導(dǎo)語：高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理問題及對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高校教學(xué)檔案是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，是各層次教學(xué)檢查和評估工作開展的重要依據(jù)。提高高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理水平，使教學(xué)檔案更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，是高校的重要任務(wù)之一。分析了當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理中存在的問題，對如何提高高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理水平提出了對策建議。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；檔案管理

高校教學(xué)檔案的管理水平是高校整體管理水平的重要體現(xiàn)，高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理有利于提高高校的教學(xué)、科研和管理工作水平，同時(shí)也推動(dòng)著教育、教學(xué)改革的順利開展。由于各方面的原因，高校教學(xué)檔案的歸檔、管理和利用都存在著不規(guī)范的問題，這不僅不利于教學(xué)檔案管理水平的提高，也增加了檔案利用的難度。因此，高校必須不斷加強(qiáng)和完善教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，提高對這項(xiàng)工作的重視程度，建立優(yōu)秀的管理隊(duì)伍，并積極利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，不斷提高高校教學(xué)檔案的管理能力和管理水平。

1高校教學(xué)檔案及其規(guī)范化管理的重要性

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的具有參考價(jià)值的重要材料，一般包括教學(xué)管理類文件、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料、學(xué)科和課程建設(shè)類材料、教師業(yè)務(wù)材料、學(xué)生學(xué)籍材料、實(shí)物等，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理十分重要。（1）教學(xué)檔案是高校開展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)和進(jìn)行教學(xué)管理的重要參考資料。教學(xué)管理人員需要借助于過往已形成的教學(xué)檔案，對其進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)來判斷教學(xué)過程和程序，并以此為依據(jù)幫助管理人員做出科學(xué)的決策和判斷，保證教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行。由此，高校的教學(xué)檔案工作很大程度上關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。（2）學(xué)籍檔案記載了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部學(xué)習(xí)過程，這些寶貴的檔案材料成為學(xué)生今后就業(yè)、深造、學(xué)歷認(rèn)證、留學(xué)等重要依據(jù)。學(xué)生學(xué)籍檔案在教學(xué)檔案的存量中占比較大，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理也就加強(qiáng)了學(xué)生學(xué)籍檔案管理。（3）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理意義重大———保證了教學(xué)工作成果的完整性，保證了教學(xué)檔案真實(shí)、有效，保證了高?？茖W(xué)決策和持續(xù)發(fā)展。檔案管理規(guī)范化總是與檔案信息化相聯(lián)系，將檔案信息錄入系統(tǒng)，能有效保證檔案格式的規(guī)范、統(tǒng)一，更易于快捷查找和利用，使日益龐大的教學(xué)檔案管理跨出一大步。由此可見，科學(xué)完善的教學(xué)檔案管理制度對于高校的教學(xué)管理是十分重要的。

