導(dǎo)語：大數(shù)據(jù)時代實物與聲像檔案數(shù)字化管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動了信息的高速傳播，信息量也呈現(xiàn)出了幾何遞增的趨勢，大數(shù)據(jù)時代隨之到來。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化管理的特點，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出許多缺陷和問題。對于管理人員而言，如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，做好實物與聲像檔案的數(shù)字化管理，是需要重點研究的課題。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特點，對實物與聲像檔案的數(shù)字化管理策略進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;實物聲像檔案;數(shù)字化管理

檔案主要是針對相關(guān)部門生產(chǎn)經(jīng)營活動的一種歷史記錄，是具有保存價值的文檔資料，可以對部門發(fā)展的真實情況進行反映，是內(nèi)部管理的重要組成部分。在當前大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出許多問題，需要及時引入現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)實物與聲像檔案的數(shù)字化管理，提升檔案的管理水平。

一、大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理特點

（一）大數(shù)據(jù)時代的特點

大數(shù)據(jù)也稱巨量數(shù)據(jù)，指數(shù)據(jù)量極其巨大，無法通過現(xiàn)有的主流數(shù)據(jù)處理軟件，在合理的時間內(nèi)進行采集、管理、處理的資訊。大數(shù)據(jù)是繼移動計算、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)之后的又一個新興事物，是在信息技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展起來的。當數(shù)據(jù)容量在10TB-1PB之間時，就可以稱之為“大數(shù)據(jù)”。大數(shù)據(jù)的特點，一是信息容量龐大，能夠達到1ZP（約為1.0×1012GB）的數(shù)量級，與傳統(tǒng)1TB（約為1.0×103GB）的數(shù)量級相比要遠遠超出；二是處理效率極高，信息流能夠進行實時計算存儲，依托于網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)高速傳輸；三是信息結(jié)構(gòu)多樣，除傳統(tǒng)的文本信息，還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內(nèi)容，在為人們提供更加高效的數(shù)據(jù)服務(wù)的同時，也在一定程度上增大了信息處理的難度。

（二）數(shù)字化檔案管理的應(yīng)運而生

大數(shù)據(jù)時代，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的影響下，檔案信息逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化檔案管理也因此得以產(chǎn)生。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理是一種在高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上運行的、可以實現(xiàn)跨數(shù)據(jù)庫檢索的、具有含量數(shù)字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數(shù)字化加工存儲，形成相應(yīng)的檔案文獻。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的本質(zhì)，可以看作是對數(shù)字信息進行存儲的數(shù)據(jù)庫，可以利用數(shù)字技術(shù)進行信息資源的組織管理和存儲，用戶能夠通過連接網(wǎng)絡(luò)的終端設(shè)備，隨時隨地獲取信息服務(wù)。伴隨著計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等的飛速發(fā)展，信息存儲方式也在不斷變革，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和膠片載體，在存儲同等數(shù)量信息的前提下，電子存儲設(shè)備的價格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優(yōu)勢，也因此推動了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。對于企業(yè)及相關(guān)部門而言，在實物、聲像檔案中實現(xiàn)數(shù)字化管理，應(yīng)該算是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一種必然趨勢。

二、傳統(tǒng)實物、聲像檔案管理存在的問題

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映相關(guān)單位和部門職能活動以及歷史事件的，具有保存價值的物品，其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾等；聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體，通過聲音、圖像的方式對各種活動進記錄，形成的具有保存價值的歷史記錄，包括照片、磁帶、錄像帶等。實物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統(tǒng)的實物、聲像檔案管理中，大數(shù)據(jù)時代的影響使得檔案數(shù)量持續(xù)增長，而由于檔案載體的多樣性，在管理中存在著一些問題。

（一）工作環(huán)節(jié)重復(fù)

在實物和聲像檔案管理中，由于載體眾多，為了方便管理需要首先進行分類，針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下，不僅工作量巨大，而且存在著大量的重復(fù)勞動，對于人力資源的需求巨大，而且不同載體在材質(zhì)上的差異性對于管理工作提出了更高的要求，加大了對復(fù)合型人才的需求。

（二）資金投入巨大

與常規(guī)的文書檔案不同，實物檔案和聲像檔案的載體更加特殊，對于存儲環(huán)境有著更加嚴格的要求。為了提高管理效率，對檔案進行保護，需要購買專門的存儲設(shè)備，尤其是對于一些媒體部門，其對于聲像檔案管理工作要求極其嚴苛，存儲設(shè)備的專業(yè)性也更強。在這種情況下，購買存儲設(shè)備會導(dǎo)致成本的增加，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成一定的負面影響。

