導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇文件管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】科研;文件;管理

1.科研文件的分類

（1）某項(xiàng)科研會(huì)議

科研會(huì)議是科研管理的上級(jí)單位或者本單位根據(jù)某項(xiàng)科研工作為中心，召開(kāi)的科研工作會(huì)議。這類文件一般包括召開(kāi)會(huì)議的目的、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、舉辦單位、參加單位、會(huì)議議程安排、主持人、與會(huì)嘉賓等等內(nèi)容。

（2）科研課題申報(bào)

科研課題分為縱向課題和橫向課題，政府或者企事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前需要解決的問(wèn)題進(jìn)行立項(xiàng)，為號(hào)召?gòu)V大科研工作者進(jìn)行積極研究會(huì)下發(fā)針對(duì)課題申報(bào)的科研文件。這類文件一般包括文件下發(fā)單位、文件編號(hào)、課題來(lái)源、可申請(qǐng)的課題范圍、申請(qǐng)條件、課題結(jié)項(xiàng)時(shí)間等等內(nèi)容。

（3）科研課題獲批通知

對(duì)申報(bào)的課題，經(jīng)過(guò)形式審查、組織專家評(píng)審，最后確認(rèn)課題立項(xiàng)。對(duì)于立項(xiàng)的課題，相關(guān)單位會(huì)下發(fā)獲批立項(xiàng)通知書。這類科研文件一般包括立項(xiàng)負(fù)責(zé)人、課題名稱、立項(xiàng)內(nèi)容、結(jié)項(xiàng)時(shí)間等內(nèi)容。立項(xiàng)負(fù)責(zé)人拿到立項(xiàng)通知書后還需要簽訂課題立項(xiàng)合同等程序才能確認(rèn)自己申請(qǐng)的課題立項(xiàng)。

（4）科研成果評(píng)獎(jiǎng)通知

各級(jí)科研管理部門（單位）為了充分調(diào)動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)科研人員的科研積極性，激勵(lì)科研人員以更飽滿的熱情進(jìn)行科學(xué)研究，促進(jìn)本部門（單位）以及所屬下屬單位更加高質(zhì)高量地組織開(kāi)展科研學(xué)術(shù)活動(dòng)，一般每一周期就進(jìn)行一次系統(tǒng)內(nèi)部的科研成果評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，通過(guò)有規(guī)律地評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，既表彰了系統(tǒng)內(nèi)部具有較高學(xué)術(shù)水平、已經(jīng)產(chǎn)生或者將會(huì)產(chǎn)生較大社會(huì)影響的優(yōu)秀成果，又能激發(fā)科研人員和科研管理工作者的工作熱情，使各級(jí)各部門的科研工作，能更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為各級(jí)黨委政府決策服務(wù)，把系統(tǒng)內(nèi)的科研水平提高到一個(gè)新的高度。

為了使評(píng)獎(jiǎng)工作順利開(kāi)展，評(píng)獎(jiǎng)組織部門（單位）會(huì)下發(fā)關(guān)于評(píng)獎(jiǎng)的通知文件，文件內(nèi)容一般包括評(píng)獎(jiǎng)目的、范圍、機(jī)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)與方法、申報(bào)要求以及相關(guān)附件等內(nèi)容。

（5）科研成果評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果通知

對(duì)于各級(jí)部門（單位）組織的科研成果評(píng)獎(jiǎng)，經(jīng)過(guò)材料收集、學(xué)術(shù)委員會(huì)評(píng)審，最終評(píng)出若干獎(jiǎng)項(xiàng)，評(píng)出的獎(jiǎng)項(xiàng)會(huì)通過(guò)科研文件的形式發(fā)到相關(guān)部門。這類科研文件一般包括評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果的概括介紹、各類獎(jiǎng)項(xiàng)的等級(jí)、獲獎(jiǎng)成果信息、獲獎(jiǎng)單位和人員等內(nèi)容。

2.科研文件管理的必要性

科研文件是重大科研活動(dòng)的原始記錄，也是單位和科研人員科研能力的重要體現(xiàn)，必須管理好科研文件，促進(jìn)科研工作更好地發(fā)展。

（1）重要的科研活動(dòng)都是以科研文件的形式進(jìn)行組織

為了組織好每一次重要的科研活動(dòng)，組織單位都會(huì)對(duì)即將舉行的科研會(huì)議以文件的形式下發(fā)到各相關(guān)單位，文件中會(huì)指明科研活動(dòng)的目的、活動(dòng)范圍、參加活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)以及單位和人員、活動(dòng)的時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)等事項(xiàng)。這些內(nèi)容都是以后進(jìn)行相關(guān)科研活動(dòng)的重要參考，需要我們保存好、管理好。

（2）科研課題的申報(bào)和課題立項(xiàng)通知都是以科研文件的形式下發(fā)

高水平課題代表了一個(gè)學(xué)校、單位、團(tuán)隊(duì)或者個(gè)人的科研水平，學(xué)校以及每一個(gè)單位、團(tuán)隊(duì)和個(gè)人都很看重這些立項(xiàng)的原始材料，在說(shuō)明一個(gè)單位、團(tuán)隊(duì)或者個(gè)人科研能力時(shí)，比如在評(píng)估一個(gè)學(xué)校的教學(xué)科研情況時(shí)、單位爭(zhēng)取另外的科研課題時(shí)、個(gè)人評(píng)優(yōu)以及職稱晉升時(shí)，這些材料是必須用到的支撐材料，所以這些文件的原件必須保存好。

（3）科研成果獲獎(jiǎng)最終都以科研文件的形式下發(fā)

科研獲獎(jiǎng)是科研管理機(jī)構(gòu)對(duì)科研成果水平的認(rèn)可，科研獲獎(jiǎng)是對(duì)科研水平最有說(shuō)服力的證據(jù)，所以每一個(gè)單位都對(duì)科研獲獎(jiǎng)進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)科研工作者更積極努力地進(jìn)行科學(xué)研究。科研獲獎(jiǎng)在認(rèn)定單位或者個(gè)人科研能力方面更有說(shuō)服力，占有更大的比重，同等級(jí)的科研獲獎(jiǎng)的含金量遠(yuǎn)高于課題的含金量。

3.科研文件管理的方法和建議

科研文件既是科研管理部門、科學(xué)研究部門以及科研工作者已經(jīng)取得的科研成果的總結(jié)，又是以后科學(xué)研究工作順利進(jìn)行的重要資料，不僅可以提高科研管理部門的管理職能，明確管理目標(biāo)，又可以節(jié)省科學(xué)研究人員的重新組織資料，重新搜集資料的時(shí)間，提高科研效率。同時(shí)立項(xiàng)文件、獲獎(jiǎng)文件又是某些單位科研人員職稱晉升時(shí)說(shuō)明自己科研能力的重要依據(jù)，也是重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、研究所等科研成果的重要參考。所以，對(duì)科研文件的管理應(yīng)該更規(guī)范、更細(xì)致，避免遺失。為了更好地管理科研文件，我們可以通過(guò)以下幾點(diǎn)方法進(jìn)行科研文件的管理。

（1）原件送入檔案館建檔

大部分科研文件的原件只有一份，相當(dāng)珍貴，如果不慎遺失，則損失重大，為此，我們一定要將科研文件的原件送人單位的檔案館進(jìn)行保存妥善保存。檔案館有完善的管理措施和必需的保管設(shè)備，能確保文件不會(huì)損壞不會(huì)遺失，并且檢索方便。所以檔案館是重要的科研文件保管最佳選擇。

（2）各單位和相關(guān)科研人員保留復(fù)印件

對(duì)于職稱晉升、評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)等工作，在使用科研文件時(shí)，大部分情況下都認(rèn)可復(fù)印件。為了方便自己的使用，科研文件涉及到的單位和個(gè)人，在科研文件下發(fā)到本單位后，一定要首先進(jìn)行復(fù)印，然后保留好科研文件的復(fù)印件，避免使用時(shí)再找尋科研文件的原件進(jìn)行復(fù)印。現(xiàn)在的電子掃描技術(shù)也比較方便，相關(guān)單位和個(gè)人可以將涉及到自己的科研文件進(jìn)行電子掃描后，存到自己的計(jì)算機(jī)上。電子文件保存和使用都很方便，用時(shí)可以隨時(shí)打印。當(dāng)然，必須用原件的情況下，到檔案館履行相關(guān)的外借手續(xù)借出原件即可。

