導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理工作現(xiàn)狀，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀分析;應(yīng)對(duì)策略

醫(yī)院檔案主要是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的有價(jià)值的歷史記錄。［1］傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法使檔案資源被最大限度的大限度開發(fā)和利用，同時(shí)檔案使用效率，不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代化醫(yī)院對(duì)檔案資料的使用需求。因此實(shí)施規(guī)范性、科學(xué)化的檔案管理，對(duì)減少醫(yī)療資源浪費(fèi)，提高醫(yī)院管理工作效率和推動(dòng)醫(yī)院事業(yè)的蓬勃有重要意義。本文就醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)策略予以綜述，具體如下。

1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1．1醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員的文化程度、專業(yè)能力和綜合素質(zhì)良莠不齊，外出進(jìn)修機(jī)會(huì)少，對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時(shí)醫(yī)院安排非專業(yè)人員參與檔案管理，導(dǎo)致其對(duì)檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責(zé)任心不強(qiáng)，易導(dǎo)致資料丟失，影響檔案歸檔質(zhì)量。此外醫(yī)院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導(dǎo)致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1．2檔案管理制度不健全

目前，在我國(guó)仍未形成醫(yī)院檔案管理評(píng)審制度相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，主要是靠各醫(yī)院在實(shí)際工作中逐漸摸索出檔案管理制度，這就導(dǎo)致了檔案管理制度相對(duì)陳舊落后且不健全。此外，在檔案管理過程中，對(duì)于檔案資料的納入、收檔及裝訂工作均缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員不能受到嚴(yán)格的約束力，在工作中出現(xiàn)檔案資料的收集不全，歸檔隨意，查找困難等問題。

1．3對(duì)檔案管理的重視度不高

多數(shù)醫(yī)院的工作重心傾向于臨床一線，對(duì)檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要性認(rèn)識(shí)不夠，同時(shí)缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠的重視，硬件和軟件投入不足，不能合理利用檔案資料。在醫(yī)院工作的大部分人員多為醫(yī)護(hù)人員，他們一般會(huì)單純的認(rèn)為檔案工作屬于檔案專職人員的工作，缺乏資料歸檔的責(zé)任心，因此不能在臨床工作中形成完成、準(zhǔn)確的檔案記錄和保存，在檔案管理工作中易出現(xiàn)工作疏忽，從而忽視了檔案資源在醫(yī)教研和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用。

1．4檔案信息化管理程度普遍較低

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化的發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。而在現(xiàn)代多數(shù)醫(yī)院的檔案室中，仍然缺乏現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)。對(duì)檔案資料的管理仍然采用原始的紙質(zhì)儲(chǔ)存方法，未能進(jìn)行數(shù)字化的處理與加工，易出現(xiàn)丟失、損毀事件，降低了檔案資源的利用度和使用效率。另外大量的紙質(zhì)資源也占據(jù)了大量的空間，這就要求增加硬件設(shè)施的投入，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)。

2醫(yī)院檔案管理的對(duì)應(yīng)策略

2．1提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)相關(guān)管理知識(shí)培訓(xùn)，組織其積極參加會(huì)議、講座，并進(jìn)行繼續(xù)教育，以提高其責(zé)任意識(shí)。同時(shí)糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和能動(dòng)性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以滿足醫(yī)院的檔案使用需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。

2．2完善健全的檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作能夠積極開展的前提在于具備完善的管理制度和體系。［2］因此醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)在實(shí)際工作的基礎(chǔ)上結(jié)合政府部門檔案管理制度規(guī)范，積極改進(jìn)和完善原有的檔案管理規(guī)范，制動(dòng)一套完善的檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)容主要既包括檔案工作人員的工作管理規(guī)范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規(guī)定。明確各自的任務(wù)和職責(zé)使各項(xiàng)工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

2．3加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的重視

首先應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中不可分割的重要組成部分，通過檔案工作反饋的信息能夠指導(dǎo)醫(yī)院的工作配合，對(duì)醫(yī)院的改革和進(jìn)步有著長(zhǎng)促的推動(dòng)意義。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，提高其自覺性和責(zé)任心，使各項(xiàng)工作均實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，以確保檔案資源物盡其用。此外，在全院范圍內(nèi)擴(kuò)大利用面，向廣大醫(yī)務(wù)人員提供檔案的有效信息，以便更好的為臨床醫(yī)療、科研等進(jìn)行服務(wù)。

2．4提高檔案管理的現(xiàn)代信息化管理水平

檔案管理的最終目的在于檔案資源的最大化利用，而檔案資源的信息化水平高低對(duì)其利用效率起著決定性作用。檔案管理的現(xiàn)代化水平主要兩點(diǎn)，一方面在于檔案資源存儲(chǔ)的數(shù)字化，這就要求醫(yī)院需要引進(jìn)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的收集、分類和保存;另一方面在于檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化，將檔案管理系納入到整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)中，使檔案子系統(tǒng)能夠被最大化使用，更好的為醫(yī)院綜合系統(tǒng)服務(wù)。

3小結(jié)

綜上所述，通過綜合分析醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題并提出對(duì)應(yīng)策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展。而在在實(shí)際工作中，這要求醫(yī)院檔案管理人員提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提升自身專業(yè)水平，掌握檔案資源的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從而提高醫(yī)院檔案管理工作水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的改革和發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

篇2

1 城建檔案工作的發(fā)展簡(jiǎn)史

我國(guó)的城建檔案工作并沒有其他國(guó)家的歷史悠久。它最初受到相關(guān)人員的重視大概要把時(shí)間軸退回到20世紀(jì)80年代。早在1980年的9月下旬，我國(guó)國(guó)務(wù)院在全國(guó)性的有關(guān)技術(shù)檔案的會(huì)議中就特別說(shuō)明：城市建設(shè)的規(guī)劃、維修、管理以及擴(kuò)建等的依據(jù)是城市基建檔案，其中大一點(diǎn)的城市都是以城市為單位進(jìn)行城建檔案管理的，領(lǐng)導(dǎo)者則是由市人民政府管理城建工作的重要人員擔(dān)任。城市基建檔案館是由當(dāng)?shù)厥薪ㄎ蛘呤浅鞘薪ㄔO(shè)部門成立的，以此來(lái)集中管理城市的基建檔案。根據(jù)這方面的一些相關(guān)的法律法規(guī)，明確規(guī)定了城市的建設(shè)部門必須設(shè)定相應(yīng)的城建檔案工作管理機(jī)構(gòu)或者要調(diào)配一些人員用于處理全市的城建檔案管理事務(wù)。城建檔案的范疇從不同方面是有不同的劃分的，比如，從對(duì)象層面上講是屬于檔案的范疇；從程序的層面上講是屬于建設(shè)行政的領(lǐng)域。所以，它不僅僅在業(yè)務(wù)和內(nèi)容上跨越了傳統(tǒng)的檔案管理理論，并且它在管理模式上還具有獨(dú)特的特點(diǎn)，成為中國(guó)特色檔案事業(yè)的一個(gè)不可或缺的組成因子。

