重大活動檔案管理研究
時間:2022-09-28 10:54:17
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(一)高校重大活動檔案及其特征
高校重大活動一般涉及重要慶典、紀念活動、重要賽事、全校性重大專項工作、外事交流與合作等,具體指高校組織舉辦的對黨和國家、高校、行業(yè)、地方等各方面具有重大意義和重要影響的各類會展、迎檢評估、紀念、校慶、主題教育、大型文體活動、重大學(xué)術(shù)研討會、重要賽事等,這些活動的舉辦會形成大量的文件和聲像資料,其中對國家、學(xué)校和社會具有保存價值的文件和聲像資料就應(yīng)當完整地留存下來,形成高校重大活動檔案??梢?,高校重大活動檔案是在各高校發(fā)生的涉及教學(xué)、科研、外事、學(xué)生、衛(wèi)生、體育等方面具有重要影響、規(guī)模較大的活動中直接形成的的文字、圖片、音視頻、實物等不同載體和形式的真實記錄,[1]由于活動涉及黨政部門、職能部門較多,工作環(huán)節(jié)多,因此形成的材料具有明顯的特點。首先是檔案來源廣泛。高校重大活動一般會涉及學(xué)校兩辦、學(xué)工處、各二級學(xué)院(教學(xué)系部)、群團部門、宣傳部門等?;顒舆^程中,各責(zé)任部門都會形成相應(yīng)的檔案,如學(xué)校兩辦印發(fā)的活動方案、機構(gòu)成立文件、會議材料、報告、總結(jié)等;宣傳部門拍攝的有關(guān)活動的照片、采訪錄音、錄像等;本校舉辦活動獲得的印章、紀念冊、紀念章等;師生創(chuàng)作的與活動主題有關(guān)的書畫、攝影、詩歌、朗誦、音樂、短視頻、抖音作品等。其次是載體和形式的多樣性。從載體和形式看,隨著國家關(guān)于電子文件管理相關(guān)規(guī)定、辦法的出臺,各高校也在電子文件管理領(lǐng)域進行積極的探索,以數(shù)據(jù)形態(tài)存在的電子文件數(shù)量日益增多,在高校重大活動開展過程中,除形成傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、實物檔案外,還會形成大量的電子文件。最后是形成的階段性。高校重大活動從動議、籌劃、實施、總結(jié)驗收等各階段都會形成相應(yīng)的文件材料,但是從形成的時限范圍看,主要集中在活動啟動至活動實施這一時間段。其間隨著各項工作的不斷推進,在某一個特定的時間段相關(guān)文件材料會呈爆發(fā)式增長,其形成規(guī)律是整個活動越接近尾聲,相應(yīng)的文件材料就會迅速減少甚至無文件材料產(chǎn)生,體現(xiàn)了明顯的階段性。
(二)高校重大活動檔案在學(xué)校治理中的作用
檔案不僅是高校一切活動、工作的歷史記錄,更是各部門業(yè)務(wù)連續(xù)開展的重要輔助和支撐,同時還是高校及師生合法權(quán)益的有效憑證。因此,可以說檔案治理是高校治理體系中的基礎(chǔ)一環(huán)。高校重大活動因工作需要,一般都需要成立臨時領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會等機構(gòu)協(xié)調(diào)各方面關(guān)系,調(diào)度一定的人力和資源等活動保障要素,這就是治理。而作為重大活動真實記錄的重大活動檔案,其管理和服務(wù)水平在一定程度上體現(xiàn)了高校治理水平的高低。
二、高校重大活動檔案管理工作的意義
(一)檢驗高校重大活動開展的成效
完整系統(tǒng)的高校重大活動檔案不僅能有效檢驗活動開展的成效,還有利于推進活動開展的常態(tài)化、長效化和深化情況。學(xué)習(xí)黨史、國史是堅持和發(fā)展中國特色社會主義、把黨和國家各項事業(yè)繼續(xù)推向前進的必修課;[2]是一項長期任務(wù),在不同的批次都會以不同的主題來進行。這次黨史學(xué)習(xí)教育形成的檔案材料對檢驗各高校重大活動開展成效,鞏固后續(xù)黨史學(xué)習(xí)教育成果,推進黨史學(xué)習(xí)教育的常態(tài)化和長效化具有重要的作用。
(二)優(yōu)化高校館藏結(jié)構(gòu)
