一、醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的意義

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補(bǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補(bǔ)，提高文書檔案資源的質(zhì)量、準(zhǔn)確度和寬泛度，提高資源的利用率。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當(dāng)前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當(dāng)前大部分管理者仍然存在著認(rèn)為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項(xiàng)工作的重要意義，進(jìn)而造成在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補(bǔ)過程中動力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。（二）缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進(jìn)慢，當(dāng)前在實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實(shí)和推進(jìn)也就更加吃力和緩慢，想要真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準(zhǔn)，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對較一般，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案的精細(xì)化信息化管理，在文書檔案的精準(zhǔn)分門別類、分科保存、時間軸橫縱向?qū)?、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進(jìn)步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實(shí)不到位有關(guān)。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對策建議

（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項(xiàng)管理工作的信息化程度的不斷提升，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的發(fā)展和推進(jìn)也具有其歷史必然性。醫(yī)院工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識和理解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)醫(yī)院文書檔案信息化管理的各項(xiàng)工作的同時，也要學(xué)會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫(yī)學(xué)資源，提升資源利用率，發(fā)揮資源信息化的最大作用，更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。（二）強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)今時代，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新。當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進(jìn)步發(fā)展空間。彌補(bǔ)醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)短板，要從兩方面入手，一是要不斷強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施配置。二是要努力培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫(yī)學(xué)，又懂信息技術(shù)，還懂檔案管理的專業(yè)化人才有一定的難度，醫(yī)院及有關(guān)部門應(yīng)加大培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才的力度，以不斷提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項(xiàng)檔案管理措施齊頭并進(jìn)，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫(yī)院文書電子檔案作為醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)信息資源，其真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性、有效性，和實(shí)際的醫(yī)療作業(yè)息息相關(guān)，因此，保障醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運(yùn)轉(zhuǎn)就顯得尤為重要。醫(yī)院及文書檔案信息化工作管理者應(yīng)當(dāng)通過采取多項(xiàng)檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機(jī)專用、專人專房保管；嚴(yán)格設(shè)定好檔案管理防御系統(tǒng)，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。

1醫(yī)院文書檔案管理特點(diǎn)

作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性,文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文,醫(yī)院文書檔案管理的重點(diǎn)就是對該類公文進(jìn)行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性,文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強(qiáng)的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進(jìn)行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)?？尚诺奈臅芾砉ぷ?是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2醫(yī)院文書檔案管理對策

2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進(jìn)行完善,對相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識,認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

2.2優(yōu)化文書檔案管理工作

摘要：文書工作與檔案管理課程以培養(yǎng)應(yīng)用性和操作型秘書人才為目標(biāo)，在教學(xué)中如何實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)的有效統(tǒng)一，至關(guān)重要。本文從文書工作與檔案管理教學(xué)的特征出發(fā)，探討在轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念，完善課程體系，改革教學(xué)方法，加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新的情況。

關(guān)鍵詞：文書工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革

引言

文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實(shí)用、知識精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

【內(nèi)容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用又賦予了案卷新的使命。本文認(rèn)為，不能因?yàn)榱⒕矸椒ù嬖诒撞《穸ò妇肀旧淼膬r值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路。

【摘要題】理論探討

【關(guān)鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價值

過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價值。

【摘要】醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的重要體現(xiàn)。做好醫(yī)院辦公室文書檔案工作，一方面要按照檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量；另一方面要重視檔案的開發(fā)和利用，充分利用檔案信息資源，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)和科研等工作提供真實(shí)、有效的檔案信息。

【關(guān)鍵詞】縣級醫(yī)院；文書檔案；管理；利用

文書檔案是醫(yī)院的重要?dú)v史憑證和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環(huán)節(jié)。近年來，隨著醫(yī)院建設(shè)及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及醫(yī)院管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，醫(yī)院文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。為此，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐及思考，就如何做好醫(yī)院辦公室文書檔案管理和利用談幾點(diǎn)粗淺的體會。

一、著力改善文書檔案工作基礎(chǔ)條件

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視文書檔案的管理，充分認(rèn)識醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障。要隨著醫(yī)院的發(fā)展，逐步加大檔案管理硬件設(shè)施的投入，配備檔案管理所需硬件設(shè)施，加強(qiáng)綜合檔案室的軟、硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

二、著力提高文書檔案管理人員素質(zhì)

論文關(guān)鍵詞：國家檔案；歷史；發(fā)展

論文摘要：本文從我國檔案事業(yè)起源、產(chǎn)生到不斷進(jìn)步，從檔案材料種類，行政組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，管理制度完善，管理人員調(diào)遷，檔案庫建設(shè)，檔案利用編史修志成果等方面，回顧了我國自商代至明清主要朝代檔案事業(yè)發(fā)展的足跡。

