導(dǎo)語(yǔ)：ERP采購(gòu)和付款內(nèi)部控制系統(tǒng)研究論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

[摘要]傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)管理需求。在信息量龐大的今天,使用采購(gòu)和付款透明化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程是企業(yè)管理者的需求,這就要求打破傳統(tǒng)采購(gòu)與付款模式,以業(yè)務(wù)流程再造思想為基礎(chǔ),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造,從而建立更為高效的符合企業(yè)內(nèi)控要求的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程,使企業(yè)管理更上一層樓。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程；內(nèi)控

采購(gòu)過(guò)程透明化、標(biāo)準(zhǔn)化,讓采購(gòu)的每一個(gè)過(guò)程均留下痕跡,讓每一個(gè)業(yè)務(wù)都可追溯,對(duì)降低采購(gòu)成本有舉足輕重的作用,是企業(yè)內(nèi)控制度的需要,本文擬以采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為線索,探討erp環(huán)境下購(gòu)貨與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。

一、傳統(tǒng)方式的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控的局限性

由于技術(shù)條件的限制,目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的采購(gòu)與付款主要通過(guò)人工操作實(shí)施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無(wú)法滿(mǎn)足內(nèi)控的要求,其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:

1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實(shí)施過(guò)程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作,這些工作大多依靠手工進(jìn)行?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊,管理的區(qū)域越來(lái)越寬,管理的內(nèi)容越來(lái)越多,信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段,效率低、速度慢、準(zhǔn)確度差,需要花費(fèi)大量的人力物力。現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為,制度能否得到有效執(zhí)行的一個(gè)關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟(jì)效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

2.難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執(zhí)行過(guò)程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。在我國(guó)企業(yè),通過(guò)人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越以下兩個(gè)障礙,給企業(yè)留下風(fēng)險(xiǎn)隱患:(1)人情障礙。我國(guó)社會(huì)有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng),在對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開(kāi)面子、邁不開(kāi)人情”而喪失原則的情況。(2)素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過(guò)程中,由于各人業(yè)務(wù)素質(zhì)的差異,難免發(fā)生錯(cuò)誤或疏漏。

3.采購(gòu)過(guò)程難以透明化、標(biāo)準(zhǔn)化。因在手工狀態(tài)下,對(duì)單據(jù)的查詢(xún)、追溯難度很大,難以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息透明化,因人為操作,雖制訂了相關(guān)的制度,但對(duì)其執(zhí)行的考核難發(fā)操作,故相關(guān)制度難免不流于形式,更談不上標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。

二、利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的優(yōu)勢(shì)

利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控可以有效彌補(bǔ)現(xiàn)有人工控制的缺陷:

1.通過(guò)ERP系統(tǒng)的建立,統(tǒng)一了信息平臺(tái),使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)均來(lái)源于一個(gè)平臺(tái),保證了數(shù)據(jù)的唯一性。

2.在統(tǒng)一的平臺(tái)上工作,極大地提高了工作效率。

3.將業(yè)務(wù)流程通過(guò)ERP軟件系統(tǒng)固化了業(yè)務(wù)流程并實(shí)施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無(wú)私。

4.因采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)過(guò)程可以通過(guò)ERP系統(tǒng)追溯查詢(xún),采購(gòu)信息通過(guò)ERP系統(tǒng)公開(kāi)化、透明化。

三、如何實(shí)現(xiàn)ERP下的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控

ERP環(huán)境下的購(gòu)貨與付款業(yè)務(wù)是優(yōu)化了材料采購(gòu)和物資審批流程實(shí)施辦法以及財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程等,優(yōu)化了資金支出審批流程,提高了應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的反應(yīng)能力和財(cái)務(wù)管理水平。通過(guò)崗位設(shè)置,將請(qǐng)購(gòu)、審批、詢(xún)價(jià)、比價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等崗位職責(zé)分離,從形式上保證了相應(yīng)的獨(dú)立性,將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、庫(kù)房管理全部信息化,關(guān)鍵環(huán)節(jié)均留下可追溯的痕跡,做到采購(gòu)全員監(jiān)督透明化管理,使公司物流管理更精細(xì),相關(guān)內(nèi)控制度得到更有效的保證和執(zhí)行。具體業(yè)務(wù)流程如下:

1.請(qǐng)購(gòu)與審批

該業(yè)務(wù)流程是:對(duì)專(zhuān)用物資的請(qǐng)購(gòu),由物資需求部門(mén)指定專(zhuān)人根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行請(qǐng)購(gòu),在ERP系統(tǒng)內(nèi)錄入請(qǐng)購(gòu)單,根據(jù)物資用途注明請(qǐng)購(gòu)類(lèi)型、質(zhì)量等級(jí)、規(guī)格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、到貨時(shí)間等,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核請(qǐng)購(gòu)物資的必要性和準(zhǔn)確性,根據(jù)不同請(qǐng)購(gòu)類(lèi)型指定請(qǐng)購(gòu)類(lèi)型審核負(fù)責(zé)人,對(duì)該類(lèi)型的請(qǐng)購(gòu)合理性進(jìn)行審核。