2 城建檔案管理模式的現(xiàn)狀

2.1 組織成立

經(jīng)過多方面查找資料可以得出，最早的城建檔案館是南京檔案館和沈陽(yáng)檔案館，它們的建立時(shí)間分別是1980年11月以及1980年的12月。在1981年，又增添了好幾個(gè)城建檔案館，其中有北京市檔案館、天津市檔案館以及重慶市檔案館和武漢市檔案館等等總計(jì)有10家直轄市以及副省級(jí)的城市依次建立。在1982年，先后有廣州市的城建檔案館和長(zhǎng)春市的城建檔案館建立。到了1983年，廈門市的城建檔案館建立了；1984年，深圳市的城建檔案館也竣工了；兩年后，杭州市的城建檔案館正式成立；幾年之后，哈爾濱市的城建檔案館以及上海市的城市檔案館正式投入運(yùn)營(yíng)。就這樣，19個(gè)直轄市以及副省級(jí)的城建檔案館陸續(xù)建成了。從上述各個(gè)檔案館的建立時(shí)間來(lái)看，國(guó)內(nèi)的大部分城建檔案館是在80年代建成的，并且?guī)缀醵际窃?981年左右建成的。就是在這期間，國(guó)家頒布了一系列與城建檔案館建設(shè)相關(guān)的文件，也說(shuō)明了各個(gè)城市的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員對(duì)我國(guó)重要文件的重視，對(duì)國(guó)家精神的深刻領(lǐng)悟，也對(duì)我國(guó)城建檔案工作的歷史發(fā)展有了很好的說(shuō)明。

2.2 機(jī)構(gòu)歸屬

在19個(gè)直轄市以及副省級(jí)城市的城建檔案里，有大部分的檔案館的管理工作是由上級(jí)單位中的市建設(shè)委員會(huì)來(lái)做的，少數(shù)的檔案管理工作則交由市規(guī)劃局來(lái)負(fù)責(zé)。但是有一家在深圳的檔案館的情況是與上述所講的情況不同的，它在2004年之前的時(shí)間都是屬于深圳市建設(shè)局來(lái)負(fù)責(zé)，在2004年這一年則是由深圳市檔案局來(lái)接管，更確切的說(shuō)在深圳檔案館由深圳檔案局接手后，原來(lái)的深圳市城市建設(shè)檔案館就不復(fù)存在了。而且，從各種調(diào)查得到的資料可以知道，城建檔案館基本上是靠主管城市建設(shè)工作部門里的行政部門來(lái)負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的基礎(chǔ)性工作，不論是哪種系統(tǒng)的工作，都是與它所在的城市里的相對(duì)應(yīng)的主管部門的城建業(yè)務(wù)所涵蓋的區(qū)域是不可分割的，從這個(gè)層面上說(shuō)，城建檔案館的建立以及后續(xù)的蓬勃發(fā)展是與政府的行政職能很難分開的，即城建檔案館現(xiàn)在的一切成就都是要?dú)w功于政府的行政職能部門的。

2.3 業(yè)務(wù)范圍

很大一部分的城建檔案館主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)有以下幾個(gè)部分：首先是要牢牢貫徹并認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家或者本省以及相應(yīng)市頒發(fā)的一些有關(guān)城市建設(shè)檔案管理工作的法規(guī)制度；其次是要認(rèn)真鉆研、規(guī)劃本市城建檔案的未來(lái)發(fā)展計(jì)劃；然后是要負(fù)責(zé)所在市的城建檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督等；最后是要做好接收、儲(chǔ)存、使用城建檔案的工作。有一部分城建檔案館還把城建檔案的編制、研發(fā)以及聲像檔案管理歸入了自身的“服務(wù)”范圍。從城建檔案館的各種內(nèi)部機(jī)構(gòu)的制定以及一些任務(wù)的劃分可以清楚了解到城建檔案館的業(yè)務(wù)主要有以下幾點(diǎn)：檔案的規(guī)劃和管理；檔案業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)的建設(shè)；聲像檔案的管理；檔案的編制和研發(fā)；檔案的儲(chǔ)存；檔案的有效使用；檔案的查閱等等。一小部分城建檔案館還將地下管線的檔案管理以及執(zhí)法檢查等放在了它的職責(zé)領(lǐng)域里。雖然說(shuō)不同城市的城建檔案館的發(fā)展并不具有很大的不同點(diǎn)而是在一些方面會(huì)有一些相同點(diǎn)，不過在一些周邊城市卻沒有直接的聯(lián)系，并且沒有相同的工作方法和業(yè)務(wù)圈。在工作模式上雖說(shuō)是相互借鑒，但是畢竟在一線大城市比如北京、上海、廣州在一些方面還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)比其他副市級(jí)城市更成熟的。極少數(shù)情況除外，很大一部分的城建檔案館所在的城市的地域特點(diǎn)與它的工作性質(zhì)還是沒有太大的關(guān)系的。

2.4 法規(guī)建設(shè)

法律法規(guī)是各項(xiàng)工作順利展開的重要法寶，所以各個(gè)城市的城建檔案管理者在這方面也是做了很多功課。除了廈門以外的其它城市都先后頒布了相關(guān)的城建檔案管理?xiàng)l例，不過它們的形式是多種多樣的。比如，濟(jì)南市以政府令的形式頒布了相關(guān)辦法，而杭州市則是頒布了相關(guān)的實(shí)施意見等。

篇3

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；管理現(xiàn)狀；對(duì)策

學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校的廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，它能反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學(xué)校檔案，能有效幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。如何做好學(xué)校檔案管理，對(duì)教育、教學(xué)、教研活動(dòng)，有著十分重要的作用。

1．學(xué)校檔案管理工作的重要作用

1.1學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體

學(xué)校檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源，對(duì)學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用。