隨著人類遠(yuǎn)古歷史流傳，人類歷經(jīng)如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚，神農(nóng)氏種植五谷等傳說；歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經(jīng)語言記錄符號——文字的產(chǎn)生；歷經(jīng)國家、階級、文明的產(chǎn)生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據(jù)《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統(tǒng)領(lǐng)者，是王命大政的決策、記載、下達(dá)及掌管者。即“史官”是當(dāng)時神權(quán)的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨(dú)特、數(shù)量繁多、年代久遠(yuǎn)的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進(jìn)一步發(fā)展?！疤峰肌币源笫窞槭?，及其下屬官員組成的官署機(jī)構(gòu)，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務(wù)。當(dāng)時除了有專門的檔案機(jī)構(gòu)，還有了比較細(xì)化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員，即大史、小史、內(nèi)史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進(jìn)到春秋戰(zhàn)國時期，代表當(dāng)時階級勢力的文書檔案無論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。其中包括專門檔案、日常政務(wù)文書及民用契券，主要種類有刑書、計(jì)書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節(jié)、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官任內(nèi)分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發(fā)展與進(jìn)步，由奴隸社會向封建社會轉(zhuǎn)化，同時也是職官分工的歷史進(jìn)步。

摘要：本文在分析了事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)必要性及原則基礎(chǔ)上，有針對性地提出了信息化管理對策，這對提升事業(yè)單位文書檔案管理信息化水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；事業(yè)單位

21世紀(jì)，人類已經(jīng)邁入了信息化時代。信息化時代深刻地影響著事業(yè)單位文書檔案的形成、保管和利用模式，在信息與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為事業(yè)單位辦公的重要手段和載體時，信息資料不斷增多，在事業(yè)單位日常行政管理活動過程中形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它們真實(shí)地反映出事業(yè)單位的日常運(yùn)行和管理活動，而電子文件信息資料大幅增加、對信息傳輸?shù)男室蟾?。尤其是信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)事業(yè)單位文書檔案從收集、整理、存儲、利用及銷毀的“全生命”周期的信息化，提高了事業(yè)單位文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

1事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的必要性

與傳統(tǒng)文書檔案管理模式及現(xiàn)實(shí)效果不同的是，信息化建設(shè)深刻地改變著事業(yè)單位文書檔案管理的模式和效率，給檔案領(lǐng)域帶來了深刻的影響和變化。信息化時代，做好文書檔案信息化管理具有明顯的現(xiàn)實(shí)意義和價值功能。1.1提升辦公效率的現(xiàn)實(shí)需要。信息化時代，檔案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用融合，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使事業(yè)單位在日常管理活動中形成的文書檔案做到了隨時收集、傳輸和自動歸檔，進(jìn)一步減輕了傳統(tǒng)檔案工作的固有上門移交或收集模式，使檔案管理與文書資料形成同步，極大地減輕了日常管理的工作量，也顯著提升了文書檔案管理的效率。例如：在傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，需要對業(yè)已整理結(jié)束的檔案文件進(jìn)行修改或完善，勢必要拆卷重新整理、裝訂，不僅消耗大量人力、物力，也因操作效率低下而影響到整個管理效率。信息化時代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要修改完善相關(guān)資料，只需要對電子文檔進(jìn)行修繕后打印即可，這顯著提升了工作效率。此外，信息化建設(shè)，使檔案的編目、著錄，以及后期的查詢、利用和檔案編研等工作更加便捷，文書檔案的管理工作更加簡便易行和高效。1.2滿足信息共享的現(xiàn)實(shí)需要。信息化時代，國與國的競爭、企業(yè)與企業(yè)的競爭，實(shí)際上就是各種信息流、物流、技術(shù)流的的競爭。傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息常常為檔案管理部門和形成部門所掌握，形成了“信息孤島”現(xiàn)象，文書檔案中所承載著的重要信息資料難以跨部門或時空區(qū)域的限制，文書檔案的信息共享度不高。信息化時代，現(xiàn)代信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案以電子文檔形式存在，紙質(zhì)檔案內(nèi)容經(jīng)信息化加工、提煉后形成一份份文獻(xiàn)信息，使得文書檔案中所承載著的寶貴信息資源突破了傳統(tǒng)意義上的物理空間限制，登錄檔案管理平臺即可查詢到所需文書檔案信息資料，檔案信息實(shí)現(xiàn)了在不同部門、區(qū)域之間的流通和信息共享，不僅提升了檔案信息的利用效率，而且極大地發(fā)揮出了文書檔案信息的利用價值。1.3電子文件穩(wěn)定保存的現(xiàn)實(shí)需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到高溫、高濕、火災(zāi)、蟲蛀、氧化劑等影響，在后期的頻繁使用中易遭受到破壞，文書檔案保存的安全性得不到有效保障。將傳統(tǒng)的事業(yè)單位紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行信息化管理后，紙質(zhì)檔案形成一份份電子文件模式，并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的更新發(fā)展，無論是存儲還是讀取都更加的安全。檔案的查詢和利用只需登錄檔案管理系統(tǒng)，調(diào)閱相關(guān)電子文件檔案即可，這實(shí)現(xiàn)了電子文件保存的穩(wěn)定化，在檔案利用時不會對原始檔案資料產(chǎn)生過多侵?jǐn)_，這也是對傳統(tǒng)文書檔案的保護(hù)，使文書檔案保存受外部環(huán)境影響較小，保存的壽命更長，穩(wěn)定性更強(qiáng)。1.4文書檔案高效利用的現(xiàn)實(shí)需要。檔案的價值在于其利用，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和事業(yè)單位日常管理提供信息借鑒和參考。文書檔案是事業(yè)單位在日常管理活動中形成的具有保存價值的重要信息資料，通過檔案信息的查詢、利用，能夠指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)人、財、物和其他各項(xiàng)事業(yè)的管理更加科學(xué)、合理。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的查詢和利用常常受到時間和空間的限制，需要到單位的檔案管理部門現(xiàn)場借閱，文書檔案的利用效率低下。信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案利用者可直接在網(wǎng)上查閱或者發(fā)起查閱申請，由事業(yè)單位檔案文書檔案管理人員在線提供服務(wù)，在線審查是否滿足利用條件，并通過在線提供所需檔案服務(wù)，還可以實(shí)現(xiàn)一對一的在線咨詢服務(wù)，文書檔案的利用效率顯著提升，價值功能也得到了充分的發(fā)揮。