（3）重視科研文件電子版的保存工作

電子文件是指在各種活動(dòng)中，人們?yōu)榱诉_(dá)到某一目的，利用電子設(shè)備生成的信息集合。根據(jù)文件的載體不同，電子文件分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件等;根據(jù)文件的用途，可以將電子文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類;根據(jù)文件內(nèi)部數(shù)據(jù)的組合形式，可以將電子文件分為數(shù)據(jù)庫(kù)文件和非數(shù)據(jù)庫(kù)文件;根據(jù)數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，電子文件又分為字符文件、表格文件、圖文混排文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖形文件、聲音文件、動(dòng)態(tài)影像文件等。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有如下幾個(gè)特性[2]：

①非識(shí)讀性。本特性包含兩層含義，第一層是指電子文件人工不可以識(shí)讀的記錄符號(hào)，人類無(wú)法直接識(shí)讀，必須通過(guò)特定的設(shè)備以及相關(guān)程序才能識(shí)讀。第二層是指電子文件根據(jù)形成時(shí)使用的設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、電子文件的編碼形式以及傳遞方式等的不同，其識(shí)讀設(shè)備也不同。比如通過(guò)計(jì)算機(jī)形成的電子文件，要想識(shí)讀其信息，必須用特定的軟硬件才可以讀出其信息[4]。

②信息與特定載體之間的可分離性。原來(lái)的紙質(zhì)文件其信息和信息的載體之間具有不可分離性，但是電子文件不僅可以方便地在不同載體之間轉(zhuǎn)換，還可以方便地將電子文件的信息進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、壓縮、刪除、修改以及格式轉(zhuǎn)換、傳遞等操作，也就是說(shuō)，電子文件的信息相對(duì)于其存儲(chǔ)載體來(lái)說(shuō)是獨(dú)立的，可分離的[4]。

③信息的易變性。電子文件的易變性主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。第一信息本身易更改，即電子文件通過(guò)相應(yīng)的讀寫設(shè)備很容易將文件的內(nèi)容進(jìn)行更改，并且更改后不易發(fā)現(xiàn)更改痕跡[4];第二存儲(chǔ)介質(zhì)易變質(zhì)，即電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)比較容易損壞，比如光盤易氧化、磁性存儲(chǔ)介質(zhì)易被消磁，存儲(chǔ)介質(zhì)損壞后，存于其中的信息很難再恢復(fù)出來(lái);第三電子編碼易變化，即隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件的讀寫裝置以及存儲(chǔ)介質(zhì)更新很快，新的讀寫設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)后，電子文件新的編碼方式會(huì)同步出現(xiàn)，為防止電子文件信息的丟失，必須及時(shí)將電子文件轉(zhuǎn)移至新的存儲(chǔ)介質(zhì)上，這就必然導(dǎo)致電子文件的編碼發(fā)生變化;第四識(shí)讀環(huán)境易升級(jí)，即讀寫電子文件的軟件和硬件環(huán)境隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而迅速升級(jí)換代，新的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)、新的操作系統(tǒng)出現(xiàn)、新的軟件系統(tǒng)出現(xiàn)、新的編碼方式出現(xiàn)，這些都會(huì)導(dǎo)致電子文件識(shí)讀環(huán)境的升級(jí)。

④高密度性。隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)密度越來(lái)越高，存儲(chǔ)容量越來(lái)越大，存儲(chǔ)介質(zhì)容量的提高增加了存儲(chǔ)的信息量，節(jié)約的存儲(chǔ)成本，同時(shí)也對(duì)電子文件入檔后的安全性提出了更高的要求。一旦存儲(chǔ)介質(zhì)失效，存放在該存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子文件都將受到嚴(yán)重威脅，這樣造成的損失將是巨大的[4]。

⑤集成性。相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子文件不光能承載文字和圖形信息，還可以記載聲音、動(dòng)畫、視頻等信息，并且電子文件可以將文字、圖形、圖像、聲音、視頻等信息進(jìn)行合成，形成多媒體文件。[1]并且超媒體文件可以將一個(gè)文件內(nèi)部或者多個(gè)文件之間形成更為緊密的關(guān)聯(lián)，使電子文件的操作更方便。電子文件可以將多種媒體集成于一個(gè)文件中的特性可以更為生動(dòng)真實(shí)地記錄社會(huì)活動(dòng)情況。

⑥可操作性。電子文件具有方便操作的特性，查詢、追加、修改、刪除、排序、復(fù)制、移動(dòng)以及傳輸?shù)炔僮鳂O為方便，可以方便用戶的使用，提高了數(shù)據(jù)的共享能力，方便了信息交流，但是，對(duì)于檔案文件的安全性、穩(wěn)定性和保密性都提出了新的挑戰(zhàn)[5]。

電子文件的特點(diǎn)為電子文件的使用提供了諸多便利，為了更好地管理上級(jí)下發(fā)的紙質(zhì)版的文件，可以將科研文件掃描成電子版進(jìn)行妥善保存。為了更好地管理科研文件，可以將科研文件按照文件標(biāo)題、文件編號(hào)、文件涉及的內(nèi)容（包括科研活動(dòng)、課題立項(xiàng)、獲獎(jiǎng)等信息）、文件涉及單位名稱或者個(gè)人姓名、文件下發(fā)時(shí)間、文件下發(fā)單位等進(jìn)行分類保存，方便檢索，使用時(shí)也可以直接打印，方便快捷。

電子文件的特點(diǎn)為電子文件的歸檔提出了新的要求，必須保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性[3]。保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。電子文件具有信息易變性和可操作性，其中的信息容易被更改。電子文件在形成過(guò)程中和入檔以后，如何保證電子文件的信息不被無(wú)意或有意的惡意修改，以保證電子文件內(nèi)容的真實(shí)性，是我們必須認(rèn)真考慮的問(wèn)題。電子文件的真實(shí)性是指電子文件生成的過(guò)程真實(shí)，所使用的系統(tǒng)軟件可靠，并沒(méi)有被篡改或破壞。

數(shù)據(jù)的完整性和數(shù)據(jù)的一致性是在電子文件資料的收集過(guò)程中，檔案工作人員必須保證同一項(xiàng)課題的多個(gè)相關(guān)電子文件中的數(shù)據(jù)必須保證完整和一致。完整性可以保證電子文件中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，滿足基本的約束條件;一致性是指在電子文件的格式轉(zhuǎn)換或者遷移過(guò)程中，保證相關(guān)文件和數(shù)據(jù)信息的一致性。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家檔案局.《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào)）.

[2]譚必勇，王新.國(guó)家檔案資源整合與共享的控制機(jī)制探討[J].檔案學(xué)研究，2006（4）：17-22.

[3]張寧.淺析電子文件的原始性和真實(shí)性[J].檔案學(xué)研究，2003（1）：43-46.

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由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System，簡(jiǎn)稱OAS）增加了新的手段和途徑，文件處理的現(xiàn)代化也在加快。辦公自動(dòng)化運(yùn)用的結(jié)果，產(chǎn)生了兩類需要?dú)w檔的文件，即紙質(zhì)版文件和電子版文件。電子版文件在存儲(chǔ)、輸出、處理等方面具有優(yōu)越性， 通過(guò)計(jì)算機(jī)手段實(shí)現(xiàn)公文的擬制、排版，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)公文的分發(fā)和流轉(zhuǎn)，有效地提高了公文處理和傳輸?shù)乃俣?，極大地提高了工作效率。那么，電子文件能否完全取代紙質(zhì)文件呢？值得深入探討。就目前實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，如何使兩套歸檔方法相互利用、取長(zhǎng)補(bǔ)短、相輔相成，協(xié)同發(fā)揮作用，值得重視和實(shí)踐。

一、各式各樣的文件管理在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

在企業(yè)里發(fā)生著各種各樣的文件往來(lái)，隨著電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，發(fā)現(xiàn)辦公室文件在制作、編輯、修改等過(guò)程中，手工操作的紙質(zhì)文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步發(fā)生著紙質(zhì)文件向電子文件方面的轉(zhuǎn)變。下面從單個(gè)方面以辦公室文件應(yīng)用的調(diào)查統(tǒng)計(jì)作為基礎(chǔ)，分析企業(yè)辦公室文件管理的現(xiàn)狀。

