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【摘要】“雙套制”是高校普遍采用的電子檔案管理模式,但隨著國家信息技術(shù)的高速發(fā)展和檔案管理利用實踐,其顯現(xiàn)出越來越多的弊端,“單套制”逐漸成為電子檔案管理的趨勢。本文基于SWOT分析法對電子檔案“單套制”歸檔的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅進行分析,探討高校電子檔案“單套制”管理的可行性。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;電子檔案;雙套制;單套制;SWOT分析法

電子文件被列入歸檔范圍,電子檔案的保存模式普遍推行“雙套制”歸檔,即將電子文件和打印出的紙質(zhì)文件一并歸檔保存。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用及大數(shù)據(jù)環(huán)境,電子文件逐漸成為文件生成的最原始形態(tài)?！半p套制”顯現(xiàn)出越來越多的弊端,不但引起了檔案學術(shù)界的討論,也對檔案管理工作質(zhì)量、效率產(chǎn)生了一定程度的影響。在2016年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到要加快檔案管理信息化進程,加快提升電子檔案管理水平“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點”[1]。SWTO分析法也稱態(tài)勢分析法,就是將研究對象的主要優(yōu)勢因素(strengths)、劣勢因素(weaknesses)、機會因素(opportunities)和威脅因素(threats)羅列出來,并依照一定的次序按矩陣形式排列并把各種因素相互匹配加以分析,從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論與對策。本文基于SWOT分析法對高校電子檔案“單套制”歸檔的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅進行分析,找到高校電子檔案“單套制”管理的可行性方案。

1高校電子檔案管理現(xiàn)狀

在數(shù)字化校園環(huán)境下,高校電子文件主要來源于學校行政管理、教學、科研、財務(wù)、設(shè)備采購等多個工作板塊,涉及校內(nèi)所有部門、學院。這些電子文件一部分產(chǎn)生于學校OA辦公系統(tǒng),主要以公文、信息為主,數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)和管理并通過OA與檔案管理系統(tǒng)的接口直接歸檔。還有很大一部分產(chǎn)生于教學教務(wù)管理、招生畢業(yè)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理、設(shè)備采購等業(yè)務(wù)系統(tǒng),這些系統(tǒng)相對獨立,一般不與檔案管理系統(tǒng)對接,所產(chǎn)生的電子文件多為各種數(shù)據(jù)庫格式且數(shù)量龐大,僅我校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)能多達近20個。這種背景下所產(chǎn)生的電子文件均采用“雙套制”歸檔,即便嚴格歸檔范圍,加強前期檔案價值鑒定,每年進館檔案數(shù)量也呈大幅遞增趨勢。在檔案利用方面,與紙質(zhì)檔案相比電子檔案更受到利用者歡迎。以我校為例,直接查閱紙質(zhì)檔案占年利用量的20%,全部是沒有電子版的財務(wù)憑證、學位申請材料等,其余80%查閱的檔案都直接利用其電子檔案或數(shù)字化的掃描件。

2高校電子檔案“單套制”管理的SWOT分析

2.1優(yōu)勢因素(strengths)

2.1.1節(jié)約資源,減少實體館藏壓力“單套制”是指在數(shù)字環(huán)境中僅以電子方式運行和保存的電子文件的全流程,文件、檔案的全程無紙化,而不再同時生成、辦理和保存紙質(zhì)文件。[2]只歸檔電子檔案,不必再復(fù)制出一套紙質(zhì)版,不僅可以節(jié)約用紙,主要是減少人力物力財力的耗費。以一張電子發(fā)票為例,如果要“雙套制”存檔,不但需要在財務(wù)管理系統(tǒng)中走電子申報審批流程,還要復(fù)制出一套紙質(zhì)版到財務(wù)部門再走一遍人工審核報銷流程,最后還要將電子版、紙質(zhì)版全部移交歸檔保存,其中耗費大量的物力成本且多為重復(fù)勞動。“單套制”還能從根本上解決檔案館面積不足問題,減少了實體紙質(zhì)檔案進館將大大減輕館藏壓力,實現(xiàn)真正的數(shù)字檔案館。2.1.2提高歸檔率和歸檔質(zhì)量數(shù)字化校園建設(shè)中很重要的一環(huán)就是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接,在文件流轉(zhuǎn)辦理完成后,有價值需要歸檔保存的文件可直接進行歸檔處理,不必等一個檔案年度結(jié)束后再歸檔。歸檔部門檔案員可直接入將電子文件歸入檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫,檔案館在線審核通過后便一鍵完成歸檔移交,不必再移交紙質(zhì)檔案,這大大減輕了歸檔部門集中歸檔的壓力,提高了歸檔率。因沒有了紙質(zhì)備份,也就沒有了紙質(zhì)檔案可以依賴,這會使檔案管理者加強對電子檔案的重視,不再“重紙輕電”,加強元數(shù)據(jù)的收集,對電子檔案進行定期備份、多套備份、異地備份,定期遷移,降低檔案損害丟失等風險,彌補對電子檔案管理的不足,從根本上提高電子檔案的質(zhì)量?！皢翁字啤惫芾磉€能解決一些無法獲得紙質(zhì)版的,或者是轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)版有信息缺失的電子文件歸檔問題,如多媒體文件、三維立體圖形、網(wǎng)頁等。財務(wù)管理、人力資源管理、教務(wù)教學管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng),其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、日常業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)傳輸、保存都在其系統(tǒng)中進行,不再產(chǎn)生紙質(zhì)文件,在系統(tǒng)中還有完整的元數(shù)據(jù),如果轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案保存必然會丟失部分數(shù)據(jù)?！皢翁字啤辈粫须娮訖n案與其紙質(zhì)檔案之間存在偏差的問題,能保證檔案的真實性、完整性。2.1.3便于管理和利用沒有了紙質(zhì)檔案,檔案館也免除了實體紙質(zhì)檔案清點、上架等工作,日常對庫房的管理工作也將簡化。檔案收集、整理、歸檔、保存的環(huán)節(jié)全部在電子檔案生成過程中同時完成,不但節(jié)約了大量時間成本更優(yōu)化了檔案管理工作流程。檔案館保存的檔案既是檔案也是大量高價值的數(shù)據(jù),“單套制”為檔案館進行數(shù)據(jù)挖掘和利用,提高開發(fā)檔案資源水平帶來了契機。