對(duì)通用物資的請(qǐng)購(gòu),在存貨管理模塊中預(yù)設(shè)本企業(yè)倉(cāng)庫(kù)最低存貨量,只要現(xiàn)有庫(kù)存達(dá)到再訂購(gòu)點(diǎn)就可以自動(dòng)提出采購(gòu)申請(qǐng),由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。

為確保內(nèi)部控制程序的有效實(shí)施,在ERP系統(tǒng)中,應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責(zé)分工,請(qǐng)購(gòu)與審批不能為同一人;請(qǐng)購(gòu)權(quán)限的設(shè)定、請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的范圍、請(qǐng)購(gòu)商品價(jià)格的預(yù)先設(shè)定和請(qǐng)購(gòu)單的編制權(quán)限,應(yīng)由具有相應(yīng)授權(quán)的獨(dú)立部門(mén)和人員分別執(zhí)行,ERP系統(tǒng)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)進(jìn)貨量和最低存貨采購(gòu)量的修改和增加必須附有相關(guān)批準(zhǔn)文件。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序,并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制固化。應(yīng)內(nèi)置的批準(zhǔn)程序包括符合企業(yè)請(qǐng)購(gòu)政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序和不符合企業(yè)請(qǐng)購(gòu)政策的業(yè)務(wù)的特殊批準(zhǔn)權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請(qǐng)購(gòu)政策的業(yè)務(wù)批準(zhǔn)程序包括采購(gòu)量的審批和采購(gòu)價(jià)格政策預(yù)前審批。在審核請(qǐng)購(gòu)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時(shí),應(yīng)充分利用ERP的集成性,調(diào)用生產(chǎn)制造和進(jìn)銷(xiāo)存等模塊的信息,設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報(bào)警機(jī)制,避免給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

請(qǐng)購(gòu)流程保證了物資采購(gòu)從源頭得到控制

2.詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商,采購(gòu)合同的訂立與審核

采購(gòu)部門(mén)在收到請(qǐng)購(gòu)單后,對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單。對(duì)每張訂購(gòu)單采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在確定的合格供應(yīng)商中進(jìn)行詢(xún)價(jià)。對(duì)一些大額、重要采購(gòu)項(xiàng)目,應(yīng)采用競(jìng)價(jià)方式確定供應(yīng)商,以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)分離,不能為同一人。訂購(gòu)單的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:商品的品名、數(shù)量、價(jià)格、廠商名稱(chēng)和地址。ERP采購(gòu)系統(tǒng)雖是一個(gè)有效的采購(gòu)平臺(tái),但即使如此,供應(yīng)商的評(píng)估、選擇、談判、合同的簽訂等各個(gè)過(guò)程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率直接影響到對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估,所以供應(yīng)商信息資料需要專(zhuān)人維護(hù),應(yīng)建立有效的供應(yīng)商評(píng)審機(jī)制,只有評(píng)審合格的供應(yīng)商才能進(jìn)入供應(yīng)商目錄。評(píng)估程序的不當(dāng)或資料的不準(zhǔn)確容易造成選擇供應(yīng)商的不恰當(dāng),由此形成的不能供按時(shí)、保質(zhì)保量供貨便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)。

在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴(yán)格的審核程序,確保訂購(gòu)單所列內(nèi)容的完整性和可接受性,該程序的使用應(yīng)由企業(yè)預(yù)先制定的最佳信息提供支持,該模塊應(yīng)當(dāng)具備及時(shí)更新的內(nèi)容。例如,某種商品近期的市場(chǎng)價(jià)格(或可接受價(jià)格的高低范圍)、規(guī)格、型號(hào)以及供應(yīng)商的距離、信譽(yù)等。為確保信息更新的準(zhǔn)確與及時(shí),同樣信息的更新必須由特別授權(quán)的人員進(jìn)行修改并附相應(yīng)的文件。在ERP系統(tǒng)中,在接收到已批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單之后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成訂貨單并連續(xù)編號(hào),經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號(hào)的訂貨單在經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)人員確認(rèn)之后形成正式的采購(gòu)訂單和采購(gòu)合同,采購(gòu)合同經(jīng)審批后生效,采購(gòu)訂單會(huì)自動(dòng)分別傳送至檢驗(yàn)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。采購(gòu)合同信息和采購(gòu)訂單信息一致,采購(gòu)合同除包含采購(gòu)訂單具有的所有信息外,還具有更詳盡的付款信息和質(zhì)量保證信息等,采購(gòu)合同作為物流和資金流聯(lián)系的紐帶,而采購(gòu)訂單主要是物資信息,和在ERP內(nèi)將規(guī)定的內(nèi)部審核機(jī)制固化在系統(tǒng)內(nèi)上,應(yīng)嚴(yán)格單據(jù)完整性檢查,審核項(xiàng)目不完整的單據(jù)將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。采購(gòu)合同的訂立和審核不能為同一人。