隨著科技的進步特別是信息技術(shù)的進步,非紙質(zhì)載體和形式的檔案也在高校大量出現(xiàn),高校重大活動如黨史學(xué)習(xí)教育開展過程中形成的檔案載體和形式豐富多樣。如上級黨委及黨史學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)下發(fā)的紅頭文件,領(lǐng)導(dǎo)巡回指導(dǎo)照片、講話音視頻,本校黨史學(xué)習(xí)教育中產(chǎn)生的文字、照片,媒體報道材料,錄音、錄像等,對其進行收集,整理入庫,有利于高校形成分類科學(xué)、門類齊全的檔案資源體系,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。
(三)為高校文化建設(shè)提供具體可感的素材
高校重大活動檔案是高校文化傳承與創(chuàng)新的基礎(chǔ)和重要載體,重大活動檔案能夠為校園文化提供鮮活、豐富的素材,提升文化建設(shè)內(nèi)涵,離開檔案搞文化建設(shè)就猶如無源之水、無本之木。校園文化建設(shè)若能有效利用重大活動檔案這一鮮活、真實的檔案資源,必將大大豐富校園文化內(nèi)涵。
(四)賦能高校內(nèi)部治理體系不斷完善
高校檔案工作是學(xué)校一項重要的基礎(chǔ)性工作,高校重大活動一般以高校黨委、黨辦、校辦及相關(guān)職能部門牽頭,有關(guān)部門具體承辦,重大活動檔案管理水平在某種程度上真實反映了高校的執(zhí)行力和內(nèi)部治理能力的高低。2020年12月12日,國家檔案局頒布的《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》,對3類主體的分工進行了明確,方便不同主體明晰各自任務(wù),在職責(zé)范圍內(nèi)推動工作的開展。[3]這為高校重大活動檔案管理提供了重要的思路和參考,有利于理順上級檔案主管部門、重大活動責(zé)任部門和高校檔案機構(gòu)之間的關(guān)系,建立分工明確、權(quán)責(zé)清晰的重大活動檔案責(zé)任體系,客觀上推動高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的改革和完善。
三、高校重大活動檔案管理工作建議
(一)建立健全高校重大活動檔案管理制度
在高校內(nèi)部,重大活動一般由一個主要部門牽頭負責(zé),其余多個部門配合完成,但檔案管理工作往往因相關(guān)協(xié)調(diào)機制、制度沒有建立而被擱置和忽視。因此,要抓好重大活動檔案管理工作,就必須站在學(xué)校治理的高度加以重視。以黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理為例,首先是高校黨委要加強重大活動檔案管理工作的督導(dǎo),履行好主體責(zé)任,切實推進高校檔案管理工作“三同步”制度的落地見效。其次,檔案管理部門應(yīng)站在檔案業(yè)務(wù)部門的角度,強化檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo),制定重大活動檔案管理的制度、辦法等,并報校長辦公會審議,強化制度的權(quán)威性。
(二)明確職責(zé)分工和收集范圍
首先要明確責(zé)任分工。一是檔案管理部門要保持職業(yè)敏感性。在重大活動開展期間,密切關(guān)注活動進展,積極與責(zé)任部門溝通,調(diào)研黨史學(xué)習(xí)教育檔案資料的形成情況、完整性、管理現(xiàn)狀;主動服務(wù)對接檔案的收集工作,重點圍繞黨史學(xué)習(xí)教育過程中形成的文字、照片、專題材料、音頻、視頻、實物等各種載體形式檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作環(huán)節(jié)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),并及時制定本校黨史學(xué)習(xí)教育文件材料歸檔范圍和保管期限表。