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摘要：檔案信息化不僅促使檔案利用發(fā)生了革命性的變化，對傳統(tǒng)的檔案管理尤其是檔案分類也產(chǎn)生了很大的影響。檔案是否還需要按照要求進行嚴(yán)格分類，檔案分類對檔案利用有沒有影響，這些問題都是對傳統(tǒng)檔案管理的嚴(yán)峻考驗。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；分類

2002年，國家檔案局在《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中明確提出“積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)”“積極推進檔案數(shù)字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平”“進一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，盡快在全國推廣應(yīng)用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件”。自此，全國各級各類檔案館都在努力推進檔案信息化建設(shè)，檔案的查詢利用也從通過手工目錄檢索時代進入到計算機檢索時代。目前，社會已經(jīng)邁入信息化時代，信息化對人類社會的方方面面產(chǎn)生了深刻的影響，檔案也不例外。檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的必然要求，本文將分析大數(shù)據(jù)時代檔案信息化對高校檔案分類的影響，并提出相應(yīng)的改善措施，以促進我國高校檔案信息化發(fā)展。

一、傳統(tǒng)檔案與信息化檔案保存和利用方式的區(qū)別

（一）檔案信息化后檔案信息如何保存與利用。檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。在檔案信息化建設(shè)過程中，館藏檔案數(shù)字化程度以及檔案管理系統(tǒng)的好壞是衡量檔案信息化水平的兩個重要指標(biāo)。檔案信息化水平較低的學(xué)校管理系統(tǒng)中只有條目信息，館藏檔案數(shù)字化率很低，查詢到的檔案信息不完整，有時即使保存了需要的檔案，也因標(biāo)題中沒有著錄相關(guān)的字段而檢索不到；檔案信息化水平較高的學(xué)校檔案數(shù)字化率很高，查詢時不僅可以通過標(biāo)題而且可以實現(xiàn)全文檢索，大大提高了檢索效率和檢索質(zhì)量。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。檔案信息化內(nèi)容十分廣泛，包括檔案信息資源的有序系統(tǒng)整理、數(shù)據(jù)庫建立、檔案資源電子化、網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)利用及檔案技術(shù)保護等。檔案信息化實際上就是檔案變成數(shù)字化形式進行存儲和服務(wù)。檔案信息化后數(shù)據(jù)大都由管理系統(tǒng)進行管理，數(shù)據(jù)均保存在數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)和發(fā)展與計算機技術(shù)的應(yīng)用密切相關(guān)。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)和調(diào)用效率都得到大幅提高。無論高校采用哪種管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行管理，大多都通過關(guān)鍵字段進行檔案查詢利用。信息化程度較低的高校根據(jù)檔案的件號或盒號到庫房進行查詢；而信息化程度高的高校，紙質(zhì)檔案基本上成了擺設(shè)，在查詢利用中基本不用，而是在檔案管理系統(tǒng)中可以完成所有的檔案查詢利用業(yè)務(wù)。有的高校甚至在檔案歸檔過程中開始逐步實行單軌制，即只收集電子文件進行歸檔。隨著全文檢索技術(shù)的普遍推廣，無論是哪類檔案，紙質(zhì)檔案的保管方式如何，都能在計算機上快速進行檢索和利用。（二）傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)檔案如何保存與利用。傳統(tǒng)檔案主要指針對紙質(zhì)檔案進行管理?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中明確將高校檔案分為11類。傳統(tǒng)的檔案管理方式是通過對每類檔案設(shè)置不同的檔案對檔案進行分類，查詢利用時根據(jù)需求先找到是哪類檔案，再在該類檔案中依據(jù)盒號或件號查詢，因此檔號的制定就顯得尤為重要。檔號一般包括：年度號、一級目錄、二級目錄、案卷號等，查詢只能嚴(yán)格按照“年度號”“一／二級目錄編碼”和“案卷號”進行查詢。

