導(dǎo)語：檔案信息化構(gòu)建重要意義一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

根據(jù)國家檔案局信息化建設(shè)精神和自治區(qū)檔案局制定的我區(qū)檔案信息化建設(shè)目標(biāo),"十五"期間末,區(qū)直機(jī)關(guān)要基本實(shí)現(xiàn)向檔案館移交檔案,同時(shí),還要移交機(jī)讀目錄,實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化.因此,現(xiàn)階段檔案室信息資源建設(shè)的質(zhì)量、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn),都將直接影響未來檔案館檔案信息化的質(zhì)量.許多單位已經(jīng)或正在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,電子文件伴隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)程應(yīng)運(yùn)而生.檔案室應(yīng)依照國家檔案局即將頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》等檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn),做好檔案信息化的基礎(chǔ)工作,把好這一基礎(chǔ)工作至關(guān)重要.

1檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題目前大多數(shù)檔案正在建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,部分檔案已經(jīng)完成但也有一些單位工作認(rèn)識(shí)不到位,在軟、硬件配置上、在檔案人員的配備上都未作長期考慮.有的單位檔案員兼職過多,精力分散,不但檔案知識(shí)掌握不夠好,而且計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)也知之甚少,檔案管理軟件的應(yīng)用比較困難,檔案管理軟件在其工作中不僅沒有減輕他們的勞動(dòng)強(qiáng)度,反而成為他們工作的負(fù)擔(dān).這就勢(shì)必會(huì)影響檔案室信息體化建設(shè)的進(jìn)程,影響檔案信息在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化中作用的發(fā)揮.

1.1著錄格式不統(tǒng)一許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室使用的軟件有的相同,有的不同.即使是同一種軟件,各檔案室的著錄格式也不相同.

如文件級(jí)檔號(hào)的著錄格式:有的是用全宗號(hào)一一組卷年度-實(shí)體分類號(hào)-一保管期限-案卷號(hào)-件號(hào),有的則是用其中的幾項(xiàng)內(nèi)容,即使用的是同一項(xiàng)內(nèi)容,各項(xiàng)目使用的字節(jié)長度也各不相同,如有的用001三個(gè)字節(jié)表示第1卷案卷,有的則是用0001四個(gè)字節(jié)表示第1卷案卷;有的檔案室的實(shí)體分類是以部分分類的,如辦公室為01,計(jì)財(cái)室為02等.有的是用類別的,如黨政檔案為01,行政檔案為02,會(huì)計(jì)為03等.這些使用方法對(duì)每個(gè)檔案來說也無可非議,因?yàn)樗麄兯耫的表示方法都清楚地說明本單位的情況.但這些數(shù)據(jù)將來要移交進(jìn)檔案館,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,就必須考慮著錄格式的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的接日問題,如果檔案室的著錄格式和整個(gè)檔案館的著錄格式不一致,檔案館的數(shù)據(jù)就無法接收這部分?jǐn)?shù)據(jù),而必須重新對(duì)這部分檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,從而造成人力、物力、時(shí)間上的重大浪費(fèi),使檔案館背上沉重的包袱,增加檔案信息建設(shè)的困難.

1.2檔案員對(duì)檔案的數(shù)據(jù)缺乏安全性和保密性意識(shí)有的檔案室的機(jī)讀目錄有幾千甚至幾萬條,可是卻從來未做備份處理,有的甚至不知道數(shù)據(jù)的備份.檔案室的微機(jī)隨意讓人開啟,只要登錄口令正確,任何人可以增加、刪除、修改記錄,數(shù)據(jù)庫本身的安全性、保密性很差,容易丟失和泄密.許多檔案室已經(jīng)進(jìn)人到全文管理,可是"開放"目錄與"控制"目錄數(shù)據(jù)混合存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫,有的在檔案信息著錄項(xiàng)目中沒有"控制"項(xiàng)目,把原始目錄數(shù)據(jù)直接提供檢索利用,操作頻繁,使用率高,檔案機(jī)讀信息容易泄露,安全性差.有的條件比較好的檔案室直接聯(lián)在公眾網(wǎng)上,數(shù)據(jù)的安全更沒有保障''''

1.3數(shù)據(jù)錯(cuò)誤較多有的檔案為了達(dá)標(biāo)或者完成某種檢查,在數(shù)據(jù)錄入時(shí)搞突擊,隨著機(jī)讀目錄數(shù)量的急劇增長,管理人員的檢查、校對(duì)工作跟不上,質(zhì)量出現(xiàn)問題.