1.2學(xué)校檔案是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

學(xué)校檔案匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果，是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發(fā)利用價(jià)值，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

2.學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1檔案管理意識(shí)淡薄，利用率不高

長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

2.2檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大

一般學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

2.3硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不全

學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開展進(jìn)一步加大難度。

3.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理工作體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

3.2專員管理，強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)

優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務(wù)精通。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。

3.3全民參與，增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽，來(lái)提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科（組、處）室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

3.4硬件支柱，保證檔案管理工作質(zhì)量

硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.5多點(diǎn)開花，豐富檔案管理工作內(nèi)容

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

3.6實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。

3.7與時(shí)俱進(jìn)，努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合

篇4

1 現(xiàn)狀分析

1.1 部門間信息系統(tǒng)無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不互通

當(dāng)前多數(shù)高職院校的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導(dǎo)致了檔案信息重復(fù)開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)無(wú)法避免，有時(shí)個(gè)別部門存在占有信息的心理也導(dǎo)致信息無(wú)法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，主管人員要求具備高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案學(xué)術(shù)科學(xué)研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負(fù)責(zé)人大多來(lái)自學(xué)校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實(shí)習(xí)人員或臨時(shí)編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識(shí)和水平，會(huì)使檔案管理工作任務(wù)的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進(jìn)一步加快

信息時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟(jì)、方便等特點(diǎn)將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢(shì)，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的相對(duì)還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時(shí)需要檔案管理人員在檔案庫(kù)房花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識(shí)不強(qiáng)，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的宣傳等，師生不了解檔案對(duì)子的的作用和意義，造成其檔案意識(shí)不強(qiáng)，在獲得獎(jiǎng)勵(lì)和成果時(shí)沒有承擔(dān)起很好的保管責(zé)任，不能及時(shí)將證書原件歸檔。需要使用證時(shí)由于材料的遺失不得不找各種途徑去補(bǔ)開證明，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機(jī)制

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應(yīng)當(dāng)作為與圖書館同級(jí)別的獨(dú)立機(jī)構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，引進(jìn)專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學(xué)校的檔案管理才能為其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強(qiáng)檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學(xué)校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作要做到對(duì)過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在記錄，為將來(lái)傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓(xùn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學(xué)校應(yīng)出臺(tái)措施，將校內(nèi)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時(shí)化，可購(gòu)買符合自身檔案特點(diǎn)的管理軟件進(jìn)行檔案的管理。這還有利于對(duì)各類檔案的及時(shí)更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。另外，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應(yīng)通過掃描等數(shù)字化手段盡快進(jìn)行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。

2.3 加強(qiáng)檔案意識(shí)的普及和宣傳力度

檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提供檔案的管理和查詢服務(wù)，提升工作態(tài)度和服務(wù)成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識(shí)，增強(qiáng)師生對(duì)檔案和檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，讓全體教職工和學(xué)生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價(jià)值。

篇5

檔案是醫(yī)院的重要資源，對(duì)醫(yī)院正常運(yùn)作起到了重要作用，醫(yī)療改革與創(chuàng)新同時(shí)促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的不斷發(fā)展，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作水平提出了更高的要求。如今醫(yī)院的多元化發(fā)展使得醫(yī)院檔案更加復(fù)雜繁多，也增加了相關(guān)管理工作的難度[1]。醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展與完善成為了醫(yī)院進(jìn)步發(fā)展的重要內(nèi)容，因此，健全醫(yī)院檔案管理制度、增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作意識(shí)、提高檔案管理工作人員素質(zhì)、加大檔案管理軟硬件設(shè)施投入等問題均成為急需改善和提高的內(nèi)容。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1醫(yī)院檔案管理制度體系不健全 由于醫(yī)院檔案管理制度不完善，缺乏科學(xué)性和規(guī)范性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作開展時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案收集效率低、整體信息資源欠缺，沒有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，致使檔案管理工作出現(xiàn)遺漏，缺乏全面性與完整性，工作人員往往依據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)開展工作，收集的檔案缺乏統(tǒng)一性，檔案管理與信息管理發(fā)生脫節(jié)，醫(yī)院檔案無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展的要求，嚴(yán)重降低了醫(yī)院檔案的利用價(jià)值。

2.2醫(yī)院檔案管理意識(shí)薄弱 目前我國(guó)多數(shù)醫(yī)院將醫(yī)療技術(shù)的研發(fā)、醫(yī)療建設(shè)及經(jīng)濟(jì)效益等發(fā)展作為重點(diǎn)去重視，認(rèn)為該工作不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造實(shí)際效益，往往忽略了醫(yī)院檔案管理工作的開展，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，或認(rèn)定檔案管理工作只是"面子工程"，對(duì)檔案管理工作的定位存在嚴(yán)重誤區(qū)[2]。造成以上問題的原因主要有兩方面：①醫(yī)院管理層單純注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)實(shí)際意義。②檔案管理工作人員對(duì)自身從事的檔案工作不重視，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單地歸檔、整理、保存，沒有引起足夠重視，缺乏責(zé)任感。從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作流于形式，工作中缺乏動(dòng)力，以致檔案管理出現(xiàn)問題，降低其實(shí)際利用價(jià)值。

2.3醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)低下 檔案管理工作是科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的工作[3]，作為實(shí)行檔案管理的主體，工作人員必須具備一定水平的專業(yè)素質(zhì)，這是醫(yī)院檔案管理工作開展的基本保障。而目前我國(guó)多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低。由于對(duì)該工作的不重視，或?yàn)榱私档统杀?，往往聘用非檔案專業(yè)的人員擔(dān)任檔案管理工作，且入職后往往沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，或者只具備理論知識(shí)，不具備實(shí)際技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作人員文化及專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。采用專業(yè)素質(zhì)和理論水平不足的人員從事檔案管理工作，很大程度上限制了醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

2.4醫(yī)院檔案管理設(shè)備投入欠缺 信息時(shí)代的發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理工作也需步入信息化，這就需要醫(yī)院通過計(jì)算機(jī)建立完整的醫(yī)院檔案管理體系，提供現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作所需的設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等。但就目前我國(guó)多數(shù)醫(yī)院將投入重點(diǎn)放在先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備及科研等方面，但對(duì)于檔案管理設(shè)備的投入則認(rèn)為可有可無(wú)，從而忽略檔案管理設(shè)備的投入，導(dǎo)致必要設(shè)施的缺乏，加上醫(yī)院就診量的逐年增加，需要收集的檔案信息也逐年增多，陳舊的設(shè)施不足以滿足現(xiàn)代信息化檔案管理的要求，不僅會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，還會(huì)存在一定的錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。

