導(dǎo)語：大數(shù)據(jù)背景下檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

目前社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行有效的管理并不是一項輕松的任務(wù)，檔案管理行業(yè)亦是如此。檔案行業(yè)保存著全社會的檔案并且還要能夠在需要的時候提供這些檔案給社會使用，是直接對社會的原始資料進行采集、處理、保管和利用。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的規(guī)模龐大、種類豐富，這對檔案管理提出了更高的要求。因此，對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理研究是十分必要的。

一、將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

（一）應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)讓檔案館更好地融入智慧城市

2013年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部提出了智慧城市的概念，并在一些試點地區(qū)展開建設(shè)工作。建設(shè)智慧城市主要有“多用信息少用能源”“多用信息少受災(zāi)害”“多用信息多利民眾”幾項原則。檔案館可以永久的保存檔案信息，并且需要時候為大眾服務(wù)，是信息資源的聚集地，但是目前中國的檔案管理還有很多問題，檔案管理方式比較落后、管理人才比較短缺，導(dǎo)致這些信息資源并沒有被好好的開發(fā)與利用。智慧城市的建設(shè)是檔案館向前發(fā)展的一個難得的機遇，因為建設(shè)智慧城市的重要之處就是要提高信息的利用程度。要想讓檔案館很好地融入到智慧城市的建設(shè)中就必須要讓檔案館的這些檔案信息融入智慧城市發(fā)展建設(shè)中，盤活檔案館的檔案信息并將這些信息中蘊含的價值挖掘出來。但是當下的社會檔案的規(guī)模以及數(shù)量超出了人力所及的范圍，因此唯有將大數(shù)據(jù)技術(shù)運用在其中才能真正將檔案館融入智慧型城市中。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于電子文件的管理

1.應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)鑒定電子文件。因為步入大數(shù)據(jù)時代，電子文件的規(guī)模呈爆炸性增長。這樣雖然這些電子文件蘊含著極大的價值，但是卻很難將它們提取出來，甚至比過去的紙質(zhì)資源更難。我國過去都是使用“直接鑒定法”，指的是文件的鑒定人員直接一片一片的閱讀電子文件，從而判斷出電子文件的價值，但是后來龐大的數(shù)據(jù)量證明這種鑒定方法并不能滿足需要。最后比較適合的是一種宏觀的鑒定方法，先是通過在整體程度上判斷機構(gòu)形成有價值的電子文件能力，然后收集這個機構(gòu)的電子文件。當然這只是完成了電子文件管理的第一步，接下來就是對這些電子檔案進行檢索以及對文件進行分類、編研，最后是如何將這些電子信息提供給群眾使用。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好地解決這些問題，通過安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器可以收集到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，然后可以建立數(shù)據(jù)索引，讓其成為可供搜索的鏈接。這些都是運用大數(shù)據(jù)技術(shù)輕松達到的目的，除此以外，還可以完成對數(shù)據(jù)的分類以及對數(shù)據(jù)價值的挖掘。2.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助處理非結(jié)構(gòu)化的電子文件。電子文件的類型有好幾種，如今占大多數(shù)的是非結(jié)構(gòu)化的電子文件，這也是電子文件的發(fā)展趨勢。一直以來大多都是采用關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫來進行數(shù)據(jù)的管理，但是現(xiàn)在它已經(jīng)不能很好地滿足需求。如何達到處理龐大的電子文件又可以處理非結(jié)構(gòu)化的電子文件，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫是不二選擇。3.大數(shù)據(jù)技術(shù)可以儲存檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)庫的使用對于提高檔案管理的利用效率有很大的作用。近些年以來經(jīng)常會出現(xiàn)一些檔案數(shù)據(jù)庫無法加入新的檔案信息的情況，這就和以前儲存檔案的空間有限導(dǎo)致無法再添加紙質(zhì)檔案的情況類似。在出現(xiàn)這樣的情況的時候，檔案管理部門就會有較大的自由性，比如在香港法律并沒有規(guī)定政府的檔案必須要歸檔，導(dǎo)致很多檔案都被銷毀了，在這些銷毀的檔案中不乏含有很多具有很大價值的。現(xiàn)在的檔案館想要擁有足夠的空間來儲存檔案數(shù)據(jù)，不可能是建立足夠空間的大樓或者是機房，唯一的辦法就是要優(yōu)化儲存的方式以及降低存儲的成本，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。在一些數(shù)據(jù)量更加龐大的行業(yè)，如電信行業(yè)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)運用于數(shù)據(jù)的管理，并且有很好的效果。因此，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案數(shù)據(jù)的管理是十分可行的。4.檔案管理技術(shù)可以幫助檔案管理從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理。現(xiàn)在的檔案使用用戶已經(jīng)不僅僅滿足于數(shù)據(jù)或者文件自身的價值，更多的是希望可以獲取到這些信息背后蘊藏的更深層次的知識。因此，檔案管理應(yīng)該更多地注重為用戶提供知識。檔案館知識服務(wù)的主體應(yīng)該是技術(shù)與引擎，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以構(gòu)建更加新型的知識服務(wù)引擎。

二、檔案管理及備份如何運用大數(shù)據(jù)

對檔案信息進行統(tǒng)一管理。在大數(shù)據(jù)量的檔案儲存和管理的過程中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好的對檔案資源進行統(tǒng)一管理。建立大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園是國家目前完成對龐大的數(shù)據(jù)的存儲以及備份的方式。檔案管理也可以借鑒這樣的方式，建立一個區(qū)域性的或者是全國性的檔案備份中心，將全國的檔案數(shù)據(jù)集中起來，再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源進行更好的管理。開發(fā)適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)分析工具。檔案管理行業(yè)想要真正提高自己的大數(shù)據(jù)技術(shù)就必須打破行業(yè)限制，尋求與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司的合作，因為大數(shù)據(jù)公司的特點就是懂得分析技術(shù)但缺乏數(shù)據(jù)，而檔案管理行業(yè)的特點就是有數(shù)據(jù)但不具備很強的分析數(shù)據(jù)能力。只有熟悉大數(shù)據(jù)分析的人才和懂得檔案管理的人才相互合作才能夠真正開發(fā)出好多大數(shù)據(jù)分析工具。

三、運用大數(shù)據(jù)時需要注意的問題

（一）需要有明確的標準和目標

檔案有太豐富的資源，我們首先需要明確自己需要的信息到底有什么樣的標準；其次，要明確所需要信息的具體內(nèi)容是什么，這樣可以讓尋找信息的過程更有針對性。

（二）注意存在的潛在危險

檔案資源的管理過程中也有可能會出現(xiàn)一些違法的行為，比如擅自篡改檔案信息以及對隱私的侵犯。因此，需要事先制定一些法律法規(guī)，并在過程中加強監(jiān)督，避免潛在危險的發(fā)生。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，檔案管理工作者必須抓住機遇，當然在此過程中必然會出現(xiàn)許多挑戰(zhàn)，面對這些挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員不可放松警惕。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)更多地運用于檔案管理工作，檔案管理水平一定會有很大的提升。

作者:韓鴻立 單位:吉林省白城市通榆縣醫(yī)療保險經(jīng)辦中心

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