（三）影響體系構(gòu)建

對于企業(yè)而言，構(gòu)建完善的檔案管理體系，是提高檔案管理效率的關(guān)鍵所在。而對于實物、聲像檔案而言，管理體系的構(gòu)建需要能夠同時滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲、轉(zhuǎn)遞以及查閱等多方面的業(yè)務(wù)需求，集合相應(yīng)的模塊化設(shè)計以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)高效快捷的數(shù)字化檔案管理。如果依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難形成滿足上述需求的系統(tǒng)化模式，可能導(dǎo)致歸檔不完整、管理混亂等問題，進而影響檔案管理的優(yōu)秀性。

（四）檔案保護措施不夠

許多單位在實物和聲像檔案入庫后，沒有采取相應(yīng)的保護措施，一方面加大了檔案檢索的難度；另一方面部分存儲時間較長的檔案可能會出現(xiàn)損壞和報廢的情況，導(dǎo)致檔案資料的丟失。

三、大數(shù)據(jù)時代實物、聲像檔案數(shù)字化管理策略

以數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)對于實物、聲像檔案的管理，可以將證書、獎?wù)?、照片、視頻等進行相應(yīng)的數(shù)字化處理，經(jīng)轉(zhuǎn)錄和編碼后，存儲在計算機平臺中，利用專業(yè)的管理軟件，可以大大提高檔案檢索的效率，同時具有更高的存儲價值。具體來講，在大數(shù)據(jù)時代背景下，實物、聲像檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該從以下幾個方面著手：

（一）數(shù)字化采集

數(shù)字化采集主要是利用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，將實物、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)相應(yīng)的檔案采集。例如，針對照片、證書等檔案，可以利用掃描儀等設(shè)備，將收集到的資料掃描到計算機系統(tǒng)中，同時對其進行編碼和保存，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。對于數(shù)碼膠片等聲像檔案，可以依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的網(wǎng)上采集，然后對采集到的所有信息進行分類歸檔。與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)采集方式相比，數(shù)字化采集可以進一步提高資源的利用價值，同時采集到的信息便于進行管理和保存，即使數(shù)據(jù)損壞或者丟失，只需要再次采集即可，不會對原來的實物、聲像檔案載體造成影響。

（二）數(shù)字化處理

數(shù)字化處理必須依照相同的標準，確保處理后的數(shù)據(jù)信息格式統(tǒng)一，方便進行歸檔和管理。同時，為了保證良好的檔案檢索效率，確保用戶能夠以最快的速度、最短的時間獲得自身需要的目標資源，就必須針對采集到的檔案信息進行統(tǒng)一編碼。例如，在對視頻光碟類型的聲像檔案進行管理時，必須關(guān)注錄制的鏡頭和場景，將視頻中涉及的制片、編導(dǎo)、演員等資料進行相應(yīng)的編目。應(yīng)該認識到，檔案管理的主要目的，并非是對各類文獻資料等的保存，而是為了方便使用，因此必須做好編目工作。由于實物、聲像檔案本身的特點，編目工作量巨大而且工序比較繁瑣，需要耗費大量的時間，必須依照統(tǒng)一的標準，強化檔案管理人員的責任意識和質(zhì)量意識，保證較高的編目水平，為用戶提供更加完善的服務(wù)。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)

資源的高度共享是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務(wù)質(zhì)量，在實物、聲像檔案的數(shù)字化管理中，應(yīng)該構(gòu)建完善的在線數(shù)據(jù)庫，做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例，結(jié)合其特點，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型，通過合理分類，可以提高管理與檢索的效率。同時，檔案分析人員應(yīng)該結(jié)合本單位的特點來完成數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。例如，在企業(yè)檔案管理中，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理的實際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數(shù)據(jù)庫分為專題專項信息數(shù)據(jù)庫、時間信息數(shù)據(jù)庫、項目工程建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫，而為了進一步提升數(shù)據(jù)庫的使用價值，在對在線數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)時，必須結(jié)合實際情況，采取針對性的措施，嚴格依照相應(yīng)的檔案管理標準，確保資源的有效共享。另外，考慮到實物、聲像檔案的特殊性，即使轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，仍然需要占據(jù)大量的存儲空間，需要不斷進行系統(tǒng)升級。對此，可以構(gòu)建在線檔案，減少對存儲空間的占用。具體來講，可以將磁盤數(shù)據(jù)分為近線數(shù)據(jù)流磁帶庫和離線數(shù)據(jù)流磁帶庫，結(jié)合數(shù)據(jù)庫的利用率進行分別存儲，從而提高系統(tǒng)存儲空間的利用率。實踐證明，這種方式不存在安全風險，而且具有非常顯著的效果，是當前技術(shù)條件下數(shù)字化檔案管理的一種有效手段，值得進行推廣。

四、結(jié)束語

總而言之，信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，帶動了大數(shù)據(jù)時代的到來，對于檔案管理工作也產(chǎn)生了巨大的沖擊。在這樣的背景下，傳統(tǒng)實物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問題，影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應(yīng)該及時更新觀念，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)實物、聲像檔案的數(shù)字化管理，確保檔案管理的效果，為人們提供更好的服務(wù)。

作者:宋茜 單位:中鐵大橋局一公司檔案室

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