導(dǎo)語：檔案實(shí)體安全和信息安全管理的建議一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]檔案安全是檔案工作的底線，在復(fù)雜的保管環(huán)境下要滿足社會(huì)多元化的需求，檔案安全管理面臨的形勢嚴(yán)峻。本文以檔案安全管理中存在的問題為導(dǎo)向，對檔案保管保護(hù)的新理念和新模式進(jìn)行探討，進(jìn)而提出幾點(diǎn)建議。新時(shí)代復(fù)雜的保管環(huán)境下檔案安全管理問題存在于檔案征集、收集、整理、歸檔、保管和保護(hù)、編研、利用、展覽以及轉(zhuǎn)移運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)中，不僅包含相對靜態(tài)的保管環(huán)節(jié)，還包括動(dòng)態(tài)活動(dòng)，檔案安全管理面臨的形勢嚴(yán)峻。

一、新時(shí)代檔案安全管理的重要性

檔案安全是檔案工作的重中之重，是檔案工作的根基。《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)于2020年6月20日修訂通過，自2021年1月1日起施行。新《檔案法》中有關(guān)檔案安全的詞條如安全管理、安全工作機(jī)制、安全應(yīng)急處置能力、安全措施、安全保密等共24處，新《檔案法》把有效保護(hù)檔案作為其根本宗旨之一。

二、新時(shí)代檔案安全管理中遇到的新問題

隨著檔案的經(jīng)濟(jì)性被重視，文物價(jià)值被發(fā)掘，檔案自身利用方式也發(fā)生了改變，新型載體材料增多，檔案在社會(huì)活動(dòng)中體現(xiàn)出的價(jià)值越來越高。新方法、新成果、新技術(shù)以及產(chǎn)生的新情況、新問題都促使檔案安全管理方式發(fā)生很大的變化，檔案安全管理工作的重要性更加凸顯。因此保證檔案實(shí)體安全和信息安全已經(jīng)成為業(yè)界矚目的研究課題，建立新的檔案管理理念以及建設(shè)新的安全保障體系已經(jīng)提上日程。

三、新時(shí)代加強(qiáng)檔案實(shí)體安全和信息安全的解決對策

2018年12月14日，國家檔案局辦公室印發(fā)《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》，其中對檔案實(shí)體安全和信息安全包含的二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行了規(guī)定。新時(shí)期檔案館應(yīng)對檔案安全管理工作中出現(xiàn)的新問題，不僅要按照《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析，還要拓寬檔案安全管理研究的視角，如把檔案管理內(nèi)容擴(kuò)充，由檔案保護(hù)延伸到檔案安全管理；把檔案工作環(huán)境擴(kuò)展，由庫內(nèi)的安全管理延伸到庫外利用檔案環(huán)節(jié)的安全管理上。要考慮新型載體不斷增多，檔案信息化、數(shù)字化面臨復(fù)雜的保管環(huán)境等因素，要抓緊抓牢安全工作不放松，針對存在的安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提出建議確保檔案的絕對安全。

1.加強(qiáng)檔案人才保障，構(gòu)建復(fù)合型檔案安全管理團(tuán)隊(duì)