2高校檔案管理的現(xiàn)狀和問題

隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教育層次與教育形式越來越多樣化，高校的檔案管理工作更加復(fù)雜多變，對高校檔案管理制度、隊(duì)伍建設(shè)等方面都提出了新的要求。但現(xiàn)有的高校檔案管理工作還存在一些問題，歸納起來有以下幾方面。2.1教務(wù)管理人員檔案意識(shí)薄弱。（1）我國高校教務(wù)工作中，各層次的教務(wù)管理人員是形成、接收第一手教學(xué)檔案的人，他們對教學(xué)檔案的重視程度決定了教學(xué)檔案能否按照要求規(guī)范收集、整理、移交。但在目前的教學(xué)檔案管理工作中，有些教務(wù)人員把主要精力放在了教學(xué)和科研上，忽視檔案的重要性，使部分重要的原始教學(xué)檔案材料不能及時(shí)歸檔。另外，教務(wù)工作人員精力有限，基本教學(xué)檔案類目歸檔工作量大，主動(dòng)收集、擴(kuò)大收集檔案材料范圍難。這也是教學(xué)檔案收集范圍較為局限的原因。（2）教學(xué)檔案管理需要配備專門人員、購置必要的裝備和工具，但一些教學(xué)單位對于檔案工作重視不夠，缺少主動(dòng)性和積極性，人、財(cái)、物的投入不足，教學(xué)檔案的規(guī)范化管理在政策上得不到扶持，經(jīng)費(fèi)上得不到保障，難以形成有效的管理制度。（3）有些部門的教學(xué)、科研人員檔案意識(shí)薄弱，不能及時(shí)地將自己的教學(xué)資料和學(xué)術(shù)成果作為留檔資料交檔案室保管，使得檔案收集的完整性和連續(xù)性受到影響，教學(xué)檔案無法形成規(guī)范性文獻(xiàn)。2.2教學(xué)檔案管理專業(yè)化程度低。（1）教學(xué)檔案管理體制不完善，硬件基礎(chǔ)設(shè)施不具備。學(xué)校的檔案管理屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作，比起教學(xué)、科研、學(xué)生管理等部門，短期難以獲得可觀效益。因此，學(xué)校管理部門常常忽視檔案管理工作，投入的資金較少，檔案管理部門缺少必要的硬件配置，甚至有些學(xué)校都不設(shè)置檔案館（室），檔案規(guī)范制度落實(shí)成為一句空話。（2）對于高校而言，教學(xué)是重中之重，是基礎(chǔ)，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理十分重要。教學(xué)檔案管理重在“管理”二字，但管理不是簡單地將檔案堆放或上架，管理過程有很強(qiáng)的專業(yè)性。但目前有些高校的檔案管理隨意性很大，教學(xué)檔案丟失、檔案材料存放凌亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。（3）一般高校的教學(xué)部門都不配備專職的教學(xué)檔案管理人員，教學(xué)檔案管理工作多由行政人員兼任。而兼職的行政人員多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案工作培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，甚至由于行政事務(wù)繁忙而無暇顧及檔案工作，使得教學(xué)檔案不能按時(shí)歸檔或歸檔不完整等，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量和水平。2.3教學(xué)檔案利用率不高。許多高校雖然設(shè)立有檔案館（室），對教學(xué)檔案進(jìn)行收集和管理，但是教學(xué)檔案的利用效率仍非常低下。究其原因有以下幾方面：一是許多高校能夠提供的教學(xué)檔案利用范圍較小，多局限于給學(xué)生開具各類檔案證明材料以滿足學(xué)生學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充檔案、就業(yè)、繼續(xù)深造等方面的需要，并沒有充分發(fā)揮教學(xué)檔案的真正價(jià)值；二是當(dāng)前很多高校的檔案管理還是傳統(tǒng)的管理方式，檔案介質(zhì)以紙張為主，隨著借閱次數(shù)和保存時(shí)間的增加不斷磨損，不利于教學(xué)檔案的重復(fù)利用，在一定程度上限制了檔案作用的發(fā)揮；三是傳統(tǒng)管理方式的特征之一是過多利用人工查找，如果沒有一套詳細(xì)而完整的檢索工具，查找檔案的過程相當(dāng)不易，也導(dǎo)致了教學(xué)檔案利用率低下。