二、檔案分類的意義

第一，檔案分類方便了檔案管理。一方面檔案的分類將不同材質(zhì)的文件資料等進行系統(tǒng)的分類，方便了檔案的保存。如紙質(zhì)文件和光盤文件有很大的差別，紙質(zhì)文件在借閱過程中容易受損，保管時就必須按照紙質(zhì)文件借閱的規(guī)定執(zhí)行，認(rèn)真查對檔案借閱前后的區(qū)別，確保檔案的完整性。而光盤害怕潮濕等環(huán)境的影響，而且有丟失數(shù)據(jù)等可能。因此，在保存中要注重檔案的備份和檔案保管環(huán)鏡的監(jiān)測。另一方面，高校檔案的分類使檔案保管更加系統(tǒng)化，減少了檔案在查閱等活動的損壞風(fēng)險，并確保了檔案的正常使用和完整性。第二，檔案分類為檔案的使用銷毀等提供了便捷，提高了檔案使用效率，確保了需銷毀檔案的準(zhǔn)確性。從目前來看，各高校依然對檔案進行分類管理。盡管檔號編制方案各有千秋，但檔案還是按照不同門類編制不同的檔案，分別放在不同的庫房進行保管。即使信息化程度很高的高校，紙質(zhì)檔案也按此模式管理。這主要是因為現(xiàn)階段還是實行紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔?，F(xiàn)階段，國家還是要求紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，這主要是因為檔案的原始憑證性這一本質(zhì)屬性是針對紙質(zhì)檔案而言的。究其原因：一是電子檔案的依據(jù)性還有法律法規(guī)的支撐；二是人們固有的觀念中還是覺得“口說無憑，立字為據(jù)”，紙質(zhì)檔案還是人們主要認(rèn)可的對象；三是信息化后的檔案數(shù)據(jù)即電子檔案其安全性很難得到保障；四是檔案信息技術(shù)還在不斷完善；五是電子簽章技術(shù)還未得到廣泛認(rèn)可。而且各個高校由于實際情況不一樣，信息化程度層次不齊。很多高校只有少部分檔案進行了數(shù)字化，或是只是對紙質(zhì)檔案的條目信息進行了著錄，有些甚至還沒有檔案管理系統(tǒng)。信息化程度高的高校已經(jīng)把注意力集中在拓展管理系統(tǒng)功能，建立用戶需求導(dǎo)向模式，提高檔案服務(wù)的“交互性”以及提高檔案數(shù)據(jù)的深層次挖掘與利用等方面，而信息化程度低的高校還在為檔案數(shù)字化煞費苦心。這種發(fā)展的不均衡嚴(yán)重地制約了我國檔案信息化發(fā)展水平。綜合以上各種因素，檔案信息化中形成的電子檔案在目前尚不能取代原始紙質(zhì)檔案的憑證價值和作用。檔案信息化有效地提高了檔案服務(wù)水平，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有序的空間和信息環(huán)境，但經(jīng)過計算機技術(shù)優(yōu)化整合、電子化的產(chǎn)物，缺乏歷史真跡，尚未能起到法律佐證的效力作用。鑒于檔案實體資源與檔案信息化資源的法律認(rèn)可性，預(yù)計在較長時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者還需共存很長一段時間。因此，對紙質(zhì)檔案進行分類保存還是必須的。

三、檔案信息化對檔案分類的影響

檔案如果全部信息化之后，在檔案管理系統(tǒng)中雖然看似仍按照不同門類對檔案信息進行管理，但是檔案信息實際上存儲在同一個數(shù)據(jù)庫中。這樣通過全文檢索查詢利用時，只要檔案里包含這一字段的信息，不管是哪個門類的檔案都會被檢索出來。即使還保存有紙質(zhì)檔案，也只是作為憑證，不到萬不得已不會使用。檔案分類已經(jīng)變得無關(guān)緊要。檔號只是檔案管理的一種形式，即使不同門類的檔案全部放在一起，哪怕只能按照流水號編制盒號和件號也可以。就目前來看，檔案的單軌制管理已經(jīng)被提上日程。有些高校已經(jīng)開始試行。從長遠(yuǎn)來看，無紙化辦公無論從社會效益、經(jīng)濟效益還是環(huán)境效益來看已經(jīng)成為一種趨勢。檔案的單軌制歸檔將隨之而來，電子檔案徹底代替紙質(zhì)檔案將是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。屆時，檔案分類將變成可有可無的形式，因為真正決定檔案價值的最終還是檔案服務(wù)的便捷性。

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作者:劉赟博 單位:貴州師范大學(xué)檔案館