3 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1完善醫(yī)院檔案管理制度 建立并科學(xué)規(guī)范醫(yī)院檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理工作有效開展的前提，各醫(yī)院可結(jié)合自身實(shí)際情況，認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律法規(guī)[4]，建立起符合本醫(yī)院發(fā)展的科學(xué)的檔案管理制度，并將該制度認(rèn)真落實(shí)到醫(yī)院檔案管理實(shí)際工作中，作為檔案管理工作人員工作行為的標(biāo)準(zhǔn)及約束，使檔案管理工作每一環(huán)節(jié)緊密相連，每一步驟有章可循。為激勵(lì)工作人員嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)章制度，可根據(jù)本院實(shí)際情況建立起一套合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員及工作中出現(xiàn)問題的工作人員做到獎(jiǎng)罰分明，從而提高檔案管理工作人員的工作積極性，以便更好地開展檔案管理工作。

3.2增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員工作意識(shí) 提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的開展起到了重要作用。上至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，下至檔案管理工作人員，均需要從自身開始提高檔案管理工作的重視程度，摒棄傳統(tǒng)舊思想，去除單純的經(jīng)濟(jì)效益為本的思路，意識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性?？赏ㄟ^一系列院內(nèi)活動(dòng)加大檔案管理工作宣傳，提高全員對(duì)檔案管理工作重要性意識(shí)的提高，加強(qiáng)管理工作人員工作的主動(dòng)性，積極主動(dòng)地進(jìn)行檔案的收集管理，支持工作人員在日常工作中發(fā)現(xiàn)及創(chuàng)新，對(duì)于有效提高工作效率的方法可以及時(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作中。

3.3提高醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì) 由于檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)系統(tǒng)性的工作，因此對(duì)檔案管理工作人員要求具備一定專業(yè)素質(zhì)。引進(jìn)人才方面需注重人才的專業(yè)性，以確保今后檔案管理工作開展的順利和穩(wěn)定。醫(yī)院可定期制定檔案管理相關(guān)培訓(xùn)工作，以不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平。支持鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極補(bǔ)充及豐富檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并與實(shí)際工作相結(jié)合，將理論合理融入實(shí)踐工作中。工作人員要善于累計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)工作中存在的問題，并積極給予改正，從而提高自身專業(yè)水平。

3.4加大醫(yī)院檔案管理相關(guān)設(shè)備投入力度 現(xiàn)代化設(shè)備的投入和使用，是提高醫(yī)院檔案管理工作水平的物質(zhì)保障，加大檔案管理相關(guān)設(shè)施的投入，可有效提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、傳輸、歸檔、檢索和保存等，可有效節(jié)省人員精力和時(shí)間，同時(shí)也節(jié)約了檔案管理的空間[5]。醫(yī)院可建立專屬局域網(wǎng)，將患者病歷、醫(yī)學(xué)書籍資料、人事檔案等內(nèi)傳輸至醫(yī)院局域網(wǎng)，以方便相關(guān)人員對(duì)信息的檢索。由于網(wǎng)絡(luò)存在一定的不安全性，因此，檔案管理工作人員需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，對(duì)于機(jī)密性的檔案注意加密，防止信息外漏。

篇6

一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用――學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

學(xué)校檔案包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī),匯集著最原始、最可靠的大量信息。學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程,是學(xué)校重要的信息資源,對(duì)學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用。學(xué)校檔案匯集了學(xué)校現(xiàn)有的知識(shí)成果,是學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開發(fā)利用價(jià)值,對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行綜合分析,可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況,為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù),推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

二、學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀分析

學(xué)校檔案工作在學(xué)校各項(xiàng)檢查評(píng)估中作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)，但學(xué)校檔案工作存在著一些問題。

1、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,檔案管理工作開展難度大

《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”。然而很多學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位,還有的是教師兼職或是臨時(shí)配備的。這就造成檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),檔案管理手段落后,嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

2、檔案管理意識(shí)淡薄,利用率不高

對(duì)“檔案”的概念和作用認(rèn)識(shí)不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。認(rèn)為學(xué)校的主要工作是教學(xué)，檔案工作就是保管好資料的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。

3、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo),檔案資料不全

很多學(xué)校檔案工作普通存在:一不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失或遭受破壞。二檔案保管設(shè)備不齊全,規(guī)格不一,不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。三由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，有的學(xué)校檔案管理工作必備的工具都無(wú)法購(gòu)置齊備。

4、開發(fā)利用不夠

學(xué)校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級(jí)階段。檔案管理人員充當(dāng)?shù)氖潜９軉T的角色，對(duì)編研工作重視不夠。

三、改善學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀的對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化檔案意識(shí)，完善檔案管理工作體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作,成立由各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,建立完善的檔案管理工作制度,形成檔案管理體系機(jī)制,積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

2.專員管理，強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)，加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)制

加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí);另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,跟上辦公自動(dòng)化步伐。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，檔案管理人員應(yīng)如何提高自身素質(zhì)，應(yīng)做到：

①愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。

②依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)。

③強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。

④加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。

3、全民參與,增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽,來(lái)提高教職工的檔案意識(shí),促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。

4.加強(qiáng)硬件管理，保證檔案管理工作質(zhì)量，豐富檔案管理工作內(nèi)容。

首先學(xué)要設(shè)立專門檔案室,添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。其次需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理,全方位收集相關(guān)檔案資料,倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校,積極提供有記錄價(jià)值的教育教學(xué)資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源。

5.合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。

一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問題，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理。

6.實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,拓寬服務(wù)領(lǐng)域。

篇7

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理

在高等院校的組織部門和人事部門當(dāng)中，有一項(xiàng)極其重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，即人事檔案管理工作。這項(xiàng)工作的開展并不是一成不變，隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是近年來(lái)事業(yè)單位人事制度的不斷變化、革新，高校人事檔案管理的工作理念、方式方法和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生了較大變化，且致力于向?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為檔案管理從業(yè)人員的工作實(shí)踐帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，也提出了更多更高的要求。在新時(shí)期、新形勢(shì)下，如何應(yīng)對(duì)高校人事檔案管理工作存在的新問題、新挑戰(zhàn)，并有針對(duì)性地探索出更為有效的應(yīng)對(duì)策略，成為了廣大檔案管理工作者亟待解決的課題。