2.2劣勢因素(weaknesses)

2.2.1“單套制”的先天不足“雙套制”無論是對紙質(zhì)檔案還是對電子檔案,都可以很好的防范風險,互為替補和補救措施。電子檔案對操作系統(tǒng)、計算機、存儲設(shè)備等軟硬件有極強的依賴性,這是電子檔案與紙質(zhì)檔案相比天然的缺陷。由于軟硬件的不斷更新會出現(xiàn)系統(tǒng)兼容性問題,脫離了原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng),電子檔案可能會無法讀取。黑客攻擊、病毒入侵等安全問題會導(dǎo)致數(shù)據(jù)災(zāi)難性損害,很難恢復(fù),造成無法挽回的損失。紙質(zhì)檔案的保管已有幾千年經(jīng)驗,除非發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等不可抗力災(zāi)難性事件,一般不會出現(xiàn)整體性的、大規(guī)模損害。與“雙套制”相比,雖然節(jié)約了用紙、庫房建設(shè),但軟硬件的投資、系統(tǒng)的開發(fā)維護、信息的安全都是巨大的投入。對電子檔案的管理也突破傳統(tǒng)模式檔案管理,需要專業(yè)的人才。雖然我國信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用等飛速發(fā)展,但在電子檔案管理方面尚未完全普及和應(yīng)用,現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)并不能完全解決電子檔案管理和安全問題。2.2.2用戶習慣與管理者思維慣性在“雙套制”觀念的長期影響下,社會公眾普遍認可紙質(zhì)檔案發(fā)揮憑證作用,電子檔案發(fā)揮參考作用,檔案的憑證作用在電子檔案上有削弱。部分檔案管理者工作慣性和守舊思想,習慣了“雙套制”管理模式,推行“單套制”就要學習和適應(yīng)新的方法和技能,容易有抵觸心理積極性不高。

2.3機會因素(opportunities)

2.3.1國家政策及規(guī)范標準的變化越來越支持與推行“單套制”2002年頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/18894—2002)中規(guī)定“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件,必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時,應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品”。即被廣泛執(zhí)行和使用的“雙套制”。但此規(guī)范在2016年被新頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894—2016)取代,新規(guī)范中不再強制性要求“雙套制”。隨著國家政策的推動,一些行業(yè)也開始出臺辦法推進“單套制”,如2016年施行的新《會計檔案管理辦法》中規(guī)定,“在滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可以僅以電子形式歸檔保存”。此后,在國家檔案局《關(guān)于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》中將有關(guān)條款修改為“符合國家有關(guān)歸檔要求的電子公文可以進以電子形式歸檔”,在其“十三五”規(guī)劃中也明確提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。2.3.2“單套制”的試點與推廣在無紙化辦公日益成為趨勢的影響和國家政策的引導(dǎo)下,一些單位已開始電子檔案“單套制”實踐。自2015年以來,上海市檔案局與上海自貿(mào)區(qū)管委會保稅區(qū)管理局共同開展課題攻關(guān),率先探索電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理,2016年上海自貿(mào)試驗區(qū)范圍內(nèi)全面推廣實施電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理。2020年10月浙能集團承擔的國家企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目通過國家檔案局驗收,次項目形成全過程電子檔案“一鍵式”、單套制歸檔,為全面推行招投標電子檔案單套制管理打下來堅實基礎(chǔ)。以上國家政策的導(dǎo)向和行業(yè)的實踐示范,都為高校電子檔案“單套制”規(guī)范化、科學化管理提供可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗。