1. 電子版文件和紙質(zhì)版文件的優(yōu)缺點(diǎn)

通過(guò)對(duì)4687人次的企業(yè)員工調(diào)查問(wèn)卷的測(cè)試結(jié)果，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)版文件的管理存在著諸多問(wèn)題。體現(xiàn)出三個(gè)缺點(diǎn)，即（1）為了保證紙質(zhì)版文件的管理所需空間，需要成本；（2）紙質(zhì)版文件所需大量紙張等，造成資源浪費(fèi)；（3）查詢紙質(zhì)版文件時(shí)，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)。

而電子版文件所涉及的文件管理，也有三點(diǎn)不盡人意，即（1） [是誰(shuí)，何時(shí)，涉及此文件不清楚]，[最終文件是什么不明確]；（2）[電腦、版本出現(xiàn)故障，無(wú)法開(kāi)啟]。（3）多數(shù)員工一起操作，比較困難。上述問(wèn)題說(shuō)明紙質(zhì)版文件和電子版文件相差較大，不盡相同。紙質(zhì)版文件比起電子版文件穩(wěn)定性高，不受外界因素干擾，有些情況唯有使用“書面表達(dá)”，才能“利多弊少”；紙質(zhì)版文件可以復(fù)印，多數(shù)人能夠一起作業(yè)，這些是紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)。

電子版文件的應(yīng)用，能夠克服紙質(zhì)版文件的缺點(diǎn)；而電子版文件的缺點(diǎn)，能有辦法加以解決；大量使用電子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，這些事電子版文件的優(yōu)點(diǎn)。

2. 電子版文件推廣的有利因素

據(jù)統(tǒng)計(jì)，電子化使用率約占60%，可參考圖1及其說(shuō)明

3. 電子版文件使用的最大優(yōu)勢(shì)-增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力

如圖2所示，辦公室的許多業(yè)務(wù)，通過(guò)IT數(shù)字化處理，達(dá)到了提高效率、降低成本的目的。見(jiàn)圖2及其說(shuō)明。

然而，辦公室文件管理的IT數(shù)字化，它所帶來(lái)的“效果”不甚理想，其原因是：企業(yè)團(tuán)隊(duì)效率的提升，缺乏專業(yè)對(duì)口的改善，未能有效地做到電子化的緣故。

實(shí)踐表明，企業(yè)辦公室80%的員工通過(guò)對(duì)電子版文件的制作、修改、在一定范圍內(nèi)進(jìn)行，哪怕只是一個(gè)人稍作改變，其結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的效率提高，就會(huì)促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的成本降低，效率提高。

4. 紙質(zhì)版文件相對(duì)“費(fèi)時(shí)低能” ，卻能存在的思考

關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，恐怕與下列原因有關(guān)。

（1）對(duì)電子版文件“不習(xí)慣、不適應(yīng)”（2）「不以書面表達(dá)，容易出現(xiàn)障礙，抱有這種心態(tài)的員工較多（3）即使最終使用了電子版文件，對(duì)其圖中的作業(yè)，不能推測(cè)以電子郵件進(jìn)行，造成了非效率性，（4）對(duì)「靈活運(yùn)用“業(yè)務(wù)專長(zhǎng)”和“數(shù)字化”優(yōu)勢(shì)，就會(huì)提高團(tuán)隊(duì)的工作效率認(rèn)識(shí)不足。這些問(wèn)題，與其說(shuō)是電子版文件本身，莫如說(shuō)是使用員工的思想問(wèn)題和技術(shù)有限。

二、克服電子版文件的二個(gè)弊端，實(shí)行“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)“

靈活運(yùn)用PDF 閱覽的軟件定位（Acrobat Reader是美國(guó)Adobe公司開(kāi)發(fā)的一款優(yōu)秀的PDF文件閱讀軟件），就能解決「誰(shuí)，何時(shí)加以制作不明白，最終文件制成不清楚的問(wèn)題，即 [說(shuō)明功能]能夠簡(jiǎn)單確認(rèn)[誰(shuí)]、[何時(shí)]加入了說(shuō)明，又能開(kāi)啟「共同閱覽。第一個(gè)PDF文件中復(fù)數(shù)成員，能同時(shí)加入評(píng)論意見(jiàn)，被加入了評(píng)論意見(jiàn)的PDF文件，可與其他成員共同享用，這樣就能以較高的效率進(jìn)行文件的修改。

在Acrobat Reader中，關(guān)于一個(gè)項(xiàng)目資料可匯總為1個(gè)PDF文件夾，掃描后的紙質(zhì)版文件，放入PDF文件夾中進(jìn)行OCR（Optical Character Recognition）處理，能夠簡(jiǎn)單進(jìn)行文件的檢索，加速了文件的管理效率，其機(jī)能也可疊加起來(lái)。

另外，由于部門可以抽樣調(diào)查等，收集各個(gè)方面的意見(jiàn)，這樣的業(yè)務(wù)如使用[PDF格式]的話，從調(diào)查報(bào)告的分布到收集回答，集中計(jì)算，可用Acrobat Reader進(jìn)行。為此，低效率的手工作業(yè)（紙質(zhì)版文件）將被電子版文件所取代。

此外，動(dòng)畫及音響的PDF文件方面的加入，印刷、復(fù)印、閱覽等細(xì)微的安全保護(hù)設(shè)計(jì)等，對(duì)Acrobat Reader來(lái)說(shuō)，在工作單位，可高效的進(jìn)行文件的制作、修改、資料共享等，使之成為多功能的操作，從而有利管理水平的提高。

在日常的團(tuán)隊(duì)工作中，必須以書面表述，才能有效開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)，如果采用最合適的工具加上專業(yè)業(yè)務(wù)的稍事改進(jìn)，也能使效率提升，成本降低?？傊?，兩者相輔相成，相得益彰。

三、電子文件推廣的前景與展望

從某種意義上說(shuō)，電子文件管理是企業(yè)辦公室工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。因此，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)能力培訓(xùn)等活動(dòng)，盡快提高工作人員對(duì)電子版文件管理的基本知識(shí)水平、掌握實(shí)際操作的技能，使其盡早擔(dān)負(fù)起電子版文件管理工作的重任，發(fā)揮其重要作用。

目前電子公文在企業(yè)中的應(yīng)用還存在著諸多問(wèn)題，可是隨著辦公自動(dòng)化、政務(wù)信息化和電子商務(wù)化的進(jìn)展，公文處理電子化已彰顯出勢(shì)不可擋的必然趨勢(shì)，這就要求我們從思想上、技術(shù)上、硬、軟件上、社會(huì)大環(huán)境上做好一切準(zhǔn)備，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法，迅速提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，不斷加強(qiáng)對(duì)電子公文方面的研究，使“電子文件”向著制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進(jìn)。

篇3

1、vivo手機(jī)在文件管理刪除的文件,若沒(méi)有備份,是無(wú)法恢復(fù)的。通過(guò)手機(jī)數(shù)據(jù)線將手機(jī)連接到電腦，并打開(kāi)手機(jī)USB調(diào)試，安裝vivo手機(jī)助手，手機(jī)助手在你將手機(jī)通過(guò)數(shù)據(jù)線插入電腦的時(shí)候會(huì)提示你安裝，根據(jù)提示安裝即可。

2、將手機(jī)成功連接上電腦之后，在手機(jī)助手上可以看到手機(jī)的空間大小，內(nèi)存的使用率、數(shù)據(jù)備份、文件管理等，我們選擇“數(shù)據(jù)備份”。

（來(lái)源：文章屋網(wǎng) ）

篇4

電子文件的分類與甄別 在信息社會(huì)之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問(wèn)題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

 在一臺(tái)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號(hào)和檔案分類號(hào)劃分電子文件的類別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財(cái)會(huì)文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號(hào)細(xì)分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會(huì)制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號(hào)。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對(duì)保密。所以，對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時(shí)，也不能 排除別有用心者對(duì)客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能嚴(yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R(shí)別問(wèn)題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無(wú)法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的， 才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過(guò)程的完整性等等。