人才是檔案安全保障工作中最為活躍的因素。新時(shí)代由于要滿足人們在線利用檔案數(shù)字資源的需求，檔案館建設(shè)需要堅(jiān)持“以人為本，依法治檔”的理念，數(shù)字檔案館和智慧檔案館正在穩(wěn)步實(shí)施，按照信息資源安全等級(jí)保護(hù)的要求，要確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全，推動(dòng)檔案資源共享。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更新更高的要求，應(yīng)配備具備檔案專業(yè)或信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，具有較好的信息資源管理、知識(shí)管理能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的人員，構(gòu)建復(fù)合型檔案安全管理團(tuán)隊(duì)，這是保障檔案安全管理工作中的重要工作。以筆者所在高校為例，在學(xué)校層面除了加大人財(cái)物的支持力度外，還成立了由校長牽頭的檔案安全管理機(jī)構(gòu)和檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理工作中的重要事項(xiàng)和重大事務(wù)需要各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)通過召開專題會(huì)議、聽取匯報(bào)、批示指示等方式進(jìn)行工作部署和工作落實(shí)。制定增強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)的培訓(xùn)制度以及責(zé)任追究制度，做到職責(zé)明確。建立檔案工作責(zé)任制，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任以及執(zhí)行責(zé)任，明確安全責(zé)任到人，簽署檔案保密工作責(zé)任書。“采取走出去請進(jìn)來”、線上線下相結(jié)合的方式進(jìn)行檔案安全警示教育培訓(xùn)。深刻吸取巴西國家博物館重大火災(zāi)教訓(xùn)，深入開展檔案安全警示教育，學(xué)習(xí)檔案保護(hù)與安全技術(shù)以及檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案，消除和克服檔案保管中的麻痹、松懈和僥幸心理，減少自然和人為因素對檔案造成的危害。

2.加強(qiáng)安全管理，建立健全檔案安全管理制度

強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)，根據(jù)國家有關(guān)檔案安全管理的政策，完善檔案安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，健全檔案安全管理機(jī)制。一是建立健全檔案的收集、鑒定、整理、立卷、歸檔、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等方面的安全工作制度。如依據(jù)教育部國家檔案局第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定高校檔案館檔案管理辦法、檔案接收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查驗(yàn)收制度、檔案征集的安全管理制度、檔案整理指南、檔案借閱管理規(guī)定。建立檔案利用登記、嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批手續(xù)、借閱登記和催還制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案審查審批制度。定期對館藏檔案、資料的數(shù)量、質(zhì)量情況和保管狀況進(jìn)行全面清查和分類統(tǒng)計(jì)。完善檔案展覽過程中災(zāi)害防護(hù)和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，服務(wù)外包工作嚴(yán)格執(zhí)行《DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》。二是建立健全和不斷修訂檔案庫房安全管理制度，制定和落實(shí)檔案庫房管理規(guī)范，如定時(shí)觀測分析庫房溫濕度，采取有效措施改善檔案安全環(huán)境，消除和化解檔案庫房內(nèi)的安全隱患和薄弱環(huán)節(jié)，建立檔案庫房突發(fā)事件、自然災(zāi)害和人為事故應(yīng)對機(jī)制，建立檔案庫房安全監(jiān)測、案件情況收集和技術(shù)防范的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3.重視檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