3提高教學(xué)檔案規(guī)范化管理水平的對策

3.1提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與管理人員重視檔案工作的意識(shí)。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及教學(xué)單位管理人員要提高對教學(xué)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的重要意義，投入更多時(shí)間、精力和財(cái)力來規(guī)范教學(xué)檔案管理。首先，要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，將具有良好道德品質(zhì)及檔案專業(yè)知識(shí)的人員納入檔案管理隊(duì)伍。高校教學(xué)檔案管理人員必須具有良好的道德品質(zhì)，教學(xué)檔案涉及學(xué)校教學(xué)管理過程、教學(xué)改革與發(fā)展、學(xué)生學(xué)籍等重要內(nèi)容，有較強(qiáng)的保密性，管理人員不得隨意泄露，更不得改動(dòng)，這對管理人員的思想素質(zhì)提出了較高的要求，需要引起領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員充分重視。其次，作為高校教學(xué)檔案管理人員，不但要有良好的思想品德，更要有愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神，要重視學(xué)校的檔案管理工作，兢兢業(yè)業(yè)，細(xì)心對待工作，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新精神。再次，學(xué)校要重視加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，設(shè)立專門的檔案館（室），及時(shí)更新檔案管理的硬件設(shè)備，給予檔案管理人員更多的政策、資金支持，推動(dòng)檔案管理工作邁向規(guī)范化。3.2加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)。教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，高等教育深入改革和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，都對高校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。教學(xué)檔案管理人員也要不斷提高專業(yè)化、規(guī)范化的工作素養(yǎng)來面對新形勢、新挑戰(zhàn)。高校要重視加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力，使他們能夠不斷地與時(shí)俱進(jìn)，掌握檔案管理的新技能、新知識(shí)。教學(xué)檔案管理人員自身也應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代需求，不斷學(xué)習(xí)，提高自身的素養(yǎng)，以適應(yīng)新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理的要求，努力使教學(xué)檔案工作切實(shí)為高校教育、教學(xué)服務(wù)，在高等教育發(fā)展中起到推動(dòng)作用。3.3檔案分類及收集標(biāo)準(zhǔn)要具有延續(xù)性。高校檔案大多設(shè)有多個(gè)全宗，基本上都是由于歷史原因造成的。多全宗易出現(xiàn)多標(biāo)準(zhǔn)，一些年代較遠(yuǎn)的檔案更是連檔號(hào)都沒有，僅是簡單地按照年度、部門加以區(qū)分，在部門職責(zé)變動(dòng)的情況下，以后再利用檔案就無從下手。無規(guī)矩不成方圓。檔案管理要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只有從標(biāo)準(zhǔn)入手，才能不斷加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)。首先，要確立明確的檔案分類管理模式，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案分類，且分類要具有延續(xù)性，這樣檔案的整理才能規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。其次，要建立一個(gè)規(guī)范化的管理指標(biāo)體系，根據(jù)不同培養(yǎng)層次、學(xué)科門類和有關(guān)部門教學(xué)檔案形成的特點(diǎn)與規(guī)律，建立一個(gè)科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地收集齊全應(yīng)歸檔檔案，大力豐富館藏。再次，要重視紙質(zhì)檔案整理規(guī)范，用好檔案管理系統(tǒng)。即建立一個(gè)有效的收集、整理、校對管理體系，使教學(xué)檔案管理工作始終在規(guī)范化的道路上運(yùn)行。3.4完善教學(xué)檔案管理制度。制度建設(shè)的保障作用不容忽視，要想提高教學(xué)檔案管理的規(guī)范化水平就必須加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度建設(shè)。實(shí)際工作中，可以將檔案歸檔工作納入目標(biāo)考核，成為學(xué)校管理制度的重要組成部分。為教學(xué)檔案各歸檔部門設(shè)立專門的目標(biāo)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，將教學(xué)檔案歸檔完成情況作為考核教學(xué)單位管理水平的一項(xiàng)指標(biāo)。同時(shí)，教學(xué)檔案管理制度的建立，必須立足于教學(xué)活動(dòng)實(shí)際情況。當(dāng)然，制度制定者在整體把握全校教學(xué)工作基礎(chǔ)上，注意區(qū)分不同教學(xué)單位的差異性，最終形成以研究生管理部、教務(wù)處、繼續(xù)教育機(jī)構(gòu)等為核心，覆蓋全校教學(xué)單位和學(xué)歷層次的歸檔體系，完善教學(xué)檔案管理制度，并在確保齊全歸檔的前提下，不斷豐富和完善各項(xiàng)制度，如檔案保管制度、查借閱制度、檔案信息安全制度等，提高檔案管理規(guī)范化水平。檔案部門要對教學(xué)單位檔案的收集進(jìn)行不定期檢查、指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中不規(guī)范的情況，防微杜漸。3.5充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理水平。在技術(shù)方面進(jìn)行突破，創(chuàng)新規(guī)范化管理手段，也是提高檔案規(guī)范化管理水平的重要策略。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理模式成為當(dāng)今檔案管理工作的必由之路。目前，高校的辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，高等教育教學(xué)改革也在不斷深化，使用數(shù)字化方式進(jìn)行檔案管理，可大大提高教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，各高校檔案管理部門應(yīng)引入互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)收集、儲(chǔ)存教學(xué)檔案，極大地提高教學(xué)檔案的利用效率。

4結(jié)語

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)重要的教學(xué)管理工作，高校教學(xué)檔案管理水平亟待提高。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理既需要我們不斷轉(zhuǎn)變意識(shí)和付諸行動(dòng)去適應(yīng)新時(shí)期的新要求，也需要我們及時(shí)地利用新技術(shù)不斷提高教學(xué)檔案的規(guī)范化管理水平，更好地整理和使用教學(xué)檔案，使教學(xué)檔案在教育、教學(xué)活動(dòng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

［1］于建平.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的探討［J］.前沿，2016（10）：80-81；112.

［2］趙彥軍.高校教學(xué)檔案規(guī)范化的影響因素及對策研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（17）：64-65.

［3］金曉鵬.淺析高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理中存在的問題及對策［J］.檔案，2018（11）：57-59.

［4］呼俊迪.淺談大學(xué)教學(xué)檔案規(guī)范化管理［J］.人力資源管理，2017（06）：351-352.

［5］鄒麗霞.高校院系教學(xué)檔案規(guī)范化管理問題探討［J］.桂林航天工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，18（02）：194-196.

作者:楊軍 單位:山西財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館