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高校檔案管理是以高校檔案為對(duì)象，主要是對(duì)高校建設(shè)與發(fā)展過程當(dāng)中產(chǎn)生或生成的各類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與開發(fā)等。在數(shù)字時(shí)展背景下，探討高校檔案數(shù)字化管理的必要性、面臨的問題及推進(jìn)策略，將有利于更好地認(rèn)識(shí)、理解并不斷推進(jìn)高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

一、高校檔案數(shù)字化管理的必要性

1.適應(yīng)數(shù)字時(shí)代“新趨勢(shì)”的需要。在以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)為核心的現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)體系的支撐和推動(dòng)下，人類社會(huì)正邁向數(shù)字時(shí)代，面臨著新的生存空間、組織形式和行為模式[1]，而其中“數(shù)字化”也是數(shù)字時(shí)代的根本特征和發(fā)展趨勢(shì)，這在促進(jìn)高校檔案管理發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化的同時(shí)，必將對(duì)傳統(tǒng)形態(tài)下的高校檔案管理模式帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，檔案管理必須順應(yīng)數(shù)字化的大趨勢(shì)。因此，緊跟時(shí)展潮流，大力引進(jìn)和應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)手段，是檔案管理適應(yīng)數(shù)字時(shí)代“新趨勢(shì)”的內(nèi)在要求。2.落實(shí)新時(shí)期戰(zhàn)略“新要求”的需要。當(dāng)前，國家和政府及相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作圍繞中心、服務(wù)大局提出了很多明確要求，如2010年由國家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，2014年的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，其中的一個(gè)共同任務(wù)與主要目標(biāo)，就是要求各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)加大力度，積極響應(yīng)“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)檔案及其管理“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型。而依托“互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能”等新技術(shù)開展與優(yōu)化高校檔案管理工作，無疑是落實(shí)新時(shí)期戰(zhàn)略“新要求”的重要體現(xiàn)。3.提升社會(huì)服務(wù)“新形象”的需要。目前，很多高校檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化建設(shè)落后，手動(dòng)查檔是主要途徑，耗時(shí)耗力，工作效率低，難免會(huì)令利用者對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的工作方法和辦事效率提出質(zhì)疑[2]。而只有堅(jiān)持將科技進(jìn)步作為固本強(qiáng)身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，主動(dòng)學(xué)會(huì)運(yùn)用新興科技來改造和創(chuàng)新檔案管理，不斷提高自身管理水平，才能滿足廣大師生、社會(huì)對(duì)檔案管理服務(wù)的新需求。因此，高校檔案管理從數(shù)字化破題，為社會(huì)提供更為快捷、高效與舒適的服務(wù)，讓校內(nèi)師生、社會(huì)公眾肯定檔案工作，利于推動(dòng)檔案管理工作，樹立“新形象”。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

1.檔案數(shù)字化管理觀念不強(qiáng)。面對(duì)數(shù)字時(shí)代的沖擊，各行各業(yè)必須作出相應(yīng)的調(diào)整與轉(zhuǎn)變，高校檔案管理亦是如此。然而，在“數(shù)字化”這一發(fā)展大勢(shì)面前，一些檔案管理者對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性還存在一些思想觀念上的誤區(qū)，認(rèn)為可有可無，并沒有給予足夠的重視[3]，對(duì)檔案數(shù)字化工作建設(shè)的緊迫感不強(qiáng)；另一方面，部分檔案管理者還存在“身體進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，思想?yún)s還停留在過去時(shí)”的問題，安于現(xiàn)狀，習(xí)慣延續(xù)前人或傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)和管理方式，不能打破慣性思維，如一些檔案管理者，由于不了解數(shù)字化管理及其所帶來的便利，便會(huì)產(chǎn)生“抗拒”心理，寧愿用傳統(tǒng)的人力和手工管理檔案。2.管理隊(duì)伍數(shù)字化素質(zhì)欠缺。推進(jìn)高校檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型與深入發(fā)展，就必須打造一支既懂檔案業(yè)務(wù)又具備數(shù)字化素質(zhì)的管理隊(duì)伍。而當(dāng)前高校檔案管理隊(duì)伍，不僅專業(yè)化水平普遍不高[4]，而且數(shù)字化相關(guān)知識(shí)與技能也難以匹配[5]，從而導(dǎo)致在檔案數(shù)字化建設(shè)和后續(xù)使用過程當(dāng)中出現(xiàn)很多問題，直接影響到檔案數(shù)字化建設(shè)與推進(jìn)的進(jìn)程和效果。3.數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。在高校中，檔案部門的受關(guān)注程度一般相對(duì)較低，在整體發(fā)展規(guī)劃上，也較少有人主動(dòng)關(guān)心檔案工作應(yīng)如何發(fā)展，所以經(jīng)費(fèi)投入有限。很多高校檔案管理的數(shù)字化水平不高，管理的方式仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)等實(shí)體進(jìn)行歸檔和查閱，檔案管理效率較低。究其原因，盡管有觀念滯后和管理者數(shù)字化素質(zhì)不匹配等因素，但經(jīng)費(fèi)投入不足，便難以滿足數(shù)字化改造與升級(jí)的需要，造成數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不同步，數(shù)字化的想法只能是空談，數(shù)字化管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

三、推進(jìn)高校檔案數(shù)字化管理的策略

1.革新思想觀念，強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)。思想觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。革新思想觀念是推進(jìn)高校數(shù)字化管理改革走向深入的“驅(qū)動(dòng)器”。高校檔案管理者，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，樹立破題思維，摒棄惰性、慣性思維，勇于擔(dān)當(dāng)，建構(gòu)起科學(xué)的檔案管理觀念；同時(shí)要增強(qiáng)時(shí)不我待的緊迫感，主動(dòng)學(xué)習(xí)，深入認(rèn)識(shí)和理解檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵與意義，不斷強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，從而以思想觀念大解放之力推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。2.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升管理者數(shù)字化素質(zhì)。人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展的成功之本，而管理者的數(shù)字化素質(zhì)是關(guān)鍵。高校及檔案機(jī)構(gòu)除了要積極引進(jìn)專業(yè)化人才以優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)之外，還要以教育培訓(xùn)為載體，不斷提升檔案管理者的數(shù)字化素質(zhì)，以應(yīng)對(duì)數(shù)字化操作需求。為此，高校要加強(qiáng)統(tǒng)籌和支持，所屬檔案機(jī)構(gòu)要形成協(xié)同，積極籌辦多種形式的在職在崗教育培訓(xùn)，不斷提升檔案管理者數(shù)字化素質(zhì)。而為更好地保證教育培訓(xùn)的實(shí)效性和檔案管理者參與教育培訓(xùn)的積極性，一方面立足檔案管理者工作實(shí)際和數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需求，有針對(duì)性地、有組織地進(jìn)行教育培訓(xùn)，培訓(xùn)合格，持證上崗；另一方面制定數(shù)字化管理能力考評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理者學(xué)習(xí)欲望，鼓勵(lì)終身學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)技能與數(shù)字化素質(zhì)。3.加大資金支持，夯實(shí)數(shù)字化管理基礎(chǔ)。一是在高校層面，要重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展，為數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型與升級(jí)所需的軟硬件設(shè)施建設(shè)提供足夠的經(jīng)費(fèi)支持，為數(shù)字化管理人員的再教育提供資金保障。二是在高校檔案機(jī)構(gòu)層面，將“數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展”列為專項(xiàng)計(jì)劃，申請(qǐng)專項(xiàng)資金支持，保證資金利用率，為檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展提供必要準(zhǔn)備。

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作者:車向清 單位:廣西師范大學(xué)檔案館