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摘要：學(xué)生檔案記錄了學(xué)生的個人學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、反映學(xué)生的德才能績和在上學(xué)期間的日常表現(xiàn)，為學(xué)生以后的工作單位提供了一份能夠全面了解學(xué)生的材料，對于學(xué)生日后的就業(yè)有著非常重要的作用。高校作為學(xué)生走入社會之前的最后一個重要環(huán)節(jié)，對學(xué)生的檔案也起到了很重要的影響。同時(shí)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，也給高校的檔案管理工作帶來了新的要求。尤其是當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了很多工作的工作方式，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的要求，同時(shí)也存在著諸多的問題，因此，檔案工作的新形勢對于高校而言至關(guān)重要，加強(qiáng)對高校學(xué)生類的檔案工作勢在必行。本文對高?！皩W(xué)生類”的檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案工作；檔案管理；檔案數(shù)字化；互聯(lián)網(wǎng)

在2008年9月初，教育部就對高校檔案工作提出了檔案管理辦法。在管理辦法中明確規(guī)定了“學(xué)生類”檔案中主要的包含內(nèi)容，將“學(xué)生類”的檔案納入了規(guī)章性的文件中，強(qiáng)調(diào)“學(xué)生類”的檔案要認(rèn)真保管，每一所高校都要認(rèn)識到“學(xué)生類”檔案對于學(xué)生個人而言的重要性。在開展檔案管理工作時(shí)要緊隨時(shí)代的腳步，引進(jìn)最新的檔案管理方式，設(shè)置最新的檔案管理設(shè)備，完善檔案管理制度，提升檔案管理水平，用科學(xué)高效的方式去完善檔案管理工作，將教育部提出的管理辦法真正落實(shí)到工作實(shí)處，促使整個高校檔案管理工作效率的提升。

一、高校“學(xué)生類”檔案管理的重要意義

“學(xué)生類”的檔案是對一個人整個上學(xué)時(shí)期經(jīng)歷的一個記載，其中包括了學(xué)生每一時(shí)期的入學(xué)登記表、考生檔案、畢業(yè)登記表、家庭背景、學(xué)生加入的中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)員等材料，學(xué)生在高校期間還會增加學(xué)位申請表、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定等內(nèi)容。在檔案中還包含了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間所受到的獎勵和處分文件，以及每一階段的教師評價(jià)?？偠灾?，檔案對于學(xué)生而言就是整個求學(xué)經(jīng)歷的記錄，是體現(xiàn)學(xué)生能力、品格的窗口。高校畢業(yè)的學(xué)生是要直接與用人單位進(jìn)行接軌的，在學(xué)生求職期間，用人單位可以根據(jù)學(xué)生的個人檔案對學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德方面有所了解，給用人單位提供了參考數(shù)據(jù)，對日后人才的培養(yǎng)有著很重要的作用。同時(shí)，用科學(xué)合理的方式管理學(xué)生的檔案，對學(xué)校開展評選活動大有益處。學(xué)校在評“優(yōu)秀學(xué)生干部”等活動時(shí)，可以根據(jù)學(xué)生檔案進(jìn)行參考，了解學(xué)生的家庭背景，過往經(jīng)歷等，可以由此深入了解每一位學(xué)生的情況，從而評選出最符合評選標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)生。正確的管理學(xué)生檔案、使用學(xué)生檔案，可以提高高校一部分工作的效率，也方便學(xué)校與學(xué)生家長之間建立聯(lián)系，讓學(xué)生與高校能夠愛共同進(jìn)步發(fā)展。

二、高校“學(xué)生類”檔案管理現(xiàn)狀

（一）“學(xué)生類”檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前，在我國的一些高校中，還沒有建立完善的檔案管理制度，在“學(xué)生類”檔案管理上依然存在著諸多的漏洞，尤其體現(xiàn)在管理制度與管理規(guī)范上。一些高校管理制度常年不變，始終沿用著傳統(tǒng)的管理制度，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)逐漸淘汰，新的制度規(guī)范卻一直不能有效實(shí)施。在檔案管理時(shí)，由于缺少相應(yīng)的制度，在開展管理工作時(shí)經(jīng)常會出現(xiàn)一些失誤，這些失誤的出現(xiàn)卻也沒有相對應(yīng)的獎懲制度，導(dǎo)致在檔案管理工作上難以追責(zé)，致使檔案工作遭受損失，給學(xué)生也帶來不小的麻煩。