3.驗(yàn)收商品

驗(yàn)收部門(mén)接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來(lái)的商品,驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與訂購(gòu)單的要求是否相符,如商品的品名、說(shuō)明、數(shù)量、到貨時(shí)間等,然后盤(pán)點(diǎn)商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。

驗(yàn)收是采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié),ERP系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗(yàn)貨入庫(kù)后相關(guān)的采購(gòu)單在ERP內(nèi)部也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)檢查,當(dāng)差異超過(guò)了預(yù)先設(shè)置的界限時(shí)將會(huì)被拒收。只要實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)分離,這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)是較小的。

為了防止驗(yàn)收部門(mén)無(wú)法驗(yàn)證某些特殊商品(例如化工產(chǎn)品)是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗(yàn)收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗(yàn)方可確認(rèn)驗(yàn)收。驗(yàn)收之后,驗(yàn)收部門(mén)在ERP系統(tǒng)中應(yīng)對(duì)根據(jù)采購(gòu)訂單生成的收貨單點(diǎn)擊確認(rèn),并由此生成連續(xù)的驗(yàn)收單,作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)(特殊商品還需授權(quán)人員確認(rèn)),驗(yàn)收合格的物資自動(dòng)傳送給倉(cāng)庫(kù)部門(mén)作為其入庫(kù)的依據(jù)。與此同時(shí),系統(tǒng)還會(huì)將生成的驗(yàn)收單傳輸至財(cái)務(wù)部門(mén),以備付款。

4.儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品

本環(huán)節(jié)理想的控制程序是:單獨(dú)設(shè)立存放商品的存儲(chǔ)區(qū),確保實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整。實(shí)行資產(chǎn)的保管與采購(gòu)的其他職責(zé)相分離,減少未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)和盜用商品的風(fēng)險(xiǎn)。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤(pán)點(diǎn)提醒模塊,對(duì)已經(jīng)到期的商品的盤(pán)點(diǎn)工作,應(yīng)由不同的部門(mén)來(lái)履行。

5.付款控制

企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)合同約定的付款條件以及采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。公務(wù)員之家

為了降低編制付款單過(guò)程中出現(xiàn)的遺漏、重復(fù)、錯(cuò)誤計(jì)價(jià)或其他差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn),付款單應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)合同給定的付款時(shí)間結(jié)合入庫(kù)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票自動(dòng)生成。系統(tǒng)中的付款單應(yīng)記錄采購(gòu)合同號(hào),以便于體現(xiàn)合同與付款兩者之間的勾稽關(guān)系。開(kāi)具付款單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動(dòng)核查入庫(kù)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票的完整性。在職責(zé)劃分上,開(kāi)具付款單業(yè)務(wù)與存貨保管業(yè)務(wù)、存貨驗(yàn)收業(yè)務(wù)和編制采購(gòu)合同業(yè)務(wù)是不相容職務(wù),不能由同一人執(zhí)行。公務(wù)員之家

6.發(fā)票過(guò)賬

財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)傳來(lái)的采購(gòu)發(fā)票應(yīng)核對(duì):①確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與請(qǐng)購(gòu)單、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單是否一致、完整,供應(yīng)商發(fā)票金額計(jì)算是否正確;②生成付款單計(jì)算的金額是否正確,是否有被授權(quán)人在憑單上確認(rèn)付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應(yīng)保存在未付憑單部門(mén)的未付憑單檔案中,以待日后付款。

為確認(rèn)購(gòu)貨的真實(shí)性、確保購(gòu)貨記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價(jià)與分?jǐn)偟恼_性,ERP系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力,在購(gòu)貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時(shí),應(yīng)能聯(lián)查驗(yàn)收單、訂單、入庫(kù)單等,保證記錄購(gòu)貨程序的完整性。

7.付款

為防止審批手續(xù)不全、賬戶(hù)信息錯(cuò)誤帶來(lái)的不應(yīng)有損失,財(cái)務(wù)部門(mén)授權(quán)的人員應(yīng)審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款,支付風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)較小。

綜上所述,全面、有效的內(nèi)控離不開(kāi)信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)可以方便地實(shí)現(xiàn)各個(gè)不同業(yè)務(wù)模塊之間信息的即時(shí)傳遞,可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實(shí)時(shí)反映運(yùn)營(yíng)狀況,將內(nèi)部控制在事前、事中、事后都能得以很好的控制,相比手工狀態(tài)的內(nèi)控有質(zhì)的飛躍。但是,技術(shù)不是萬(wàn)能的。首先,并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過(guò)程序進(jìn)行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬(wàn)無(wú)一失。其次,ERP系統(tǒng)只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起,才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。

參考文獻(xiàn):

企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范——采購(gòu)與付款。