導(dǎo)語：深究如何提高高校教學(xué)秘書的工作效率一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：在高校，教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)院教師和學(xué)生、各學(xué)院之間以及學(xué)院和學(xué)校之間關(guān)系的紐帶，起著上傳下達(dá)的作用。隨著高校本科擴(kuò)招的發(fā)展，院級(jí)教學(xué)管理的任務(wù)日益加重。面對(duì)新形勢(shì)、新問題，提高院級(jí)本科教學(xué)管理的工作效率是唯一的出路，本文就此問題做一探討。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書本科教學(xué)管理效率

高校教學(xué)秘書是連接學(xué)校教務(wù)工作與院(系)教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的骨干力量。在校院兩級(jí)教學(xué)管理體制下，高校院(系)教學(xué)秘書成為基層教學(xué)單位最直接的教學(xué)管理者。

在高等院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和普遍實(shí)行學(xué)分制的新形式下，各院系的專業(yè)設(shè)置門類增加，而學(xué)校教務(wù)部門也不斷地將教學(xué)管理任務(wù)下放。面對(duì)新形式、新問題，如何提高高校教學(xué)秘書的工作效率已成為一個(gè)亟待研究和解決的問題。

1完善管理規(guī)章制度，簡(jiǎn)化辦事程序

教學(xué)管理規(guī)章制度是高校教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)于實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化具有十分重大的意義。隨著高等教育的改革和發(fā)展，教學(xué)管理規(guī)章制度建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)高校強(qiáng)化教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的重要舉措。我校于2005年編印了《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》，內(nèi)容包括：國(guó)家政策法規(guī)、教學(xué)管理規(guī)章、學(xué)籍管理、專業(yè)和課程建設(shè)管理、教材建設(shè)與管理、實(shí)踐教學(xué)管理、實(shí)驗(yàn)室管理、教學(xué)質(zhì)量管理，以及工作流程等內(nèi)容，其中的工作流程部分給教師和學(xué)生辦理相關(guān)事宜提供了清晰的步驟。相應(yīng)的，二級(jí)學(xué)院也根據(jù)學(xué)校的具體要求制定出學(xué)院的各項(xiàng)工作流程。如我院根據(jù)學(xué)校關(guān)于畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))的相關(guān)要求制定出本院的畢業(yè)論文工作流程如圖1：

隨著校院兩級(jí)教學(xué)管理模式的深入，部分管理規(guī)章制度將進(jìn)一步完善，辦事程序?qū)⒏雍?jiǎn)化。

2提高教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力，特別是對(duì)信息化技術(shù)的掌握程度

隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，以及信息技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容日益明確，工作方式也發(fā)生了根本性的變化，這對(duì)教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力也提出了更高更新的要求。

一是教學(xué)秘書要熟悉學(xué)校、院系管理和教育學(xué)的專業(yè)知識(shí)。

由于教學(xué)秘書從事實(shí)際的教學(xué)事務(wù)管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解學(xué)校、院系教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦事流程，同時(shí)，教學(xué)秘書還要熟悉本院各學(xué)科、各專業(yè)的基本知識(shí)和結(jié)構(gòu)體系，了解教學(xué)計(jì)劃的制定和實(shí)施、各專業(yè)的課程設(shè)置、學(xué)分分配、畢業(yè)要求，熟悉教學(xué)各學(xué)期、各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，做到事前有計(jì)劃、計(jì)劃有余地，相應(yīng)的處理措施和解決方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同時(shí)，要充分考慮院系與學(xué)校的整體關(guān)系，分清事情的輕重緩急，妥善安排。

二是教學(xué)秘書要具備一定秘書專業(yè)知識(shí)，其中包括應(yīng)用文寫作知識(shí)、文書處理知識(shí)、檔案管理知識(shí)，以及會(huì)議組織知識(shí)等。

三是教學(xué)秘書要熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，教學(xué)管理工作已逐漸向網(wǎng)絡(luò)化管理過渡。這就要求教學(xué)秘書緊跟時(shí)代潮流，熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高工作效率和質(zhì)量，將自己從“繁、重、緊、雜”的事務(wù)中解脫出來。學(xué)校開發(fā)了新的教務(wù)管理軟件，目前正處于試用階段。新的教務(wù)管理系統(tǒng)彌補(bǔ)了原有教務(wù)管理系統(tǒng)的一些不足，同時(shí)新增了一些功能，基本上90%的教學(xué)管理任務(wù)都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，我們教學(xué)秘書的工作效率將大大提高。