2事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)基本原則

摘要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域。這對改進(jìn)工作方式，提高效率起到了至關(guān)重要的作用，反映了單位的現(xiàn)代化管理水平。把信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化是發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;文書;檔案管理

一、機(jī)關(guān)單位文書檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1.檔案工作意識亟待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要解決思想認(rèn)識問題?；趯n案本質(zhì)和價值屬性的看法，全國各地的檔案館主要應(yīng)在實(shí)現(xiàn)檔案信息價值方面發(fā)揮主導(dǎo)作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔(dān)工具價值。機(jī)關(guān)單位檔案室的現(xiàn)代化水平，直接影響到地區(qū)乃至國家的檔案管理水平。由于檔案傳統(tǒng)的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認(rèn)識到信息化的重要性，依舊停于傳統(tǒng)的案卷收集、整理階段，設(shè)備不足，技術(shù)力量薄弱、檢索受限、服務(wù)方式單一，因而檔案人員意識不高，存在“等”“要”現(xiàn)象。等待檔案利用者上門的被動服務(wù)方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務(wù)，也只是進(jìn)行“嚴(yán)格保密”基礎(chǔ)上，利用手工目錄索引和工具書進(jìn)行服務(wù)，而忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務(wù)，文書檔案的價值無法充分體現(xiàn)。另外，領(lǐng)導(dǎo)部門對文書檔案管理工作重視程度不足。部分領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的認(rèn)識不夠全面，認(rèn)為檔案工作簡單，只需要內(nèi)勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應(yīng)付檔案檢查即可，不能在資金、設(shè)備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質(zhì)量。所以增強(qiáng)檔案的開放意識，服務(wù)意識，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。2.基礎(chǔ)性工作規(guī)范程度不高。要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。檔案傳統(tǒng)不是只代表落后。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程。有人認(rèn)為有了電子檔案，紙質(zhì)檔案會被漸漸淡化。將檔案管理現(xiàn)代化完全代替紙質(zhì)檔案存在，在理論和實(shí)踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎(chǔ)，因此，仍然要重視傳統(tǒng)的基礎(chǔ)整理工作。檔案收集是歸檔的首要環(huán)節(jié)。從我國現(xiàn)行的檔案管理體制來看，機(jī)關(guān)單位只能通過檔案室與文書部門間接聯(lián)系起來。因權(quán)責(zé)不明，造成機(jī)關(guān)文書、檔案工作的脫節(jié)，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續(xù)檔案現(xiàn)代化工作的質(zhì)量。因?yàn)闄n案的完整性在很大程度上決定了檔案的價值和效用，如果應(yīng)該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發(fā)揮的作用也就大打折扣。在實(shí)際工作中，一些部門檔案意識不強(qiáng)，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關(guān)部門的配合支持時,就難以將材料收集齊全完整，進(jìn)一步的檔案信息化建設(shè)也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現(xiàn)代化的需求。文書檔案的現(xiàn)代化管理，有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)。但由于種種原因原導(dǎo)致專職檔案人員缺乏。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各機(jī)關(guān)單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計(jì)算機(jī)操作水平低下，專業(yè)知識薄弱，缺乏專業(yè)培訓(xùn)。且多身兼內(nèi)勤、文秘等工作，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業(yè)性，提升檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。即使近些年來，很多機(jī)關(guān)單位在新建辦公樓的基礎(chǔ)上，極大改善了信息化建設(shè)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應(yīng)檔案專業(yè)隊(duì)伍而阻礙了文書檔案現(xiàn)代化的步伐。4.軟件開發(fā)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前而言，各地各機(jī)關(guān)在檔案管理軟件的開發(fā)上處于分散狀態(tài)，且由于各單位認(rèn)識上的差異，軟件開發(fā)的側(cè)重點(diǎn)不盡相同，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)出來的軟件在實(shí)用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發(fā)階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護(hù)重復(fù)，浪費(fèi)資源。5.涉密檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實(shí)可靠，必須采取一定的防護(hù)措施。同時由于電子檔案易于復(fù)制性和傳播性，涉密信息泄露就成為需要重點(diǎn)防范的事情。為確保電子檔案的真實(shí)可靠及信息安全，必須采取系列相應(yīng)的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認(rèn)證、電子簽章、加密保護(hù)措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實(shí)、可靠。

