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摘要：建設項目檔案規(guī)范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質(zhì)量具有積極的現(xiàn)實意義。本文在分析了建設項目檔案規(guī)范化管理存在的標準不統(tǒng)一、收集不完整和外部保障較弱的基礎上，指出了建設項目檔案規(guī)范化管理的基本要求，并結(jié)合建設項目檔案管理實際，從思想、制度和保障三個方面就實現(xiàn)建設項目檔案規(guī)范化管理提出了具體的對策措施，對進一步提升建設項目檔案規(guī)范化管理水平具有積極的現(xiàn)實指導和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：建設項目；檔案規(guī)范化；規(guī)范化管理

建設項目檔案是項目建設過程中形成的具有保存價值的原始資料，具有“不可再生性”和“無法替代性”特點。項目建設完成后，所形成的大量建設項目檔案也是項目后期運營、維護、審計等工作的重要依據(jù)，在項目建設監(jiān)督和檢查中發(fā)揮著重要作用。因此，保證建設項目檔案規(guī)范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質(zhì)量具有積極的現(xiàn)實意義。

1建設項目檔案規(guī)范化管理存在的問題

1.1建設項目檔案管理標準不統(tǒng)一。建設項目周期長，檔案資料來源廣泛，涉及項目的業(yè)主方、設計單位、監(jiān)理單位和施工單位等主體，即便是同一個建設工程項目，也往往存在工程聯(lián)系單、技術(shù)交底表格格式，以及設計變更通知單等重要資料不統(tǒng)一的現(xiàn)象，有的繼續(xù)沿用2007年以前的老版本、老格式。此外，建設項目檔案資料中存在簽章手續(xù)不完整，甚至存在代簽現(xiàn)象，導致了建設項目檔案資料的真實性、原始性受到影響，不利于后期的規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)。1.2建設項目檔案資料收集不完整。建設項目涉及的單位眾多、建設項目周期長，加之領導檔案管理的重要性認識不足，使得建設項目檔案資料收集不及時、不全面，最終影響了檔案資料收集的完整性。例如，在建設項目檔案管理中的技術(shù)標準清單、項目計劃、施工記錄以及設計變更等一些重要資料收集缺失，影響了建設項目的竣工驗收、審計和項目的運營維護。此外，項目資料員思想上不夠重視、檔案業(yè)務專業(yè)能力不強等因素的存在，都會直接直接影響建設項目檔案的規(guī)范化管理。1.3建設項目檔案規(guī)范化保障較弱。重經(jīng)濟效益輕項目管理，尤其是對檔案資料的收集和管理重視程度不夠，給予建設項目檔案規(guī)范化管理必要的保障力度不夠。一方面，建設項目檔案規(guī)范化管理所需的人才隊伍缺乏，專業(yè)化、復合型人才保障不足，在日益增長的建設項目檔案管理的現(xiàn)實面前，難以有效滿足當前建設項目檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實需要。另一方面，建設項目檔案規(guī)范化管理所需的軟硬件設備投入不足，必要的檔案管理專門軟件缺乏，檔案管理場所條件難以滿足“九防”標準和要求，使建設項目檔案規(guī)范化管理缺少必要的外部條件保障。

2建設項目檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實要求

規(guī)范化是指在檔案管理實踐中，通過制定、和實施標準、規(guī)范、制度等達到統(tǒng)一，獲得最佳管理秩序和社會效益。在信息化時代背景下，建設項目檔案規(guī)范化管理需要確保所有建設項目的檔案信息結(jié)構(gòu)完整、規(guī)范統(tǒng)一、科學合理。具體來說，當前建設項目檔案規(guī)范化管理要求：2.1檔案收集和整理規(guī)范化。所謂規(guī)范化管理應包括從建設項目檔案資料形成之初，資料的收集和后期的整理、歸檔等均嚴格按照《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T69-2018）、《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范》（DA/T71-2018），以及《檔案法》的要求，確保建設項目檔案資料收集完整，根據(jù)建設項目檔案資料的名稱、來源（如監(jiān)理、竣工驗收、建設等）、時間要素，進行規(guī)范整理和分類。尤其是在信息化、數(shù)字化時代，要對虛擬空間的檔案信息進行數(shù)字化收集、分類和整理?？傊瑥慕ㄔO項目檔案的形成周期來看，收集和整理的規(guī)范化是基本要求，也是直接影響后期檔案規(guī)范化管理水平的重要因素。2.2實體和數(shù)字檔案規(guī)范化。為了提升建設項目管理的信息化水平，計算機信息系統(tǒng)與檔案管理實現(xiàn)了深度融合，由此也產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形式的建設項目檔案載體，而且占據(jù)了相當大的比重，已經(jīng)成為與紙質(zhì)類檔案相當數(shù)量的一類檔案形態(tài)。因此，在建設項目檔案規(guī)范化管理中要始終堅持實體檔案與數(shù)字檔案并重原則，既要注重紙質(zhì)檔案的原始性、憑證性功能和作用，注重實體檔案，尤其是大量設計、施工類圖紙檔檔案館室建設案的安全保護，避免因潮濕、光照、火災等因素影響到實體檔案的安全，此外，要借助計算機信息技術(shù)，以及光盤、磁盤等，注重數(shù)字化檔案的存儲和管理，提升建設項目檔案管理的規(guī)范化技術(shù)應用水平。2.3檔案載體和信息的安全性。建設項目檔案規(guī)范化管理是建設項目檔案管理的目標，要達到這一目標離不開“安全”作為保證。首先是要保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。把計算機信息技術(shù)應用到建設項目檔案管理中，實現(xiàn)了建設項目數(shù)字化檔案“雙備份”和“異地備份”處理，實現(xiàn)了建設項目數(shù)字化檔案與紙質(zhì)實體檔案的同步歸檔、同步管理和同步利用，因此，首要條件是要保證檔案信息系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，尤其是軟件及操作系統(tǒng)做好防病毒、防黑客攻擊。其次是要確保檔案數(shù)字信息的保密性。規(guī)范化離不開項目檔案的信息保密工作，通過物理、技術(shù)手段對建設項目數(shù)字信息檔案進行加密處理和物理隔離等，在確保規(guī)范化的基礎上防止重要檔案信息泄密。

