導(dǎo)語(yǔ)：國(guó)內(nèi)電子文件管理中心建設(shè)綜述一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來(lái)，我國(guó)電子文件中心建設(shè)研究如火如荼，各種觀點(diǎn)紛呈，本文僅就電子文件中心建設(shè)的誕生背景、歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等四個(gè)核心問(wèn)題的研究成果進(jìn)行綜述。

關(guān)鍵詞：電子文件中心；誕生背景；歸屬問(wèn)題；角色功能；建設(shè)模式；綜述

我國(guó)對(duì)“電子文件中心”的研究起步較晚，直到2004年姚磊在《圖書(shū)情報(bào)知識(shí)》上發(fā)表《試論電子政務(wù)環(huán)境下電子文件中心的結(jié)構(gòu)、原則和角色》一文，才揭開(kāi)了電子文件中心研究的序幕。筆者在“中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)——CNKI系列數(shù)據(jù)庫(kù)”中，共檢索到2004年～2010年題名中含“電子文件中心”的文獻(xiàn)58篇（檢索日期為2010年12月6日）。文獻(xiàn)涉及電子文件中心建設(shè)各個(gè)方面，本文只對(duì)其誕生背景、歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等四方面的核心問(wèn)題進(jìn)行綜述，以期引起研究的深入。

1誕生背景研究

關(guān)注“電子文件中心”誕生背景的研究，實(shí)際決定著對(duì)電子文件中心建設(shè)歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等核心問(wèn)題的定位。目前的主要觀點(diǎn)有：

1.1社會(huì)信息化大發(fā)展說(shuō)。邱曉威認(rèn)為，電子文件中心建設(shè)有著較深刻的社會(huì)需求背景，我國(guó)信息化建設(shè)和體制改革的大環(huán)境就是電子文件中心建設(shè)需求的大背景。[1]丁梅在論述電子文件中心建設(shè)之必要性時(shí)也指出，電子文件中心建設(shè)是國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展的要求。[2]

1.2電子文件數(shù)量激增說(shuō)。張照余認(rèn)為，電子文件中心是在電子文件數(shù)量激增的推動(dòng)下，順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來(lái)的電子文件保管、利用中心。[3]所以，姚磊也認(rèn)為，電子文件中心建設(shè)首先是電子文件自身的需要。[4]

1.3電子文件利用矛盾說(shuō)。胡杰等認(rèn)為，電子文件中心的出現(xiàn)，源于電子文件在利用方面面臨的兩大矛盾：一是電子文件非科學(xué)管理與利用需求的矛盾；二是電子文件的網(wǎng)絡(luò)化利用趨勢(shì)與信息安全的矛盾。[5]丁梅也認(rèn)為，電子文件管理和利用中面臨的兩大矛盾決定我們必須建立電子文件中心。[6]文藝則直言，建立電子文件中心正是解決兩大矛盾的良策。[7]

1.4電子政務(wù)發(fā)展需求說(shuō)。曹書(shū)芝認(rèn)為，電子政務(wù)系統(tǒng)下電子文件管理出現(xiàn)的一系列新變化、新問(wèn)題，使得文件信息安全問(wèn)題尤其重要，為了滿足電子政務(wù)的建設(shè)和發(fā)展，必須建立一個(gè)新的、集中的電子文件管理機(jī)構(gòu)即“電子文件中心”。[8]胡杰也指出，政務(wù)發(fā)展帶來(lái)的政務(wù)網(wǎng)建設(shè)、政務(wù)信息公開(kāi)、政務(wù)信息資源管理趨勢(shì)等，都要求一種能提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)管理及數(shù)據(jù)共享和交換平臺(tái)的新管理模式出現(xiàn)。[9]基于此，肖秋惠認(rèn)為，電子文件中心產(chǎn)生的直接原因是滿足電子政務(wù)對(duì)電子文件的集中管理、安全保護(hù)和實(shí)時(shí)利用的需求。[10]與此同時(shí)，許桂清指出，政府組織結(jié)構(gòu)的發(fā)展為建立電子文件中心奠定了基礎(chǔ)，《政府信息公開(kāi)條例》的為建立電子文件中心提供了新的支撐點(diǎn)，電子政務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施為建立電子文件中心搭建了可行性平臺(tái)，[11]以上三個(gè)方面，足見(jiàn)電子文件中心與電子政務(wù)發(fā)展之密不可分。

