，日益需要加強(qiáng)行政管理，以求提高工作效率，增進(jìn)社會(huì)效益。本著此原則，德國(guó)秘書(shū)工作之發(fā)展，極端注意時(shí)間，分秒必爭(zhēng)，重又引起世人注目。

（一）德國(guó)秘書(shū)的主要分類(lèi)和各類(lèi)秘書(shū)的工作概要

．國(guó)務(wù)秘書(shū)

在德國(guó)，總理府設(shè)一名國(guó)務(wù)秘書(shū)，主管首都的事務(wù)，由總理直接領(lǐng)導(dǎo)。此外，還設(shè)一位議會(huì)國(guó)務(wù)秘書(shū)，負(fù)責(zé)議會(huì)院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會(huì)的聯(lián)系。政府各部，也都設(shè)有國(guó)務(wù)秘書(shū)和議會(huì)國(guó)務(wù)秘書(shū)，作為部長(zhǎng)的助手。概而言之，議會(huì)國(guó)務(wù)秘書(shū)必須是議院議員，協(xié)助部長(zhǎng)處理行政事務(wù)，負(fù)責(zé)部里的常務(wù)工作，相當(dāng)于某些國(guó)家的常務(wù)副部長(zhǎng)，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會(huì)議、議會(huì)、各專(zhuān)門(mén)委員會(huì)和從事其它各種活動(dòng)。當(dāng)部長(zhǎng)因故不能任職時(shí)，他可以被委任為部長(zhǎng)。至今，德國(guó)一般每個(gè)部設(shè)議會(huì)國(guó)務(wù)秘書(shū)和國(guó)務(wù)秘書(shū)一人，重要的部各設(shè)兩人。國(guó)務(wù)秘書(shū)屬于高級(jí)秘書(shū)，是政府高級(jí)官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國(guó)務(wù)秘書(shū)一般皆具有兩重身份，對(duì)國(guó)家元首或部長(zhǎng)來(lái)講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書(shū)職責(zé)；對(duì)下級(jí)單位來(lái)講，他們卻又是領(lǐng)導(dǎo)和指揮者。

．企業(yè)秘書(shū)

一般是指企業(yè)中從事秘書(shū)工作的人員，皆為企業(yè)董事長(zhǎng)或經(jīng)理的專(zhuān)職秘書(shū)。德國(guó)企業(yè)秘書(shū)唯一重要的原則是，要合理計(jì)劃時(shí)間，合理安排工作。一般秘書(shū)的基本條件，年齡不能超過(guò)歲，必須是中等文化程度，專(zhuān)業(yè)秘書(shū)訓(xùn)練班和英語(yǔ)訓(xùn)練班畢業(yè)，通過(guò)考試任用；再有的是從事過(guò)圖書(shū)館整編和管理工作的人，能獨(dú)自編寫(xiě)一般信息，懂英語(yǔ)，年齡不得超過(guò)歲，要求其工作必須以最短的時(shí)間達(dá)到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書(shū)之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報(bào)告，電話(huà)交談，書(shū)寫(xiě)內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過(guò)分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進(jìn)行咨詢(xún)，與秘書(shū)實(shí)習(xí)生進(jìn)行入門(mén)座談，準(zhǔn)備整理書(shū)信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時(shí)間限制，不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。同時(shí)，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點(diǎn)，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書(shū)，首先要精于整理文件，來(lái)文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話(huà)號(hào)碼的通知；關(guān)于分配全年獎(jiǎng)金的指示；同你號(hào)合作的企業(yè)的定期咨詢(xún)；非主要訂貨人提出的減價(jià)要求；邀請(qǐng)你公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會(huì)；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話(huà)洽談重要的縮減開(kāi)支方面的決定；對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告內(nèi)容質(zhì)詢(xún)，秘書(shū)要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進(jìn)行；整頓七天一疊未拆開(kāi)的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進(jìn)行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話(huà)中達(dá)成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會(huì)晤問(wèn)題由秘書(shū)負(fù)責(zé)；對(duì)本公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會(huì)重要會(huì)議計(jì)劃記錄事項(xiàng)要由秘書(shū)掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書(shū)進(jìn)行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書(shū)的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時(shí)如何交談的指導(dǎo)材料，以便提高領(lǐng)導(dǎo)人在這方面之技能。企業(yè)秘書(shū)的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進(jìn)行分類(lèi)：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息；生產(chǎn)計(jì)劃；有關(guān)公司對(duì)手方面的信息；進(jìn)行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無(wú)訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進(jìn)行秘書(shū)講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動(dòng)圖表；參觀訪(fǎng)問(wèn)者的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)；實(shí)習(xí)生工作須知等等。