二、規(guī)范機(jī)關(guān)單位文書檔案管理現(xiàn)代化的建議

1.深化檔案意識，提高重視程度。改變傳統(tǒng)的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，利用先進(jìn)的思想觀念和技術(shù)，建立與時俱進(jìn)的管理制度，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。檔案室要向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創(chuàng)新中來。現(xiàn)代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰(zhàn)略性的高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，能夠充分對文書檔案信息資源進(jìn)行深層次加工，創(chuàng)造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳,主動提供有關(guān)檔案工作資料參與決策需要,爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實(shí)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建科學(xué)管理體制。如前文所述，要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，夯實(shí)檔案整理的基礎(chǔ)性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學(xué)方法進(jìn)行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發(fā)文。對發(fā)文而言，在進(jìn)行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準(zhǔn)確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細(xì)甄別和鑒定，保證收集有切實(shí)查考利用價值的文件，節(jié)約國家資源。通過計(jì)算機(jī)關(guān)鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務(wù)、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業(yè)務(wù)管理相互發(fā)展，相互促進(jìn)，加強(qiáng)文書檔案對部門業(yè)務(wù)發(fā)展的指導(dǎo)，通過部門業(yè)務(wù)發(fā)展帶動文書檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)文書檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。3.加快數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站等方面的內(nèi)容。其中檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是尤為重要的一環(huán)。它又包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案行政部門要積極推行開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)較為統(tǒng)一，實(shí)用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統(tǒng)一錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。近年來，OA辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫來源主要包括：OA辦公自動化系統(tǒng)、庫存檔案數(shù)字化、其他電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統(tǒng)與OA的轉(zhuǎn)換對接。工程量較大的是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。根據(jù)檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術(shù)，將可能利用率高、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統(tǒng)管理軟件實(shí)現(xiàn)目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)。據(jù)了解，目前機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)站的擁有量和使用率還比較低。網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺，因此要在技術(shù)部門的支持下構(gòu)建設(shè)計(jì)合理、功能強(qiáng)大、智能化的檔案網(wǎng)站，滿足高層次需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，智能手機(jī)終端、微信平臺、云技術(shù)、二維碼等新興科技產(chǎn)品及服務(wù)的出現(xiàn)，使“掌上查檔”業(yè)務(wù)逐漸發(fā)展起來，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化幾乎無處不在。檔案室可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺推出遠(yuǎn)程利用服務(wù)，利用者僅用手機(jī)微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時隨地查看、利用資源，通過設(shè)置各種服務(wù)和查詢規(guī)范，服務(wù)更加便民。4.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，現(xiàn)代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的不斷發(fā)展，在方便人們利用的同時，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進(jìn)行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網(wǎng)文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴(yán)格審查把關(guān)防止涉密文件、檔案傳輸?shù)焦簿W(wǎng)絡(luò)上。第二是要完善軟硬件安全設(shè)施，加大檔案信息系統(tǒng)分級保護(hù)工作。區(qū)分涉密計(jì)算機(jī)、涉密網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管。對需要開放應(yīng)開放的檔案應(yīng)當(dāng)及時提供公開，便于利用。提供涉密檔案信息服務(wù)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。三是在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工時，要做到嚴(yán)格安全管控。如果是進(jìn)行數(shù)字化外包的項(xiàng)目，需要對保密資質(zhì)進(jìn)行把關(guān)，簽訂保密責(zé)任書。四是電子檔案管理軟件要科學(xué)完善，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數(shù)據(jù)安全、可靠。其他安全措施，如在計(jì)算機(jī)中裝入防火墻、防病毒、安全認(rèn)證等安全軟件。同時做好重要的文件的電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對外查詢時，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用應(yīng)該根據(jù)用戶的需要，以當(dāng)頁的形式呈現(xiàn)出來，不會看到無關(guān)的信息，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。5.加強(qiáng)現(xiàn)代化文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，必須組建現(xiàn)代化的人才隊(duì)伍。首先應(yīng)更多地選拔專業(yè)對口、知識面寬、層次高的人才進(jìn)入單位，以提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是建立良好的激勵機(jī)制。在保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、福利待遇等方面的權(quán)利外，也要獎懲分明，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)教育，建立日常的考核機(jī)制，激發(fā)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。三是檔案人員必須“充電”，對現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行任職教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，同時檔案管理工作人員也要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng)，主動鉆研信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為具有創(chuàng)新意識和科研能力的檔案專業(yè)人才，能夠?qū)ξ臅鴻n案資源進(jìn)行深加工，進(jìn)行編研開發(fā)，創(chuàng)造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務(wù)。信息化和現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的大趨勢。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機(jī)關(guān)單位工作服務(wù)，才能為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。加快機(jī)關(guān)單位檔案信息化設(shè)施建設(shè)，推動文書檔案電子信息規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案管理現(xiàn)代化，是機(jī)關(guān)單位堅(jiān)持執(zhí)政為民，陽光執(zhí)政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權(quán)利意識增強(qiáng)、我國法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護(hù)自身合法權(quán)益的需求愈加強(qiáng)烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設(shè)步伐。通過檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，方便群眾利用?？傊?，文書檔案現(xiàn)代化是一項(xiàng)長期性的系統(tǒng)化工程，需要人人都參與進(jìn)來，轉(zhuǎn)變意識，共同推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