從上述文獻(xiàn)來(lái)看，由于研究者切入問(wèn)題的角度不同，其得出的結(jié)論也不同。筆者認(rèn)為，電子文件中心的誕生由多種因素促成，是電子文件自身、電子政務(wù)發(fā)展的需要，更是信息化建設(shè)發(fā)展的必然產(chǎn)物。

2歸屬問(wèn)題研究

電子文件中心的組織管理機(jī)制問(wèn)題，實(shí)質(zhì)上就是其歸屬問(wèn)題。

曹書(shū)芝認(rèn)為，電子文件中心應(yīng)置于檔案館的管理之下，這樣，有利于更好地體現(xiàn)檔案館的文件管理中心、檔案信息管理中心、檔案信息傳輸中心等三大功能。[12]胡杰認(rèn)為，基于電子文件的前端控制思想和連續(xù)體理論，以檔案館作為構(gòu)建電子文件中心的主體，不僅符合檔案工作者在電子文件管理中的定位，而且，符合從電子文件理論角度對(duì)電子文件中心的系統(tǒng)要求，也符合檔案館的工作職能，不存在任何“越俎代庖”的嫌疑。[13]楊冬權(quán)認(rèn)為，檔案部門(mén)開(kāi)展電子文件中心建設(shè)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理理念，保證電子文件、電子檔案的真實(shí)性、完整性；從制度層面掃除了檔案館提前接收電子文件進(jìn)館的障礙，有利于國(guó)家檔案館更好地履行科學(xué)整合各類(lèi)檔案資源的職能。[14]翟霣遠(yuǎn)指出，在檔案館（局）建立電子文件中心，可以從根本上解決后續(xù)進(jìn)館檔案的數(shù)字化問(wèn)題，使檔案部門(mén)在未來(lái)信息社會(huì)中搶占“制高點(diǎn)”。[15]饒露認(rèn)為，不管是基于實(shí)踐還是基于理論和法律法規(guī)，電子文件中心的管理主體都應(yīng)是檔案行政管理部門(mén)。[16]從以上檔案界學(xué)者的研究成果來(lái)看，其觀點(diǎn)是一致的，主張將電子文件中心的管理主體置于檔案行政管理部門(mén)或檔案館之下。

然而，由于沒(méi)有相關(guān)法規(guī)政策明文規(guī)定電子文件中心的管理主體，從不同角度出發(fā)，可以得出不同結(jié)論。從電子文件產(chǎn)生和管理權(quán)限出發(fā)，其管理主體應(yīng)為各機(jī)關(guān)辦公廳（室）；從電子文件的安全管理技術(shù)出發(fā)，其管理主體應(yīng)是各信息主管部門(mén)；從文件有效管理和開(kāi)放利用出發(fā)，應(yīng)將其置于檔案行政管理部門(mén)即檔案局（館）的管理之下。對(duì)這一問(wèn)題，王素立等希望，無(wú)論在邏輯上還是在物理上都應(yīng)明確責(zé)任邊界。[17]許桂清、胡杰分別認(rèn)為，是歸屬于以保管信息見(jiàn)長(zhǎng)的檔案館管理還是歸屬于其他部門(mén)，抑或采取多元態(tài)勢(shì)，目前還難以定論。[18][19]