二是各責(zé)任部門要認識到黨史學(xué)習(xí)教育檔案收集、管理工作是黨史學(xué)習(xí)教育工作的重要組成部分,[4]及時和參與活動的部門建立工作協(xié)調(diào)機制,要求各工作組定期向協(xié)調(diào)組檔案人員移交所形成的最終版本的文件材料,并最終由協(xié)調(diào)組檔案管理人員將收集整理好的檔案文件材料向?qū)W校檔案管理部門移交。其次要明確收集范圍。高校重大活動檔案主要分為兩大類。第一類是黨和國家有關(guān)部門重大決策部署、領(lǐng)導(dǎo)批示、印發(fā)的正式文件;第二類是本校工作機構(gòu)成立文件、活動方案、專題會議材料、工作計劃、總結(jié)、活動清單和任務(wù)清單、統(tǒng)計臺賬、新聞媒體報道材料、社會力量參與等相關(guān)材料。從形成主體、載體形式來看,既有上級機關(guān)的正式文件,又有本校及各二級學(xué)校(教學(xué)系部)組織和舉辦活動過程中產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)文件、音視頻文件,圖像文件和各類實物等,還有師生個人、校友及社會形成的檔案材料等。以上各類檔案文件材料,各高校都應(yīng)該遵循“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則,將具有查考利用價值和長期保存價值的過程性材料和總結(jié)性材料一并納入歸檔范圍。
(三)加強重大活動檔案資源的信息化管理
實施重大活動檔案的信息化管理,能夠更加多維、立體地呈現(xiàn)和留存高校記憶,更重要的是使檔案利用突破時空限制,便于網(wǎng)絡(luò)傳輸和信息交流。因此,高校要列支專項經(jīng)費,確保重大活動檔案電子化管理資金鏈的持續(xù)性。就黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理而言,一方面除了要收集管理原生的電子文件外,還可以通過對相關(guān)紙質(zhì)文件進行數(shù)字化加工,形成黨史學(xué)習(xí)教育專項數(shù)字化檔案,為高校文化傳承與創(chuàng)新奠定堅實基礎(chǔ)。
(四)利用重大活動檔案豐富校園文化建設(shè)內(nèi)涵
高校重大活動檔案在一定程度上反映了高校的辦學(xué)實力和成效,檔案材料中蘊藏的校領(lǐng)導(dǎo)、基層干部、一線教師、學(xué)生等的動人故事、學(xué)校良好的精神風(fēng)貌等,具有重要的感召、育人功能。因此,高校檔案管理部門要充分彰顯自身的文化性和學(xué)術(shù)性,有效利用館藏優(yōu)勢,積極參與校園文化建設(shè)。一是要在對黨史學(xué)習(xí)教育檔案進行收集整理、編制規(guī)范檢索工具的基礎(chǔ)上,多角度、多領(lǐng)域地開發(fā)黨史學(xué)習(xí)教育檔案信息資源。有條件的要深挖和整理黨史學(xué)習(xí)教育專題檔案史料,開展編研工作,編纂、出版專題文獻資料,開發(fā)更多適宜網(wǎng)絡(luò)傳播、符合青少年口味的優(yōu)秀作品。[5]二是舉辦黨史學(xué)習(xí)教育專題展覽,在校史館等特色場館建設(shè)中融入黨史學(xué)習(xí)教育檔案文化元素,為校園文化建設(shè)提供豐富、鮮活的紅色素材,豐富校園文化建設(shè)內(nèi)涵。
四、結(jié)語
重大活動檔案治理是高校治理的有機組成部分,我們要站在高校整體治理的角度去審視重大活動檔案管理工作。要從實現(xiàn)學(xué)校戰(zhàn)略目標的需要出發(fā),深入高校內(nèi)部治理釋放的用檔需求,在具體的業(yè)務(wù)活動中有意識地收集、積累和開發(fā)重大活動檔案資源。高校檔案管理工作只有從這個原點出發(fā),才能在高校治理中充分發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性和支撐性作用。就黨史學(xué)習(xí)教育檔案管理而言,高校檔案部門要積極統(tǒng)籌做好黨史學(xué)習(xí)教育檔案文件材料的收集、整理和歸檔及開發(fā)利用工作,為黨史學(xué)習(xí)教育檔案賦能高校治理創(chuàng)造條件。
作者:金滿銀