1目前高校人事檔案管理工作存在的一些問題

1．1高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)人事檔案管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，高等院校普遍沒有能夠建立起與時(shí)展相適應(yīng)的人事檔案管理工作體系、工作制度以及相關(guān)檢查考核措施和制度，學(xué)校對(duì)其重要性的宣傳力度較為薄弱，導(dǎo)致教師、職工甚至是部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對(duì)人事檔案相關(guān)知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，人事檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、宗旨意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)也較為欠缺。

1．2高校人事檔案管理工作方式方法普遍滯后，未能緊跟時(shí)代潮流

很多高校人事檔案管理工作人員依舊采用傳統(tǒng)的手工操作方式實(shí)現(xiàn)檔案的整理、分類、編排、裝訂、檢索以及查閱工作，不但需要消耗大量的時(shí)間和人力資源，操作起來(lái)也非常不方便。工作場(chǎng)所也普遍較為簡(jiǎn)陋，對(duì)日常辦公區(qū)域、閱檔區(qū)域和檔案庫(kù)房不進(jìn)行詳細(xì)劃分、分隔，使得檔案庫(kù)房的安全隱患較大，各種自然和人為原因?qū)е氯耸聶n案材料受到了各式各樣不同程度的損害。

1．3事業(yè)單位人事制度變革為教職員工人事檔案

的管理帶來(lái)很多問題近年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度改革進(jìn)一步深化，各高校逐步開始探索用市場(chǎng)化手段配置人力資源，加強(qiáng)了人才的流動(dòng)性，“人檔分離”的現(xiàn)象由于一些缺乏規(guī)范性的人才流動(dòng)和檔案?jìng)鬟f而普遍凸顯出來(lái)。一些教職員工已經(jīng)離開學(xué)校多年，檔案卻沒有及時(shí)提走；亦或是一些新進(jìn)教職工不能及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)入學(xué)校，導(dǎo)致高校人事檔案管理工作難度頗大。個(gè)別教職員工也由于檔案意識(shí)淡薄，不按照有關(guān)規(guī)定填寫個(gè)人的檔案材料，使自己的檔案不夠完整、規(guī)范與完善。

1．4高校人事檔案管理工作的從業(yè)人員缺乏足夠

的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平當(dāng)前各高校雖然都有了較為穩(wěn)定并不斷發(fā)展壯大的檔案管理工作者隊(duì)伍，但時(shí)代的飛速進(jìn)步使各行業(yè)各領(lǐng)域都朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，而學(xué)校中既熟悉傳統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)，又對(duì)檔案信息化開發(fā)和管理有一定研究和見解的專業(yè)人才較為缺乏。

1．5高校在經(jīng)費(fèi)投入方面對(duì)人事檔案管理工作的支持較少

如前文所述，由于檔案意識(shí)淡薄，或是各地區(qū)各學(xué)校發(fā)展水平不均衡，個(gè)別高校受人力、財(cái)力、物力因素的制約較大，人事檔案材料信息的功能利用也停留在較為原始簡(jiǎn)單的階段，沒有進(jìn)行深層次開發(fā)使用。甚至是手工抄寫檔案的目錄，沒有明確規(guī)定書寫用筆、紙張大小、材料規(guī)格，使歸檔和裝訂工作困難重重。

2解決問題的對(duì)策

新時(shí)期新形勢(shì)下，逐步解決高校人事檔案管理工作存在的諸多問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理向上向好科學(xué)發(fā)展，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新理念，改進(jìn)方式。筆者探索出以下一些具體應(yīng)對(duì)策略。

2．1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供政策支持

人事檔案的管理工作是高等院校中一項(xiàng)極其重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作。人事檔案材料中記錄了學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)、各類事項(xiàng)的開展、辦理情況，并成為高校的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，是高校領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、規(guī)范決策的重要參考依據(jù)。所以，高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該堅(jiān)持唯物史觀，正確看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作切實(shí)重視起來(lái)，從人才引進(jìn)、設(shè)備配置、經(jīng)費(fèi)支持等方面給予人事檔案管理工作適當(dāng)?shù)恼邇A斜，盡量解決當(dāng)前人事檔案管理工作遇到的困難和問題，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員、相關(guān)工作開展情況的督促、檢查和指導(dǎo)。

2．2加強(qiáng)高校人事檔案材料收集工作的及時(shí)度和準(zhǔn)確性

任何一名高校工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都應(yīng)被記錄在人事檔案材料內(nèi)，要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)移、交接等工作的監(jiān)督管理，及時(shí)完成轉(zhuǎn)接檔案工作，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象，盡量避免人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生。結(jié)合高等院校的工作特點(diǎn)，抓住各部門、各位工作人員學(xué)期末或年終總結(jié)的時(shí)機(jī)，多角度、全方位、寬渠道、有重點(diǎn)地收集人事檔案材料，并對(duì)各類材料加以甄別，嚴(yán)守準(zhǔn)入門檻，避免將大量重復(fù)無(wú)用的材料收入人事檔案，進(jìn)一步確保歸檔材料真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀。

2．3廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化手段開展人事檔案管理工作

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)、管理學(xué)的理論研究，將研究成果與本校實(shí)際有機(jī)融合起來(lái)，形成科學(xué)、有效的現(xiàn)代檔案管理理論用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。不斷更新工作方式，革新技術(shù)手段，將先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用到高校人事檔案工作中。針對(duì)高校人事檔案信息化建設(shè)問題，可以探索性地嘗試編制一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，作為今后人事檔案管理工作分工協(xié)作、技術(shù)應(yīng)用的科學(xué)化依據(jù)，進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)和檔案資源的交換、傳遞、共享等，構(gòu)建起現(xiàn)代化的高校人事檔案工作體系，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案各項(xiàng)工作全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)、現(xiàn)代化發(fā)展。

2．4加強(qiáng)高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育

在平時(shí)的工作中，應(yīng)注意運(yùn)用多種豐富的手段和方式，如舉辦檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班、研討會(huì)、競(jìng)賽等，加強(qiáng)高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育。培訓(xùn)中，可以培養(yǎng)他們攝影攝像或計(jì)算機(jī)應(yīng)用等新媒體設(shè)備和技術(shù)的使用能力，讓廣大人事檔案管理工作者熟練掌握?qǐng)D片、音視頻等電子檔案材料的歸檔、整理工作。建立起適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高人事檔案管理工作者的思想政治覺悟和責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，激發(fā)他們不斷學(xué)習(xí)知識(shí)、刻苦鉆研業(yè)務(wù)的熱情，從而全面提高人事檔案管理從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平。

