檔案管理規(guī)范化思路
時間:2022-10-08 03:43:29
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檔案,歷史的痕跡,在人類歷史發(fā)展中具有舉足輕重的作用,大到一個國家,小到一個家族、一個單位,檔案都是不可忽視的部分。時至今日,檔案管理工作已然是推進社會發(fā)展的重要因素,是單位尋求進步和發(fā)展的需要,是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄,也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù),檔案管理的重要性不言而喻。然而,許多單位在實際工作中對檔案管理工作不夠重視,缺乏對檔案的規(guī)范化管理,使得檔案管理的作用得不到充分發(fā)揮。那么,如何有效地推進檔案的規(guī)范化管理呢?
對檔案管理制度進行完善
任何工作的開展,制度是關(guān)鍵,制度的完善可以為工作的落實提供強有力的支撐。因此,在規(guī)范檔案管理工作過程中,必須從完善檔案管理制度入手,對檔案管理的職責、具體流程、管理標準等進行量化確定。同時,基于新形勢下的檔案種類不斷增多,檔案管理理念也在不斷地更新,在制度完善中,還需要充分考慮這些方面的因素,不斷地進行制度的創(chuàng)新和更改,以此確保檔案管理制度能夠符合實際,能夠為檔案管理人員落實工作提供具體的參考依據(jù)。
制訂檔案管理方案
當前,隨著信息技術(shù)應用的日益廣泛,檔案管理工作已經(jīng)步入信息化時代。在此時代背景下,一些傳統(tǒng)的檔案管理方式將被逐步淘汰,新時期的檔案管理需要不斷地創(chuàng)新發(fā)展,形成新的管理方案。在檔案管理方案制定過程中,工作人員必須要將新時期的檔案管理要求和現(xiàn)階段的檔案管理實際情況融合起來,總結(jié)出當前檔案管理工作的特點,在此基礎(chǔ)上,確定檔案管理工作的階段性目標。這樣一來,制定出的檔案管理方案才是有價值的,檔案管理的有效性才能充分體現(xiàn)出來。
采用信息化管理方法
在信息化時代,數(shù)字化的工作方式為我們提高了管理效率。因此,信息化的檔案管理工作方式將逐步替代傳統(tǒng)模式。開展檔案管理工作的各單位,應構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫,在此數(shù)據(jù)庫中,將所有的檔案資料集中起來,進行分類的存儲,以方便今后的查詢。過去的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案管理,紙質(zhì)檔案在存儲方面要求較多,不僅需要寬敞的空間,同時需要保證內(nèi)部環(huán)境的適宜,一旦保存不當,檔案就容易被損壞。因此,采用電子化管理方式以后,不僅存儲方便,而且節(jié)約空間,但需要注意網(wǎng)絡(luò)安全。
開放檔案信息利用
檔案資料有著較高的利用價值,對其進行合理的利用,可以將其作用最大化地發(fā)揮出來,因此開放檔案信息利用思路是非常重要的。在檔案管理工作實踐中,應創(chuàng)新檔案資料利用的思路,創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案服務方式,使得檔案管理工作取得更好的效果。例如,在檔案信息快速增長的情況下,面對數(shù)量繁多的信息,檔案管理部門應采用橫向聯(lián)合、信息資料共享的方式來進行檔案信息利用,以此來實現(xiàn)檔案信息作用最大化的目標,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化開展。
通過上述分析可以看出,在檔案管理工作開展中,社會對檔案管理的要求是在不斷提高的,相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著更好的發(fā)展機遇,同時也面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此,在新形勢下,檔案管理部門應深入分析、總結(jié)社會對檔案管理的期許,并以此為基礎(chǔ),對檔案管理規(guī)范化工作進行創(chuàng)新,從檔案制度完善、檔案管理方案重新制定、采用信息化的管理方法以及開放檔案管理信息利用思路等方面入手,更好地促進檔案管理工作規(guī)范化。
作者:張穎