篇5

1、對(duì)文件進(jìn)行創(chuàng)建、修改、刪除。

2、對(duì)文件進(jìn)行重命名。

3、管理文件的存儲(chǔ)路徑，存儲(chǔ)方式，存儲(chǔ)類型。

4、可以對(duì)文件進(jìn)行分類歸納，以便用戶更好的查看文件。

篇6

【摘 要】 電子文件在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中越來(lái)越重要,本文簡(jiǎn)要地闡述了如何進(jìn)行醫(yī)院電子文件管理。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 電子文件 管理

電子文件(Electronic Records)是指能被電腦系統(tǒng)識(shí)別,按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等載體上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展,越來(lái)越多的醫(yī)療信息將以電子文件的形式產(chǎn)生并存儲(chǔ)。因此,認(rèn)識(shí)和了解醫(yī)院電子文件的管理是十分必要的。

一、 醫(yī)院電子文件的特點(diǎn)

1. 保管上的特點(diǎn)

(1)電子文件的保管需要不斷地更新設(shè)備。

由于電子信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,電子文件的保管必須通過(guò)不斷地更新設(shè)備來(lái)適應(yīng)新技術(shù)。這是電子文件在保管上與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特殊要求。因此,醫(yī)院在同類型電子設(shè)備更新時(shí),應(yīng)注意到新老設(shè)備的兼容性,或及時(shí)更新原有信息的適應(yīng)性。使大量的業(yè)務(wù)信息不致因設(shè)備的更替而造成損失。

(2)信息容量大。

隨著多媒體電腦中掃描儀的使用和外置硬盤、光盤海量存儲(chǔ)的出現(xiàn),使文件原文(包括文字和圖像)完整的輸入成為可能。這不僅大大減少了紙質(zhì)文件占用的大量存儲(chǔ)空間,而且還能完全避免因紙質(zhì)載體的自然的、人為的損害所導(dǎo)致的文件缺損,從而延長(zhǎng)文件的壽命。

(3)管理人員必須是掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才。

和以往的傳統(tǒng)文件管理相比,電子文件管理人員不僅要熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí),還要精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

2. 使用上的特點(diǎn)

(1)信息資源的共享性。

電子文件在被制成光盤或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸之后,很容易為眾多需求者提供近距離或遠(yuǎn)程信息資源共享。

(2)電子文件的同步重復(fù)使用性。

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持下,一份電子文件,可同時(shí)供若干個(gè)需求者同步使用,也可以重復(fù)使用。

二、醫(yī)院電子文件的歸檔范圍

電子文件歸檔是指“由文件的形成部門向檔案部門移交應(yīng)歸檔的文件,并履行交接手續(xù),形成具有法律效力的文件的過(guò)程”。

醫(yī)院電子文件的歸檔范圍,應(yīng)以本單位對(duì)電子文件信息的現(xiàn)實(shí)需要為根本,以紙質(zhì)文件的收集范圍為依據(jù)。主要包括:①本單位將紙質(zhì)文件通過(guò)掃描儀等儀器轉(zhuǎn)化而成的電子文件;②與本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的電子文件,如:醫(yī)學(xué)影像、電子病歷、音視頻等電子文件;③與本單位相關(guān)的需要貫徹執(zhí)行的電子文件;④對(duì)本單位有參考價(jià)值的電子文件等。

三、醫(yī)院電子文件的收集和整理

1. 電子文件的收集

建立一套完善的電子文件收集網(wǎng)絡(luò)。電子文件同紙質(zhì)文件在形成上都有一個(gè)共同的特點(diǎn),就是分散性。每個(gè)部門、每個(gè)科室、每個(gè)工作人員都可能是電子文件的形成者。這種分散性使得電子文件的收集不可能由單獨(dú)的科室或個(gè)人獨(dú)立完成。因此,必須建立一個(gè)包括分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員、網(wǎng)絡(luò)管理員在內(nèi)的收集工作網(wǎng)絡(luò),從組織上確保收集工作落到實(shí)處。

2.電子文件的整理

電子文件的整理,就是按照一定的原則和方法,將電子文件分門別類組成電子檔案的工作。電子文件整理的原則是確保其真實(shí)性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分類、編目、排序三個(gè)方面:①分類:要根據(jù)本單位的實(shí)際,聯(lián)系紙質(zhì)文件的分類方案,結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn),制定一套科學(xué)、完善的分類方案并盡量保持與紙質(zhì)文件分類一致。②排序:按照本單位的分類方案,對(duì)電子文件進(jìn)行分類后,進(jìn)行編號(hào),并按編號(hào)順序排序,使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。③編目:建立一個(gè)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期和備注在內(nèi)的歸檔電子文件目錄,以備查詢。

篇7

手機(jī)“文件管理”里面“其它”指的是其他就是不能被系統(tǒng)識(shí)別的文件，比如說(shuō)，各類大型游戲的數(shù)據(jù)包，和一些專用播放器下載的視頻，如pps和快播里面下載的視頻等等。注意：電腦雖然有文件管理，但無(wú)其它這一選項(xiàng)。

文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結(jié)構(gòu)和管理。所謂文件管理，就是操作系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件統(tǒng)一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實(shí)施文件管理所需要的一些數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的總稱從系統(tǒng)角度來(lái)看，文件系統(tǒng)是對(duì)文件存儲(chǔ)器的存儲(chǔ)空間進(jìn)行組織，分配和回收，負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)，檢索，共享和保護(hù)。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，用戶的程序和數(shù)據(jù)，操作系統(tǒng)自身的程序和數(shù)據(jù)，甚至各種輸出輸入設(shè)備，都是以文件形式出現(xiàn)的。

（來(lái)源：文章屋網(wǎng) ）

篇8

[關(guān)鍵詞]電子文件；文件管理；現(xiàn)代化

[中圖分類號(hào)]G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]2095-3712（2014）13-0090-03[基金項(xiàng)目]陜西省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題“高校電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理風(fēng)險(xiǎn)的防范與對(duì)策研究”（SGH13253）。

[作者簡(jiǎn)介]韓卓泉（1972―），女，陜西彬縣人，碩士，寶雞文理學(xué)院體育系教師，研究方向：檔案管理。

在傳統(tǒng)文件管理的過(guò)程中，文件的生成、歸檔和最終處置三個(gè)環(huán)節(jié)將文件生命周期清晰地劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期，通過(guò)生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對(duì)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)完成文件管理。傳統(tǒng)的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒，但電子檔案管理不能完全模仿傳統(tǒng)文件的管理，否則將造成無(wú)可挽回的損失。電子文件的特點(diǎn)使得其整個(gè)生命周期的全程管理與一體化管理更應(yīng)得到重視。電子文件的現(xiàn)代化管理主要包括以下幾個(gè)方面：

一、電子文件生成階段的管理

電子文件的生成是指電子文件產(chǎn)生的過(guò)程，它是電子文件生命周期的開(kāi)始。一般說(shuō)來(lái)，電子文件來(lái)源于兩個(gè)方面：一是職能部門自身創(chuàng)建的；二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的。無(wú)論文件以哪種方式產(chǎn)生，一旦產(chǎn)生后，為了固定下來(lái)并區(qū)別于其他文件，都需要對(duì)其命名。電子文件的命名與傳統(tǒng)文件的命名有相同處，也有不同點(diǎn)。電子文件的命名應(yīng)注意以下問(wèn)題：第一，唯一性原則。電子文件命名在整個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)具有唯一性。這個(gè)原則保證了文件檢索的高效和準(zhǔn)確，同時(shí)可避免在存儲(chǔ)過(guò)程中，后來(lái)存儲(chǔ)的文件取代前期存儲(chǔ)的同名文件以造成文件失的情況。第二，概括性原則。該文件名應(yīng)能高度概括被保存文件的主要內(nèi)容，即將文件的關(guān)鍵內(nèi)容納入文件名中，便于管理者從文件名可知曉文件的大概內(nèi)容。第三，關(guān)聯(lián)性原則。若該文件具有不同版本，則通過(guò)該文件名應(yīng)能辨析不同版本間的聯(lián)系。第四，規(guī)范性原則。若文件名需要用縮寫表示，應(yīng)采用約定俗成的通行縮寫形式。另外，對(duì)文件、文件夾命名時(shí)應(yīng)考慮以下三個(gè)問(wèn)題：一是唯一性，即某一個(gè)文件夾的名稱應(yīng)是該系統(tǒng)中唯一的；二是主題性，即該文件夾名應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了地揭示該文件夾內(nèi)文件的主題，便于文件的分類整理；三是關(guān)聯(lián)性，即當(dāng)某份文件需要同時(shí)保存在不同的文件夾內(nèi)時(shí)，為了便于揭示主題的關(guān)聯(lián)性，應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行標(biāo)示或鏈接。