在學(xué)院層面上，為了提高上傳下達(dá)的效率，我們利用網(wǎng)絡(luò)開通了飛信，邀請(qǐng)學(xué)院教師和學(xué)生加入，將教師和學(xué)生的聯(lián)系方式進(jìn)行群組管理，利用飛信的短信群發(fā)功能，我們可以將學(xué)校教務(wù)處的相關(guān)通知快速地傳達(dá)到各位老師和學(xué)生。網(wǎng)上發(fā)送短信，不僅操作簡(jiǎn)單、速度快，而且又不干擾教師和學(xué)生。但飛信用戶只限于移動(dòng)號(hào)碼，對(duì)于非移動(dòng)用戶(如聯(lián)通、小靈通)，我們開通了電信網(wǎng)信服務(wù)，可以用固定電話群發(fā)短信。目前，我們將教師按系別、職稱分組，學(xué)生按年級(jí)班級(jí)分組，還可以發(fā)動(dòng)各系主任建成各系的短信群組，建議各班學(xué)生建成班級(jí)群組，這樣我們可以將通知迅速地傳達(dá)到每位教師和學(xué)生，提高工作效率。

我們還申請(qǐng)了學(xué)院的公共郵箱，采集了學(xué)院各位老師的電子信箱信息，分別按系別和職稱歸類，極大地方便了教師和學(xué)院、學(xué)院與教師之間文件的傳送，不僅提高了速度，節(jié)約了紙張，而且還避免了使用U盤造成的病毒傳染。

由于電腦的普及以及學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源的不斷發(fā)展，我們與教師和學(xué)生之間的交流還采用了QQ聊天的方式。

目前我們的信息傳達(dá)流程如圖2：

另外，我們還利用學(xué)院的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，開辟了學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))上傳專區(qū)，實(shí)現(xiàn)了畢業(yè)論文電子化。目前正在試點(diǎn)上傳試驗(yàn)(實(shí)習(xí))報(bào)告，同時(shí)將引進(jìn)電子印章系統(tǒng)，老師網(wǎng)上批閱試驗(yàn)(實(shí)習(xí))報(bào)告，并使用專用密碼啟用電子簽章系統(tǒng)，其使用效果我們將拭目以待。

3強(qiáng)化制度的執(zhí)行

學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度的制定，貴在執(zhí)行，如不執(zhí)行，等于沒定。執(zhí)行力是實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略、實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的能力，是將思想轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的能力。再好的思路、決策和制度，如果沒有執(zhí)行力，目標(biāo)是不可能實(shí)現(xiàn)的。只有把執(zhí)行變?yōu)閷W(xué)生、教師自動(dòng)自發(fā)自覺的行動(dòng)，管理規(guī)章制度才能發(fā)揮其應(yīng)有的效力，也才能促進(jìn)學(xué)校的管理。

首先要對(duì)教師和學(xué)生宣傳學(xué)校的相關(guān)管理規(guī)章制度。我院在每個(gè)學(xué)年的開學(xué)初都會(huì)召開新進(jìn)教師工作會(huì)議，傳達(dá)學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理的相關(guān)規(guī)章制度，以及學(xué)院對(duì)新上崗教師的業(yè)務(wù)要求；每個(gè)新的學(xué)年，也都會(huì)給新入學(xué)的學(xué)生做選課指導(dǎo)，同時(shí)將學(xué)校有關(guān)學(xué)生學(xué)習(xí)的相關(guān)規(guī)章制度傳達(dá)給他們，如畢業(yè)學(xué)分要求、考試的相關(guān)規(guī)章制度、新生轉(zhuǎn)專業(yè)的程序、以及各種等級(jí)考試的報(bào)名程序，等等。盡可能地讓每位同學(xué)對(duì)大學(xué)四年的學(xué)習(xí)任務(wù)和學(xué)校教學(xué)管理規(guī)章制度有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。

其次在執(zhí)行各項(xiàng)管理規(guī)章制度時(shí)，要做到照章辦事。各項(xiàng)規(guī)章制度是管理工作的依據(jù)，也是各項(xiàng)教學(xué)工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。依靠制度管人管事，就會(huì)減少各種干擾因素。這就要求教學(xué)秘書自己要明確和熟悉各項(xiàng)管理規(guī)章制度，在安排和處理事情時(shí)應(yīng)主動(dòng)遵照?qǐng)?zhí)行，以保證管理工作的科學(xué)性、合理性和公正性，增強(qiáng)管理的權(quán)威性，有利于各項(xiàng)工作的順利開展并提高管理效率。