2．5建立健全高校人事檔案管理工作的規(guī)章制度

各高校應(yīng)因地制宜，結(jié)合實(shí)際整章建制，建立健全人事檔案管理工作收集、整理、歸檔、查閱、傳遞、清理等各個(gè)環(huán)節(jié)的一整套規(guī)章制度，切實(shí)做到有法可依、有法必依。對(duì)違規(guī)違法篡改、使用人事檔案材料的人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行處理，追究相應(yīng)工作人員的責(zé)任。確保歸檔的檔案材料能客觀、真實(shí)、全面地反映每一位教職員工的品德、才能、經(jīng)歷和成績(jī)，更好地為高校的組織人事工作服務(wù)，真正讓高校人事檔案的管理工作向正規(guī)化、制度化的方向發(fā)展。

3結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校人事檔案的管理工作只有與社會(huì)的發(fā)展、時(shí)代的變遷和科技的進(jìn)步相適應(yīng)，才能更好地發(fā)揮出檔案信息的功能優(yōu)勢(shì)，才能與高等院校的改革發(fā)展相適應(yīng)。作為高等院校一項(xiàng)極為重要的系統(tǒng)性工作，今后，要對(duì)新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題高度重視起來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的手段和技術(shù)不斷提升其管理水平，逐步解決這些問題，為學(xué)校的人力資源開發(fā)以及利用充分發(fā)揮更為積極的作用。

［參考文獻(xiàn)］

［1］陳曉宇．淺析新時(shí)期的人事檔案管理意識(shí)［J］．山西檔案，2011，（S1）．

篇8

【關(guān)鍵詞】 高職院校 電子檔案 現(xiàn)狀 措施

一、高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，規(guī)章制度有待完善

由于許多高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對(duì)電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導(dǎo)致他們對(duì)電子檔案有較差的歸檔意識(shí)，相應(yīng)的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對(duì)待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無(wú)法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導(dǎo)致從院校各部門移交來(lái)的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對(duì)后續(xù)相關(guān)工作的順利進(jìn)行造成了一定程度的影響，形成一個(gè)惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實(shí)用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)模浅５姆奖愫涂旖?。但是它存在著比較大的安全隱患，因?yàn)樗鼘?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無(wú)法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時(shí)，電子檔案的儲(chǔ)存載體都是一些化學(xué)磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復(fù)。如果電子檔案的儲(chǔ)存載體出現(xiàn)了問題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。

電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時(shí)，其實(shí)用性削弱的問題也越來(lái)越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行之間的矛盾逐漸加深，從而導(dǎo)致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理，自然就會(huì)往其中投入經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而有的院校領(lǐng)導(dǎo)忽視電子檔案的管理，那么就會(huì)直接導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個(gè)院校電子檔案整合管理的難度，無(wú)法實(shí)現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個(gè)院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴(yán)重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會(huì)出現(xiàn)信息資源重復(fù)存檔的現(xiàn)象。同時(shí)這種獨(dú)立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會(huì)需求，因?yàn)楦呗氃盒５耐瑢W(xué)們?cè)趨⒓痈鞣N社會(huì)活動(dòng)時(shí)，如就業(yè)、考研、出國(guó)留學(xué)等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，完善規(guī)章制度

加大對(duì)電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都對(duì)電子檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而根據(jù)自身的實(shí)際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學(xué)校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，嚴(yán)肅對(duì)待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行電子檔案管理工作。同時(shí)可建立一些合適的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實(shí)用性

對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們?cè)獾綋p壞，同時(shí)做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對(duì)這些載體進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時(shí)代潮流，不斷更新儲(chǔ)存技術(shù)，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)密管理工作人員對(duì)密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實(shí)和安全指數(shù)。各大院校應(yīng)樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對(duì)封閉式的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫(kù)全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)軟件的開發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門也應(yīng)重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達(dá)指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機(jī)構(gòu)，從而促進(jìn)高校間電子檔案的整合管理，同時(shí)讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進(jìn)行檔案培訓(xùn)的同時(shí)，還具有召開和承辦院校檔案會(huì)議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強(qiáng)院校之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。

篇9

關(guān)鍵詞：公共服務(wù) 檔案管理 現(xiàn)狀對(duì)策

檔案公共服務(wù)能力是指充分利用館（室）藏檔案資源向社會(huì)各界提供政府政務(wù)信息、現(xiàn)行政策法規(guī)等綜合信息服務(wù)和為各級(jí)政府和領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策服務(wù)的能力。隨著社會(huì)發(fā)展和檔案意識(shí)的不斷提高，人們查詢信息的需求不斷增加，社會(huì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中對(duì)檔案資源的利用要求也越來(lái)越高。因此，如何從根本上提高檔案公共服務(wù)能力，為社會(huì)各界提供全方位的查閱服務(wù)，已經(jīng)成為檔案部門正在不斷研究和探索的新課題。

1.目前檔案工作公共服務(wù)能力建設(shè)存在的問題

1.1思想觀念意識(shí)淡薄

①檔案工作公共服務(wù)意識(shí)淡薄。長(zhǎng)期以來(lái),由于受封閉思想的影響,許多檔案館一直把為黨政職能服務(wù)作為自身服務(wù)的主要方向,服務(wù)的對(duì)象主要是政府機(jī)關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu),傳統(tǒng)的“機(jī)關(guān)衙門”作風(fēng)和“機(jī)要重地”的思想意識(shí)尚未根本消除。這一定位使檔案館整體活動(dòng)難以產(chǎn)生相應(yīng)的旨在服務(wù)廣大群眾的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，這是目前許多檔案館存在的通病。

②公共服務(wù)能力欠缺，服務(wù)效果不佳。檔案部門長(zhǎng)期以來(lái)公共服務(wù)意識(shí)淡薄,檔案館在為社會(huì)提供利用的手段、途徑上還存在著很大的欠缺,被動(dòng)服務(wù)還是許多檔案館的主要服務(wù)方式。由于服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、服務(wù)內(nèi)容不充實(shí)和服務(wù)水平不高等原因,導(dǎo)致我國(guó)檔案館的利用率普遍比較低。利用率低下、利用效果不滿意,這反映了檔案館服務(wù)效果不理想的現(xiàn)實(shí)狀況。

1.2檔案工作隊(duì)伍建設(shè)和管理等軟件建設(shè)有待改進(jìn)

