導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)問題及對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、我國檔案信息化基本情況

改革開放以來我國在各地、各部門開展的檔案管理工作對檔案管理現(xiàn)代化的程度有顯著提高，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案部門間的信息交流和資源共享，不僅使檔案服務(wù)變?yōu)殚_放服務(wù)同時(shí)也擴(kuò)大了檔案服務(wù)的范圍，將檔案利用的范圍也從未國家擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)。檔案信息數(shù)字化使檔案資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和遠(yuǎn)程共享，為使用者提供各種數(shù)據(jù)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)金，婚姻情況、住房公積金等等還包括大量與民生緊密相關(guān)的檔案信息，檔案知識管理使這些信息破除了空間與時(shí)間的局限，切實(shí)給民眾帶來了便利。同時(shí)檔案信息化具有廣泛的內(nèi)容，它包括了有序整理檔案資源、開發(fā)利用檔案信息資源、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)、制定促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍等領(lǐng)域，而并不單單是網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

二、信息化建設(shè)存在的問題

（一）數(shù)據(jù)的差異性。檔案館收錄的檔案內(nèi)容一般由不同的單位、部門組成的，而各個(gè)單位和單位之間所使用的數(shù)據(jù)庫往往也是不一樣的。由于各個(gè)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的來源、屬性以及內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式都是各種各樣的，就會(huì)使得收入進(jìn)檔案館的資料更為復(fù)雜化。

（二）較大的分散性。大多數(shù)情況是同一個(gè)主題的資料往往分散在不同的部門之中，如民營企業(yè)有稅收報(bào)表，國企也有稅收報(bào)表，在通過單位移交入館的過程中出現(xiàn)了重復(fù)的信息、沒有區(qū)別的數(shù)據(jù)，檔案館擁有大量的信息資源，面對如此之多的信息量，對于該如何將這些巨大的數(shù)據(jù)量進(jìn)行篩選、合理管理，從而進(jìn)行進(jìn)一步的加工，再加以利用最終使得這些數(shù)據(jù)能夠和社會(huì)形成知識共享。

（三）管理的延后性。通過對國外檔案信息化的研究，檔案事業(yè)的信息化的重點(diǎn)在對于檔案的管理，而并不是所謂的信息化，檔案信息化的面臨的最重要的問題應(yīng)該是對在具體檔案管理中使其業(yè)務(wù)更簡單、更優(yōu)化、同時(shí)進(jìn)行重組。以前的管理制度，已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的工作，也不再適應(yīng)與社會(huì)的發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

（一）完善電子文件歸檔管理。將各種不同類型為載體的檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行處理、轉(zhuǎn)換，同時(shí)也要注重在平時(shí)的工作中對本單位的一些相關(guān)電子文件進(jìn)行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而確保最終產(chǎn)生的電子文件能夠完整、真實(shí)、有效。并且要加大研究，進(jìn)一步完善出電子檔案在接收、保管、利用等方面的技術(shù)方法，使得我們在今后的工作中能夠制訂出一套完善的電子檔案管理辦法。

（二）提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，向?qū)I(yè)型邁進(jìn)。人為因素是保障檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現(xiàn)今的檔案管理領(lǐng)域始終存在著大量精通檔案方面的專業(yè)知識同時(shí)又了解軟件開發(fā)的復(fù)合型人才的缺口，所以如何提高檔案團(tuán)隊(duì)的工作水平，創(chuàng)造出適應(yīng)不同工作崗位的內(nèi)部管理機(jī)制已經(jīng)成為如今檔案領(lǐng)域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，同時(shí)建立激勵(lì)機(jī)制，提高人員的主觀能動(dòng)性，并且合理設(shè)置人員崗位。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式，達(dá)成資源共享。檔案工作主要是以部門的工作為重心并且關(guān)注熱點(diǎn)為中心，來組織和提供信息的。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時(shí)代，要檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享、信息共建的目標(biāo)，我們必須更加完善檔案的現(xiàn)代化管理工作，包括選擇需滿足通用化、規(guī)范化以及包容性的檔案管理軟件。因此，對于檔案信息化建設(shè)我們必須要用長遠(yuǎn)的眼光，實(shí)施穩(wěn)步的規(guī)劃的同時(shí)要逐步落實(shí)。要具體問題具體分析的采用信息技術(shù)，注意各個(gè)所在行業(yè)實(shí)際性的區(qū)別。同時(shí)在技術(shù)應(yīng)用上要確保所使用的軟件包含通用性、靈活性和連續(xù)性的特點(diǎn)，從而防止檔案信息化系統(tǒng)造成信息的流失現(xiàn)象。

四、對于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思考

目前我國國民經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，電子政務(wù)正在不斷發(fā)展，信息化的檔案工作也要緊跟步伐。在當(dāng)今檔案信息化資源呈快速增長的態(tài)勢，過去陳舊的檔案管理辦法已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，對于越來越多的檔案信息資源，為適應(yīng)新型試的需求我們只有通過數(shù)字化的管理，走網(wǎng)絡(luò)化的信息建設(shè)道路，這樣才會(huì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。

作者:張凱麗 單位:上海大學(xué)

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