3角色功能研究

從目標(biāo)定位來(lái)看，電子文件中心應(yīng)成為：（1）現(xiàn)行電子文件的利用中心。張照余指出，電子文件中心是順應(yīng)電子文件保管、利用的需要而建立起來(lái)的，[20]因而，其收集范圍應(yīng)是具有利用價(jià)值的現(xiàn)行電子文件，[21]許建智等認(rèn)為，電子文件中心是電子文件的集中“著陸地”，主要工作就是負(fù)責(zé)電子文件的報(bào)送、接收和利用。[22]（2）永久保管電子檔案的基地。黃玉明認(rèn)為，電子文件中心是檔案館的有機(jī)組成部分，其核心目標(biāo)在于保證電子文件完整、真實(shí)、有效和長(zhǎng)久可用。[23]（3）信息資源體系的子系統(tǒng)。胡杰認(rèn)為，電子文件中心是一個(gè)承擔(dān)集中、分散、異構(gòu)、可擴(kuò)充、可集成、有統(tǒng)一數(shù)據(jù)模型、有多種角度視圖的、可交換的和安全可靠的復(fù)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，是信息資源體系的重要組成部分。[24]正因?yàn)槿绱?，胡杰、張照余等?qiáng)調(diào)，在電子文件中心發(fā)展完善的過(guò)程中，要始終突出信息服務(wù)利用的功能，[25]項(xiàng)文新等還強(qiáng)調(diào)，需要對(duì)采集到的信息進(jìn)行必要的分類(lèi)、著錄、標(biāo)引，[26]陳勇還指出，應(yīng)借助提供基于權(quán)限的電子文件全文檢索或?yàn)g覽、電子文件借閱和歸還、專(zhuān)題或個(gè)人收藏、信息等形式，實(shí)現(xiàn)海量電子文件信息的綜合利用。[27]（4）電子政務(wù)建設(shè)的好幫手。電子文件中心既輔助了政務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展，又實(shí)現(xiàn)了面向社會(huì)的政務(wù)信息公開(kāi)，所以，黃建忠認(rèn)為，電子文件中心是對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)功能的重要補(bǔ)充，[28]許建智等指出，電子文件中心在電子政務(wù)和檔案館之間擔(dān)當(dāng)“承上啟下”的角色，[29]黃玉明、周建武等人在總結(jié)安徽省電子文件中心的建設(shè)時(shí)，也強(qiáng)調(diào)了其協(xié)助打造透明政府等方面的功能。[30]因此，姚磊認(rèn)為，電子文件中心不僅是電子文件的管理者、文件安全的守護(hù)者，而且，是政府文件的整合者、政府信息的傳播者、政府信息的挖掘者、政府決策的支持者，[31]扮演著多重角色，兼具多種功能。

從技術(shù)角度而言，電子文件中心還應(yīng)具備：（1）多媒體功能。胡杰指出，音頻、視頻等多媒體信息的集成將是一種潮流，需要通過(guò)建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、基于內(nèi)容的多媒體信息檢索方案、流媒體技術(shù)等實(shí)現(xiàn)電子文件中心的多媒體功能。[32]（2）數(shù)據(jù)挖掘功能。采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，有利于通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理，發(fā)現(xiàn)蘊(yùn)藏在數(shù)據(jù)中的有用信息，挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)在聯(lián)系、規(guī)則和模式，幫助領(lǐng)導(dǎo)決策。如，安徽電子文件中心從技術(shù)路線上借鑒了國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)（VERS）作為技術(shù)參考，基于XML技術(shù)將同一電子文件的元數(shù)據(jù)與文件編碼封裝在一個(gè)計(jì)算機(jī)文件中，[33]其EEP文件實(shí)現(xiàn)了信息的自包含、自描述和自證明。（3）互聯(lián)互通功能。各電子文件中心的應(yīng)用軟件系統(tǒng)在平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、接口等各方面千差萬(wàn)別，無(wú)法適應(yīng)需整體協(xié)作的管理運(yùn)作體系，陳勇認(rèn)為，需要借助先進(jìn)的網(wǎng)格技術(shù)（grid，一種面向問(wèn)題和應(yīng)用的技術(shù)）完善電子文件中心結(jié)構(gòu)體系，[34]實(shí)現(xiàn)各類(lèi)服務(wù)組件集成化，并以一種協(xié)同的方式共享，為用戶提供多種多樣的服務(wù)資源。如，江蘇常州市電子文件中心基于完善的OA系統(tǒng)和局域網(wǎng)網(wǎng)間聯(lián)系，[35]建成一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)行機(jī)制。