由于受體制、編制等因素影響，檔案館急需的科技、專業(yè)人才無(wú)法進(jìn)入，造成專業(yè)人才緊缺，年齡結(jié)構(gòu)老化，不能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，直接影響檔案業(yè)務(wù)工作的深入開展。此外，同級(jí)財(cái)政預(yù)算只能保證檔案館日常工作的開展，而檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)費(fèi)、功能建設(shè)費(fèi)、檔案保護(hù)費(fèi)等卻不能給予保證，造成檔案館舍與設(shè)備陳舊，館藏檔案檢索利用方式老化，館房面積不足。

1.3檔案場(chǎng)地資源、檔案結(jié)構(gòu)等硬件建設(shè)滯后

①館藏結(jié)構(gòu)單一，檔案資源地方特色不突出。目前許多綜合性檔案館普遍地存在著館藏結(jié)構(gòu)單一、含金量低的現(xiàn)象,館庫(kù)內(nèi)大量充塞的是反映公務(wù)性活動(dòng)的文書檔案,缺少民眾日常生活密切相關(guān)的專門檔案、私人檔案。

②檔案接收進(jìn)度不能與時(shí)俱進(jìn)。許多檔案館近幾年雖然加快了檔案接收進(jìn)度,但是,在館藏檔案總量不斷增長(zhǎng)的同時(shí),檔案的信息量、含金量卻沒有隨之同步增長(zhǎng)。

2.加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化公共服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新是檔案館增強(qiáng)公共服務(wù)能力的前提和基礎(chǔ)。必須加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)意識(shí),充分認(rèn)識(shí)檔案館是公共文化事業(yè)機(jī)構(gòu),公共服務(wù)是檔案館的基本職能,檔案館的建設(shè)要充分體現(xiàn)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的特征。同時(shí)要加強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案館公共服務(wù)的認(rèn)知度,利用多種途徑加強(qiáng)宣傳,并開展有效的公共關(guān)系活動(dòng),將現(xiàn)代檔案館的理念、檔案館提供的服務(wù)以及檔案館正在發(fā)生的巨大變化告訴社會(huì)、告訴公眾,積極實(shí)踐,讓社會(huì)了解檔案,讓檔案走進(jìn)社會(huì),使社會(huì)公眾改變對(duì)檔案館的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí),樹立起良好的、新型的檔案館形象,把檔案館建設(shè)成為廣大民眾求知、尋史、休閑的必去場(chǎng)所。

2.2堅(jiān)持以人為本，充實(shí)館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

為了有效地改善目前綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，必須將“以人為本”作為行動(dòng)的導(dǎo)向。豐富的館藏資源和優(yōu)質(zhì)的館藏結(jié)構(gòu)是檔案館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的資本。要改變館藏檔案內(nèi)容不豐富、結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象,就必須加強(qiáng)檔案接收和征集工作,充實(shí)館藏資源,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。為此,檔案館應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名的事件和人物、民俗、、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)新產(chǎn)品等方面的情況,積極收集相關(guān)的檔案與資料。

2.3創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道，加大檔案資金投入

①利用多元化手段提供服務(wù)。積極主動(dòng)地從利用者角度來(lái)開展多元化的公共服務(wù)是提高檔案館公共服務(wù)能力的最好體現(xiàn)。充分發(fā)揮窗口作用。主要是充分發(fā)揮“調(diào)閱利用窗口”和“現(xiàn)行文件服務(wù)窗口”這兩大服務(wù)窗口的示范作用,進(jìn)一步提高窗口的服務(wù)質(zhì)量。這兩大窗口是檔案館的形象窗口,提高它們的公共服務(wù)能力是提高整個(gè)檔案館公共服務(wù)能力的關(guān)鍵。

②簡(jiǎn)化查閱手續(xù),降低社會(huì)公眾邁進(jìn)檔案館大門的“門檻”。與一般的圖書資料不同,檔案具有保密性,不同密級(jí)的檔案,其利用范圍是不同的。用戶如果想查閱利用某一檔案,需要出具合法的證明和辦理相關(guān)的手續(xù)后方可進(jìn)行。

③建設(shè)檔案便民查閱中心，為提升服務(wù)能力提供高效平臺(tái)。創(chuàng)新檔案公共服務(wù)模式是提升檔案公共服務(wù)能力的根本。將原先分散在各部門的專業(yè)檔案在檔案中心進(jìn)行資源整合、歸類和優(yōu)化，建立檔案查閱超市，實(shí)行便民服務(wù)式的窗口服務(wù)，并通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)、傳真等形式提供各部門未進(jìn)館檔案的代查服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)“進(jìn)一家門查找”、“蓋一個(gè)章證明”、“上一個(gè)網(wǎng)瀏覽”的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化和社會(huì)化的一體化服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]倪紅.以人為本,增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力.上海檔案,2007(1).

[2]孫艷秋.提升公共檔案館信息服務(wù)能力的基本措施.蘭臺(tái)世界,2009(24).

篇10

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；歸檔管理工作；現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

1 醫(yī)學(xué)科研檔案的定義

醫(yī)學(xué)科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，所以，必須將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作中，并與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。同時(shí)，在工作過程中，必須實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件檔案材料同步，驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)等級(jí)、評(píng)審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。這樣做的最終目的是確保醫(yī)學(xué)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，以便于開發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔管理工作現(xiàn)狀

2.1 科研材料收集不全面

醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容本應(yīng)十分豐富，但是，如果醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作沒有完整的管理體系和完整的資料，將會(huì)直接影響科研檔案管理工作的有效開展，同時(shí)，也會(huì)降低醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。醫(yī)院前期大多科研檔案僅保存了最終的申報(bào)、審批材料，一些重要的科研項(xiàng)目形成的科技材料未歸檔，只是在科研人員個(gè)人或課題組內(nèi)部保存和管理，給科研檔案的整理、歸檔和醫(yī)學(xué)科研檔案的日常管理工作造成了一定的困擾。

2.2 科研檔案管理制度不完善

由于醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的時(shí)間跨度大――少則數(shù)月，多則數(shù)年才能完成，導(dǎo)致哪些資料應(yīng)該歸檔，什么時(shí)間收集整理，各種補(bǔ)救措施的施等問題未能及時(shí)形成統(tǒng)一的制度規(guī)定。管理制度不健全，缺乏有效的制約手段是導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案完整、全面歸檔的執(zhí)行和落實(shí)力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人員缺乏歸檔意識(shí)