3建設項目檔案規(guī)范化管理對策建議

3.1思想上，高度重視檔案規(guī)范化管理。思想是行為的先導。建設項目檔案規(guī)范化管理的首要問題，是要解決思想認識上的問題，即建設、監(jiān)理、施工、設計等各參與方都應高度重視項目檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義，從職責上進一步明確各方在基建項目檔案規(guī)范化管理中的責權(quán)利，嚴格落實“誰主辦、誰形成、誰負責”，以及“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準和分級管理”的原則，結(jié)合建設項目檔案管理的實際需要，采取“前期準備、過程控制、同步歸檔和分段移交”的管理方式，全過程重視檔案管理的規(guī)范化標準和要求，確保建設項目檔案管理的規(guī)范、有序。此外，要重視檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督工作，由項目檔案領導小組組成項目檔案質(zhì)量監(jiān)管小組，負責各部門移交來的檔案資料，按照標準和規(guī)范要求，做好建設項目檔案收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用的全過程規(guī)范化。3.2制度上，嚴格執(zhí)行檔案規(guī)范化要求。要嚴格執(zhí)行建設項目檔案管理的規(guī)章制度，如《檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設項目檔案管理規(guī)范》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范》《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，并結(jié)合實際，制定本行業(yè)或單位的《項目檔案規(guī)范化管理實施細則》等，嚴格做好紙質(zhì)檔案資料和數(shù)字化檔案資料的規(guī)范化管理，嚴格按照標準和要求，對各部門移交來的文字、圖紙、圖片、聲像及電子資料等，按照相關(guān)規(guī)定和要求，對建設項目檔案進行科學的分類，設置相應的歸檔類目。例如，規(guī)劃設計檔案、基本建設檔案、工程竣工檔案等，確保建設項目檔案管理符合國家或檔案部門的規(guī)范標準和要求。此外，《項目檔案規(guī)范化管理實施細則》還應明確各方歸檔范圍，以及移交檔案的具體標準和要求，案卷整理、組卷、編目、借閱、歸還等要求，通過嚴明的制度標準，確保建設項目檔案管理的規(guī)范化。3.3保障上，加大檔案規(guī)范化保障力度。建設項目檔案規(guī)范化管理離不開必要的軟硬件支持和保障。從硬件保障方面來說，建設項目檔案管理領導機構(gòu)，以及各單位都應高度重視基建項目檔案規(guī)范化管理工作，改善檔案管理條件，添置必備的先進檔案管理軟件、計算機、掃描儀，按照“九防”的標準和要求，建立先進的項目檔案管理庫房。從軟件保障來看，要注重建設項目檔案規(guī)范化管理所需的專門的檔案管理軟件，制定檔案規(guī)范化管理方面的規(guī)章制度，如移交、歸檔、借閱和銷毀等方面的制度，滿足建設項目檔案規(guī)范化管理所需的制度性保障。此外，要加大項目檔案規(guī)范化管理所需的人才支持和保障。根據(jù)單位檔案管理工作量的實際情況，適當增添一定數(shù)量的檔案管理人員，并做好現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，優(yōu)化建設項目檔案規(guī)范化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，尤其是要加強計算機、建設項目等領域知識的培訓，提升從業(yè)者的綜合素能。

建設項目檔案規(guī)范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質(zhì)量具有積極的現(xiàn)實意義。應高度重視建設項目檔案規(guī)范化管理工作，思想上要高度重視，行為上要堅決執(zhí)行各項規(guī)章制度，并為建設項目檔案管理提供良好的外部保障，進一步提升建設項目檔案規(guī)范化管理水平。

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作者:孫慶楠 單位:陜西延長中煤榆林能源化工有限公司