（二）“學(xué)生類”檔案管理的方式傳統(tǒng)

相較于規(guī)章制度的不落實(shí)，一些高校在“學(xué)生類”的檔案管理上還一直沿用著傳統(tǒng)的管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理工作難度大、復(fù)雜性高、易出錯。每一屆學(xué)生的檔案數(shù)量都比較多，傳統(tǒng)的檔案管理方式非常容易使學(xué)生的檔案出現(xiàn)遺失的問題，給學(xué)生造成巨大的損失。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量也很大，需要參與工作的人員多，在檔案查閱工作上的難度也較高。如果需要調(diào)取某一位同學(xué)的檔案，需要用很長的一段時(shí)間才能調(diào)取成功。傳統(tǒng)的檔案管理方式的弊端同樣體現(xiàn)在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，在每一位高校生離校之前都要對學(xué)生的檔案進(jìn)行審核，如果一直用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在審核時(shí)就需要用大量的人力來完成工作，有一些高校通常會讓學(xué)生們來進(jìn)行這一份工作，給學(xué)生們講明檔案中所需要放的內(nèi)容，讓學(xué)生們逐個對檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，在這個過程中由于人員參與較多，非常容易出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致學(xué)生的檔案出現(xiàn)問題。

（三）檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施不完全

在一般的檔案室中都需要配備一些設(shè)施來保障檔案室的正常工作開展，例如：除濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度控制軟件及硬件、檔案架等。但是在一些高校的檔案室中缺少相應(yīng)的設(shè)備，有一些高校認(rèn)為“學(xué)生類”的檔案只保留每一屆學(xué)生三至四年，三、四年之后檔案將會被發(fā)送到生源所在地，所以在檔案室的設(shè)施上沒有必要太過于重視，導(dǎo)致很多高校的檔案室都缺少檔案所需的必要設(shè)備。這種思想觀念給“學(xué)生類”檔案管理工作帶來了壓力與困難，到目前為止，“學(xué)生類”的檔案依然采取檔案袋的形式，里面的信息都是紙質(zhì)版，如果在管理的過程中缺少相應(yīng)的管理設(shè)備，就會使學(xué)生檔案由于氣候和溫度的原因造成損壞，給學(xué)生日后的就業(yè)帶來諸多的不便。

（四）高?！皩W(xué)生類”檔案管理意識薄弱

即使是在當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)發(fā)展快速的情況下，依然存在著學(xué)歷造假、檔案造假等現(xiàn)象，這些不良情況的發(fā)生，嚴(yán)重影響學(xué)校的聲譽(yù)，也給學(xué)校檔案管理工作蒙上了一層黑影。但從這一層面上看，有一些高校也確實(shí)存在相應(yīng)的問題。一些高校為了讓學(xué)生能夠順利畢業(yè)，提高大學(xué)生的就業(yè)率，就會對學(xué)生的檔案進(jìn)行修改，這樣的做法不僅是給學(xué)校造成了影響，也會給用人單位錯誤的信息，給用人單位帶來損失，嚴(yán)重影響了用人單位對學(xué)校的信任，導(dǎo)致很多用人單位在選人聘人時(shí)不敢隨意相信學(xué)生檔案，給這些單位的招聘工作帶來困難。

三、學(xué)生檔案管理基本流程

想要讓高?！皩W(xué)生類”檔案工作能夠更完善、更規(guī)范還需要對整個檔案管理的流程進(jìn)行系統(tǒng)的盤點(diǎn)，從流程上找到缺口，進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，按照學(xué)生入學(xué)和離校的流程，“學(xué)生類”檔案的管理也可以分為以下幾個方面：

（一）學(xué)生檔案的接收、保管與利用

學(xué)生高中畢業(yè)之后，學(xué)校會將學(xué)生檔案交由學(xué)生，由學(xué)生在大學(xué)開學(xué)時(shí)交給高校檔案室，在高校檔案室根據(jù)學(xué)生的入學(xué)手續(xù)信息以及檔案信息核實(shí)學(xué)生的身份，確定學(xué)生各方面信息準(zhǔn)確無誤之后，學(xué)校會將學(xué)生的檔案收錄到檔案室中，并且標(biāo)記好學(xué)生的專業(yè)、年級、班級和學(xué)號等信息。

