整理歸檔電子文件制度
時間：2022-11-05 12:53:00
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1.總則
1.1為加強電子文件的歸檔與管理工作，提高歸檔電子文件的整理質(zhì)量，特制定本標準。
1.3本標準適用于我區(qū)各級機關(guān)、團體。企事業(yè)單位和其它社會組織可參照執(zhí)行。
2.定義
本標準采用下列定義
2.1電子文件
指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
2.2歸檔電子文件
指立檔單位在職能活動中產(chǎn)生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素據(jù)。
2.2.1文本文件：一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等。
2.2.2背景信息：指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。
2.2.3元數(shù)據(jù)――指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。
2.3歸檔電子文件整理
將歸檔電子文件以件為單位進行分類、排列、著錄、編號、編目，使之有序化的過程。
2.4件
歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件。
3.整理原則
遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4.質(zhì)量要求
4.1歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。
4.2歸檔的電子文件應(yīng)真實有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要歸檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認證體系等確認電子文件的有效性。
4.3歸檔的電子文件應(yīng)采用國家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長期可讀性。
4.4歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過整理和編輯。
5.整理方法
邏輯歸檔的電子文件一般不要進行整理。物理歸檔的電子文件必須進行整理。
5.1分類
同一單位的電子文件應(yīng)在其全總內(nèi)按：
（1）檔案類別――年度――保管期限
（2）檔案類別――保管期限――年度
（3）檔案類別――年度――保管期限――機構(gòu)（問題）
（4）檔案類別――保管期限――年度――年度――機構(gòu)（問題）
等分類方案中的一種進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.1.1按年度分類
將電子文件按其形成年度分類。
5.1.2按保管期限分類
將電子文件按劃定保管期限分類。
5.1.3按機構(gòu)（問題）分類
將電子文件按其形成或承辦結(jié)構(gòu)（問題）分類。
指導性分類方案如下：
（1）所有單位都可按檔案類別――年度――保管期限分類方案進行分類。區(qū)直單位一般按檔案類別――年度――保管期限――結(jié)構(gòu)分類方案進行分類。
（2）市縣級單位一般按檔案類別――年度――保管期限――問題分類方案進行分類。問題類包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類三大類。
（3）自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類方案進行分類。(詳見文書檔案分類方案)
（4）有檔案工作行業(yè)標準的單位可按行業(yè)標準執(zhí)行。
5.2排列
歸檔電子文件應(yīng)在分類方案最低一級類目內(nèi)，按電子文件成文時間先后順序排列。
5.3編號
歸檔電子文件應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編號。
5.4著錄標引
歸檔電子文件使用《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，著錄項目依照《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》設(shè)置項目進行。
5.4.1檔案類別
電子文件檔案的一級類目名稱。
5.4.2類目
作為電子文件分類方案類目的結(jié)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.4.3保管期限
歸檔電子文件額保管期限的簡稱。
5.4.4年度
歸檔電子文件的形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如2005。
5.4.5全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.6盒號
兩套制歸檔電子文件相對的紙質(zhì)檔案盒的排列順序。
5.4.7件號
電子文件的排列順序號。編制方法位：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按電子文件排列順序從“1”開始標注。
5.4.8題名
電子文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，要自擬標題，外加“[]”號。
5.4.9文號
電子文件的發(fā)文字號。
5.4.10責任者
制發(fā)電子文件的組織或個人。即電子文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。
5.4.11頁數(shù)
每一件歸檔電子文件的頁數(shù)。
5.4.12密級
電子文件保密程度的等級。
5.4.13備注
注釋電子文件需說明的情況。
5.4.14主題詞
在標引盒檢索中用以表達電子文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
5.4.15成文時間
電子文件的形成時間。以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20050303。
5.4.16稿本
電子文件的文稿。文本盒版本。
5.4.17載體類型
歸檔電子文件存儲載體類型的名稱。
5.4.18載體數(shù)量
采用阿拉伯數(shù)字標注。
5.4.19載體單位
電子文件存儲載體的統(tǒng)計單位。采用“張”、“盒”、“個”標注。
5.4.20載體規(guī)格
電子文件存儲載體的尺寸及型號等。
5.4.21電子文檔號
電子文件編號。各單位賦予每份電子文件的代碼。
5.4.22信息類型
電子文件的信息存在形式分類名稱。
5.4.23全文標識
對特別重要的電子文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標識加以區(qū)別。
5.4.24電子文件背景信息
指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。
5.4.25原文位置
描述機讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串
5.5編目
歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類方案盒件號順序歸檔電子文件機讀目錄。
5.5.1歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。編目在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》進行。
5.5.2歸檔電子文件機讀目錄封面在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》生成。其中全宗名稱即立檔單位的名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡稱。
6.本標準解釋權(quán)在**壯族自治區(qū)檔案局。