醫(yī)院科研人員往往只重視科研活動(dòng)的過程和科技成果的鑒定與報(bào)獎(jiǎng)，對(duì)科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其管理技術(shù)也不精通。這直接為科研檔案管理工作增添了難度，根本無(wú)法保證歸檔質(zhì)量。雖然醫(yī)院成立了綜合檔案室，但是，科研檔案管理人員都是以兼職人員的身份來(lái)管理資料，在時(shí)間和精力上得不到保障，同時(shí)，科研人員和兼職檔案管理人員都缺少必要的檔案知識(shí)。

2.4 科研檔案有效利用與開發(fā)不夠

鑒于醫(yī)院建院時(shí)間較長(zhǎng)，受醫(yī)療用房場(chǎng)地的限制，各門類檔案無(wú)法集中統(tǒng)一管理，所以，只能分室管理，保管方式不達(dá)標(biāo)。在迎接等級(jí)醫(yī)院評(píng)審前，醫(yī)學(xué)科研檔案沒有完全使用專用的統(tǒng)一檔案柜和規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒來(lái)盛裝保管科研資料，而且對(duì)書面材料、磁帶、光盤等資料缺乏科學(xué)的分類、編排，導(dǎo)致科研檔案的保管質(zhì)量下降，損害程度加大，保管期限縮短。另外，醫(yī)學(xué)科研檔案的專業(yè)性和成套性又導(dǎo)致科研檔案的歸檔質(zhì)量欠佳，醫(yī)院對(duì)檔案的利用和開發(fā)力度不夠，也未將科研檔案與科技生產(chǎn)活動(dòng)聯(lián)系起來(lái)。

3 加強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研檔案管理的策略

3.1 實(shí)行了科研課題全過程管理

為了保證醫(yī)院科研資料的完整性和科研檔案的真實(shí)性，應(yīng)采取科研課題研究全過程的檔案管理方式。

3.1.1 立項(xiàng)指導(dǎo)

因?yàn)榕R床科研人員不熟悉檔案收集程序，所以，在科研立項(xiàng)時(shí)，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員協(xié)同科教科的一名兼職檔案員，根據(jù)科研設(shè)計(jì)內(nèi)容，將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所形成的各種文件材料的收集工作。

3.1.2 中期檢查

在科研項(xiàng)目開展的過程中，要求科教科的兼職檔案員及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目的進(jìn)展，檢查項(xiàng)目每一階段應(yīng)形成的原始材料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，以確保研究活動(dòng)中原始材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.1.3 參與驗(yàn)收

在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將該項(xiàng)目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員要認(rèn)真檢查原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成和管理情況、驗(yàn)收研究材料的形成質(zhì)量。

3.1.4 審核鑒定

醫(yī)院綜合檔案室檔案員要全程跟蹤研究項(xiàng)目，確保材料的完整性，保證科研檔案的質(zhì)量?？蒲许?xiàng)目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院綜合檔案室專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求審核鑒定項(xiàng)目的檔案材料，并將它們集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。當(dāng)各項(xiàng)目組課題申請(qǐng)上級(jí)驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)科研成果時(shí)，都可以按照規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱。

3.2 建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度

依據(jù)《檔案法》和國(guó)家相關(guān)管理?xiàng)l例，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和具體要求，制定了包括《醫(yī)學(xué)科研檔案接收保管制度》《科研檔案整理制度》《科研檔案借閱制度》等在內(nèi)的一系列可行的科研檔案管理規(guī)章制度，并明確科研檔案資料管理的責(zé)任和義務(wù)，明確了各科室在檔案管理中扮演的角色，明確規(guī)定了科研人員和科研檔案管理人員在檔案移交、接收、管理和利用等工作中的任務(wù)，使歸檔和立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保醫(yī)學(xué)科研檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

3.3 全面提高科研人員的歸檔意識(shí)

3.3.1 加大宣傳力度，強(qiáng)化認(rèn)知

利用醫(yī)院局域網(wǎng)、OA 辦公系統(tǒng)和短信平臺(tái)貫徹落實(shí)《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，使廣大醫(yī)務(wù)人員真正認(rèn)識(shí)到科研檔案是醫(yī)院資源而并非個(gè)人的私有財(cái)產(chǎn)。積累和形成醫(yī)學(xué)科研檔案的過程對(duì)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展有極為重要，它是取得科研成果的重要基礎(chǔ)，在醫(yī)療工作中占有非常重要的位置。因此，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)療工作的關(guān)系，將醫(yī)學(xué)科研檔案的形成過程當(dāng)作醫(yī)療工作的一個(gè)重要組成部分，自覺提高對(duì)科研檔案的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)搜集和移交科研檔案，使之真正起到真實(shí)記錄醫(yī)學(xué)科研工作全過程的作用。

3.3.2 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)

組織醫(yī)學(xué)專業(yè)技術(shù)人員參加檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)更多這方面的知識(shí)，讓科研管理人員和科研人員掌握醫(yī)學(xué)科研檔案的基本知識(shí)以及醫(yī)學(xué)科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法。同時(shí)，聘請(qǐng)檔案專業(yè)管理技術(shù)人員指導(dǎo)科研人員完成科研課題、成果歸檔工作，并制作相關(guān)課件為他們進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)合課題、成果實(shí)例向科研人員詳細(xì)講解醫(yī)學(xué)科研檔案的存檔方法和要求，從而增強(qiáng)他們的科研歸檔意識(shí)，提高歸檔材料的質(zhì)量。

3.4 提高醫(yī)學(xué)科研檔案的利用和轉(zhuǎn)化價(jià)值

運(yùn)用行政手段和方法集中統(tǒng)一管理檔案是建立科學(xué)的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。針對(duì)醫(yī)院檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施比較差的問題，醫(yī)院加大了對(duì)檔案工作硬件、軟件設(shè)備的投入力度，重點(diǎn)改善了現(xiàn)有科研檔案的管理?xiàng)l件，配備了收藏音像圖片資料、電子數(shù)字資料的設(shè)備，保證檔案資料的存放符合保管要求――分門別類，整齊規(guī)范，保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等，進(jìn)而為利用者方便、快捷地查找檔案資料創(chuàng)造了條件。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)學(xué)科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是對(duì)醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療實(shí)踐的真實(shí)記錄，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體，它具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、連續(xù)性強(qiáng)和綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]白琳茹.淺議加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理[J].繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2011（06）.