二、電子文件的采集

電子文件的采集應(yīng)當(dāng)由形成（制作）者或承辦者按照歸檔要求進(jìn)行。因?yàn)橹挥形募纬桑ㄖ谱鳎┱呋虺修k者才最清楚電子文件的內(nèi)容、價(jià)值及與其他文件之間的關(guān)系，由他們采集，能保證電子文件的歸檔質(zhì)量。電子文件的數(shù)據(jù)類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件、計(jì)算機(jī)程序文件等，這些不同數(shù)據(jù)類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價(jià)值外，還應(yīng)考慮到以下因素，以保證被采集文件的完整性：第一，電子文件采集的內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)容信息一樣，作為文件一個(gè)不可或缺的部分一并保存。任何只有內(nèi)容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的，缺乏憑證性和理論研究意義。第二，精確定位系統(tǒng)內(nèi)文件的被保存位置，并支持文檔管理系統(tǒng)的各種管理功能。合理采集、維護(hù)并利用元數(shù)據(jù)，是確保信息完整、真實(shí)、可靠和長(zhǎng)期可讀的有效措施。因此，在電子文件采集之初就要進(jìn)行元數(shù)據(jù)添加工作，將電子文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息植入到元數(shù)據(jù)中去，最大限度地保證文件的證據(jù)力。

三、電子文件的鑒定

電子文件的鑒定，是指鑒別電子文件的價(jià)值、確定其保管期限的過(guò)程。鑒定工作應(yīng)由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統(tǒng)文件的鑒定工作集中在內(nèi)容鑒定上，即通過(guò)非現(xiàn)行文件的內(nèi)容信息來(lái)識(shí)別文件的證據(jù)價(jià)值或信息價(jià)值，確定文件是否需要長(zhǎng)期、永久地保留。電子文件的內(nèi)容鑒定，可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法；傳統(tǒng)的文件保存期限表對(duì)文件保存期限的規(guī)定，同樣適用于電子文件。技術(shù)鑒定是指對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)信息的真實(shí)性、完整性與可讀性的認(rèn)定和對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。電子文件的技術(shù)鑒定應(yīng)考慮以下幾個(gè)方面：第一，真實(shí)性。真實(shí)性鑒定可從對(duì)電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據(jù)價(jià)值。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識(shí)別，可以借助計(jì)算機(jī)記錄下來(lái)的相關(guān)元數(shù)據(jù)（如生成日期、責(zé)任人等）進(jìn)行比較和鑒別。第二，完整性。完整性鑒定主要從文件的相關(guān)性分析入手，注意審查數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)與欄目是否吻合、結(jié)構(gòu)是否正確。第三，檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計(jì)算機(jī)程序文件沒(méi)有收集進(jìn)文檔管理系統(tǒng)，就會(huì)造成相關(guān)電子文件的無(wú)法讀取。

四、電子文件的保管期限

確定電子文件保管期限的工作，需要檔案部門與文件管理部門協(xié)調(diào)進(jìn)行，由檔案部門制定詳細(xì)準(zhǔn)確的電子文件保管期限標(biāo)準(zhǔn)，由文件管理部門根據(jù)實(shí)際情況執(zhí)行。這是文檔一體化管理策略的重要體現(xiàn)。雖然機(jī)構(gòu)內(nèi)其他工作人員有義務(wù)在文件運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中對(duì)其價(jià)值進(jìn)行評(píng)議，但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責(zé)任將一系列既定的保管期限表存入系統(tǒng)，并依此定義系統(tǒng)的鑒定模塊。在文件的整個(gè)生命周期中，文件管理員也可以根據(jù)需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應(yīng)當(dāng)是永久恒定的，文檔管理人員應(yīng)根據(jù)文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應(yīng)，對(duì)文件保存期限做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正。在文檔管理系統(tǒng)中，任何文件都應(yīng)能夠利用保存期限表進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)必須具有文件鑒定的自動(dòng)提示功能，文件初次被打開(kāi)（或關(guān)閉）時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示工作人員根據(jù)文件保存期限表對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定。系統(tǒng)還必須具有自動(dòng)追蹤每份文件的保管過(guò)程的能力，一旦期限截止就開(kāi)始執(zhí)行最終處置程序。對(duì)于特定的文件，如重要文件或保密文件等，文檔管理系統(tǒng)可設(shè)置提示和警告，允許在執(zhí)行最終處置程序之前，啟動(dòng)特殊的處理程序，由管理者或文件管理員對(duì)文件再次鑒別。

五、電子文件的歸檔

電子文件盡管有許多不同于紙質(zhì)文件的地方，但在歸檔原則上有許多方面是一致的，應(yīng)堅(jiān)持由形成電子文件的機(jī)構(gòu)向檔案部門歸檔。同時(shí)，應(yīng)貫徹優(yōu)化精練的歸檔原則，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行鑒別、選擇和去粗存精，避免在經(jīng)濟(jì)上和管理上給檔案部門帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。電子文件的歸檔方式通常有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實(shí)體電子文件，僅在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上接收歸檔的電子文件目錄，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)方式，使之不脫離原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)，始終保存在生成環(huán)境的系統(tǒng)中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實(shí)，又可保持電子文件的長(zhǎng)期可讀，也方便電子文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經(jīng)邏輯歸檔后，其所有權(quán)發(fā)生了變化，不再僅屬于原機(jī)構(gòu)，檔案部門有權(quán)對(duì)歸檔的電子文件實(shí)行在線管理、信息加工與公共服務(wù)。物理歸檔是指移交時(shí)將電子檔案實(shí)體從原機(jī)構(gòu)的文檔管理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)移至檔案部門的檔案管理系統(tǒng)中。至于是否要?jiǎng)h除本機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已移交的電子文件，可視各機(jī)構(gòu)具體情況和文件價(jià)值而定，檔案部門一般不作強(qiáng)行規(guī)定。物理歸檔方式與傳統(tǒng)檔案管理模式類似，有章可循，操作性較強(qiáng)，有利于檔案部門對(duì)歸檔電子文件的直接管理，避免因機(jī)構(gòu)管理不善引起的信息流失，同時(shí)也減輕了電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)。物理歸檔主要有兩種方法：一是脫機(jī)移交，二是在線移交。脫機(jī)移交是指電子文件形成機(jī)構(gòu)按歸檔要求將電子文件進(jìn)行脫機(jī)處理，存儲(chǔ)到脫機(jī)數(shù)字媒體（如磁帶、磁盤、光盤）上，再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網(wǎng)絡(luò)傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)，還可以采取相應(yīng)的安全措施，確保數(shù)據(jù)完整。同時(shí)，由檔案部門進(jìn)行電子文件實(shí)體化工作，有利于統(tǒng)一歸檔文件的格式，便于電子檔案實(shí)體的管理。