（二）學(xué)生檔案材料的收集歸檔

“學(xué)生類”檔案材料中包含的內(nèi)容非常多，主要分為幾個大類：學(xué)歷、自傳（考查、考核）、獎懲、黨團(tuán)、政審、出國（境）審批等，所以在檔案收集歸檔的過程中需要多個部門進(jìn)行審查和配合。高校在開展這一方面的工作中可以借助現(xiàn)代化的手段來將檔案進(jìn)行分類，既可以提高工作的效率，也能夠提升歸檔工作的準(zhǔn)確性。

（三）學(xué)生檔案的整理

“學(xué)生類”檔案在高校保管的時(shí)間比較短，且學(xué)生檔案的內(nèi)容基本區(qū)別不大，所以在整理工作上還是相對比較容易的。一般在接收到學(xué)生檔案之后按照主體內(nèi)容，進(jìn)行排列和劃分，排列一般是按照時(shí)間順序進(jìn)行排布，在整理的過程中避免出現(xiàn)不規(guī)則的現(xiàn)象。同時(shí)還要注意學(xué)生檔案屬于個體檔案，與其他類型的檔案有所區(qū)別，在進(jìn)行檔案整理時(shí)工作人員要注意區(qū)分。

（四）學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞在檔案管理中屬于容易出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)，在這個過程中非常有可能造成學(xué)生檔案的遺失。一些高校在畢業(yè)時(shí)會將檔案退回給學(xué)生，由學(xué)生本人自行管理，學(xué)生對于個人檔案的重要程度認(rèn)識不高，就有可能會出現(xiàn)檔案遺失等問題。還有一些高校在學(xué)生畢業(yè)之后會將學(xué)生的個人檔案通過郵政郵寄回學(xué)生的生源所在地，一般情況下這種轉(zhuǎn)遞方式直接對接學(xué)生生源所在地的人力資源管理中心，出錯的概率會比較小，但是也會因?yàn)榈刂诽顚懖辉敿?xì)、單位拒收、郵寄地址錯誤等原因?qū)е聶n案沒有辦法被接收，從而造成檔案的遺失。所以當(dāng)大學(xué)生面臨畢業(yè)時(shí)，學(xué)校要再三對檔案接收的地址進(jìn)行確認(rèn)，并時(shí)刻與學(xué)生保持聯(lián)系，避免檔案出現(xiàn)遺失的問題。

四、高校學(xué)生類檔案管理有效策略

（一）完善檔案管理制度，規(guī)范檔案工作行為

在時(shí)代發(fā)展日新月異的今天，各行各業(yè)都打破了以往的規(guī)則，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展重新制定制度，完善檔案管理的規(guī)范是當(dāng)下高?！皩W(xué)生類”檔案管理工作的必然要求。完善相應(yīng)的制度規(guī)范對于高?！皩W(xué)生類”檔案工作來說能夠提升檔案管理的工作效率，也能夠避免在工作過程中出現(xiàn)失誤，同時(shí)分清權(quán)責(zé)關(guān)系，也能夠讓工作人員認(rèn)清自身的工作責(zé)任，提升他們對工作的認(rèn)真態(tài)度，保證了學(xué)生檔案的規(guī)范性和安全性。制定符合現(xiàn)在檔案工作要求的規(guī)章制度還要能夠貫徹落實(shí)，只有在實(shí)際的工作當(dāng)中落實(shí)制度，制度的制定才有意義。同時(shí)，在制度設(shè)定完成后，還要對檔案室的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，讓每一位工作人員都能夠熟知制度，在日后的工作中嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展工作，具備相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)，避免出現(xiàn)檔案信息篡改的情況。由于每一所高校的實(shí)際情況不同，各高校還可以根據(jù)自身的實(shí)際情況來組織檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓工作人員具備相應(yīng)的技能，對于本職工作的相關(guān)知識有一定的了解，在實(shí)際的工作上也能夠?qū)W會變通，根據(jù)自己所在高校的實(shí)際情況靈活的開展“學(xué)生類”檔案工作。