2.4威脅因素(Threats)

從數(shù)字檔案館的建設(shè)到電子檔案“單套制”的推行,不是獨立進行的,也不是檔案館一個部門能夠完成的,需要在學校層面進行整體統(tǒng)籌規(guī)劃與推進。否則會導(dǎo)致OA、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不同步或不匹配,電子文件只能滯留在各自系統(tǒng)中,無法成為電子檔案歸檔,電子檔案“單套制”也將無法實現(xiàn)。必須轉(zhuǎn)變觀念,引起管理層面的重視,轉(zhuǎn)變部門檔案員和檔案管理人員固有觀念,提升工作技能。因“單套制”不再對電子檔案制作紙質(zhì)副本,歸檔流程簡化且不占用物理空間,容易對所有數(shù)據(jù)全盤接收,減弱對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。

3高校電子檔案“單套制”歸檔要利用“SO”減少“WT”

3.1規(guī)范電子檔案管理,建立“單套制”電子檔案評估機制

在施行“雙套制”管理過程中,檔案部門已經(jīng)開始接收電子檔案歸檔,在這近20年的實踐過程中,積累了相當豐富的數(shù)字資源管理經(jīng)驗,在此基礎(chǔ)上要依據(jù)電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的原則要求,制定電子檔案管理制度和質(zhì)量標準,建立電子檔案評估機制。從收集開始即進行質(zhì)量控制,鑒定其真實性、長遠價值和長期可讀取性,進而對電子檔案全過程管理控制,保障電子檔案每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都符合規(guī)范要求。通過數(shù)字化校園建設(shè),做好檔案管理系統(tǒng)頂層設(shè)計,與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行統(tǒng)一科學規(guī)劃,還要構(gòu)建可支撐電子檔案“單套制”的硬件服務(wù)及存儲系統(tǒng)。建立電子檔案安全管理辦法和風險預(yù)案,定期進行系統(tǒng)運行質(zhì)量評估,對電子檔案“單套制”所帶來的不安全不穩(wěn)定因素努力做到可預(yù)見、可防范、可控制。

3.2加強電子檔案知識管理

以“單套制”來加強電子檔案知識管理,將知識管理引入電子檔案的管理過程,通過加工和轉(zhuǎn)換,實現(xiàn)從海量無序信息到有序數(shù)字化知識。從知識管理的角度,對電子檔案信息資源進行整合,優(yōu)化檔案知識庫,突出館藏特色。以“單套制”為契機,突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體為主,檔案查閱、借閱、復(fù)印等常規(guī)利用方式,解決海量檔案資源與利用者差異化需求之間的矛盾。通過電子檔案知識管理,幫助利用者便捷地獲取更具針對性的優(yōu)質(zhì)檔案知識,實現(xiàn)檔案信息的高效流通,構(gòu)建面向?qū)W校和社會的公共服務(wù)平臺。

3.3“雙套制”向“單套制”過渡

“單套制”是電子檔案管理最正確的選擇,但現(xiàn)階段完全用“單套制”取代“雙套制”是不現(xiàn)實的,還需要根據(jù)高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平?jīng)Q定,可以設(shè)立一個過渡期。根據(jù)電子檔案的來源、物理形態(tài)、價值等客觀情況進行分析,參照檔案歸檔范圍與保管期限表的形式,制定適合本校的單套制電子檔案歸檔范圍與標準。對成熟且符合標準的電子文件,通過OA或業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口直接歸檔為電子檔案。對元數(shù)據(jù)等有缺失,或未完全通過OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn),一部分環(huán)節(jié)通過紙質(zhì)文件進行處理的,可以依舊實現(xiàn)“雙套制”。針對一個歸檔部門內(nèi)所有文件,也可以單雙套制平行?？茖W靈活地選擇電子檔案管理模式,既順應(yīng)時展的潮流,又尊重電子檔案前端形成的客觀情況和原始狀態(tài),做到因立足長遠。

3.4調(diào)整檔案工作心態(tài),加強人才隊伍建設(shè)

認清電子檔案“單套制”發(fā)展的必然趨勢,高校管理者和檔案工作者要積極面對并主動適應(yīng)。檔案作為載體承載著記錄歷史傳承文化的重擔,在科技飛速發(fā)展,文化日益繁榮的今天,檔案其內(nèi)容和形式也將更加豐富和多樣,從紙質(zhì)檔案到電子檔案,從“雙套制”到“單套制”是檔案發(fā)展的必然,也必將不是終點。因此,要建立一支科學的、高素質(zhì)的復(fù)合型檔案人才隊伍作為支持和保障。一方面,高校除要重視現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)教育外,還應(yīng)考慮增加電子信息管理、計算機等學科人才到檔案館。另一方面,檔案管理人員要加強自我學習,增強創(chuàng)新意識,調(diào)整優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),加強與各業(yè)務(wù)部門的交流與協(xié)作。

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作者：杜娟 單位：首都醫(yī)科大學檔案館