檔案館選址要考慮防震、防水、防潮、防有害氣體和灰塵、確保檔案安全管理，便于檔案提供利用等因素。新檔案館的建設(shè)要嚴(yán)守檔案庫房安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案館設(shè)計(jì)要嚴(yán)格遵守《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25-2010)，執(zhí)行“八防”要求，配備符合要求的設(shè)備設(shè)施。要加強(qiáng)庫房保管的安全措施，安裝門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、24小時(shí)視頻監(jiān)控系統(tǒng)、氣體滅火系統(tǒng)或高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)；特殊載體庫房安裝防磁等設(shè)備；涉密檔案庫房安裝信息屏蔽措施；專用機(jī)房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設(shè)施、過載保護(hù)裝置、電磁信號(hào)干擾器等。同時(shí)還要考慮安裝通風(fēng)過濾設(shè)備，對墻面和地面進(jìn)行防塵處理以及庫房周圍綠植的覆蓋率等因素。要堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的工作方針，深入開展檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)排查，構(gòu)建人防、物防、技防三位一體的保障體系，提升檔案庫房的管理水平。檔案館基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的前提是要明晰各類載體材料的特點(diǎn)以及各類載體檔案的保管條件，有針對性地采取有效措施，保證實(shí)體檔案的安全。如保護(hù)紙質(zhì)實(shí)體檔案，一是要了解紙質(zhì)材料的成分及特點(diǎn)。檔案紙張內(nèi)含有木質(zhì)素、硫酸鋁、松香等成分，成為酸的來源，從而造成紙張的酸化。二是要熟知實(shí)體檔案的保管條件。酸是加速紙張脆化變質(zhì)的重要因素，如果空氣中的酸性氣體如二氧化硫、二氧化氮含量達(dá)到一定濃度，與水結(jié)合會(huì)形成酸性物質(zhì)，紙張的PH值高于6.2，紙張會(huì)慢速變質(zhì)，PH值低于6.2，紙張會(huì)快速變質(zhì)，PH值小于5，紙張會(huì)迅速變質(zhì)，造成紙質(zhì)材料的壽命會(huì)越來越短。三是要采取有針對性的有效措施，對空氣質(zhì)量和環(huán)境溫濕度進(jìn)行監(jiān)測，將二氧化碳、PM2.5值、PM10值、空氣質(zhì)量TVOC值控制在規(guī)定范圍內(nèi)，在一定程度上減緩紙質(zhì)檔案的變黃變脆和老化的速度。如可以在庫房內(nèi)安裝恒溫恒濕設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測設(shè)備以及脫酸機(jī)等。庫房內(nèi)溫濕度也是影響檔案的重要因素。國家檔案局《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》對檔案庫房的溫濕度值和溫濕度的變化幅度范圍作了明確的規(guī)定。溫濕度符合規(guī)定則有利于檔案的長久保存，高濕或低濕情況下對檔案制成材料或者紙張內(nèi)部結(jié)構(gòu)的破壞作用都很大，會(huì)加速檔案紙張中纖維素的水解，有利于有害生物的生長和繁殖，促進(jìn)纖維素光氧化反應(yīng)，促進(jìn)空氣中有害氣體、灰塵對檔案的破壞，影響檔案的壽命。

4.檔案的搶救與修復(fù)

檔案搶救與保護(hù)技術(shù)性強(qiáng)，如搶救魏瑪女王阿瑪利亞圖書館和科隆的城市拱門火災(zāi)損壞的圖書，采取氣溶膠處理、檔案霧劑以及加入氧化鎂和碳酸鈣等措施。要保證檔案實(shí)體安全需要充分考慮保護(hù)實(shí)體材料安全的差異性，采取不同的保護(hù)措施，如光盤、膠片、紙質(zhì)材料及堿性材料等要采取不同的保護(hù)措施。2018年1月1日起實(shí)施的《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范第3部分：修復(fù)質(zhì)量要求》(DA/T64.3-2017)，為各級(jí)各類檔案館紙質(zhì)檔案搶救與保護(hù)工作提供了指導(dǎo)性的建議，推進(jìn)了檔案保護(hù)工作的制度化、科學(xué)化。如針對檔案的唯一性，對已破損褪變的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，復(fù)制件用以提供利用，以減少原件的機(jī)械磨損，更好地保護(hù)檔案原件。

5.加強(qiáng)檔案技術(shù)保護(hù)，保證檔案的實(shí)體安全和信息安全

要注重檔案利用中的檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。2014年國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中指出，數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)要采取安全保障技術(shù)方法，確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全。要加強(qiáng)檔案信息化過程中的信息保障工作。在數(shù)字化過程中不僅要做好數(shù)據(jù)更新和檔案備份工作，還要做好人員、設(shè)備的保密工作，檔案在保管外包和服務(wù)外包的各個(gè)環(huán)節(jié)以及進(jìn)行各種載體檔案數(shù)字化的過程中都要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范開展，應(yīng)對信息化數(shù)據(jù)采取檔案備份和異地存放措施，確保萬一情況下檔案實(shí)體的安全。要加強(qiáng)檔案信息資源在開放和利用過程中的信息安全保障工作。對于已開放和解密的檔案信息按照檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行利用、公布和編輯出版；對于涉密和未開放的檔案信息在開放、公布、利用之前要根據(jù)法律法規(guī)和制度規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行審查審批制度，確保檔案信息的安全。

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作者：安賀意