六、電子文件的最終處置

對(duì)電子文件的最終處置一般包括三種：銷毀；在本機(jī)構(gòu)文檔管理系統(tǒng)內(nèi)長(zhǎng)期保存；向檔案部門移交。后兩種處置方式中，經(jīng)過(guò)鑒定后被保存下來(lái)的電子文件，可稱為電子檔案。電子文件的銷毀，是指通過(guò)刪除文件、格式化或破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)與還原。不再具備保存價(jià)值的電子文件，在經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)其已失去現(xiàn)行效用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。銷毀工作的執(zhí)行必須慎重仔細(xì)，以電子文件保管期限表為基本依據(jù)，并執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序。在文檔管理系統(tǒng)中，應(yīng)通過(guò)保留相關(guān)元數(shù)據(jù)的方式記錄文件的銷毀情況，生成銷毀報(bào)告。文檔管理人員應(yīng)當(dāng)注意，將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲(chǔ)載體被完全重新格式化，或者新產(chǎn)生的文件占據(jù)了原磁盤空間，并達(dá)到一定時(shí)限，否則無(wú)法保證該文件確實(shí)不可再建。有時(shí)即使文件已被刪除，也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅(qū)動(dòng)器，通過(guò)某些方式使該文件重新恢復(fù)。因而，對(duì)于敏感性文件，要通過(guò)對(duì)其物理載體的破壞來(lái)確保文件被銷毀。當(dāng)文件存在多份拷貝時(shí)，文件管理員要注意同時(shí)銷毀這些拷貝。在文檔管理系統(tǒng)中，一份文件可以通過(guò)超鏈接的方式被多個(gè)文件夾同時(shí)收錄在內(nèi)。當(dāng)文件需要被銷毀的時(shí)候，應(yīng)特別重視對(duì)各個(gè)鏈接的檢測(cè)，看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

總之，電子文件的出現(xiàn)，是社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的客觀要求，也是人類文明發(fā)展的必然結(jié)果。同時(shí)，檔案事業(yè)的存在和發(fā)展有其特定的政治、經(jīng)濟(jì)和文化生態(tài)環(huán)境，為電子文件的產(chǎn)生和發(fā)展提供了必要的條件。隨著計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，電子文件逐漸步入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。在信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的推動(dòng)下，電子文件已經(jīng)成為信息化社會(huì)中不可或缺的管理和保存社會(huì)記憶的工具。

參考文獻(xiàn)：

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篇9

Windows內(nèi)建的資源管理器雖然風(fēng)光無(wú)限，不過(guò)經(jīng)典的文件管理軟件“TC”卻有著更多的獨(dú)到之處。和“Windows資源管理器”相比，“TC”采用了雙窗口設(shè)計(jì)，這樣涉及到目錄間的文件操作時(shí)就可以方便進(jìn)行；另外“TC”也具有很多資源管理器所具備功能的“增強(qiáng)版”，比如更強(qiáng)大的文件重命名、文件搜索、文件分割以及Ftp連接等?！癟C”7.04在修復(fù)錯(cuò)誤和改進(jìn)功能的同時(shí)也增強(qiáng)了對(duì)ZIP文件和加密的支持，這款經(jīng)典軟件也再次展現(xiàn)了它的王者之風(fēng)。

TC7.04基本操作

文件瀏覽

運(yùn)行“TC”7.04后就可以立刻體驗(yàn)到它雙窗口文件管理的便利了，在不同窗口的左上角可以選擇磁盤分區(qū)，點(diǎn)擊文件夾后就可以進(jìn)入瀏覽。另外如果要想在右側(cè)顯示左側(cè)文件夾中內(nèi)容的話，只需要按下“Alt+”。在不同窗口中還可以通過(guò)“\”鍵跳轉(zhuǎn)到磁盤根目錄，“．．”鍵可以跳轉(zhuǎn)到上級(jí)目錄，星號(hào)鍵為常用文件夾列表。向下箭頭則為歷史記錄。

此外“TC”同樣支持多種文件瀏覽方式，除了列表、詳細(xì)資料、縮略圖外，還有文件說(shuō)明、自定義列和快速查看等。要修改默認(rèn)的縮略圖查看大小可以進(jìn)入到“設(shè)置－＞選項(xiàng)－＞縮略圖”，并修改縮略圖大小即可。

批量處理見(jiàn)真章

“PhotoCap”4.22的批量處理相當(dāng)“可圈可點(diǎn)”，并且對(duì)于大量照片存儲(chǔ)的玩家還有著更多的貼心功能。在軟件面板上點(diǎn)擊“批次功能”后就可以根據(jù)需要選擇照片編輯、縮略頁(yè)以及批量加外框和模板等，其操作和單獨(dú)增添類似。

實(shí)際使用中，有一項(xiàng)特色功能引起了我們的注意，這就是批量編輯功能。它融入了模板的概念，也就是說(shuō)可以為某些特定的照片選用相同或類似風(fēng)格的模板，并且可以選擇分辨率和尺寸后進(jìn)行批量處理。如果你有著大量的照片需要存儲(chǔ)，那執(zhí)行快速查找照片操作就非常麻煩。“PhotoCap”4.22的縮略頁(yè)功能就是專門為此設(shè)置的，它同樣可以根據(jù)“模板”來(lái)導(dǎo)入照片后生成縮略頁(yè)，并且會(huì)在圖片內(nèi)容的下方顯示文件名。

總結(jié)：通過(guò)實(shí)際使用，我們得出結(jié)論：“PhotoCap”4.22是一款非常出色的圖片編輯軟件，無(wú)論是基本的簡(jiǎn)單修復(fù)還是增添特效，或是批量處理大量照片，“PhotoCap”4.22都能夠勝任。但不容回避的是軟件本身也并不是盡善盡美，比如在Vista系統(tǒng)下使用時(shí)就隨機(jī)出現(xiàn)了錯(cuò)誤提示，兼容性方面有待改進(jìn)。最后，根據(jù)其實(shí)際表現(xiàn)，我們?cè)u(píng)測(cè)室決定給予其“良好”評(píng)價(jià)。

文件和文件夾操作

要想復(fù)制單個(gè)文件到另一目錄的話，使用“TC”操作非常方便，只需要用鼠標(biāo)即時(shí)拖動(dòng)即可；另外如果要選中多個(gè)文件的話可以用鼠標(biāo)右鍵勾選，再用右鍵點(diǎn)擊單個(gè)文件即可去掉其勾選狀態(tài)；要想全部選擇該文件夾內(nèi)的文件，既可以用熟悉的“Ctrl+A”快捷鍵，也可以用“TC”專有的“Ctrl+‘?dāng)?shù)字鍵+號(hào)’”，另外“*”鍵可以實(shí)現(xiàn)反選，“/”鍵可以恢復(fù)選擇。

“TC”還將文件查看、編輯、復(fù)制和移動(dòng)等功能從菜單中去掉，并在軟件面板下方設(shè)立了專用的按鍵，剛開(kāi)始可能會(huì)有所不適，但習(xí)慣后操作效率上會(huì)更勝一籌?！癟C”在很多設(shè)計(jì)上也保留了“Windows資源管理器”的風(fēng)格，比如選取文件的時(shí)候就可以按下“Ctrl”后點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵跳選，“Shift”加鼠標(biāo)左鍵也可以快速選擇多個(gè)連續(xù)的文件等。怎么樣，在這些常規(guī)操作中，“TC”要比“老舊”的“Windows資源管理器”“爽快”了不是一星半點(diǎn)吧!

TC7.04典型應(yīng)用

壓縮和解壓縮

“Windows資源管理器”中融入了對(duì)zip文件的支持，但和“TC”相比簡(jiǎn)直是小巫見(jiàn)大巫，用“TC”不僅可以實(shí)現(xiàn)ZIP文件壓縮(7.04版新增了ZIP文件加密、解密功能)，還支持RAR、TAR、ARJ以及RZ等多種壓縮格式，并且支持加密和調(diào)用外部程序。選中需要壓縮的文件和文件夾后，選擇“文件－壓縮”，在壓縮程序里可以選擇壓縮格式，如果要給壓縮文件加密可以選擇“加密”后輸入密碼即可。另外“TC”7.04中還可以選用外部程序?qū)崿F(xiàn)壓縮功能，點(diǎn)擊“設(shè)置”后就可以為不同格式設(shè)定專用的外部壓縮程序了。

同步文件夾

如果文件夾中只包含了少數(shù)幾個(gè)文件，自然沒(méi)有同步的必要。但如果是包含音樂(lè)或圖片等大量文件的文件夾的話，要實(shí)現(xiàn)備份或是文件夾合并的話用“TC”的同步功能就非常簡(jiǎn)單。左右窗口分別打開(kāi)需要同步的文件夾后選擇“命令－＞同步文件夾”，點(diǎn)擊“比較”后就可以用“左右同名”和“左右不同”來(lái)對(duì)比兩個(gè)文件夾中的內(nèi)容，點(diǎn)擊向左或向右箭頭就可以查看詳細(xì)的文件列表。選擇需要同步的方向后點(diǎn)擊“同步”就可以了，而且“TC”7.04版中支持雙向同步。