2做好檔案室信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)隨著檔案信息化建設(shè)的加快,對(duì)檔案信息化管理人員素質(zhì)的要求也越來越高,檔案員不僅要掌握計(jì)算數(shù)據(jù)庫的管理技術(shù),還要熟悉檔案室情況,及時(shí)跟蹤了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況.檔案業(yè)務(wù)部門在指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)的同時(shí)也應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的機(jī)讀目錄格式作指導(dǎo),以保證著錄格式的統(tǒng)一,為以后檔案機(jī)讀目錄移交進(jìn)館作好前期準(zhǔn)備.

2.2統(tǒng)一著錄格式標(biāo)準(zhǔn)參照自治區(qū)檔案局《關(guān)于"接收檔案目錄著錄規(guī)則"》,著錄項(xiàng)目應(yīng)盡量完整,以保證檢索途徑的多元化.根據(jù)工作特點(diǎn)選錄符合實(shí)際的項(xiàng)目,實(shí)行統(tǒng)一的著錄格式.

2.3加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度檔案室保管檔案數(shù)量不多,應(yīng)制定方案爭取在十五期間完成目錄的錄人工作,

2.4注重檔案數(shù)據(jù)的安全、保密各檔案室工作人員在自己數(shù)據(jù)庫的安全方面應(yīng)加以重視,注重?cái)?shù)據(jù)庫本身的安全和機(jī)讀目錄的保密根據(jù)我國有關(guān)涉密網(wǎng)絡(luò)信息保密工作的法律法規(guī),加強(qiáng)檔案信息庫特別是未開放信息數(shù)據(jù)的保密工作,特別是已鏈接公眾網(wǎng)、公共網(wǎng)的檔案室,必須嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)磁盤等載體.根據(jù)規(guī)定要求真正做到物理隔絕,嚴(yán)防嚴(yán)密.建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系,把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)凡數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤的必須重錄或糾錯(cuò),不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)不宜提供利用.

3檔案信息化建設(shè)的意義

3.1對(duì)于職能部門的意義

3.1.1提高整個(gè)部門的工作效率實(shí)施檔案管理的信息化后,部門管理員工可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來,不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作,極大提高職能部門的工作效率.

3.1.2提高整個(gè)部門的技術(shù)水平企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向,每個(gè)部門都這方面投人很多的精力.只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化,才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào),適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境.

3.1.3有效的進(jìn)行檔案的收集工作檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng);檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng),如果沒有一個(gè)好的管理平臺(tái)(管理工具),檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的.

3.1.4有效的為科研服務(wù)檔案管理的信息化,將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享,科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料,提高了工作效率;同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā),提高了研究院整體的工作效率和競爭力.

3.1.5有效的為決策服務(wù)科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn),是研究院投人大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動(dòng),由檔案管理人員分類、編目,最終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù).而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草,親自下發(fā)的,是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn).所以檔案的信息可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用,為決策提供依據(jù).

3.1.6部門職能變保管為服務(wù)檔案管理信息化以后,公司的無形資產(chǎn)(企業(yè)檔案,包括文書檔案、科技檔案等)可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽(有相關(guān)的權(quán)限控制),為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門,而是公司內(nèi)部信息的信息中心.

3.2對(duì)于公司的意義

3.2.1更好的收集和管理檔案檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄.大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料,內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息,這些信息忠實(shí)的記錄了立檔單位的發(fā)展歷史,對(duì)立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒實(shí)行檔案的信息化管理后,必將能夠更好的收集和管理這種信息資源.

3.2.2方便二次利用、提高利用率一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢,但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的,這在一定程度上影響了檔案的利用效率;同時(shí)既已形成的檔案利用起來也是相當(dāng)麻煩,首先要登記,然后要在浩如煙海的檔案中查找,這個(gè)過程中不可避免的要造成損壞,而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱,別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借.而檔案的信息化建設(shè)成功之后,檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享,有控制地進(jìn)行利用.

3.2.3可以解決檔案損壞、丟失的問題完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實(shí)體檔案不可避免的會(huì)造成許多重要檔案的丟失和損壞.計(jì)算機(jī)的管理可以避免重要檔案在這個(gè)過程中的損壞及丟失.

3.2.4形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò),對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便.大大降低了工作效率.而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò).

3.2.5形成電子信息資源中心電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐,同時(shí)形成單位的電子信息資源中心.

3.2.6提高員工的工作效率檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成,減少不必要的事務(wù)工作,提高員工的工作效率.