若按文件重要程度及其保存時(shí)間，宜分別放置，以示其實(shí)用價(jià)值。文件可分為下列各類(lèi)：不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復(fù)的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長(zhǎng)期保存的文件，共此六種。

資料則分為：郵寄費(fèi)用手冊(cè)；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號(hào)雜志；對(duì)初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時(shí)期停業(yè)的通告；董事會(huì)選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會(huì)議記錄；半年之久的剪報(bào)；有關(guān)干部問(wèn)題咨詢(xún)服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專(zhuān)門(mén)研究領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)期三個(gè)月之久的專(zhuān)門(mén)雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報(bào)告書(shū)；董事會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時(shí)損耗作斗爭(zhēng)的預(yù)告。對(duì)書(shū)籍提出如下的要求：將書(shū)籍詳細(xì)訂出目錄卡片；將有關(guān)書(shū)籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書(shū)籍按第一個(gè)字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類(lèi)。秘書(shū)對(duì)書(shū)籍目錄卡分類(lèi)錄寫(xiě)擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書(shū)學(xué)?！返?版，門(mén)什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；速記；打字；通訊；電話(huà)交談；電報(bào)及電傳打字報(bào)道；人際學(xué)；工作室、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書(shū)籍與雜志；領(lǐng)導(dǎo)人出差；會(huì)議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書(shū)的有效工作》費(fèi)爾拉格出版社年版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；同來(lái)訪(fǎng)人接觸；秘書(shū)行業(yè)；分配工作；電話(huà)交談；準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)和會(huì)議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書(shū)減輕領(lǐng)導(dǎo)人的工作負(fù)擔(dān)》維卡出版社年再版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書(shū)職業(yè)；秘書(shū)本人的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點(diǎn)。（）克里斯塔亞捷著：《秘書(shū)簡(jiǎn)明手冊(cè)》，第八版，年版，頁(yè)。內(nèi)容：通信；秘書(shū)處實(shí)用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯(cuò)計(jì)劃的擬定方法。

（二）德國(guó)秘書(shū)學(xué)專(zhuān)家對(duì)正確使用電話(huà)和書(shū)信的觀點(diǎn)

正確使用電話(huà)和書(shū)信書(shū)寫(xiě)的觀點(diǎn)分別為：

．打電話(huà)

秘書(shū)應(yīng)每日盡量撥出一定時(shí)間合理用于一切必要的電話(huà)聯(lián)系。電話(huà)交談之前，宜認(rèn)真短暫準(zhǔn)備，電話(huà)前應(yīng)將認(rèn)為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫?huà)擬通知之事錄于小冊(cè)上。同他人交談時(shí)思考好交談目的，準(zhǔn)備交談信息。電話(huà)交談時(shí)要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡(jiǎn)潔而通情達(dá)理。公務(wù)電話(huà)免除與公務(wù)無(wú)關(guān)的話(huà)語(yǔ)，以免浪費(fèi)時(shí)間并使公務(wù)通訊工具中斷。通電話(huà)時(shí)話(huà)語(yǔ)速度要慢，言談要準(zhǔn)確，免使對(duì)方再問(wèn)；電話(huà)交談時(shí)精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當(dāng)時(shí)對(duì)方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯(cuò)誤判斷。

、書(shū)信書(shū)寫(xiě)技能

德國(guó)專(zhuān)家認(rèn)為，信之格式系屬次要，可靈活運(yùn)用。但當(dāng)注意書(shū)寫(xiě)信前宜周密思考，言辭應(yīng)妥當(dāng)，字體要端正，這對(duì)信的寫(xiě)收雙方皆有利。收信人職位越高，越無(wú)更多時(shí)間細(xì)觀，故應(yīng)寫(xiě)得一目了然，洞悉實(shí)質(zhì)。寫(xiě)信前應(yīng)先擬定提綱，以免遺漏；信的內(nèi)容宜簡(jiǎn)短扼要，要求簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確、友好、禮貌；信的本質(zhì)或形式皆不要重復(fù)，要符合現(xiàn)行的語(yǔ)言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書(shū)信內(nèi)容，留心勿有語(yǔ)法錯(cuò)誤；書(shū)信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內(nèi)容，如某些數(shù)據(jù)；可用編號(hào)表示段落，以便于收信人更快更具體地?cái)M出函復(fù)；業(yè)務(wù)方面的敘述，只道清解決的結(jié)果，要文理通順，要從速涉及主題，宜貫穿主題，不偏離主題。