批量重命名

在很多情況下我們需要按照時(shí)間或需要對(duì)文件進(jìn)行重命名，比如按照日期給文件重命名等，或者按照文件類型重命名，這些操作使用“TC”就可以輕松完成。選中需要重命名的文件后選擇“文件－＞批量重命名”即可按順序?yàn)槲募孛?。其中[N]為文件名稱，[YMD]為日期。比如要想重命名為“日期+文件名”的形式，就可以在重命名規(guī)則里的文件名里輸入[YMD][N]，另外還可以通過(guò)點(diǎn)擊“序號(hào)”、“范圍”等按鈕來(lái)添加其他規(guī)格，在“插件”中可以實(shí)現(xiàn)更加豐富的重命名規(guī)格，比如路徑、大小、是否加密等。

巧做“混音大碟”

“TC”的文件分割和合并功能非常智能，一般情況下如果分割A(yù)文件的話，那么會(huì)得到A．001、A．002……A．00n等多個(gè)文件。在“TC”內(nèi)點(diǎn)擊任意一個(gè)文件都會(huì)提示是否合并。正是因?yàn)椤癟C”如此智能，合成音頻文件也成為了可能。

首先將需要合并的MP3文件修改成A．001的形式，這里注意文件名必須相同，后面的數(shù)字后綴可以根據(jù)合并的次序進(jìn)行排列。將全部需要合并的音頻放到同一文件夾后就可以在“TC”內(nèi)打開(kāi)了。點(diǎn)擊001后綴的文件并根據(jù)提示即可完成合并，最后要做的就是將合并完成的文件重新修改后綴為X．MP3。

讓文件類型帶顏色

實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不同類型的文件在同一目錄中的情況，雖然可以按照類型排列，但如果要在多個(gè)文件夾中查找某一特定類型的文件還是會(huì)非常不便。但如果讓同一類型的文件在“TC”內(nèi)帶上相同的顏色，那么文件的操作就會(huì)方便快捷了。

“TC”本身自帶了顏色的支持，依次進(jìn)入到“設(shè)置－＞選項(xiàng)－＞顏色”，這里可以對(duì)“TC”的文字、背景、光標(biāo)等項(xiàng)進(jìn)行個(gè)性顏色設(shè)定。

要更改文件類型的默認(rèn)顏色就需要勾選“根據(jù)文件類型設(shè)置顏色”并點(diǎn)擊右側(cè)按鈕。在隨后的窗口中點(diǎn)擊“添加”并在填寫文件類型后點(diǎn)擊“確定”，其中文件類型格式為“．”+文件后綴名，例如“Rar”。填寫完畢后點(diǎn)擊“確定”就進(jìn)入了顏色選擇界面，選擇合適的顏色后點(diǎn)擊確定以保存設(shè)定。這樣就可以在“TC”內(nèi)看到該類型的文件都“穿上了彩衣”。

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關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)；文檔管理；JSP設(shè)計(jì)文件；Documentum

引言

隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的大量項(xiàng)目文檔及各種形式的文件也在迅速膨脹。這些文檔資料大部分都散落在工程的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建設(shè)等各個(gè)環(huán)節(jié)，其中包括了許多寶貴的技術(shù)資料。這些位于不同位置的技術(shù)資料，很多都需要各個(gè)層級(jí)的安全保護(hù)。隨著時(shí)間累積的這些文檔資料，蘊(yùn)含了大量寶貴的知識(shí)需要進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用，同時(shí)作為無(wú)形資產(chǎn)，這些文檔資料還承擔(dān)著傳承企業(yè)和社會(huì)記憶的重任。目前國(guó)內(nèi)外尚未有一套完整的、成熟的、適用于國(guó)際項(xiàng)目的全生命周期軟件技術(shù)解決方案?？梢葬槍?duì)工程設(shè)計(jì)文件及其內(nèi)容，從前期概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)到后期出版歸檔進(jìn)行綜合管理。利用國(guó)際上排名首位的Documentum文檔管理平臺(tái)，研發(fā)一套工程設(shè)計(jì)文件管理系統(tǒng)。該文檔管理系統(tǒng)具備文件庫(kù)統(tǒng)一管理、WBS工作任務(wù)結(jié)構(gòu)管理、多維視角管理、版本控制、在線瀏覽查看和批閱、版本差異比對(duì)、內(nèi)容級(jí)檢索與查詢、授權(quán)控制等多項(xiàng)功能。能夠從海量的文檔數(shù)據(jù)規(guī)范化、程序化的進(jìn)行管理，并從中快速、準(zhǔn)確的獲取所需的文檔信息。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是現(xiàn)存歷史工程文件和數(shù)據(jù)，入庫(kù)集中管理率80％以上；高效檢索和利用，提高文件復(fù)用率20％以上；三維模型轉(zhuǎn)換成功率95％以上；二維圖紙信息抽取成功率95%以上。

一、需求分析

前期花費(fèi)了大量的時(shí)間確定系統(tǒng)需求，包括功能以及模塊的劃分，保證開(kāi)發(fā)實(shí)施后系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的效果，真正做到文件從設(shè)計(jì)完成到企業(yè)檔案的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化管理。

1.1功能性需求。包含任務(wù)管理、項(xiàng)目管理、部門管理、體系管理、檔案管理，采用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的方式實(shí)現(xiàn)文檔的全生命周期管理。

1.2模塊需求

1.2.1項(xiàng)目初始化。項(xiàng)目文控人員通過(guò)Excel制定項(xiàng)目分類結(jié)構(gòu)模板，通過(guò)導(dǎo)入接口，快速生成相關(guān)的項(xiàng)目分類結(jié)構(gòu)。

1.2.2基礎(chǔ)模塊。系統(tǒng)人員可通過(guò)自己的賬號(hào)登錄系統(tǒng)，正確輸入用戶名和密碼后可登錄成功。在登錄頁(yè)面可選擇顯示語(yǔ)言。系統(tǒng)用戶結(jié)束系統(tǒng)操作后，可注銷登錄退出系統(tǒng)，保證賬號(hào)和系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

1.2.3項(xiàng)目分類管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在項(xiàng)目下新建、修改和刪除項(xiàng)目文檔分類。

1.2.4項(xiàng)目管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以新建、修改和刪除項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目編號(hào)自動(dòng)創(chuàng)建、修改、刪除項(xiàng)目的角色、項(xiàng)目權(quán)限集合，項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)以及權(quán)限。

1.2.5設(shè)計(jì)文檔管理。項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目文控人員均可在項(xiàng)目下增加設(shè)計(jì)文檔。修改、刪除自己新建的設(shè)計(jì)文檔相關(guān)屬性和內(nèi)容。所有用戶均可對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行查詢。用戶選中某一項(xiàng)目或分類時(shí)，可根據(jù)顯示區(qū)的設(shè)計(jì)文檔內(nèi)容進(jìn)行檢索，使檢索結(jié)果更加精準(zhǔn)。項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目文控人員可對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行升版。所有用戶均可對(duì)設(shè)計(jì)文檔的歷史版本進(jìn)行查看，當(dāng)選擇查看歷史時(shí)，會(huì)將歷史的全部版本列出，雙擊文檔即可查看文檔內(nèi)容。所有用戶均可對(duì)設(shè)計(jì)文檔進(jìn)行在線瀏覽查看，對(duì)于設(shè)計(jì)圖紙不需要用戶安裝任何查圖工具即可在線查看。項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目文控文員可以上傳設(shè)計(jì)文件，類型分為DWG、PDF、EXCEL、WORD。項(xiàng)目組成員可以下載自己上傳的設(shè)計(jì)文件，具備下載權(quán)限的人員可以下載設(shè)計(jì)文件，不具備權(quán)限的人員需要申請(qǐng)下載，經(jīng)過(guò)審批通過(guò)后，方可對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行下載。

1.2.6項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)。可對(duì)項(xiàng)目按照版本號(hào)、專業(yè)、業(yè)主進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并通過(guò)雙擊統(tǒng)計(jì)項(xiàng)的圖，即可獲取相關(guān)的文件列表。

