導(dǎo)語：高校附屬醫(yī)院雙軌制檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:高校附屬醫(yī)院的檔案種類繁雜且信息量巨大。在日常管理中，應(yīng)借助信息化工具與先進(jìn)理念，優(yōu)化現(xiàn)有機(jī)制?；谶@一認(rèn)知，本文將首先對(duì)高校附屬醫(yī)院，雙軌制檔案管理體系的主要問題進(jìn)行分析。同時(shí)也將針對(duì)其中問題，提出對(duì)應(yīng)的改進(jìn)策略，以期為同業(yè)人士提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞:高校附屬醫(yī)院;雙軌制;檔案管理體系;構(gòu)建策略

一、引言

雙軌制檔案管理體系，是指紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理模式。明確二者的使用路徑，可使檔案管理效率得到提升。但在現(xiàn)實(shí)工作中，部分高校附屬醫(yī)院的檔案管理工作，仍然存在諸多問題。各類檔案的信息安全、管理效率以及管理成本均將受到影響。有鑒于此，檔案部門應(yīng)借助信息化工具與先進(jìn)理念，構(gòu)建更為完善的管理體系。

二、雙軌制檔案管理體系的主要問題

(一)檔案管理成本提升。在高校附屬醫(yī)院中，雙軌制檔案管理體系通常會(huì)提升管理成本。首先，雙軌制檔案管理體系需要增加管理人員，人員開支必然提升。單軌制管理模式中，管理人員僅需負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的保管與查閱，其極少設(shè)計(jì)錄入工作。但在雙軌制體系中，管理人員需要在電子檔案中錄入信息，工作人員必然增加。其次，雙軌制檔案管理體系需要增加場(chǎng)地與設(shè)備成本。相較于單軌制檔案管理體系，雙軌制需要增加電子設(shè)備，并提供相應(yīng)場(chǎng)地，因此其管理成本更高。(二)錄入內(nèi)容存在差異。在高校附屬醫(yī)院中，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性更強(qiáng)，上級(jí)檢察或醫(yī)療決策均需以紙質(zhì)檔案為依據(jù)。受此影響，檔案管理人員對(duì)于電子檔案的重視程度相對(duì)較低，在錄入同類病例信息的過程中，部分工作人員會(huì)采用復(fù)制粘貼等形式，降低自身工作量。使用類似的錄入方式，必然會(huì)對(duì)病例信息的完整度造成影響，電子檔案的應(yīng)用價(jià)值將無法得到提升。雙軌制檔案管理體系的發(fā)展趨勢(shì)，是利用電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案。而保持檔案內(nèi)容的一致性，是推動(dòng)這一趨勢(shì)的前提條件。(三)電子檔案易被篡改。病例是醫(yī)院檔案的重要組成部分。為了謀取私利，部分患者會(huì)利用管理漏洞篡改病例。在單軌制管理體系中，患者難以對(duì)紙質(zhì)檔案作出篡改。而在雙軌制檔案管理體系中，患者通常會(huì)在電子檔案端口打印紙質(zhì)病例，并以此為依據(jù)申請(qǐng)相關(guān)福利。在這一機(jī)制中，存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)終端的病例信息極易遭受修改，而多數(shù)醫(yī)院也不會(huì)詳細(xì)核對(duì)原始檔案。這一問題，將對(duì)高校附屬醫(yī)院的信息安全帶來影響。同時(shí)電子檔案的管理漏洞，也極易導(dǎo)致患者信息與醫(yī)院管理信息的泄漏，各方利益與隱私權(quán)均將受到侵犯。

三、高校附屬醫(yī)院優(yōu)化雙軌制檔案管理體系的具體策略

(一)降低檔案管理成本。雙檔案管理體系提升了檔案管理成本。針對(duì)這一問題，高校附屬醫(yī)院應(yīng)通過優(yōu)化人員配置與管理機(jī)制，降低對(duì)應(yīng)成本。例如，高校附屬醫(yī)院可將電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理部門，整合為同一部門。在該部門中，多數(shù)管理人員都將參與到電子信息錄入的工作中，并同時(shí)保留檔案管理的對(duì)應(yīng)職責(zé)。當(dāng)需要提供檔案查閱等服務(wù)時(shí)，管理人員應(yīng)暫停錄入工作，并進(jìn)入檔案查閱崗位。工作結(jié)束后，其可繼續(xù)完成信息錄入工作。通過類似的管理機(jī)制，檔案管理工作將更加充實(shí)，信息錄入將不再占用工作編制。同時(shí)針對(duì)電子設(shè)備占用場(chǎng)地的問題，高校附屬醫(yī)院可借助云儲(chǔ)存或云計(jì)算理念，與高校的檔案管理部門建立合作機(jī)制。借助高校檔案部門所提供的幫助，附屬醫(yī)院的管理成本將獲得分擔(dān)。(二)同步統(tǒng)計(jì)檔案信息。雙規(guī)制檔案管理體系中，紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息，常常存在差異。針對(duì)這一問題，附屬醫(yī)院應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，建立同步錄入機(jī)制，從而使電子檔案的信息與紙質(zhì)檔案保持統(tǒng)一。例如，附屬醫(yī)院可在醫(yī)療終端增設(shè)信息收集系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，將被自動(dòng)收集到檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)借助PDF或JPG等技術(shù)設(shè)置文字轉(zhuǎn)化設(shè)備，紙質(zhì)文檔在應(yīng)用前，應(yīng)通過設(shè)備掃描提煉其中文字，并將文字信息同步輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。再有，檔案管理部門應(yīng)統(tǒng)一紙質(zhì)檔案與電子檔案的表格。在信息核對(duì)與二次錄入的過程中，檔案管理與錄入效率將得到提升，電子檔案與紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容也不會(huì)出現(xiàn)偏差。(三)優(yōu)化檔案管理機(jī)制。篡改電子檔案的難度相對(duì)較下，為了防范信息風(fēng)險(xiǎn)，高校附屬醫(yī)院應(yīng)通過標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，防范管理漏洞。例如，在檔案使用環(huán)節(jié)，醫(yī)院應(yīng)為各部門制定更為詳細(xì)的使用權(quán)限，同時(shí)使用記錄也應(yīng)得到長(zhǎng)期保存。通過這一機(jī)制，人為篡改信息的問題將得以避免。再有，檔案管理部門應(yīng)借助大數(shù)據(jù)工具，定期核對(duì)各電子檔案的信息數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)是新型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具，在使用中大數(shù)據(jù)會(huì)首先對(duì)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的新檔案作出分析，并記錄其中的關(guān)鍵詞。在日常核對(duì)的過程中，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)會(huì)依據(jù)所收錄的檔案關(guān)鍵詞，對(duì)比各類電子檔案。

四、結(jié)語

在構(gòu)建高校附屬醫(yī)院雙軌制檔案管理體系的過程中，管理部門應(yīng)首先整合人員配置，從而使管理成本得到控制。其次，管理部門應(yīng)建立信息收集系統(tǒng)。利用該系統(tǒng)，終端部門發(fā)生的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，將被及時(shí)上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案信息的準(zhǔn)確性將得到提升。再有，管理部門應(yīng)制定更為嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，從而使管理漏洞得到控制，并減少人工成本。

參考文獻(xiàn):

［1］周燦．論檔案“雙軌制”管理在醫(yī)院文書檔案管理中的利用［J］．蘭臺(tái)世界，2017(20):77－79．

作者:龔致富 姬靜怡 單位:河北北方學(xué)院附屬第一醫(yī)院