供電公司綜合檔案室在省公司檔案處及市檔案局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷與指導(dǎo)下，完成了預(yù)期的工作任務(wù)。截至目前，除完成了各項(xiàng)檔案資料的收集、整理、編目工作外，還在國網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)成功上線后，新的辦公模式下完成檔案管理模塊數(shù)據(jù)上傳、轉(zhuǎn)換及網(wǎng)絡(luò)全文查詢的推廣應(yīng)用工作。現(xiàn)就本年度檔案管理主要工作簡要匯報如下：

一、主要工作完成情況

1、檔案資料收集方面：

工程檔案管理一直是我們公司檔案管理工作的重點(diǎn)。由于近年來工程項(xiàng)目多、工期快，因此，從基建工程開工初期,公司作為建設(shè)管理單位，就要求我們檔案室能積極投入到檔案資料的監(jiān)控收集中，同時公司還要求基建部把檔案管理作為工程管理的一個重要組成部分納入到合同管理中。尤其是200千伏及以上重點(diǎn)工程，在檔案室人員的督促指導(dǎo)下，設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等參建單位都設(shè)立了相對穩(wěn)定、業(yè)務(wù)能力與責(zé)任心較強(qiáng)的專兼職檔案員，全過程負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理工作。使檔案的形成、積累、整理、審定工作與施工進(jìn)程同步，并按規(guī)定整理造冊登記并履行相關(guān)手續(xù)后再移交公司檔案室集中管理。公司工程檔案管理人員全程參與，掌握了解工程進(jìn)度，及時介入、定期到現(xiàn)場指導(dǎo)、督辦。為了確保工程檔案收集齊全、完整，檔案管理人員與工程管理人員根據(jù)工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行階段性檔案資料收集整理檢查，真正做到了工程與檔案管理同步。實(shí)現(xiàn)了檔案從開工到竣工投產(chǎn)都能與建設(shè)工程同步管理。

2、檔案資料整理、編目方面：

一是全面完成“220千伏丁集變電所”、“110千伏老龍眼變電站”、“110千伏丁集-顧橋輸變電線路”三個新建輸變電工程的資料收集、整理、編目、錄入、掃描掛接工作。形成案卷292卷；共計(jì)834件。