檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究論文
時(shí)間:2022-11-04 02:47:00
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摘要
電子檔案管理系統(tǒng)已成為目前最流行的一種檔案管理系統(tǒng),它結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、操作方便,適合各層管理人士使用,受到各級(jí)管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式.ASP是一個(gè)Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境,它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì),系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下,使用Access數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。
關(guān)鍵詞:檔案管理;ASP;Web技術(shù);管理系統(tǒng)
1引言
作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn),如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨?,是人類的共同?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作,如何科學(xué)地保管和有效利用檔案,是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會(huì)發(fā)展,科技進(jìn)步,檔案的載體發(fā)生了變化,出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案,其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平,很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng),通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前,針對(duì)各類檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求,眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件,并贏得了市場(chǎng)的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
(1)價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小型檔案館來說還是難以接受的,也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。
(2)技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識(shí),用戶遇到問題很難自行解決,對(duì)開發(fā)商的依賴性很大。
(3)片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格,采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際工作當(dāng)中,一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡(jiǎn)單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
2檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析
2.1系統(tǒng)需求分析
目前為了提高檔案管理的水平,檔案管理員需要對(duì)檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程,使工作人員對(duì)檔案的管理更加容易,提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入員工信息要求準(zhǔn)確、完全;管理員和員工能夠?qū)︿浫氲幕拘畔㈦S時(shí)作更新修改,使管理員能夠得到員工的最新信息;為了確保信息安全和準(zhǔn)確,為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別,而一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。本系統(tǒng)的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統(tǒng)快捷、方便的了解企業(yè)的人事信息,和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。
2.1.1用戶身份級(jí)別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同,從權(quán)限大小大致可以分為:高級(jí)管理員和一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。
系統(tǒng)管理員:使用本系統(tǒng)的檔案管理員,是權(quán)限最大的用戶,擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶:本系統(tǒng)的一般用戶,能夠?qū)n案信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改,但無錄入和刪除檔案信息的權(quán)限。2.1.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)置
具體操作:對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。
檔案信息的錄入:管理員對(duì)人事信息的添加
操作對(duì)象:管理員
瀏覽對(duì)象:管理員
具體功能:檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息,需按員工實(shí)際信息錄入;
檔案信息的修改:管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對(duì)象:管理員和一般用戶
瀏覽對(duì)象:管理員和一般用戶
具體功能:用戶和管理員在檔案信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改,使員工信息隨時(shí)更新,便于管理員的管理,能及時(shí)得到最新的員工信息;
檔案信息的查詢:管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對(duì)象:管理員和一般用戶
瀏覽對(duì)象:管理員和一般用戶
具體功能:用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息,系統(tǒng)提供了多種查詢方式,模糊查詢和常規(guī)查詢,如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢;
檔案信息的刪除:管理員刪除錄入的人事信息
操作對(duì)象:管理員
瀏覽對(duì)象:管理員
具體功能:管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出,可以對(duì)其信息永久性的刪除,也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中,在回收站中可以將需要的信息還原,也可以將其永久性的刪除;
檔案信息的打印:管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對(duì)象:管理員
瀏覽對(duì)象:管理員
具體功能:用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的員工信息,便可以直接通過Word文檔對(duì)員工信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)員工信息,也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有員工列表,對(duì)其員工列表進(jìn)行打印。
管理用戶的設(shè)置:管理員對(duì)其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置
操作對(duì)象:管理員
瀏覽對(duì)象:管理員
具體功能:系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶,一般用戶的權(quán)限是由高級(jí)用戶指定的,高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除,及用戶密碼的設(shè)置和修改,高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能,一般用戶就能對(duì)檔案信息的修改、查詢、打印的功能。
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