（二）增強(qiáng)學(xué)生與高校的檔案管理認(rèn)識

在高校“學(xué)生類”檔案工作中也包含了一項(xiàng)工作要點(diǎn)，就是要轉(zhuǎn)變學(xué)生與高校對待檔案的思想認(rèn)識。學(xué)生在校期間很少有學(xué)校告知學(xué)生個人檔案的重要性，很多高校也認(rèn)為當(dāng)前的很多企業(yè)在招聘時(shí)并不會去查詢學(xué)生的個人檔案，且個人檔案對于學(xué)生本身而言可能一輩子都不會知曉檔案中所記錄的內(nèi)容，所以雙方都對檔案的重要性有錯誤的認(rèn)知。在實(shí)際的工作和生活中，有很多國家企業(yè)在錄用人才的時(shí)候都需要其個人檔案，還有在學(xué)生參加公務(wù)員考試被錄取之后政審的環(huán)節(jié)也需要其個人檔案，如果因?yàn)樾７胶蛡€人對檔案的不重視，導(dǎo)致后續(xù)就業(yè)上出現(xiàn)問題是非常得不償失的。所以無論是高校還是個人都要轉(zhuǎn)變其觀念重視起學(xué)生檔案對學(xué)生未來發(fā)展的作用。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠用更加認(rèn)真的態(tài)度、更加純熟的技能去做好“學(xué)生類”檔案管理工作。

（三）積極引用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作

電子設(shè)備的發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的助力，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作變得更加高效明晰。將復(fù)雜的檔案管理工作與計(jì)算機(jī)相結(jié)合，不僅提升了工作效率，還提升了工作的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式在學(xué)生檔案的記錄與查詢工作上都帶來了很大的工作難度，應(yīng)用最新的檔案管理系統(tǒng)，可以簡化工作流程。在“學(xué)生類”檔案的收集期，可以將學(xué)生的基本信息錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后將檔案存放的位置錄入到系統(tǒng)內(nèi)，在以后查詢檔案時(shí)，可以直接通過學(xué)生的姓名或者是學(xué)號定位到檔案的位置。在檔案分類時(shí)也可以通過計(jì)算機(jī)來完成這些工作，雖然在前期將學(xué)生信息進(jìn)行錄入的時(shí)候會有比較大的工作量，但與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較后期的管理工作還是要便捷許多。同時(shí)電子檔案的應(yīng)用率也越來越高，在未來的發(fā)展中，可能會逐漸將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行淘汰，所以高校在這份工作上要時(shí)刻跟上時(shí)代發(fā)展的步調(diào)，為學(xué)生也為高校本身提升檔案管理的工作質(zhì)量。

（四）改善檔案管理環(huán)境，配齊檔案室設(shè)備

高校在檔案室的設(shè)施配備上要能夠重視設(shè)備對檔案室管理的重要性。檔案中的紙張可能會受空氣潮濕度的影響而發(fā)生變質(zhì)，所以在檔案室中必須配備干濕度測量表，根據(jù)檔案室的干濕程度來進(jìn)行檔案室內(nèi)空氣的調(diào)節(jié)。檔案室中還要配備消火栓，避免因?yàn)闄n案室起火使學(xué)生檔案遭到損壞。檔案室必須采用防盜門，避免檔案被盜竊、偷換。在檔案的存放中，還要注意進(jìn)行遮光，避免檔案遭受陽關(guān)直射使內(nèi)部文字褪色。隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，對于檔案管理的要求可能也會有所改變，高校要在工作中不斷地進(jìn)行完善，將檔案管理工作做到最好。

結(jié)語

高校的“學(xué)生類”檔案工作，是高校工作中重要的一部分，做好學(xué)生的檔案管理工作對學(xué)生和學(xué)校而言都有非比尋常的意義，盡管目前在很多高校中還存在著一些問題，但隨著對檔案重要性認(rèn)識的提升，高校也會逐漸將學(xué)生的檔案管理工作作為日常工作開展的要點(diǎn)，有效地保證每一名學(xué)生的檔案安全，讓學(xué)生的檔案在以后的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有之義。

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作者：梅世偉