1.2.7多維視圖。按照專業(yè)－項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)設(shè)計(jì)文檔，根據(jù)文件自身屬性，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)文件多層次分類和展示。同時(shí)自動(dòng)計(jì)算滿足條件的設(shè)計(jì)文件數(shù)量。

1.2.8任務(wù)區(qū)顯示需處理的任務(wù)信息，待辦任務(wù)一旦辦理將從待辦任務(wù)列表中消除，進(jìn)入到已辦任務(wù)列表。顯示用戶發(fā)起的全部任務(wù)列表，任務(wù)類型包括：分發(fā)任務(wù)、項(xiàng)目成果提交、項(xiàng)目成果下載、部門成果提交、部門成果下載。

1.2.9三維模型管理通過(guò)配置服務(wù)，定期轉(zhuǎn)換三維模型為瀏覽模型，自動(dòng)存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。三維模型可在系統(tǒng)中直接打開(kāi)在線瀏覽，無(wú)需安裝特定軟件。

1.2.10檔案管理。檔案管理分為任務(wù)區(qū)、預(yù)歸檔、檔案三個(gè)區(qū)域：任務(wù)區(qū)：用來(lái)記錄檔案管理過(guò)程中的流程和通知，包括歸檔申請(qǐng)與審批流程和借閱申請(qǐng)與審批流程；預(yù)歸檔：用于預(yù)歸檔的檔案，一部分來(lái)自于文控提交的歸檔文件；一部分來(lái)自于檔案人員添加的其他預(yù)歸檔文件。在預(yù)歸檔中，檔案人員需要將檔案需要的屬性信息補(bǔ)充完整并進(jìn)行歸卷操作之后，方可進(jìn)行正式歸檔；檔案：檔案區(qū)中是完整的檔案信息，按照檔案的分類和卷號(hào)屬性信息自動(dòng)歸檔，并可動(dòng)態(tài)生成檔案樹(shù)，方便檔案人員瀏覽和查找。檔案人員可對(duì)檔案進(jìn)行增加、修改和刪除等操作。普通用戶可對(duì)檔案進(jìn)行在線瀏覽和借閱，借閱需要通過(guò)審批，審批通過(guò)后方可下載。

1.2.11權(quán)限及日志管理。系統(tǒng)管理員可將系統(tǒng)用戶添加到角色中，加入角色后，用戶將自動(dòng)擁有所在角色的權(quán)限[1]。系統(tǒng)自動(dòng)記錄設(shè)計(jì)文件的增、刪、改、查等操作。記錄操作人、操作類型、操作內(nèi)容、操作日期、操作者IP。

二、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.1框架設(shè)計(jì)。系統(tǒng)主要包括工程文件門戶、工程文件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、多維視圖、部門文件門戶、檔案管理、個(gè)人工作區(qū)、工程設(shè)計(jì)文件管理、多項(xiàng)目管理、分類管理、角色/權(quán)限管理、設(shè)計(jì)文件分發(fā)和三維模型管理幾類功能。

2.2軟件及環(huán)境。整體采用EMCDocumentum6.7SP1為基礎(chǔ)平臺(tái)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為MicrosoftSQLSever2008R2，服務(wù)器操作系統(tǒng)為MicrosoftWindows2008R2。采用B/S架構(gòu)。利用JSP（java服務(wù)器頁(yè)面）技術(shù)，完全的面向?qū)ο?，具有平臺(tái)無(wú)關(guān)性且安全可靠[2-3]。

2.3模塊化設(shè)計(jì)。將系統(tǒng)按模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，便于橫向、縱向的通用。模塊的不同組合能滿足多樣性需求，易于配置和修改。同時(shí)每個(gè)模塊又相對(duì)獨(dú)立，可以對(duì)模塊單獨(dú)進(jìn)行設(shè)計(jì)、編譯、調(diào)試和修改。EDMS系統(tǒng)按照功能劃分為12個(gè)模塊。

2.4頁(yè)面設(shè)計(jì)。采用中英文的操作界面，界面力求簡(jiǎn)潔明了，保證系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的合理與明確，布局明確、交互操作合理、協(xié)調(diào)統(tǒng)一。功能要表現(xiàn)清楚，分類清晰有條理，避免過(guò)多的控件嵌套導(dǎo)致的視覺(jué)混亂。單一功能的操作目的明確，符合易用性原則，避免不必要的信息顯示而對(duì)用戶造成視覺(jué)干擾。力求操作簡(jiǎn)單，簡(jiǎn)單的功能一步完成，比較復(fù)雜的功能三步之內(nèi)，復(fù)雜的功能操作使用操作向?qū)?lái)輔助客戶完成。

2.5接口設(shè)計(jì)。EDMS與域集成，實(shí)現(xiàn)用戶單點(diǎn)登錄。另外作為文檔系統(tǒng)，與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，使文檔最終流向EDMS。以SmartPlantFoundation（以下簡(jiǎn)稱SPF）為例，該平臺(tái)為設(shè)計(jì)階段的數(shù)據(jù)相互連通提供平臺(tái)支持，包括SPP&ID、SPI、SP3DPDS、SPM之間的數(shù)據(jù)通信，在工程設(shè)計(jì)階段可以有效提高設(shè)計(jì)質(zhì)量和設(shè)計(jì)效率[4]。對(duì)于SPF中產(chǎn)生的成品文件，需要存放到EDMS中進(jìn)行統(tǒng)一的管理和歸檔工作；所以需要進(jìn)行SPF和EDMS之間的接口開(kāi)發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件從SPF自動(dòng)歸類到EDMS中。SPF按照項(xiàng)目、文件類型的方式將項(xiàng)目的設(shè)計(jì)成品資料進(jìn)行歸類存放，EDMS進(jìn)行信息掃描，從指定位置獲得電子文件及其相關(guān)的屬性信息，并根據(jù)屬性信息自動(dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)成功后自動(dòng)郵件通知項(xiàng)目的文控人員進(jìn)行核對(duì)和檢查。屬性文件的配置包括項(xiàng)目編號(hào)的對(duì)應(yīng)規(guī)則、專業(yè)的對(duì)應(yīng)規(guī)則、文件種類的對(duì)應(yīng)規(guī)則、文件類型的對(duì)應(yīng)規(guī)則、文檔屬性的對(duì)應(yīng)規(guī)則等。

三、預(yù)期應(yīng)用前景

EDMS的兩種主要行為是管理和利用。管理是各司其職，不同類型的設(shè)計(jì)文件或資料由不同類型的人或部門來(lái)管理。利用就是資源共享，在工作中能夠查看到需要的資料。管理與利用應(yīng)該并舉，利用是管理的目的。該系統(tǒng)可采大型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)機(jī)制[5]，文件存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)分開(kāi)。全部采用B/S架構(gòu)，只需在服務(wù)器部署相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)，系統(tǒng)管理員、一般瀏覽用戶就可通過(guò)TCP/IP協(xié)議網(wǎng)絡(luò)啟用IE瀏覽器訪問(wèn)系統(tǒng)。系統(tǒng)已經(jīng)與AutoCAD進(jìn)行深度融合，可以提供包括圖框數(shù)據(jù)自動(dòng)提取、CAD圖紙的自動(dòng)、CAD在線瀏覽等功能，可以滿足CAD圖紙信息的電子文件管理需求。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，應(yīng)用EDMS進(jìn)行日常工程設(shè)計(jì)文件管理及歸檔工作的已經(jīng)有近60個(gè)項(xiàng)目。作為檔案管理平臺(tái)，已經(jīng)打通了從歸檔、借閱到歸還整個(gè)檔案管理的全過(guò)程。日后將進(jìn)一步開(kāi)拓在科研項(xiàng)目、基礎(chǔ)工作、規(guī)范管理以及體系管理等方面的文檔應(yīng)用工作。

參考文獻(xiàn)

[1]馬銘,劉玲,田龍.B/S模式下基于角色的用戶權(quán)限設(shè)計(jì)[J].安陽(yáng)工學(xué)學(xué)報(bào),2012,03.

[2]沈力.JSP技術(shù)研究[J].科技資訊,2011,03.

[3]許灝東.基于BS的郵件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[J].信息通信,2011,04.

[4]邱惠,俞勇.基于SPF的海上油氣田工程數(shù)據(jù)處理淺析[J].中國(guó)勘察設(shè)計(jì),2012,12.